電子帳簿保存法改正で変わる？クレジットカード明細の扱い方とは

電子帳簿保存法の改正により、クレジットカードを利用した場合の対応はどう変化するのでしょうか。この記事では、電子帳簿保存法についての概要やポイント、電子帳簿保存法がクレジットカード利用で便利な理由やメリット、利用可否や消費税控除の注意点などについて解説します。

目次

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1. 電子帳簿保存法とは
2. 電子帳簿保存法改正のポイント
3. 電子帳簿保存法がクレジットカード利用で便利な理由
4. 電子帳簿保存でクレジットカードを使うメリット
5. クレジットカードの利用明細は領収書として利用可能か
6. クレジットカードの利用明細における消費税控除の注意点
7. クレジットカードの利用明細を電子保存する際に必要なもの
8. まとめ

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、会社経営に関わる税法の中で、紙媒体での保存が義務付けられている帳簿書類について条件付きの電子データ保存を認める、インターネット上でやり取りした取引データ(領収書やレシートなど)保存の義務付けを定めた法律です。

原則すべての法人と個人事業主が施行対象です。ただし、紙媒体による保存方法を採用しており、電子データを採用していない法人や個人事業主は、施行対象外です。

電子帳簿保存法の保存対象書類となるのは、総勘定元帳や仕訳帳などの国税関係帳簿・貸借対照表・損益計算書などの決済関係書類・領収書やレシートなどの取引関係書類です。

国税関係書類を電子保存するための法律

電子帳簿保存法は、国税関係書類などの電子保存を認可した法律を指します。従来から、国税関係書類は、紙媒体による保存が決まりでした。しかし、スペースの確保・コストがかかるといった問題があり、電子データでの保存が認可されるようになりました。

ただし、電子データ保存には規定の条件があり、それに従った保存を行う必要があります。条件は電子帳簿保存法によって規定されており、社会の流れとともに見直しが行われてきました。

電子帳簿保存法が規定する電子保存の方法には、3種類(電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引)があります。電子帳簿等保存やスキャナ保存は自由ですが、電子取引の場合は、必ず電子データとして保存する必要があります。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子保存について

電子保存は、電子的に作成した帳簿・書類を電子データのまま保存する仕組みです。例えば、自身が会計ソフトなどを使用して作成した帳簿や決算関係書類など、電子データをそのままの状態で保存するなどです。

電子帳簿等保存では、国税関係帳簿(総勘定元帳・仕訳帳など)、決算関係書類(貸借対照表や損益計算書など)、取引関係書類(自社で発行した請求書や領収書控えなど)が対象です。

電子帳簿保存法では、書類や帳簿の電子データの保存を行う際に、改ざんがないことを示す「真実性の確保」、すべての人が目視・確認できる状態を示す「可視性の確保」の2要件がクリアされていなければなりません。

電子帳簿保存法の経緯

電子帳簿保存法は、1998年7月に制定されました。 制定後、時代の流れに対応して何回かの改正が行われ、最近では2022年にも改正されています。 ただし、この中で、電子取引における電子データ保存義務化は2023年12月31日までの猶予期間が設定されています。

主な改正の歴史

年代	経緯
1998年	電子帳簿保存法が制定された。国税関係帳簿の電子保存が可能に
2005年	電子帳簿保存法スキャナ保存制度開始。電子署名が必須で3万円以下の国税関係書類に限定される
2015年	3万円未満の金額基準が全廃され、電子署名も不必要になる。定期検査などの適正事務処理要件が追加される
2016年	デジカメやスマホも対象になる。証憑となる書類を受領した本人がスキャンする場合は自署が必要
2019年	古い重要書類も税務署に届け出すれば対象になる
2020年	コーポレートカードなどキャッシュレス決済の場合は領収書不要に
2021年	タイムスタンプ要件の緩和、適正事務処理要件の廃止、検索要件の緩和
2022年	電子取引の電子保存義務化

