マニュアル作成にもAIを活用｜メリット・デメリットも解説

AIの活用により、従来よりも作業負担を軽減して、スムーズにマニュアルを作成できます。また、マニュアルの質を均一化できたり、利用を促進できるメリットもあります。本記事では、AIを活用したマニュアル作成の方法や活用のポイントを解説します。

目次

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1. AIを活用してマニュアルを作成しよう
2. マニュアル作成に使えるAIツール
3. AIを活用してマニュアルを作成するメリット
4. AIを活用してマニュアルを作成するデメリット
5. マニュアル作成にAIを活用する方法
6. AIを活用したマニュアルの作成手順
7. AIはマニュアル活用促進にも役立つ
8. まとめ

AIを活用してマニュアルを作成しよう

マニュアル作成とは、業務の進め方や設備機器の操作方法を文書化することです。マニュアル作成には、業務の品質の均一化や人材育成・研修時間の節約、業務の属人化の防止といったメリットがあります。

企業の運営のとって非常に重要なマニュアルですが、AIを活用して作成することもできます。本記事では、マニュアル作成にAIを活用するメリットや注意点、そしてマニュアル作成のポイントについてご紹介していきます。

マニュアル作成に使えるAIツール

AIは近年、さまざまな分野で活用されており、AI搭載のツールは多くありますが、マニュアル作成に使えるAIツールは主に「生成AIサービス」と「AI搭載のマニュアル作成ツール」の2つです。

生成AIサービス

最近では、インターネット上で利用できる生成AIサービスがいくつも登場しています。これらのサービスを用いてできることは、文章生成、アイデア創出、プログラミングコードの生成、画像生成など多岐に渡りますが、マニュアル作成にも文章生成などの機能が役立ちます。

これらのサービスは基本的に対話形式で利用できるもので、サービス上で指示（プロンプト）を入力して送信すると、それに沿った回答が返ってきます。あらゆるテーマに対応できるため、マニュアル作成のための指示を与えれば、自動的にそのタスクを行ってくれます。

AI搭載のマニュアル作成ツール

マニュアル作成によく使われるツールに専用のマニュアル作成ツールがありますが、中にはAIを搭載しているものもあります。AIを活用した自動作成機能以外に、マニュアル作成・管理に役立つ多くの機能が備わっています。

マニュアル作成ツールはマニュアル作成に特化しているため、より適切な結果の出力に期待できます。また、人間が行う操作もある程度決まっているため、人によって作成したマニュアルの質に差が出にくいです。

AIを活用してマニュアルを作成するメリット

AIを活用してマニュアルを作成することで、作業負担の軽減やマニュアルの質の均一化につながるメリットがあります。ここでは、AIをマニュアル作成に活用するメリットをご紹介します。

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作成負担を軽減して効率的に作成できる

AIを活用することで、マニュアルを作成する負担を大幅に軽減できるメリットがあります。これは、マニュアルに記載する文章の土台造りをAIに任せられることで、担当者が一から内容を作成する必要がなくなるためです。

また、マニュアル作成においては、定型文を繰り返し入力しなければならないこともあります。このような単純作業もAIによって、作成時間の短縮化を図れるでしょう。AIの活用は、時間と手間のかかるマニュアル作成業務の効率化につながります。

マニュアルの質を均一にできる

マニュアルの質を均一化できる点も、AIを活用するメリットです。人力でのマニュアル作成においては、担当者によって表現の違い・表記ゆれ・あいまい表現などのばらつきが出ることがあります。

その点、AIを活用したマニュアル作成では、編集・校正機能により、マニュアルにおける表記や表現を簡単に統一化できます。均一なマニュアルを作成することは、業務の標準化にもつながります。

マニュアルの活用を促せる

AIは、情報の分析・抽出・要約に長けている特徴があります。この特長を活かすことで、マニュアル作成だけでなく、社内におけるマニュアルの活用を促せるでしょう。

例えば、利用者の閲覧履歴を基に必要なマニュアルの自動提案や、マニュアルの要点のみを表示する機能が代表的です。利用者の検索性や利便性が飛躍的に向上するため、積極的なマニュアルの活用につながるでしょう。

社員が各自で適宜マニュアルを確認しやすい仕組みを構築することにより、業務の標準化やミスの防止といったメリットに期待できます。

AIを活用してマニュアルを作成するデメリット

AIを活用してマニュアルを作成することには、メリットだけでなく、デメリットも存在します。マニュアル作成にAIを有効活用するには、あらかじめデメリットを理解し、対策を講じることが大切です。

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AIだけで作成することは不可能

AIだけでマニュアルを作成することは不可能です。AIは、インターネットやデータベース内からデータを自動で収集し、文章としてつなげるものです。原則として、AIは収集したデータや生成した文章の正誤を自身で判定することはできません。

