マニュアル作成で業務効率化が目指せる｜作り方やポイントを解説

業務効率化のために、マニュアルの作成や活用は有効な手段です。ただし、作成する際には画像や図の挿入、目次設定を効果的に行うなどのポイントに注意する必要があります。本記事では、業務効率化のためのマニュアル作成の手順について解説します。

目次

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1. マニュアルを活用して業務効率化に繋げよう
2. 業務効率化に繋がるマニュアル作成の手順
3. 業務効率化のためのマニュアル作成のポイント
4. 業務効率化のためのマニュアル作成にはツールがおすすめ
5. まとめ

マニュアルを活用して業務効率化に繋げよう

マニュアルとは、特定の業務や操作を行う際の手順を文書化したものです。明確で理解しやすいマニュアルは、作業の正確性を高め、新しいスタッフの研修時間を短縮することにも繋がります。

また、マニュアル作成によって仕事の見える化を図れば、一貫性と再現性を保ちながら作業の質を維持することが可能になり、業務の効率化も期待できます。効率的にマニュアルを作成するには、専門ツールの使用や業者への外注もおすすめです。

なお、常に臨機応変な対応が求められるような、マニュアル化できない仕事もあります。そういった場合は、具体例を挙げたり、注意ポイントをまとめたりしたガイドラインを作成するのも1つの方法です。

マニュアル作成が業務効率化に繋がる理由

仕事をマニュアル化することで、社員全員が共通の基準で作業できるようになり、作業品質の均一化やミスの減少に繋がります。

また、情報共有がスムーズになるため、チーム内のコミュニケーションが効率的に行われ、業務の進行がスムーズになります。さらに、業務の属人化を防ぎ、誰もが同じ手順で作業を進められるなど、様々な理由により業務効率化が図れます。

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業務品質の均一化を図れる

業務品質が悪かったりバラつきがあったりすると、チーム全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼします。マニュアルの整備は、作業手順を明確にし、全スタッフが同じ基準で業務を行うことを可能にするため、業務品質の均一化に欠かせません。

例えば、仕事ができる人や経験豊富な人のノウハウをマニュアル化して共有すれば、スキルレベルが異なるスタッフ間での知識が均一化されて、全体の業務スキル向上に繋がります。

情報共有がスムーズにできる

適切に整備されたマニュアルは、必要な情報を迅速かつ正確に伝え、従業員間の認識の齟齬を減らすことができます。その結果、チーム内での作業の進行状況や変更事項を容易に共有できるようになり、業務の質と速度を向上させます。

また、マニュアルによって情報を体系化しておくことで、業務の引き継ぎがスムーズになります。新たなメンバーに業務を教えたい場合や、特定の業務手順を確認したい場合も、マニュアルを参照することで迅速に対処可能です。

業務の属人化を防げる

業務の属人化は、特定の個人に業務知識やスキルが集中し、その人がいないと業務が滞る状態を指します。例えば、社内システムに精通する社員が自分1人だった場合、休暇中にシステムトラブルが発生すれば誰も対応できず、重大な問題に発展してしまうかもしれません。

業務プロセスや必要な知識をマニュアル化することで、個々の従業員ではなく組織全体が情報とノウハウを把握できるようになります。そのため、スタッフ間での情報伝達がスムーズになり、どの従業員も必要な時に重要な業務を引き継ぐことが可能になります。

教育時間を短縮できる

教育時間を短縮する上でも、マニュアル作成は重要です。マニュアルなしで研修を行おうとすると、教育者によって教える内容が異なる可能性があるだけでなく、新入社員が多い場合は教育に多くの時間を費やすことになります。

一方、しっかりと構成されたマニュアルがあれば、研修プロセスを標準化し、教育にかかる時間や労力を大幅に削減できます。また、現職者にとっても、業務手順に関する最新の情報を把握するための参考資料として役立ちます。

リソースを有効活用できる

単純作業をマニュアル化することで、社内のリソースを創造的な業務やイレギュラーな対応に割きやすくなることも、マニュアル作成が重要な理由の1つです。

例えば、毎日発生する書類作成やメール対応などのルーティンワークは、多くの時間をかけるべきではありません。これらの業務をマニュアルに沿って行うようにすることで、サービス開発や顧客対応など、マニュアル化できない仕事に集中することができます。

業務改善のきっかけになる

マニュアルを作成する過程では、業務を詳細に分析して文書化します。その中で、改善すべき点や非効率的な作業手順など、業務上の課題が見つかることも珍しくありません。こうして特定された問題点は、業務改善のきっかけとなります。

例えば、マニュアル作成中に重複する作業や、不必要な手順が発見される場合があります。これらを洗い出し、削除または簡素化することで、業務の効率が大幅に向上する可能性があります。

また、業務が標準化され、作業品質の向上や生産性の増加にも繋がります。こういった業務改善につながるきっかけが掴めるのも、マニュアルを作るメリットです。

マニュアル作成のデメリット

上記で説明した通り、マニュアル作成は業務効率化に大きく役立ちます。ただし、場合によってはせっかくの有効性が低下してしまうこともあります。ここでは、マニュアル作成のデメリットを2つ紹介します。

