経費精算が遅くなる理由は？遅くなった場合の対応・解決方法を解説

経費精算が毎月遅い場合、決算の修正や従業員と会社の信頼性の低下にも繋がる可能性があります。本記事では、経費精算が毎月遅くなる・経費精算が遅れがちになっている方のために、経費精算が遅くなった場合の対応や解決方法などを解説しています。

目次

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1. 経費精算の遅延で起きること
2. 経費精算が遅い会社・人の特徴や遅延理由
3. 経費精算の期限について
4. 経費精算が遅れた場合の対応
5. 経費精算を早期化する方法
6. まとめ

経費精算の遅延で起きること

毎月の経費精算が期限内に間に合わず、頭を悩ませている経理担当者は少なくないはずです。経費精算が遅くなると、会社が正確な経費を把握できず、事業計画などの重要な経営判断に影響を及ぼします。

また、経理担当者の負担も増え、タイミングによっては決算修正を行われなけばなりません。経費の支払いが遅れて、申請した従業員との間でトラブルになるケースもあります。そのため、経費精算は期日までに行うことが重要です。

経費精算が遅くなる主な原因には、「社内の清算期日が曖昧」「経費申請・精算フローが複雑」などがあります。スピーディーかつスムーズな経費精算のために、経費精算が遅れることで生じるリスクを把握しておきましょう。

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決算の修正が必要になる

決算処理後に、前期分の経費の未精算が発覚した場合、決算書類の修正が必要になります。そうなれば、経理担当者の負担が増えるばかりか、会社の信用も損なわれてしまいます。

経費精算は、「発生主義原則」に基いて行う必要があります。なぜなら、企業会計原則で「すべての費用及び収益は、その支出及び収入に基づいて計上し、その発生した期間に正しく割り当てられるように処理しなければならない」と定められているからです。 

経費精算の遅れにより、決算の修正が必要になれば、経理担当者にかかる負担は相当なものです。そうならないためには、滞りのない経費精算が求められます。

経理担当者の負担が大きくなる

勤怠データの集計・帳簿作成など、経費精算にともなう経理処理は多岐に渡ります。決算期の大変な時に、提出期限を過ぎた経費精算書が提出された場合、ただでさえ業務負担の大きい時期に、余計な業務が増えてしまいます。

経理担当者の負担が大きくなれば、ミスの発生率が高まります。税務署に誤った決算書を提出すれば、会社の信用問題にも関わってくるため、経費精算は期日内に行うことが大切です。

決算の信用性・従業員と会社の信頼性の低下

決算書は、企業の評価基準となる重要書類です。融資審査・信用調査などの判断材料としても使用されるため、決算書が誤っていると、決算書の損益計算書の信用性が低下し、融資が受けられない場合があります。

また、経費精算が遅れると、従業員は自己負担で支払った経費が返還されず、経済的な負担がかかります。それにより、従業員のモチベーションが低下し、会社への信頼・業務へのやりがいが損われる原因にもつながります。

万が一、未精算の経費をめぐって法的に争うようなことになれば、原因が従業員側にあったとしても、企業イメージの低下は避けられません。そのようなリスクを抱えないために、社内ルールを整備し、遅延のない経費精算を心掛けましょう。

経費精算が遅い会社・人の特徴や遅延理由

経費精算が遅い会社・人には、ある共通した特徴があります。経費精算が遅れる会社・人の特徴と、よくある遅延理由について、以下で詳しく解説します。

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経費精算の手続きが複雑になっている

経費精費は、支払いを立て替えた従業員自身が経費精費書を作成し、上司の承認を受け、経理へ提出する流れが一般的です。経費精算書は、支払いが発生したら速やかに提出するのが原則ですが、つい後回しにして、その間に領収書を紛失してしまうケースもあります。

また、上司・経理部と複数の人が関わるため、申請から精算までのタイムラグが生じがちです。仕分けミスなど不備があった場合は、経理部から精算書が差し戻され、さらに精算まで時間を要します。

