無料で使える電話代行サービスおすすめ2選｜選ぶ際のポイントも解説

電話代行サービスには、無料で利用できるものもあります。無料で複数の代行会社の品質を比較し、自社に合ったサービスを導入しましょう。この記事では、おすすめの無料で使える電話代行サービスや、選ぶ際にチェックしたいポイントを解説します。

目次

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1. 電話代行サービスを無料で利用してみよう
2. 電話代行サービスの料金が無料になるケースとは
3. 無料で使える電話代行サービスのメリット
4. 無料で使える電話代行サービスのデメリット
5. 無料で使える電話代行サービスの選定ポイント
6. 無料で使える電話代行サービスおすすめ2選
7. その他の電話代行サービスの選び方
8. まとめ

電話代行サービスを無料で利用してみよう

電話代行サービスとは、企業にかかってきた電話が電話代行業者に転送され、代行業者のオペレーターが自社の従業員として電話対応してくれるサービスです。オペレーターは要件などを聞き、各企業に架電したりメールやチャットでその内容を報告したりします。

電話代行サービスの利用は、受電対応の従業員が必要なくなり、人的コストの削減につながるとともに、電話対応での業務中断がなくなることで業務の効率化も可能です。また、プロのオペレーターが電話対応するので、企業のイメージアップにもつなげられます。

このような電話代行サービスには、さまざまなケースにおいて無料で利用できるものがあります。電話代行サービスの導入を考えている企業は、それぞれのケースに合わせて無料サービスを効果的に活用するのがおすすめです。

本記事では、電話代行サービスを無料で利用できるケースや、電話代行サービスを選ぶ際のチェックポイントを解説し、ケース別におすすめの無料で使える電話代行サービスを紹介します。

電話代行サービスの料金が無料になるケースとは

電話代行サービスが無料になるケースには、主に下の3つがあります。ここでは3つのケースについて詳しく説明していきます。

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無料トライアル

1つ目のケースは無料トライアルです。無料トライアルは、多くの電話代行サービスが実施しており、契約前に一定期間無料で提供サービスの試行ができます。利用できる期間は1週間程度から1カ月程度までで、各サービスによって異なっています。

自社に適した電話代行業者を数社に絞った段階で、利用のしやすさや実際の効果を確かめるために利用できます。実際に試すことで、営業担当者の聞き取りや資料などから受けたイメージと異なる場合もあるため、無料トライアルを実施してからの導入がおすすめです。

月額固定料金が無料

2つ目のケースは月額固定料金が無料になるケースです。電話代行サービスの多くは、基準の受電数を設け、その受電数範囲内であれば月々の支払い料金は定額料金となります。範囲を越えると、越えたコール数分の料金を追加で支払う必要があります。

しかし、月額固定料金が無料の場合は定額料金の設定がなく、コール数1件当たりの料金が定められ、毎月コール数に応じた料金を支払うシステムの場合が多いです。したがって、月々の利用料金は毎月変わることになります。

定額料金の場合は、自社の受電数が基準コール数まで達しないと無駄な料金が発生しますが、月額固定料金無料の場合は、無駄な料金が発生することはありません。受電数の少ない企業では、月額固定料金が無料のシステムの方がコストを抑えられる場合があります。

初期費用が無料

3つ目のケースは初期費用が無料のケースです。電話代行サービスでは、一般的に1～3万円程度の初期費用が必要となります。しかし、電話代行業者によっては初期費用が無料で導入できるサービスもあります。

電話代行サービスの初期費用は、自社の電話対応に適合させるためのオペレーターの研修やマニュアル作成などに使われる費用です。そのため、初期費用が無料の業者に電話代行を依頼する場合は、自社への最適化がどのように行われるか確認するのがおすすめです。

無料で使える電話代行サービスのメリット

無料で使える電話代行サービスには多くのメリットがあり、導入する際にはシーンに合わせて検討するのがおすすめです。ここでは、多くあるメリットの中から下の3点に絞って解説します。

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複数のサービスを比較できる

無料トライアルの場合は、一定期間無料で運用を試すことができます。数多くある電話代行サービスの中から、自社に適したサービスを数社に絞り込んだ時点で、複数のサービスの無料トライアルを利用して、より確かなサービスを選ぶのがおすすめです。

電話代行サービスの契約期間は業者によって異なり、導入したサービスが自社に合わなくても一定期間解約できない場合や、解約する際に手間がかかる場合も多いです。そのようなことがないように、無料トライアルで自社とサービスのマッチングをしっかり行いましょう。

