無料で使える社内SNS2選｜無料プランを検討する際のポイントも解説

社内のコミュニケーション活性化に役立つ社内SNSには、無料で利用できるものもあります。機能などに制限があることが多いですが、コストをかけずに社内SNSを導入できます。本記事では、無料プランを検討する際のポイントも交え、無料で使える社内SNSを紹介します。

目次

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1. 社内SNSには無料で使えるものもある
2. 無料で使える社内SNSの特徴
3. 無料で使える社内SNSを導入するメリット
4. 無料の社内SNSを導入する際のポイント
5. 有料版を導入する場合は無料トライアルで比較
6. 無料プランがある社内SNS2選
7. その他の社内SNSの選び方
8. まとめ

社内SNSには無料で使えるものもある

社内SNSとは、企業や組織内で従業員同士がコミュニケーションを取るためのソフトウェアやツールです。社内SNSの活用により、別部署やリモートワークのメンバー同士で気軽にコミュニケーションができ、情報・アイデアを共有しやすくなります。

一部の社内SNSツールには、無料で利用できるものもあります。基本的な機能を無料で利用でき、操作性だけでなく自社のニーズにマッチしているか確認することも可能です。また、将来の事業の拡大などに合わせて、有料プランへの移行も検討できます。

本記事では、社内SNSの無料プランを検討する際のポイントや選び方に加え、無料で使える社内SNSを紹介します。

無料で使える社内SNSの特徴

無料で使用できる社内SNSには、有料の社内SNSにはない特徴があります。ここでは、無料の社内SNSの特徴を詳しく解説します。

機能や利用人数などに制限がある

無料の社内SNSツールは、機能や利用人数、利用可能なデータ量などに制限があります。基本的なコミュニケーション機能は無料のツールにも搭載されていますが、一部のビデオ会議機能などの高度な機能は使用できないことが多いです。

また、利用人数に制限がある場合、特定の従業員や一部の部署でしか社内SNSを利用できない恐れがあります。したがって、無料の社内SNSは、大規模なチームには向いていない可能性があるため、事前にチームの規模感に適しているかの確認が重要です。

その他、ファイルのアップロード容量に上限が設定されていることもあり、情報共有の妨げになることも考えられます。ファイルの保存期間に関しても制限される場合があるため、事前の確認が必須です。

データの保存期間にも要注意

無料の社内SNSの多くは、ファイルの保存期間に関しても制限が設けられており、事前の確認が大事です。具体的には、1ヶ月〜90日前のメッセージは自動的に削除されたり、ファイル削除後の復元やログの確認が難しかったりする傾向にあります。

過去のメッセージを遡れないと、業務遂行の上で重要なメッセージを確認できない恐れがあり、作業ミスや滞りが発生するリスクが高いです。そのため、無料の社内SNSを検討する場合は、メッセージなどのデータの保存期間を慎重に検討しましょう。

セキュリティレベルが低め

無料の社内SNSは、2段階認証やデータの暗号化、アクセス権限の付与といったセキュリティに関する機能が搭載されていない場合があります。さらに、有料のオプションとして設定されているケースもあり、セキュリティ対策がやや不足していることが多いです。

社内SNSでは、業務に関する情報や個人のプライベートな情報など、あらゆる情報を扱います。導入前にセキュリティレベルを確認し、不安を感じる場合はオプションの追加や有料ツールの利用を検討しましょう。

無料で使える社内SNSを導入するメリット

ここでは、無料で使える社内SNSを導入するメリットを解説します。

コストをかけずにコミュニケーションを効率化できる

無料で利用できる社内SNSは、コストをかけずにコミュニケーションの効率化が可能です。一般的なメールによるコミュニケーションは定型文を用いることが多く、全体に情報共有をする場合は、一つひとつメールアドレスの選択が必要で非常に手間がかかります。

一方、社内SNSは定型文を必要とせず、特定の人物やグループに対してスムーズに情報を共有できます。また、スタンプ機能を備えているツールも多く、気軽にメッセージへの反応が可能です。

このように、無料の社内SNSはコストを抑えて、コミュニケーションの無駄を省けるため、業務の効率化にもつながるでしょう。

導入が簡単で本格運用につなげやすい

無料の社内SNSはクラウドベースで提供されているものがほとんどであり、アカウント登録だけで即日利用が可能です。サーバーの構築・保守、社内ネットワークへの設定が不要なため、IT部門のサポートなしでも手軽に導入できます。