参考：電子保存法関係 制度創設等の背景｜国税庁

電子帳簿保存法改正のポイント

2021年（令和3年）の税制改正により、電子帳簿保存法の改正が2022年1月から施行されました。今回の改正において保存要件の大幅な緩和がされており、これまで以上に帳簿書類の電子化が簡素になっています。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

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事前承認制度の廃止

2022年の改正以前では、電子帳簿保存法に適応した電子保存をするためには、所轄の税務署長に事前申請し承認を得る必要がありました。改正後にこの事前承認制度が廃止されたことが、電子保存への足がかりになったといえます。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプは、真実性の確保をクリアするための重要な要件です。2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法においては、スキャナ保存と電子データ取引に関してタイムスタンプ要件が大きく緩和されています。

改正前は、書類の受領者がデータのスキャンを行う場合、署名をして3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、改正後は約2カ月とおよそ7営業日以内に付与期限が延長され、受領者による書類への署名も廃止されました。

また、スキャナ保存方法について、訂正や削除の履歴が残る会計ソフトや経費精算システムなどを使用している場合、タイムスタンプの付与が不要になります。

検索要件の緩和

電子帳簿保存法の改正前は、検索要件の設定が電子帳簿・電子書類の種類により違いがあるだけでなく、範囲指定検索や組み合わせ検索に対応する必要があり、事業者側の負担が大きくなっていました。

2022年以降は、検索要件の設定が、取引年月日・取引金額・取引先の3点に限定されシンプルになっています。また、税務署職員によるダウンロード要求に対応できるのであれば、範囲指定検索や組み合わせ検索といった機能が不要になりました。

検索要件の緩和は、内容が複雑であると事業者からの訴えが多い項目でもあります。この緩和で、電子保存の導入を検討する事業者が増えることが予想されます。

電子取引における書面保存の廃止

今回の改正で、さまざまな手続きや要件などが廃止・緩和されました。一方で、義務として規定されたものもあります。電子取引でやり取りされたデータは、出力して紙媒体での保存が認められなくなり、電子データに限定した保存が義務付けられています。

また、不正行為に対するペナルティも重くなっています。帳簿の保存を正しく行っていないなど不正が発覚した事業者には、 追徴課税や青色申告の承認が解消される恐れがあり、税額控除の取り消し、さらに企業の信頼を失うかもしれません。

電子帳簿保存法がクレジットカード利用で便利な理由

前述した通り、電子帳簿保存法の電子保存は義務であり、2023年12月31日まで猶予があると言っても早めの対応が必要です。そこで、おすすめするのが法人クレジットカードです。ここでは、電子帳簿保存法において法人クレジットカードが便利な理由を2つ紹介します。

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電子保存しやすい

法人クレジットカードは、利用明細を電子保存しやすいといった特徴があります。なぜかと言うと、領収書が不要だからです。例えば、現金や銀行振込だと、発行された領収書をスキャナ保存しなければなりません。

また、ETCカードの場合、過去に利用したETCカードの利用明細をインターネットサイトで確認し、PDFやCSVファイルデータとして取得・印刷・保存が行えます。法人クレジットカードは、すべてがオンラインで完了するため、精算業務を効率化できます。

経費精算システムと連携できる

法人クレジットカードを作成しておけば、経費精算システムとの連携ができるため、経費精算が楽に行えます。現金の場合、経費精算システムに取引内容を手動で入力しなければなりません。これだと、時間がかかるうえに、入力ミスを誘発するリスクもあります。

これにより、現金精算だと経費精算システムを導入しても、それ程意味がありません。電子保存は、クレジットカード・経費精算システムの両方を導入してこそ効率化できます。

電子帳簿保存でクレジットカードを使うメリット

上述した通り、電子帳簿保存法に対応するなら、法人クレジットカードの作成が大切です。しかし、具体的なメリットは何なのか、十分に理解できていない方も少なくありません。そこで、ここでは法人クレジットカードのメリットを5つ紹介します。