そのため、AIが作成したマニュアルには、誤った内容や不適切な文法・表現が含まれている可能性があります。したがって、AIが作成したマニュアルは、必ず人の目でチェックする必要があります。

時には修正すべき箇所が多くあり、この作業に追われることもあるかもしれません。しかし、AIには学習機能があるため、使うほどに精度が向上する可能性があります。そのため、マニュアル作成に活用すればするほど、修正にかかる手間は少なくなるでしょう。

AI搭載ツールは比較的コストが高い

一般的にAIを搭載したツールは、AI非搭載のツールに比べるとコストが高い傾向があります。そのため、導入費用を抑えたい企業には不向きといえるでしょう。

ただし、AI搭載ツールを活用することで、マニュアル作成業務における時間・労力といった間接的コストを大幅に削減できる可能性もあります。一概にツールの価格だけを見るのではなく、導入することで得られる費用対効果に目を向けることが大切です。

情報漏洩の可能性がある

近年は、無料や低コストで利用できる生成AIツールも普及し始めていますが、一般公開されている生成AIには、情報漏洩のリスクがある点に留意しましょう。AIは入力されたデータを自動学習し、インターネットを介して他ユーザーに提供する可能性があるためです。

例えば、AIに入力した自社の業務ノウハウや、取引先の情報、社員の個人情報などが流出する恐れがあります。このようなリスクを回避するには、情報漏洩対策がなされたAIツールを導入することが大切です。

マニュアル作成にAIを活用する方法

AIは、マニュアルの土台作りや内容のチェックなど、マニュアル作成のさまざまなフェーズで活用することができます。また、音声認識といった機能を使うこともできます。ここからは、マニュアル作成にAIを活用する方法をご紹介していきます。

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AIを活用して自動生成する

生成AIにマニュアル化したい業務を指示することで、自動的にマニュアルを作成できます。例えば、構成や見出しをAIに考えてもらったり、社員が作った構成・見出しを入力し、それに沿ったマニュアル作成を指示できます。

いずれの場合も、マニュアル作成作業の大半をAIに委託できるため、作成担当者の業務負担を大幅に軽減できる点がメリットです。ただし、AIが自動生成したマニュアルには、誤った内容や、意味が通らない文章が含まれることがある点に留意しましょう。

また、基本的にAIは汎用性の高い情報に基づくため、自社独自のルールがある業務には対応できない可能性があります。そのため、AIでマニュアルを自動生成する際は、電話の取り次ぎや基本的な接客対応といった、一般業務に対象を絞るのがおすすめです。

AIで要約・編集・校閲を行う

マニュアルの土台は人力で作成し、内容の要約・編集・校閲をAIに任せることもできます。特に、自社ルールに基づく業務ノウハウや設備機器の操作方法など、独自性の高いマニュアルを作成する場合におすすめの方法です。

マニュアルの下書きは人力で行うため、丸ごとAIに自動生成させる場合に比べて、マニュアル作成担当者の業務負担が大きい点に注意が必要です。一方で、マニュアルの基本方針は人が決めるため、内容の誤りや変質といったリスクは少ないでしょう。

その上で、文章の推敲や表記ゆれなどの細かい部分をAIがチェックすることで、正確かつ読みやすいマニュアルを簡単に作成できます。また、自動翻訳機能を備えたAIであれば、多言語のマニュアルも簡単に作成可能です。

音声認識AIで情報の入力を行う

音声認識AIの利用により、口頭で説明した業務手順を自動で文字起こしできます。さらに、音声認識AIが作成した原稿を生成AIに学習させることで、要約・校正・編集までを自動化できます。

口頭で話した内容がマニュアル化されるため、マニュアル作成作業を大幅に簡略化できるのがメリットです。例えば、担当者がパソコン操作やタイピングに慣れていない場合でも、効率的にマニュアルを作成できます。

一方で、担当者の方言・アクセント・滑舌によっては、AIが口頭説明の内容を正しく認識できない可能性がある点に留意しましょう。また、専門言語や技術用語が多く含まれる場合も、AIの認識精度が下がりやすくなり、正しいマニュアルを作成できない恐れがあります。

AIを活用したマニュアルの作成手順

AIを活用することで、短時間でマニュアルを作成できますが、社内に定着しやすいマニュアルを作成するには人間の担当者による作業も重要です。ここからは、AIを活用したマニュアルの作成手順について解説します。

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1. 作成する目的を明確にする

まずは、マニュアルを作成する目的を明確にしましょう。利用する場面や誰に読んで欲しいのか、マニュアルをどのような目的で活用したいのかを洗い出すことで、マニュアルの存在意義が定まります。