責任感や主体性が薄れる可能性がある

マニュアルで業務が効率化する一方、仕事に対する責任感や主体性が薄れ、創意工夫する力が削がれる可能性があります。

仕事では予期せぬトラブルやイレギュラーな状況がつきものですが、マニュアルがないと適切な判断ができなくなる、ということも考えられます。また、マニュアルに従うだけの単調な作業を行っていると、モチベーションや創造性が低下してしまうかもしれません。

作成と維持にコストがかかる

マニュアルの作成には時間と労力に加えて、専門知識を持った人材も必要です。また、マニュアルは一度作れば終わりというものではなく、常に内容の見直しを行わなければなりません。

特に、技術や手順が頻繁に変わる分野では、マニュアルの更新頻度も多くなります。このように、マニュアル作成には一定のコストがかかることも覚えておきましょう。

業務効率化に繋がるマニュアル作成の手順

マニュアルを作成する際は、目的や対象者を明確にすることが重要です。ここでは、業務効率化に繋がるマニュアル作成の手順について詳しく解説します。

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マニュアル作成の目的を明確にする

まずは、何のためにマニュアルを作成するのかを明確にしましょう。目的がはっきりしていることで内容の範囲が明確になり、どのような情報を含めるべきか、どのように構成するべきかを決定しやすくなります。

例えば、マニュアルが新入社員の研修を目的としている場合、その内容は初心者が理解しやすいように作成する必要があります。

また、目的に沿った内容を選定することで、不必要な情報の削除が可能となり、無駄な情報のない高精度なマニュアルを作成できます。

マニュアルの範囲や対象読者を決定する

範囲を明確にすることで、どの業務プロセスや手順をカバーするか、または除外するかを決定できます。この過程では、マニュアルが解決すべき具体的な問題や要件を特定する必要があります。

また、対象者を特定することも、マニュアルの内容を適切に調整するために欠かせません。例えば、新入社員向けの研修マニュアルは、経験豊富な従業員向けに作成されたものとは異なるアプローチが必要です。

また、技術的な内容を含むマニュアルでは、専門知識を持つ読者を想定してより専門的な用語を使用する場合があります。このように、範囲と対象読者を正確に定義することで、目的に沿った効率的なマニュアル作成が可能になります。

現場の状況や業務内容を調査する

マニュアル作成においては、現場の状況や業務内容を調査することも欠かせません。この過程では、業務を実行している従業員の日常的な活動や、業務遂行に必要なステップを詳細に記録しましょう。

調査することで、マニュアルに実用的な情報を盛り込み、現場の実態に即したマニュアルが作成できます。調査を行う際には、業務の流れや従業員が直面している問題点を把握することが重要です。

フォーマットや構成を決めて作成する

フォーマットや構成を決めて作成することも重要です。適切なフォーマットを選択することで内容が整理され、読み手が必要な情報を容易に見つけられるようになります。

構成を考える際には、情報の流れが論理的で、従業員がステップごとに業務を追いやすいようにすることが重要です。

また、マニュアルのフォーマットはテキストだけでなく、図表・チェックリスト・フローチャートなど、内容を理解しやすくするための要素も組み込みましょう。さらに、重要な情報は分かりやすい位置に配置する必要があります。

フィードバックを受けて改善する

マニュアルに情報を記載したら、使用者や関係者からの意見を集め、実際の業務適用における効果を評価しましょう。フィードバックを収集することで、マニュアルの内容が現場の実情に適合しているか、ユーザーにとって理解しやすいものになっているかを確認できます。

フィードバックによって不明瞭な部分や読みづらい箇所が見つかったら、内容を見直しましょう。必要に応じて修正や追加を行うことで、より実用的で効果的なマニュアルを完成させることができます。

完成したマニュアルを共有して運用する

マニュアルが完成したら、共有して運用を開始します。その際は、利用者全員が容易にアクセスでき、理解しやすい形式であることを確認しましょう。マニュアルをデジタルで提供する場合は、オンラインで参照できるようにすることが望ましいです。

紙ベースの場合は必要な場所に適切な数を配布し、すぐに手に取れるようにすることが重要です。また、完成後も業務プロセスや技術の変化に合わせて、定期的に更新しなければいけません。

運用開始後も現場からのフィードバックを取り入れ、新たな業務手順や改善点を反映させましょう。常に最新の状態を保つことで、組織の変化や成長に対応できるようになります。

業務効率化のためのマニュアル作成のポイント

マニュアルを作成する際は、責任者や担当部署を決め、適切なスケジュールを立てることが重要です。ここでは、業務効率化のためのマニュアル作成のポイントを解説します。

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責任者や担当部署を決める

マニュアル作成や更新を行っていくにあたっては、責任者や担当部署を定めることが重要です。責任者を設定することで、誰がマニュアル作成の最終責任を負うのか、誰が具体的な作業を行うのかが明確になり、マニュアルの品質や進捗の管理がスムーズになります。