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業務効率化によりリソースが増やせる

メリットでもっとも分かりやすいのは、業務の負担が減ってリソースを増やせるといった点が挙げられます。例として、領収書を入力するという作業がなくなるなどです。

たとえば、現金の場合は領収書をスキャンし、取引情報を経費精算システムに入力しなければなりませんでした。一方で、クレジットカード利用の場合、経費精算システムへ自動的に反映されます。

結果的には、業務が効率化され、業務時間が減り、残業代削減につながる・余った時間を他の業務に充てられる・事務業務の節約ができ、社員のモチベーションを維持できるなどのメリットが得られます。

書類の紛失リスクが減る

クレジットカードだと、すべて電子データとして残るため、領収書などの紛失のリスクを回避できます。しかし、現金の場合は多額のお金を支払ったにも関わらず、領収書を紛失してしまえば、経費として認めてもらえません。

場合によっては、社員が自費でまかなうリスクがあります。クレジットカードの場合、支払いをしたといった記録は確実に残るため、万が一の事態が発生しても経済的な損失は防止できます。

コストを削減できる

書類をスキャン保存する必要がないクレジットカードを利用すれば、節約につなげられます。現金の場合、受領した領収書をスキャンする必要があります。そのため、スキャンにかかる人件費と電気代、領収書を保存しておくファイル代が必要になります。

ファイルが増えれば保存するためのスペースが必要になり、維持費の発生も考えられます。一方で、クレジットカードだとスキャンも領収書の保存も不要です。それにより、余計なコストを削減できる可能性があります。

人為的なミスが減る

クレジットカードを使用して電子保存を行えば、自動的に経費精算システムと連動するため、ヒューマンエラーで悩むこともありません。経費の精算は、1円の違いといえども大幅な狂いが生じます。

場合によっては、年単位で間違いが発生し、1年間の経費精算書類をすべて白紙に戻さなければならないリスクの発生が想定できます。そうすると、ミスの修正といった無駄な時間を浪費してしまいます。

一方で、クレジットカードは自動的に反映するため、ほとんどミスが発生しません。疑問点があっても、検索すれば数秒でエラーや問題点の発見ができます。

インボイス制度に備えられる

クレジットカードによる精算にシフトして、電子保存を徹底しておけば、2023年10月に制定予定のインボイス制度にも簡単に対応ができます。その理由として、インボイス制度の導入で請求書の数が急増する可能性が高いからです。

例として、仕入税額控除をするためには、金額に関係なくすべての取引において請求書を保存する必要があります。電子保存の体制が確立されておらず、従来の方法で帳簿や書類を保存している場合、事務部門の業務が急激に増加しかねません。

インボイス制度が制定されると、電子保存への対応と増加する請求書への対応といった2つの問題点が重なります。今からクレジットカード精算による電子保存を徹底し、インボイス制度への対応に備えましょう。

クレジットカードの利用明細は領収書として利用可能か

原則的に、クレジットカードによる支払いは利用明細と領収書のデータ保存が必要です。そのため、基本的には領収書・請求書・利用明細は別の書類として考える必要があります。

万が一、領収書をもらい忘れたり、発行してもらえなかったりした場合は、クレジットカードの利用明細で代用が可能です。代用するためには、支払いに際して必要な取引情報が記載されていることが条件となっています。

クレジットカードの利用明細を代用する際は、要件が満たされた利用明細を作成できるサービスであることにも注視して選ぶのも大切です。

クレジットカードの利用明細における消費税控除の注意点

2023年10月から新たなインボイス制度が導入され、仕入税額控除を受けるためには適格請求書の発行が求められます。しかし、注意点として、クレジットカードの利用明細では適格請求書の要件を満たしていないため、消費税控除は認められません。

仕入税額控除を受ける要件の1つとして、取引先が作成する請求書であることが規定されています。クレジットカードの利用明細は取引先ではなく、カード会社が発行する書類です。