また、長期間契約で割引を行っている電話代行サービスもあります。無料トライアルでしっかり確認して長期契約を行い、コスト削減を図ることも可能です。

品質を確認できる

電話代行サービスは、プロのオペレーターが自社の従業員として対応してくれる点も大きな魅力です。しかし、オペレーター品質は代行業者によって異なるので、導入する際は高いスキルとノウハウを持ったオペレーターが在籍する業者を選ぶことが重要です。

また、受電内容の報告の方法やタイミングなども事前に体験して知っておくことがおすすめです。電話代行の品質は、営業担当者からの聴取や映像だけでは分かりにくい部分ですが、無料トライアルを実施すれば確認できます。

したがって、無料トライアルを開始する前に、何をチェックするかを洗い出して点数化し、複数のトライアルで客観的に比較するのがおすすめです。

コストを抑えて導入できる

無料で使える電話代行サービスは、コストを抑えた導入や運用ができるのも大きなメリットです。無料トライアルで自社に確実にマッチしたサービスを選ぶことで、初めから割引率の大きな長期契約を行うのもその一つです。

また、初期費用無料の電話代行サービスの利用は、導入コストが抑えられます。月額固定料金が無料のサービスと、コール数を限定した固定料金制のサービスを比較して、自社にとってコストの抑えられる料金体系を比べて選びましょう。

料金体系の選択をするためには、導入前に自社の受電数や通話時間・受電時刻などの調査が必要です。そのうえで、電話代行サービスを利用した場合のシミュレーションをして、料金体系の選択をしましょう。

無料で使える電話代行サービスのデメリット

無料トライアルを利用する場合は、機能制限がある場合が多いため注意が必要です。たとえば、利用する電話番号に、自社の電話番号が指定できない場合があります。この場合は、自社からその電話番号に架電して、オペレーターの対応や報告の品質確認を行います。

また、対応時間帯や曜日が指定され、自社の顧客ニーズに適さないケースもあります。ほかにも、電話番号の貸し出しができなかったり、規定コール数を越えることができなかったりする場合もあるため、事前にしっかり確認しましょう。

無料で使える電話代行サービスの選定ポイント

無料で使える電話代行サービスの利用できる3つのケースを上手に使うには、下の3つのポイントをチェックしましょう。それによって、コストを抑えた自社に適した電話代行サービスの選定ができます。

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無料期間をチェック

無料トライアルは、短いもので1週間、長いもので1か月以上など、利用期間が定められているので、無料期間のチェックを行う必要があります。しかし、長い無料期間を複数の代行サービスで順に利用すると、導入までに時間がかかります。

無料期間を利用する代行サービスの数と、導入したい時期とのバランスを考えて、電話代行サービスの提供業者と相談して利用するのがおすすめです。

無料で使える範囲をチェック

無料トライアルの場合は、利用できる範囲が限られている場合が多いです。そのため、事前に何がどのように制限されているのかをチェックしておきましょう。なお、オプション設定のサービスなどは、利用できない場合が多いです。

チェック項目は、コール回数制限と越えた場合の対応・対応曜日と対応時間・報告の方法などです。また、月額固定料金が無料の場合も、オプションでのサービス追加には定額月額利用料が発生します。オプションは、自社に適したものを精選して追加しましょう。

電話番号の指定は可能か

無料トライアルでは、自社の電話番号が指定できない場合があります。また、個人事業主では、業務専用の電話番号がないケースもあります。この場合、電話番号の貸し出しを行っているサービスもありますが、無料トライアルの場合は利用できないことが多いです。

自社の電話番号で無料トライアル利用できると、実際の運用に近い形での試行ができます。しかし、事前に自社が利用している通信会社の転送サービスに加入しておく必要があります。また、転送サービスの利用料は自社負担となります。

無料で使える電話代行サービスおすすめ2選

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスは、多くのベンダーからさまざまなプランが提供されているため、自社に最適なサービスの選択に迷うこともあります。迷った際には、下のポイントに注目して比較検討を行うのがおすすめです。

【その他の比較ポイント】

1. 受電内容の報告方法を確認
2. クラウド電話と連携できるか
3. 録音データの提供はあるか
4. 対応の柔軟性を確認

まとめ

電話代行サービスには、無料トライアル・月額固定料金無料・初期費用無料など、無料で利用できるケースがあります。それらを上手に組み合わせて利用することで、導入コストや運用コストが下げられ、費用対効果の高い電話代行サービスの利用が可能になります。

無料で利用できる電話代行サービスを使うには、無料期間のチェックや利用できる範囲・電話番号の指定などをしっかり確認することが大切です。3つの無料で使えるケースを上手に利用して、自社に最適でコストが抑えられる電話代行サービスを選択しましょう。