無料で使える社内SNS2選｜無料プランを検討する際のポイントも解説

社内のコミュニケーション活性化に役立つ社内SNSには、無料で利用できるものもあります。機能などに制限があることが多いですが、コストをかけずに社内SNSを導入できます。本記事では、無料プランを検討する際のポイントも交え、無料で使える社内SNSを紹介します。

目次

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1. 社内SNSには無料で使えるものもある
2. 無料で使える社内SNSの特徴
3. 無料の社内SNSを導入する際のポイント
4. 有料版を導入する場合は無料トライアルで比較
5. 無料プランがある社内SNS2選
6. その他の社内SNSの選び方
7. まとめ

社内SNSには無料で使えるものもある

社内SNSとは、企業や組織内で従業員同士がコミュニケーションを取るためのソフトウェアやツールを指します。社内SNSの活用により、別部署やリモートワークのメンバー同士で気軽にコミュニケーションをとれ、情報やアイディアを共有できるメリットがあります。

一部の社内SNSツールには、無料で利用できるものもあります。基本的な機能を無料で利用でき、操作性だけでなく自社のニーズにマッチしているか確認することができます。また、将来の事業の拡大などに合わせて、有料プランに移行することも可能です。

本記事では、社内SNSの無料プランを検討する際のポイントや選び方に加え、無料プランのある社内SNSを紹介します。

無料で使える社内SNSの特徴

無料で使用できる社内SNSには、有料の社内SNSにはない特徴があります。ここでは、無料の社内SNSの特徴を詳しく解説します。

機能や利用人数などに制限がある

無料の社内SNSツールは、機能や利用人数、利用可能なデータ量などに制限があります。基本的なコミュニケーション機能は無料のツールにも搭載されていますが、一部のビデオ会議機能などの高度な機能は使用できないことが多いです。

また、利用人数に制限がある場合は、定められている人数以上のユーザー登録を行うことができず、特定の従業員、もしくは一部の部署でしか社内SNSを利用できません。

他にもファイルのアップロード容量に上限が設定されていることもあり、情報共有の妨げになることもあります。ファイルの保存期間に関しても制限される場合があるため、事前の確認が必須です。

セキュリティレベルが低め

無料の社内SNSは、2段階認証やデータの暗号化、アクセス権限の付与といったセキュリティに関する機能が搭載されていない、もしくは有料のオプションとして設定されているなど、セキュリティ対策がやや不足していることが多いです。

社内SNSでは業務に関する情報や個人のプライベートな情報など、あらゆる情報を扱うため、導入前にセキュリティレベルを確認し、不安を感じる場合はオプションの追加や有料ツールの利用を検討しましょう。

無料の社内SNSを導入する際のポイント

前述の通り、無料の社内SNSには有料のものにはない特徴があるため、導入時に確認すべきポイントがあります。

ここからは、無料の社内SNSを選ぶ際のポイントとして、以下の項目について解説していきます。

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自社に必要な機能を洗い出しておく

社内SNS導入の前に、現行のコミュニケーションや情報共有の課題などを明確にしておくことが必要です。主に、情報の断片化やリモートワークや異なる部門との交信や連携の難しさ、プロジェクト進捗の不透明さなどが課題として挙げられます。

その課題を基に、なぜ社内SNSを導入するのか目的を明確にしましょう。例えば、コミュニケーションの円滑化や情報の透明性向上、チーム協力の促進、アイディアの発信や共有、フィードバックの活性化などが導入目的となることが多いです。

社内SNSの導入は、特定の目的や課題に対処するための業務処理向上の一環です。事前に課題や目的を明確にし、それに基づいて必要な機能を洗い出すことで、適切なツールを選定でき、導入の成功に繋げることができます。

操作しやすいツールを選ぶ

社内SNSを選ぶ際には、アクセス方法やユーザーインターフェースが直感的で操作しやすいかどうかを確認しましょう。ユーザーが操作しやすいように設計されていれば、迅速な導入と利用が期待できます。

従業員のITリテラシーを考慮して、簡単な操作方法によりアクセスできるツールを選ぶことが重要です。操作方法が分かりづらく、難しいツールの場合には、積極的な利用に繋がりません。

また、導入前にツールのデモや試用期間を通じて実際に操作し、使い勝手を確認しましょう。

セキュリティやサポートについて確認する

無料の社内SNSを導入する際には、セキュリティやサポートが充実しているか確認しましょう。無料の社内SNSは、有料のツールよりもセキュリティ対策が不足していることが多いため、導入前の確認が必須です。

社内SNSで機密性が高い情報を取り扱う場合、データの暗号化は欠かせない機能といえます。また、利用者ごとにアクセス権限を設定でき、機密データへの不正アクセスを防ぐ強固な認証プロセスなどが備わっていることも確認しましょう。

サポートに関しては、サポート可能な時間帯や問い合わせ方法などを確認し、急な要件にもすぐに対応できるツールを選択するのがベストです。

有料プランについても確認しておく

無料の社内SNSを検討する際には、将来的な企業の成長や業務拡大などを考慮して、有料プランへの移行についても事前に確認しておくことが重要です。無料プランで搭載されている機能や利用者数の制限などが、企業の成長に伴って不足する可能性があるためです。

有料プランでは、これらの制限がどの程度拡充されているかを確認しましょう。また、有料プランの料金体系を確認し、企業の予算と適合するかの検討も大事です。月額課金か年間契約か、社員数や利用機能に応じて料金がどのように変動するかも把握しておきましょう。

有料版を導入する場合は無料トライアルで比較

無料プランでは自社の要件を満たせない場合は、無料トライアルを活用して有料版の比較検討を行いましょう。無料トライアルでは実際に社内SNSをお試しで利用でき、操作性などの使ってみないとわからない部分を評価することができます。

無料版で満たせない自社のニーズを全ての有料製品が満たせるわけではないため、必要な機能や使い勝手などをしっかりと確認しましょう。特に使い勝手は実際に使用して初めて評価できるため、無料トライアルは積極的に活用すべきです。

無料プランがある社内SNS2選

その他の社内SNSの選び方

社内SNSを選ぶ際には、その他の比較ポイントとして、他ツールと連携できるか、導入実績が豊富かなどの確認が必要になります。

自社のニーズに無料の社内SNSが対応できないのであれば、有料プランも視野に入れて検討し、自社に適したものを導入しましょう。

【その他の比較ポイント】

1. 他ツールと連携できるか
2. 導入実績は豊富か

まとめ

無料プランの社内SNSを導入する際には、自社の規模や将来の拡張性など、ニーズを明確にし、無料プランがこれらに適しているかどうかを確認することが重要です。

また、データの機密性や安全性への対応として、セキュリティ機能やトラブル時のサポート体制の確認も欠かせません。導入前に無料トライアルを利用して、実際の機能や操作性、使用感を確認するのもおすすめです。

社内SNSの導入に際しては、短期的な目標だけでなく、中長期的なビジョンや成長計画を考慮する必要があります。ツールがこれらにフィットするかどうかを検討し、効果的な社内SNSを展開しましょう。