土日祝対応の電話代行サービスおすすめ3選｜選ぶ際のポイントも解説

電話代行サービスには、平日だけでなく土日祝に対応しているところもあります。土日祝も電話対応ができれば、ビジネスチャンスを逃さず顧客満足度の向上も期待できます。この記事では、土日祝対応のおすすめの電話代行サービスや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 土日祝も電話代行サービスを利用しよう
2. 土日祝対応の電話代行サービスを利用するメリット
3. 土日祝対応の電話代行サービスを利用するデメリット
4. 土日祝対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイント
5. 土日祝対応の電話代行サービスおすすめ3選
6. その他の電話代行サービスの選び方
7. まとめ

土日祝も電話代行サービスを利用しよう

電話代行サービスとは、企業にかかってきた電話を自社の社員に代わって対応するサービスです。例えば、簡単な問い合わせには代行業者のオペレーターが対応し、より専門性の高い内容は企業の担当者に電話を回してもらうことが可能です。

電話代行サービスに一次対応を依頼することで、社員の受電件数を減らすことができ、結果として電話対応における業務負担の軽減に繋がります。また、電話業務の専門人材を自社で採用する必要がないため、人件費の節約につながる可能性も高いです。

土日祝対応の電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスの中には、土日祝のような休日の対応を行っている事業者もいます。土日祝対応の電話代行サービスを依頼することで、以下のようなさまざまなメリットに期待できます。

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ビジネスチャンスの損失を防ぐ

土日祝の電話代行サービスの利用により、営業時間外にかかってくるアポイントや新規契約などの電話を取りこぼす可能性が低くなり、ビジネスチャンスの損失を防げます。

土日祝の電話に対応していない場合、顧客の気持ちが冷めたり、休日の電話対応を行っている他者に流れたりする恐れがあり、得られるはずだった利益を逃すことになります。

一方、土日祝対応の電話代行サービスでは、営業時間外にかかってきた電話に対し、問い合わせに応えたり、営業時間内に担当者にかけ直すよう案内したりすることができます。事業者によっては、受電の情報をリアルタイムで企業に提供しているところもあります。

このようなサービスの活用により、休日にかかってきた重要な電話に対応でき、ビジネスチャンスの拡大に貢献します。

緊急事態にすばやく対応できる

緊急事態にすばやく対応できるのも、土日祝対応の電話代行サービスを利用するメリットです。クレームや商品・サービスの不備といったトラブルが発生した場合、深刻化を防ぐには初期対応が何よりも重要です。

しかし、休日に電話がつながらない場合は休みが明けてからの対応となるため、深刻な事態にまで発展する可能性があります。その点、電話代行サービスに土日祝の電話対応を依頼することで、休日のトラブル発生時にも企業側に情報がすぐに共有されます。

これにより、迅速なトラブル対応を行うことができるため、事態の深刻化の防止に期待できます。

顧客満足度が向上する

土日祝も電話に対応できる体制を整えることで、自社の顧客の満足度が向上しやすくなります。特に、一般消費者に商品を提供するBtoC事業の顧客層は平日の昼間に働いていることが多く、営業時間内に電話をかけることが難しいケースも多くみられます。

自身のスケジュールで電話がかけられないため、サービスに対して不便さを感じ、結果として解約や他社への乗り換えにつながる恐れがあります。その点、土日祝でも電話に対応できる代行サービスを利用することで、このようなリスクの回避につながります。

また、休日でも電話がつながる企業として、イメージアップや信頼性の向上にも期待できます。

土日祝対応の電話代行サービスを利用するデメリット

土日祝対応の電話代行サービスにはさまざまなメリットがある一方で、コストや業務効率化におけるデメリットも存在します。ここでは、土日祝対応の電話代行サービスを利用するデメリットについて解説します。

平日のみ対応のサービスよりも高額

土日祝対応の電話代行サービスは、平日のみ対応のサービスよりも高額であるケースが多く、電話応対にかかるコストが増加します。顧客満足度の向上やチャンスの損失を防ぐなど、メリットに見合ったコストであればサービスを利用する価値は十分あります。

しかし、得られるメリットが小さい場合は費用対効果が低く、高額なサービス利用料が無駄なコストとなってしまいます。

業務効率が低下する恐れがある

土日祝対応の電話代行サービスで平日以外も電話対応を可能にすることで、自社社員の業務効率が低下する恐れがあります。

これまで社内で土日祝も電話対応を行っていた場合は、効率の低下は起きにくいです。しかし、新たに土日祝対応を始めるのであれば、担当者が折り返さなければならない電話の件数が増えてしまいます。

利益につながる電話が多い場合は体制を整えることで利益を伸ばせますが、そうでない電話にも折り返し対応しなければならず、コア業務を圧迫しかねません。

土日祝対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイント

土日祝対応の電話代行サービスによって、料金や対応できる日時・業務範囲が大きく異なります。そのためサービスを選ぶ際は、料金プラン・対応日時を事前に確認することが大切です。

ここからは、土日祝対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイントについて解説していきます。

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休日対応の料金プランをチェック

土日祝対応の電話代行の料金プランは、平日の電話代行サービスと異なる設定がされていることがあります。例えば、1時間あたりの料金が加算されているケースや、土日祝の対応は上位プランのみ利用可能といったケースが代表的です。

確認を怠ると想定以上のコストがかかってしまうため、土日祝対応の料金について入念に確認し、予算内に収まるかどうかを確認しておきましょう。

24時間対応も可能か

土日祝対応の電話代行サービスによっては、24時間の電話代行を依頼できる場合があります。夜間や早朝の電話対応までカバーしたい場合は、24時間対応のサービスを検討するのもおすすめです。

なお、夜間対応サービスを依頼する場合、オプション料金が発生する可能性があります。24時間対応の有無だけでなく、料金の確認も忘れないようにしましょう。

年末年始も対応しているか

年末年始もサービスが稼働しているかどうかも、電話代行サービスを選定する上では重要です。土日祝・24時間対応の電話代行サービスであっても、年末年始は休業する事業者もあります。

BtoC型の企業は、年末年始も顧客からの受電の可能性があるため、サービスの選定時に年末年始の稼働状況を確認しておきましょう。

土日祝対応の電話代行サービスおすすめ3選

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際は、次のようなポイントにも注目するのがおすすめです。特に、オペレーターの質は企業に対するイメージを大きく左右するポイントのため、入念な確認が必要です。

【重要なポイント】

1. オペレーターの品質をチェック

【その他の比較ポイント】

1. 受電内容の報告方法を確認
2. クラウド電話と連携できるか
3. 録音データの提供はあるか
4. 対応の柔軟性を確認

まとめ

電話代行サービスは、企業にかかってきた電話の一次対応を専門のオペレーターに代行してもらえるサービスです。電話代行サービスの導入により、電話対応業務の負担軽減や専門人材の採用、雇用におけるコストの節約が期待できます。

電話代行サービスの中には、土日祝日の対応を行ってくれる場合もあります。休日にかかってきたアポイント・新規契約といった重要な電話を取りこぼすリスクが減り、自社のビジネスチャンスの拡大に貢献します。

また、クレームやサービス上のトラブル発生時にも迅速に対応でき、顧客満足度の向上や企業のイメージアップにつながります。なお、土日祝対応の電話代行サービスは、平日のみのサービスと料金体系が異なることがあるため、事前の確認が必要です。

事業者によっては24時間・年末年始の対応も依頼できるため、必要に応じて検討しましょう。休日の電話の取りこぼしや人員不足に悩む企業は、土日祝対応の電話代行サービスを利用するのがおすすめです。