そのため、クレジットカードを利用した支払いにおいて仕入税額控除を受けるためには、取引先に請求書・領収書を発行してもらう必要があります。

クレジットカードの利用明細を電子保存する際に必要なもの

ここでは、クレジットカードの利用明細を電子保存する際に必要なものを紹介します。

この場合に必要なものは2つだけです。併せて、それぞれの選び方も解説します。

1. ビジネス用クレジットカード
2. 経費精算システム

ビジネスカード・コーポレートカードの選び方

法人カードは、一般的にビジネスカードとコーポレートカードの2つが代表的です。ビジネスカードは、中小企業・個人事業主向け、コーポレートカードは主に大企業向けとされています。ビジネスカードかコーポレートカードの違いにより、年会費・利用枠・追加発行できるカードの枚数などが変わります。しかし、ビジネスカードとコーポレートカードの分類はカード会社で違いがあり、明らかな基準はありません。

そのため、法人カードの利用を検討する場合は、どちらであっても内容をきちんと確認することが大切です。

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還元率で選ぶ

多くのクレジットカードは、利用額に応じたポイントが貯まるポイントシステムを取り入れています。付与されたポイントは、金銭的な価値を備えているため、現金払いよりお得です。どれだけのポイントが付与されるのかは必ずチェックしましょう。

ここで注意したいのは、実質的な還元率が何パーセントかといった点です。1ポイント当たりの価値はクレジットカードのポイントシステムによって違いがあります。

例えば、1,000円当たり1ポイント付与だとすると、ポイント還元率が相当低いように感じるかもしれませんが、1ポイント当たりが5円相当であれば実質還元率は0.5％になり、クレジットカードとしては平均的な還元率です。

年会費で選ぶ

法人カードは、年会費が無料から数十万円のものまでさまざまです。年会費と利用目的の兼ね合いも法人カード選びの重要なポイントです。事業を始めたばかりの方、法人カードにかかるコストを少しでも抑えたい方には、年会費無料や数千円の法人カードがおすすめです。

また、仕事をより快適にしたい、行き届いた会員サービスを受けたい、といった方は年会費をしっかり払って、自身が利用したいサービスを提供している法人カードを選びましょう。年会費は、経費として計上できるため、年会費を払っても節税につながります。

キャッシュフローで選ぶ

当然ながら、経費を現金で支払いすると、一気に手元の現金が消失してしまうため、利益が得られるまでは残金で対応する必要があります。一方で、法人カードでの支払いだと、手元の現金が消失するのは、支払いから約30~90日後のカード利用額引落日です。

つまり、法人カードを利用すると、実質的に経費の支払いを先延ばしできるため、現金で支払うよりも資金繰りが楽になります。

さらに、地代家賃・光熱費・旅費交通費など、さまざまな経費を法人カードで支払いをしておけば、毎月決まった日に経費の支払いが一本化されるため、キャッシュフローが把握しやすくなるといった側面もあります。

利用限度額で選ぶ

クレジットカードにおける利用限度額は、前月の引き落としが終わらないと更新されません。例えば、毎月200万円使うのに利用限度額が300万円だとすると、引き落としが終わるまで利用できる金額は100万円だけです。

そのため、限度額超過のリスクを防ぐために、少なくても支出の2カ月分は必要であることを心得ておきましょう。ただし、利用限度額は審査によって決定されます。公式サイトに最高500万円の利用限度額との記載があっても、必ずしも500万円使えるとは限りません。

公式サイトの利用限度額は、あくまでも支出の2カ月分を確保できるカードかどうかを確認する目安と考えてください。

特典で選ぶ

法人クレジットカードを検討する際に、ぜひ注視していただきたいのが、特典やサービス内容です。法人クレジットカードに限らず、クレジットカードにおいても差が生じるところです。

ビジネス関連の特典・サービスだけでなく、マイルやポイントなどの還元率や補償など、余すところなく確認するようにしましょう。

例えば、毎月の仕入れなどで一定レベル以上の高額利用があるなら、還元率がより高くポイントの用途が充実している、出張が多いならラウンジサービスや旅行保険が充実している、といったように、事業内容やスタイルによって、必要なサービス内容は変わります。