そのように、経費精算の手続きが複雑になっている会社では、経費精算に時間がかかり、遅れがちな傾向があります。

立替期間や振込期限が明確ではない

立替期間や振込期限が不明確だと、従業員は経費精算の重要度を把握できず、他の業務を優先し、経費精算を後回しにしてしまうことがあります。他にも、上司が他の業務を優先し、承認が遅れるケースもあります。

税法上、経費精算の時効は原則として年度内とされていますが、何ヶ月も前の経費を精算しようとすると、内容や金額が思い出せないなど、トラブルの発生率が上がります。そうなると、処理に多大な時間を要するため、立替期間や振込期限を明確にしておくのが大切です。

立替期間は、1ヵ月で設定しておくと、特定の月だけ経費が増えるのを防いで、収益を把握しやすくなります。

小口現金の管理に手間がかかっている

企業では、日常的に発生する小額の経費精算のため、小口現金を用意していることが一般的です。しかし、経費の精算頻度が高いと、出納帳への記入ミスや出金額の相違などの人為的ミスが起こりやすくなるほか、小口現金が不足して精算ができないケースも発生します。

このように、小口現金の管理が不十分で手間がかかっていると、精算業務がスムーズに回りません。経費精算担当者の負担を軽減し、精算時のミスを減らすためには、精算業務の効率化が必須です。また、経費精算は速やかに行うようにしましょう。

経費精算の期限について

経費精算の期限には、法律で定められているものと、会社のルールで決められているものがあります。会社は、決算書類の提出のため法令に従い、従業員は会社のルールに従って経費精算処理を行う必要があります。

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社内の経費精算は企業のルールに従う

社内の経費精算は、企業ごとにルールが設けられています。経費精算の期限は、1ヵ月で設定している企業が多いです。あらかじめ、社内規定の経費精算の期限をを確認し、それに従って経費精算を行いましょう。

決算期の経理部門は、決算処理のために業務が立て込んでいるため、年度末にまとめて経費を精算しようとすると、処理が間に合わない可能性があります。精算書に不備があり、差し戻しがあった場合は、なおさらです。

経費精算は、「発生主義原則」に基いて行うのが基本であるため、溜め込まず速やかに行うよう、社内ルールを徹底させましょう。

法律上の期限は年度内

税法上、経費精算の期限は、原則年度内とされています。なぜなら、年度末に企業が決算書を作成し、税務署に提出する必要があるからです。企業は、決算書によってその年の利益や損失を確定させ、利益に応じた法人税を納めなければなりません。

万が一、法人税額が確定した後に追加の経費が発生すると、利益が変動してしまい、法人税額の変更のため決算書類を修正し、再提出する必要があります。それは、経理部門に多大な負担をかけるばかりか、決算書類の信用度も低下してしまいます。

従業員が立替経費を請求できる期間は5年間とされていますが、これは民法上における、会社と従業員の間の取り決めです。経費精算の提出期限は、企業ごとに就業規則で定められているため、自社の就業規則に従うようにしましょう。

経費精算が遅れた場合の対応

経費精算が遅れた場合は、発覚した時点ですぐに上司に報告し、経理担当者に相談するのが重要です。報告の際には、どのぐらい遅れてしまったかなど、把握しておくべきポイントがいくつかあるため、以下で解説します。

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会社に報告して指示を仰ぐ

経費精算の遅れが発覚した場合は、速やかに上司に報告するようにします。そして、上司を通じて経理担当者に相談し、指示を仰ぐのが大切です。

会社によっては、罰則などのペナルティを設けているところもあります。しかし、ペナルティを恐れて放置してしまうと、社内だけの問題を通り越し、会社が社会的な影響を受ける可能性があります。