また、責任者や担当部署が決まっていれば、更新の頻度も管理しやすくなり、マニュアルの品質を維持できます。長期にわたってマニュアルが有効に活用され続けるためにも、担当チームを決めておくのがおすすめです。

マニュアル作成に必要なチーム

マニュアル作成には様々な工程があり、時間もかかるため、1人でできるわけではありません。具体的には、数名のチームを作り、以下のような役割を持たせて協力しながら行うことが求められます。

チーム	内容
ディレクター	マニュアル作成全体の指揮を執り、 進捗や品質を管理する
ライター	マニュアルの内容を記述する
イラストレーター	理解を促すためのイラストや挿絵を描く
デザイナー	読みやすいレイアウトやデザインを考える

スケジュールの見通しを持つ

マニュアル作成においては、スケジュールの見通しを持つことも必要です。適切なスケジュールを立てることで、プロジェクトの全体像を把握し、各ステップの期限を明確に定めることができます。

マニュアル作成には様々な工程があり、1ヶ月以上の期間を要することが多いです。そのため、予期せぬ遅延や問題に対処するための余裕を確保し、調整を行いながら進めることが重要です。

目次は本文作成後に見直す

目次は全体の構成を明確にし、各セクションの内容を整理しやすくするために重要です。また、作成者自身が文書の流れを理解しやすくするためにも作成しましょう。

ただし、本文の作成が完了した後、目次は読者の視点で再検討し修正する必要があります。最終的な文書の構成が論理的で、対象者にとって追いやすいかを確認しましょう。この2段階に分けて目次を調整することにより、マニュアルの使い勝手が大きく向上します。

対象読者に伝わりやすい文章表現を意識する

マニュアルを作成する際には5W1Hを意識し、対象者の経験値や知識レベルに合わせた文章表現にすることが重要です。理解しやすくするためには、専門用語の使用を最小限に抑え、必要であれば用語を丁寧に説明しましょう。

また、経験豊富な対象者にとっても、明確で簡潔な表現にした方が、情報を迅速に把握しやすくなります。

画像や図などを効果的に挿し込む

画像や図をマニュアルに効果的に挿し込むことで、情報を視覚的に理解しやすくなります。例えば、テキストだけでは伝えきれない複雑なプロセスや手順を図解することで、対象者は内容を直感的に理解することができます。

特に操作手順や機器の使用方法を示す際、具体的な画像や図を用いると説明が格段にわかりやすくなります。効果的に画像や図を使用するには、それが伝えたい内容と直接関連していることが重要です。

検索や閲覧のしやすさを工夫する

マニュアルを使いやすくするためには、検索のしやすさと各種デバイスでの閲覧のしやすさを確保することが重要です。検索機能を充実させることで、利用者は必要な情報を迅速に見つけることができます。

例えば、インデックスや検索キーワードを適切に設定することなどが挙げられます。また、現代では、スマートフォンやタブレットなど様々なデバイスを使って、情報にアクセスすることが一般的であるため、これらのデバイスによる読みやすさも確認しましょう。

業務効率化のためのマニュアル作成にはツールがおすすめ

業務効率化を目指すマニュアルを作成する際は、専用のツールを活用することがおすすめです。マニュアル作成ツールを使えば、文書の構成・デザイン・内容の管理が簡単に行えます。

例えば、テンプレート機能を利用することで、一貫性のあるフォーマットでマニュアルを素早く作成でき、時間と労力の節約に繋がります。また、改版管理や履歴追跡機能も装備されていることが多く、文書の更新と管理が容易に行えます。

マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールには、様々な機能を持つものがあります。導入する際には、マニュアル作成の目的を考慮し、以下のようなポイントに注意して選ぶのがおすすめです。

1. 作成したいマニュアルの種類に適しているか
2. 簡単に操作できるか
3. セキュリティ対策は万全か

マニュアル作成ツールによって、適しているマニュアルの種類が異なるため、自社のニーズに最適なタイプを選びましょう。一般的な業務マニュアルに向いているものもあれば、操作マニュアルに特化したもの、また動画マニュアルが作成できるものなどもあります。

また、担当者が簡単に操作できるかどうかも重要です。使いづらいツールでは、マニュアル作成に時間がかかってしまいます。

そして、セキュリティ対策機能の充実度も確認しておきましょう。マニュアルには機密情報も含まれるため、データ暗号化やアクセスログ管理など、情報流出を防ぐ機能があるものがおすすめです。

まとめ

業務効率化において、マニュアル作成は欠かせません。マニュアルを作成することで、業務品質を均一化できるだけでなく、教育にかかる手間を軽減することもできます。ただし、作成する際は目的や対象者を明確にし、適切な内容を盛り込むことが重要です。

また、読みやすいレイアウトを設計し、効果的に図表や画像を挿入することで、より理解しやすいマニュアルを作成できます。マニュアル作成ツールも上手に活用し、業務効率化に繋がる高品質なマニュアルを作成しましょう。