経費精算システムの選び方

これから経費精算システムの導入を決定しようとする際に、どういったシステムを選べばよいのか分からずに困っている会社や会計の担当者が少なからずいるのは間違いありません。

ここでは、自社に適していない経費精算システムを導入して後悔しないように、事前に把握しておかなければならない経費精算システムの選び方について解説します。

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オンプレミス型かクラウド型かで選ぶ

経費精算システムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に区別されます。オンプレミス型は、自社のサーバーに合わせたシステムの構築ができます。ただし、開発や構築に膨大なコストがかかるうえに、運用や管理を自社で行う必要があります。

一方で、クラウド型は、インターネット上でベンダーが提供するサービスを指します。導入コストが安いうえに、メンテナンスをベンダーに依頼できる一方で、月額使用料などの維持費が必要です。

また、どちらも事業年度をまたぐ場合、決算後に経費計上の漏れがあっても会計の数値は動かせません。どうしても経費精算を処理したい場合は、税務署に提出済みの申告書を訂正しなければなりません。

自社の法人クレジットカードへの対応可否で選ぶ

出張・外出・通勤時にかかる交通費の申請が多いオフィスには、ICカードやスマホと連携ができる経費精算システムがおすすめです。SuicaやETCカードを専用のリーダーでロードすれば、電車や高速道路の費用が自動的に精算できます。

乗り換えが多い移動の場合でも、システム側は一括でロードができます。また、スマホアプリで精算業務が行えるシステムなら、移動中でも時間や場所を問わず申請が可能です。社員の移動が多い場合は、スマホ連携ができる経費精算システムを検討してみましょう。

無料トライアル期間の有無で選ぶ

経費精算システムを選定する場合に、トライアルでシステムの操作性を確かめることも重要です。経費精算システムによっては無料トライアルを提供しているベンダーがあるため、トライアル期間中に社員にとって使いやすいシステムかどうかを確認する必要があります。

経費精算システムを導入したにもかかわらず、利便性が悪い場合は、申請する社員や経理担当者の負担になる可能性があります。ホームページに記載されている情報だけでは判断しにくいため、できるだけトライアル期間を利用するのがおすすめです。

会計システムとの連携可否で選ぶ

企業が経費精算システムを選ぶ際のポイントの一つとして、自社の会計ソフトとの連携可否を確認することも重要です。経費精算システムには、会計ソフトと連携できるものが提供されています。

自社の会計ソフトとの連携が可能であれば、経費精算の内容を会計ソフトに項目ごとに入力する手間が省けるため、便利です。経費精算システムによって連携できる会計ソフトが異なるため、自社で使用しているソフトが連携できるかを事前に確認しましょう。

サポートで選ぶ

経費精算システムの導入に伴って、操作方法の説明やトラブル対応などが必要になる場合があります。特に、人手不足の中小企業の場合、これらの対応を社内で処理するのは困難です。

一方で、ベンダーのサポートが充実していると対応を任せられるため、資料請求などを行って、事前にサポート内容を詳しく確認してください。

チャットや電話でのサポートをはじめとして、初期設定の代行や承認フローのカスタマイズサポートなども用意されています。サポートやカスタマイズ費用が有料となる場合もあるため、事前に調査したうえで製品を比較しましょう。

まとめ

電子帳簿保存法とは、国税関係書類を電子的に保存する際の要件などについて定めた法律です。今回の改正において、タイムスタンプ要件の緩和・検索要件の緩和・電子取引における書面保存の廃止など、これまで以上に帳簿書類の電子化が簡素になっています。

クレジットカード利用で便利な点は、業務効率化によりリソースが増やせる・書類の紛失リスクが減る・コストを削減できる・人為的なミスが減る・インボイス制度に備えられるなどが挙げられます。

また、領収書がない場合、クレジットカードの利用明細で代用ができますが、注意点として、消費税控除は認められません。電子保存する際に必要なものは、ビジネス用クレジットカード・経費精算システムです。法令を遵守し、目的をもって電子化を推進しましょう。