マニュアル作成で目標設定が重要な理由｜設定時のポイントも解説

企業の業務マニュアル作成においても、目標を設定することが重要です。目標設定により、作成プロセスが明確になり、チーム全体のモチベーション維持にもつながります。本記事では、マニュアル作成における目標設定の重要性やメリット、設定時のポイントを解説します。

目次

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1. マニュアル作成で目標設定が重要な理由とは
2. マニュアル作成における目標設定時のポイント
3. マニュアルが目標設定に与えるメリット
4. まとめ

マニュアル作成で目標設定が重要な理由とは

マニュアル作成とは、製品やサービスの使い方や業務の手順など、さまざまな情報を文書化し、作業者にわかりやすく伝えるための作業です。マニュアルを作成し、業務手順を明確にすることで、誰でも同じ品質で作業ができ、業務の属人化の防止にもつながります。

効果的なマニュアルを作るためには、目標設定が重要です。その理由として、作業内容を明確にして作成の進捗を把握したり、モチベーションを維持したりすることが挙げられます。ここでは、マニュアル作成での目標設定の重要性について詳しく解説します。

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作業内容を明確にするため

目標を設定することで、マニュアル作成の作業内容が明確になります。さらに、マニュアルの方向性も明確になるため、目標の達成に向けて必要な情報や手順を整理しやすくなり、効率的にマニュアルを作成できます。

マニュアル作成の目的や対象ユーザー、マニュアルの種類によって目標設定の内容も変わってきます。目標の設定方法ごとに効果的なマニュアルは異なるため、マニュアルの目的も明確にすることが重要です。

作成の進捗を把握するため

マニュアル作成の作業は、目標を設定することで進捗が把握でき、効率的に作業を進めやすくなります。設定した目標を達成するために、必要な情報や手順を整理して作成を進めていくことで、進捗状況との紐づけが可能です。

マニュアル作成の進捗を客観的に可視化すると、作業を効率的に進めやすくなり、マニュアル作成時の問題点を早期に発見できます。効果的なマニュアル作成には、進捗の可視化と共有も重要なポイントです。

チームで達成感を共有するため

マニュアル作成は1人で行うものではなく、組織・チームでの連携をしながら必要な内容を洗い出して作成していきます。そのため、目標設定をして高品質なマニュアルが完成した際には、チーム全体で達成感を共有できます。

もちろんマニュアル作成が最終的な目標ではありませんが、1つの形を作ったという成果は成功体験としてチームの結束力を高めるでしょう。そして、一丸となって作成したマニュアルが正しく使われることにも期待できます。

コミュニケーションを増やすため

組織内で目標設定を行うと、目標達成に向かってどのような取り組みを行えばよいのかなど、作業者同士でのコミュニケーションが増加します。その結果、業務に活気が生まれ、助け合いの精神を持った職場づくりが実現します。

また、個人がどのような働きをしたのか、上司がフィードバックを行って人事評価につなげることも可能です。マニュアルは将来的な業務の基盤となるため、組織・チームに対する貢献度は非常に高いものとなります。

作成のモチベーションを維持するため

マニュアル作成の作業は時間と労力がかかるため、モチベーションの維持がマニュアル自体の仕上がりを左右します。マニュアル作成の目的を常に意識し、メリットを考えることでモチベーションを維持しやすくなります。

さらに、チームで同じゴールを目指すことで、一体感のある状態で作業を進められるため、マニュアル作成の効率化にもつながります。

マニュアル作成における目標設定時のポイント

マニュアル作成における目標を設定する際は、いくつかの注目したいポイントがあります。特に具体的な目標を設定し、チームで共有することが重要です。また、マニュアル作成自体を最終目標にしないことも念頭に置きましょう。

ここでは、マニュアル作成における目標設定時のポイントについて、具体的に解説します。

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自社の現状・課題を把握する

マニュアル作成における目標は、自社の現状や課題を把握すると具体的に設定しやすくなります。例えば、残業時間が課題になっている場合は、業務にかかる時間の削減や業務効率化を目的としたマニュアルの作成が効果的です。

また、特定の従業員に業務が偏っている場合、誰もが業務内容を理解しやすく、業務を標準化するためのマニュアルが必要です。このように、自社で発生している問題を把握し、分析することで、目標を設定しやすくなりマニュアルの作成もスムーズになります。

具体的な目標を設定する

マニュアル作成における目標は、期限と作成範囲を具体的に設定するのがポイントです。具体的な目標がないまま作業を進めていくと、完成までの見通しが立ちにくくなり、時間がかかってしまう傾向があります。

マニュアル作成の成果は数値化が難しいからこそ、具体的な期限を設定する必要があります。目標設定をする際は、内容ごとに期限を細かく分けるのもおすすめです。小さな目標を1つずつ達成していけば、進捗管理やモチベーション維持にも効果的です。