マニュアル作成の目的として挙げられるのが、業務品質の向上や社内教育の効率化です。これらの目的に合わせて作成することで、掲載すべき情報を絞り込めて、マニュアルが社内に定着しないリスクを回避できます。

2. 情報の収集・整理をする

目的が決まったら、マニュアルに掲載する情報の収集・整理を行いましょう。マニュアルの情報は、全ての従業員が理解でき、誤解がないように作業を進められるわかりやすい内容であることが大切です。

また、マニュアル作成にAIを活用する際は、正確な情報を学習させることが重要です。不正確な情報が含まれていると、誤った業務内容や作業手順が生成されてしまい、大幅な修正が必要になる恐れがあります。

そのため、各部署の従業員や現場にヒアリングをして、マニュアルに載せる情報を漏らさず収集しましょう。掲載する内容を決める際も、省いていい情報かどうかを見極めて整理することで、必要な内容の抜けや漏れを防げます。

3. 構成や目次・見出しを決める

次に、マニュアルの全体的な構成を決めていきます。最初に大まかな枠組みを考えることで、盛り込むべき内容や項目の掲載順が明確になり、全体の構成を決めやすくなります。

構成が決まったら、目次と見出しを作成しましょう。全体のテーマから章や項と細かく決めていくと、必要な情報が整理しやすくなります。これは、読者が読みやすくなるだけでなく、マニュアルを作成する側も膨大な情報に混乱せず、本文を書きやすくなります。

4. 使用するツールの選定・マニュアルの完成

効率よくマニュアルを作成するには、扱いやすいAIツールやマニュアル作成ツールの選定が大切です。また、テキストだけでなく動画を載せられたり、多言語に対応できると、内容が分かりやすくなり全ての従業員がマニュアルを活用しやすくなります。

ツールが決まったら、マニュアルを作成します。AIに文章を生成させる際は、出来上がった文章を鵜呑みにはせず、しっかり人間の担当者が確認することが大切です。言い回しや表現がわかりにくかったり、不正確・矛盾した内容がないかをチェックしましょう。

また、完成したマニュアルはすぐに運用を始めるのではなく、試験的に運用を始めましょう。作成者にとって良いマニュアルだとしても、現場が使いにくくては意味がありません。フィードバックを収集し、継続的に改善することで効果的なマニュアル運用に繋がります。

AIはマニュアル活用促進にも役立つ

AIはマニュアルの作成にも役立ちますが、マニュアルを作成した後のマニュアル活用促進にも貢献します。ここでは、AIによる効果的なマニュアルの活用方法をご紹介していきます。

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マニュアルの検索性を高める

社内におけるマニュアルの活用を促すには、検索性を高めることが大切です。特にマニュアルの量が膨大な場合は、必要なマニュアルを探しづらく、社員の利便性や業務の効率性が低下する恐れがあります。

そこで、AIを活用することで、利用者の検索意図や目的に沿って、必要なマニュアルを素早く提示できます。具体的には、文書検索機能やナレッジベースにAIを取り入れると、必要なマニュアルを探しやすくなります。

AIが必要なマニュアルを探し出してくれることで、利用者は短時間でマニュアルを閲覧できます。その結果、従業員の利便性が向上し、マニュアルが社内に定着しやすくなります。

社内ヘルプデスクを構築する

AIチャットボットにマニュアルを学習させることで、社内ヘルプデスクを構築できます。具体的には、利用者がチャットボットに業務上の問いかけを行うと、AIがマニュアルを参照して的確な回答を自動で提案します。

従来のように、マニュアルを自分で検索する手間がかからないため、社員の疑問をより手軽に解決できます。ひいては、マニュアルの利用を面倒に感じる社員にも、マニュアルが浸透しやすくなるメリットがあります。

一部業務を自動化する

AIツールによっては、作成したマニュアルを学習させることで、その業務内容を自動で実行してくれます。その都度、AIに作業指示を出す必要がないため、業務の大幅な効率化につながるでしょう。

また、一部の業務を自動化することで、社内のリソースを他の重要な業務にあてられる点もメリットです。

まとめ

マニュアルの作成には、業務品質の均一化、人材育成のコスト削減、業務の属人化の防止など多くのメリットがあります。マニュアル作成にAIを活用することで、手間と時間のかかる作業を大幅に簡略化できるでしょう。

さらに、AIの活用により、マニュアルの検索性の向上や、業務の一部自動化といったメリットにも期待できます。ただし、AIだけでマニュアルを作成することは難しいため、構成や見出しの指示、作成したマニュアルのチェックなどは人力で行う必要があります。

マニュアルの内容やニーズに応じて、要約や編集のみをAIに任せたり、自動音声認識AIを活用したりするのもおすすめです。AIを上手に活用しながら精度の高いマニュアルを作成し、自社における業務の効率化や生産性の拡大につなげましょう。