さらに、PCのWebブラウザをはじめ、スマートフォン・タブレット端末向けの専用アプリが提供されているものもあり、モバイルでも使いやすく外出時などに便利です。導入までがスピーディーに完了し、本格運用につなげやすい点が大きなメリットといえます。

無料の社内SNSを導入する際のポイント

無料の社内SNSには有料とは異なる特徴があるため、導入時にいくつかのポイントを確認するのがおすすめです。ここでは、無料の社内SNSを選ぶ際のポイントを解説します。

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自社に必要な機能を洗い出しておく

社内SNS導入の前に、現行のコミュニケーションや情報共有の課題などを明確にしておくことが必要です。例えば、情報の断片化、リモートワークや異なる部門との交信・連携の難しさ、プロジェクト進捗の不透明さなどが課題として挙げられます。

それらの課題から、社内SNSを導入する目的を明確にしましょう。具体的には、コミュニケーションの円滑化や情報の透明性向上、チーム協力の促進、アイデアの発信・共有、フィードバックの活性化などです。

社内SNSの導入は、特定の目的や課題に対処するための業務効率化として効果的です。事前に必要な機能を洗い出すことで適切なツールを選定し、導入の成功につなげることができます。

操作しやすいツールを選ぶ

社内SNSを選ぶ際には、アクセス方法やユーザーインターフェースが直感的で操作しやすいかどうかを確認しましょう。ユーザーが操作しやすいように設計されていれば、迅速な導入と利用が可能です。

特に、従業員のITリテラシーを考慮し、簡単な操作方法でアクセス可能なツールを選ぶことが重要です。操作方法がわかりにくいツールの場合、積極的な利用につながりません。導入前にデモや試用期間で実際に操作し、使い勝手を確認しましょう。

セキュリティやサポートについて確認する

無料の社内SNSを導入する際には、セキュリティやサポートが充実しているか確認しましょう。無料の社内SNSは、有料のツールよりもセキュリティ対策が不足していることが多いため、導入前の確認が必須です。

社内SNSで機密性が高い情報を取り扱う場合、データの暗号化は欠かせない機能といえます。また、利用者ごとにアクセス権限を設定でき、機密データへの不正アクセスを防ぐ強固な認証プロセスなどが備わっていることも確認しましょう。

なお、サポートに関しては、サポート可能な時間帯や問い合わせ方法などを確認し、急な要件にもすぐに対応できるツールを選択するのがベストです。

有料プランについても確認しておく

無料の社内SNSを検討する際には、将来的な企業の成長や業務拡大などを考慮し、有料プランへの移行についても事前に把握しておくことが重要です。無料プランで搭載されている機能や利用者数の制限などは、企業の成長に伴って不足する可能性があります。

有料プランの利用により、どの程度制限が緩和されるかを確認しましょう。また、有料プランの料金体系が企業の予算に合っているかの検討も大事です。月額課金あるいは年間契約か、社員数や利用機能に応じて変動するかも把握しておきましょう。

有料版を導入する場合は無料トライアルで比較

無料プランでは自社の要件を満たせない場合、無料トライアルを活用して有料版の比較検討を行いましょう。無料トライアルでは実際に社内SNSをテスト運用でき、操作性などの評価が可能です。

自社のニーズをすべての有料製品が満たせるわけではないため、必要な機能や使い勝手などをしっかりと確認しましょう。特に、使い勝手は実際に使用してから初めて評価できるため、無料トライアルは積極的に活用すべきです。

無料プランがある社内SNS2選

その他の社内SNSの選び方

社内SNSを選ぶ際には、その他の比較ポイントとして、他ツールと連携できるか、導入実績が豊富かなどの確認が必要になります。自社のニーズに無料の社内SNSが対応できない場合は、有料プランも視野に入れて検討し、自社に適したものを導入しましょう。

【その他の比較ポイント】

1. 他ツールと連携できるか
2. 導入実績は豊富か

まとめ

無料プランの社内SNSを導入する際には、自社の規模や将来の拡張性など、ニーズを明確にし、無料プランがこれらに適しているかどうかを確認することが重要です。

また、データの機密性や安全性への対応に関して、セキュリティ機能とトラブル時のサポート体制の確認も欠かせません。導入前に無料トライアルを利用して、実際の機能や操作性、使用感を確認するのもおすすめです。

社内SNSの導入に際しては、短期的な目標だけでなく、中長期的なビジョンや成長計画を考慮する必要があります。本記事の内容を参考に、ツールが自社のニーズなどにフィットするかどうかを検討し、効果的な社内SNSを運用しましょう。