そのため、経費精算の遅れが発覚したら、少しでも早く上司に報告し、対応するようにしましょう。

経費精算がどのくらい遅れているか確認

経費精算がどのくらいの期間遅れているかにより、対応方法が変わります。そのため、経費精算が遅れた期間は必ず確認し、上司や経理担当者に報告するようにしましょう。

経費精算の、「月またぎ」「四半期・半期またぎ」「年度またぎ」の処理方法について、以下で詳しく解説します。

月またぎの場合

月またぎは、月末をまたいだ経費精算のことです。たとえば、6月末までが精算期日だった経費精算を、期限を守らず翌月に持ち越してしまったなどのケースです。この場合、一般的には6月分ではなく翌月分として処理します。

また、経費精算書の提出期限を7日後までと定めている場合、仮に30日付の領収書を翌月提出しても社内ルール的には問題ないものの、精算は月またぎになるというケースが起こり得ます。その場合はどうするか、詳細なルール決めが大切です。

経費精算は、発生後ただちに申請の手続きをするのが原則です。申請が遅れないようにするため、従業員へのルール周知を徹底しましょう。

四半期・半期またぎの場合

多くの企業が、四半期（3ヶ月）や半期ごとに区切って業績を開示しています。ですので、四半期・半期をまたいでの経費精算は、区切りの期間を過ぎてしまっているため、会社側は開示している業績報告書の修正が必要になります。

従業員側は、経費精算の金額が少額で、年度をまたいでいなければ、精算期限を過ぎていても精算処理を行ってもらえる可能性があります。しかし、会社側に大きな負担をかけることになるため、経費精算は発生時に速やかに行うよう心掛けましょう。

年度またぎの場合

前年度以前の領収書を処理（年度またぎ）しようとする場合、社内規定で経費精算を認めていない企業もあるので注意が必要です。たとえば、3月31日を期末に設定している会社で、従業員が1月の領収書を4月に経費精算しようとしても、精算できない可能性があります。

経費精算の法的な時効は5年と定められているため、中には、社内規定に違反していても、ペナルティを科したうえで経費精算を行う会社もあります。しかし、決算書の修正や、それにともない決算書の信用性が疑われるなど、会社側のデメリットは相当なものです。

経費清算の年度またぎは、会社にとっても従業員にとってもデメリットが大きいため、社内全体で協力し、社内規定を守ることが重要です。

経費精算を早期化する方法

社内ルールの見直し・経費精算のシステム導入など、経費精算を早期化する効果的な方法はいくつかあります。早期化のポイントを4つに絞り、以下で解説します。

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社内ルールの見直し・周知の徹底

ルール自体が曖昧だと、従業員が混乱し、ルールがよくわからないまま運用された結果、期日が過ぎてしまうケースがあります。経費精算を期日内に終えるためには、経費精算の期限など、社内のルールを明確化し、それを厳守する仕組みづくりが重要です。

経費精算の遅れが会社に及ぼすデメリット、ルール違反があった場合のペナルティも含め、従業員全体に社内ルールを周知しましょう。デメリットやペナルティをきちんと把握できれば、従業員がルールを守ってくれる確率は高くなります。

また、経費精算に関する社内ガイドラインを作成し、清算期日を繰り返し通達するなど、従業員にルールを浸透させるための対策を講じるのも大切です。

経費精算の注意点を把握させる

遅延のない経費精算のためには、申請者と経理担当者の双方に経費精算の注意点を把握させて、全員が協力してミスを減らす努力をすることも大切です。申請者と経理担当者、それぞれにどのような点に注意すべきか、ポイントを解説します。

申請者の注意点

経費精算書に記載する項目は、会社によって異なりますが、以下のような項目を記載するのが一般的です。

1. 申請日
2. 支払日
3. 支払先
4. 金額
5. 用途
6. 申請者の情報

申請者の情報は、申請者名のほか、申請者の所属部署・社員番号などを含む場合があります。

経費申請の際は、会社側が求めている申請書の記載項目を確認してから記入するようにしましょう。一枚の経費精算書で、同時に複数の支払を精算する場合は、日付順に領収書をまとめておくのがポイントです。書類確認の際にわかりやすく、スムーズに処理できます。