目標達成の基準を設定する

マニュアル作成をする際は、まずは目標達成の基準を設定しましょう。達成基準を明確にすることで、進捗状況を把握しやすくなります。

例えば、50％を下回ると設定した目標が高すぎる可能性があり、達成割合が150%〜200%なら、従業員のスキルに対して目標が低すぎると考えられます。そのため、従業員や自社の現状に適した目標の見直しも行えるでしょう。

また、具体的な基準があることで、従業員自身が「達成基準を満たせているのかわからない」という不安を解消できます。これによって、従業員が業務に対してモチベーションや自信を持ちやすくなり、目標を意識した業務遂行に繋がります。

設定した目標を共有する

設定した目標をチームで共有することで、効率的かつ生産的な作業に期待できます。チームでの共有により、一人ひとりのメンバーが常に目標を意識して作業を進められるため、一体感が生まれて生産性が向上します。

また、目標に合わせてチームで役割分担をすれば、作業の効率化にもつながります。例えば、問題点の早期発見や、メンバー間でマニュアルの内容をレビューできるため、作業品質を向上しながらの業務遂行に繋がります。

マニュアル作成自体を最終目標にしない

マニュアル作成は、業務目標を達成するための手段の一つであり、それ自体が目的ではありません。作成という作業そのものをゴールとせず、マニュアルを通して最終的に何を達成したいのかを明確にした上で、目標設定を行いましょう。

マニュアル作成を目標とした場合、実際に業務では機能しない形式的なマニュアルになってしまったり、ユーザーニーズに合わなかったりなど、効果の低い仕上がりになる可能性が高くなります。そのため、本来の目的を確認した上で目標を設定するのがポイントです。

以下では、それぞれの部署における目標設定の具体例を紹介します。

営業職における目標設定の具体例

営業職では、営業活動の標準化と効率化を目的としたマニュアル作成が有効です。以下は、新規顧客獲得と既存顧客からの追加発注増加を目標とした、マニュアル作成における目標設定の具体例です。

1. 新規営業マニュアルを作成することで、3ヶ月後までに新規顧客獲得数を20%向上させる
2. 顧客フォローアップマニュアルを作成することで、3ヶ月以内に既存顧客からの追加発注を30%増加させる

総務部における目標設定の具体例

総務部は、円滑な業務運営を支えるための重要な役割を担っています。しかし、ルーティンワークが多く、業務プロセスが複雑になりがちという側面も持ち合わせています。そこで、以下のような業務効率化と標準化を目的としたマニュアル作成が有効となります。

1. 経費精算マニュアルを作成することで、来月までに請求処理時間を20%短縮、処理ミスを50%削減する
2. 採用実務マニュアルを作成することで、今期中に採用業務の属人性を解消し、新規採用の手続き処理時間を50%削減する

マニュアルが目標設定に与えるメリット

ここまで、マニュアル作成時の目標設定について解説してきました。作成したマニュアルを活用して業務の手順が明確になり、標準化させることができるなどの効果が得られます。ここでは、マニュアルが業務における目標設定に与えるメリットについて解説します。

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業務手順が明確になる

マニュアルを作成することで、業務の手順が明確になり、目標を設定しやすくなります。業務の手順が明確になれば、各作業にかかる時間や必要なスキルなどが把握しやすくなり、具体的で達成しやすい目標が設定できます。

また、作業時間の短縮やミスの削減にも期待できるため、業務効率化につながるでしょう。マニュアルに沿った業務を実施することで、チーム全体で目標を意識した作業が実現するため、生産性と品質向上が実現しやすいのもメリットです。

業務の標準化が可能になる

マニュアル作成によって業務が標準化され、チームでの目標設定・達成がしやすくなります。業務手順や作業方法を統一することで、品質の向上や業務の効率化につながり、達成しやすい目標を設定できます。

また、業務の標準化で誰が行っても同じ品質を保持できるため、担当者が不在の場合の品質低下を避けられます。作業が効率化することでミスが減り、作業時間の短縮でコスト削減にもつながります。

まとめ

業務マニュアルを作成する際は、目標を設定することが重要です。目標設定によって、マニュアル作成の作業手順が明確になり、進捗を可視化できます。

チーム全体で目標を共有することで、問題点の早期発見や内容のレビューなど、モチベーションを維持しながら生産的かつ効率的に作業が進められます。ただし、マニュアル作成の目標設定において最も重要なのは、マニュアルの作成自体を最終目標としないことです。

マニュアルは、業務の標準化を通じて効率性や生産性、品質の向上を実現するための手段です。この本質的な目的を踏まえて、本記事の内容を参考に具体的な目標を設定し、実効性の高いマニュアルを作成しましょう。