経理担当者の注意点

経理担当者は、提出された精算書が期日内のものか、金額など記載内容に間違いがないか、精算する際に確認しておくことが重要です。この段階で精算書の不備を見逃してしまうと、正しい決算書類が作成できません。

経費精算時に問題が発生した場合は、従業員への適切なサポートや指導をし、再発防止に努めることも大切です。また、精算書や領収書はわかりやすく整理しておくと、提出された精算書を調べる必要がある際、迅速に対応できます。

経費精算の業務フローを見える化する

経費精算の遅れは、経費精算の業務フローを見える化することで防げます。業務フローの見える化には、「経費精算マニュアルを作成する」「経費精算への理解を深める講習会を行う」「タスク管理ツールやプロジェクト ツールを使用する」などの方法が挙げられます。

誰にでもわかりやすいマニュアルを用意し、必要があれば講習会を開催して、経費精算の業務フローを理解してもらうのが大切です。また、運用面でも、タスク管理ツールやプロジェクト ツールを使用し、関係者が進捗状況を把握しやすくなるようにしましょう。

業務フローを見える化すると、遅延が発生する原因を究明しやすくなり、管理体制の改善に役立ちます。

法人カードなどでキャッシュレス化する

法人カードを導入したり電子マネーを取り入れるなどしてキャッシュレス化することにより、経費精算にかかる手間を大幅に削減することができます。煩雑な小口現金の管理や大量の領収書整理から解放されるだけでも、担当者にとっては大きな差です。

会計システムと連携することで、法人カードや決済の明細が一元管理でき、利用状況も透明化されます。経理担当者だけでなく精算に手間取っていた従業員の時間も節約できるのは、企業にとって大きなメリットになります。

経費精算システムを導入

経費申請遅れの対策には、経費精算システムの導入が有効です。経費申請をシステム上で処理すると、これまで手間がかかっていた手作業での業務を、大幅に効率化できます。また、経費精算処理を行う経理部門だけでなく、申請者にも多くのメリットがあります。

業務の効率化に役立つ

経費精算システムは、経費精算の申請・承認フローの電子化によって、経費精算にかかる時間を短縮できます。経費精算の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、経費精算に関わる人全員が、経費精算の状況を把握しやすくなるのもメリットです。

経費精算データの集計・分析・経費精算書類のチェックも自動で行えるため、業務の効率化に役立つと同時に経費の削減にもつながります。

申請者・経理担当者の負担を軽減できる

紙の申請書で経費精算を行っていると、申請者が出張などで不在の場合、申請書の提出が遅れるケースがあります。その点、経費精算システムを導入していれば、申請者は出張先からパソコンで速やかに経費申請できます。

中には、スマートフォンでの利用に対応したクラウド型の経費精算システムもあります。スマートフォンのカメラで領収書を撮影し、そのままアップロードできるため、より簡単でスピーディーな経費申請が可能になります。

申請者が入力した金額や項目がそのままデータに取り込まれるため、経理担当者の転記の手間や転記ミスをなくし、負担を軽減できます。

まとめ

経費精算が遅いと、申請者との間でトラブルになったり、決算書の内容に影響して会社の信用を損ねるリスクがあります。経費精算に透明性を持たせ、効率的に処理するためには、経費精算システムの導入がおすすめです。

初期費用やランニングコストなどの費用面で、システムの導入を不安視する企業もあるでしょう。システム導入を検討する際は、導入メリットと費用対効果を考慮して選ぶのが大切です。
経費精算を電子化し、申請者と経理担当者の業務負担を軽減することは、経費精算の遅延防止に大いに役立ちます。この記事を参考に、軽減経費精算システムの導入を検討してみましょう。