小規模企業におすすめの勤怠管理システム10選｜導入メリットを解説

小規模企業の勤怠管理には、少人数体制による勤怠管理の属人化や業務負担などの課題があります。本記事では、小規模企業における勤怠管理の課題と、勤怠管理システムを導入した際のメリットについて解説し、小規模企業におすすめの勤怠管理システム、選ぶ際の注意点を紹介します。

目次

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1. 小規模企業における勤怠管理の課題
2. 小規模企業が勤怠管理システムを導入するメリット
3. 小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際の注意点
4. 小規模企業におすすめの勤怠管理システム10選
5. 小規模企業におすすめの勤怠管理システム比較一覧表
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

小規模企業における勤怠管理の課題

小規模企業における勤怠管理は、従業員数が少ないために、簡易的な方法で行われることが多いです。しかし、従来の手作業での管理では、時間と手間がかかり、正確性やデータの保全に課題があります。ここでは、小規模企業における勤怠管理の課題について解説します。

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勤怠管理の属人化と業務負担

小規模企業における勤怠管理の課題は、少人数での運営による勤怠管理の属人化と業務負担です。属人化した業務体系だと、勤怠管理が特定の担当者に集中しているため、その担当者1人に対する業務負担が大きくなります。

また、勤怠管理者が退職した場合には、引継ぎに大きな工数がかかり、引継ぎ者への負担も大きくなります。

法令遵守への対応

小規模企業における勤怠管理の課題として、法令遵守への対応が挙げられます。企業は、労働基準法や労働契約法などの、法令に基づいた適切な管理が求められます。しかし、手作業の勤怠管理では、正確な記録や集計が難しい場合があります。

そして、勤怠管理が大変だからと放置していると、後々の大きな企業の存続リスクにも発展するため、法令遵守への対応は疎かにしてはいけません。

人為的なミス・不正リスク

小規模企業における勤怠管理の課題として、人為的なミスや不正リスクがあります。手動での勤怠管理では、ヒューマンエラーによる勤怠データの誤りや漏れが発生しやすく、正確な労働時間の把握や、給与計算の正確性が損なわれます。

また、勤怠に関する不正行為や、本人以外によるタイムカードの不正利用も問題となります。これらの課題は、従業員の不満やトラブルの原因となり、企業の信頼性や労働環境にも悪影響を及ぼす可能性があります。

企業変化に対応できるか

小規模企業における勤怠管理の課題の1つは、企業の変化に対応する能力です。例えば、今後の成長や変化が見込まれる中小企業では、従業員数や業務内容がよく変動することがあります。

しかし、手動の勤怠管理では、変化に迅速に対応することが難しく、従業員の勤怠情報の追加や変更が煩雑になる可能性があります。よって、勤怠管理は、企業の成長や変化に合わせた柔軟な管理業務が求められます。

小規模企業が勤怠管理システムを導入するメリット

現代の小規模企業にとって、効率的な勤怠管理は重要な課題です。勤怠管理システムの導入により、多くのメリットが得られます。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

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手間が減る・低コスト

小規模企業が勤怠管理システムを導入すると、勤怠に関する業務の手間が減り、低コスト化が実現します。例えば、従業員の出退勤や、休暇申請などの情報を自動的に集計・記録できるため、手作業による勤怠管理の手間や、ミスが大幅に削減されます。

さらに、最近ではクラウド型の勤怠管理システムが増えており、月額の利用料金や初期費用の負担が少ないことから、低料金でシステムが利用できます。よって、導入費用が低コストになることで、小規模企業でも比較的システムの導入がしやすくなっています。

また、一度の買い切りで長期間利用できる勤怠管理システムもあり、システムの運用に際して追加費用がかからず、継続的なコスト削減が期待できます。これにより、小規模企業でも手軽に効率的な勤怠管理を実現することができます。

業務の属人化が解消される

従来の手作業による勤怠管理では、特定のスタッフが業務を担当し、その知識や経験が1人に集中してしまう傾向がありました。しかし、勤怠管理システムを導入することで、情報が一元化され、複数の人がアクセスできるようになります。

これにより、従業員の出退勤データや休暇情報が透明化され、業務の属人化が解消されます。また、急な早退や休暇申請に関しても、従業員同士のやり取りを減らし、業務の効率化を図ることができます。

法改正に自動で対応できる

小規模企業が勤怠管理システムを導入すると、法改正に自動で対応できるメリットがあります。勤怠管理システムは、法令や労働基準法などの規制を反映した機能を備えており、法改正があった場合にも、システムが自動的なアップデートによって対応します。

法改正の度に内容を精査し、遵守に向けた対応をするのは非常に大変です。しかし、勤怠管理システムの導入で、法改正に対応するための手間やリスクを最小限に抑えながら、効率的かつ正確な勤怠管理を実現できます。

企業変化に対応できる

小規模企業が勤怠管理システムを導入するメリットとして、企業の成長や変化にスムーズに対応できることが挙げられます。システムは、柔軟な設定やカスタマイズが可能であり、従業員数の増減や、業務の変化に応じて勤務パターンやシフトを簡単に調整できます。

さらに、企業成長に伴う組織の変更や、新たな業務ニーズにも対応できるため、組織の拡大や変革を円滑に進めることができます。ただし、多機能なシステムはその分コスト面でも高いことがあるため、システム選びにはくれぐれも注意してください。

小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

小規模企業にとって、新たなシステムの導入は費用の面で大きな負担となります。そこで、勤怠管理システムを選ぶ際にも、いくつかの注意点を確認しておきましょう。

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導入後の費用を算出する

勤怠管理システムは無料で開始できるものもありますが、一定の期間を超えると有料に切り替わるものがほとんどです。そこで、導入後の費用はどれくらいかかるのか、年間を通してどれくらいの負担があるのかを、導入前に算出しましょう。

勤怠管理システムは非常に便利なものですが、その分運用には費用もかかります。企業の運営に関わる想定外の費用負担とならないためにも、さまざまな勤怠管理システムを比較検討することが大切です。

企業規模・予算に合った機能を選ぶ

勤怠管理システムといっても、サービスによって搭載している機能は違います。基本的には、高機能であればあるほど、そのカスタマイズにかかる費用は高くなります。

よって、自社の企業規模や予算に見合った機能を選び、本当に必要なのはどれなのかを明確化しましょう。機能の中には、あったら便利でも、深く考えたら自社には必要ない機能も多くあるはずです。小規模企業であるほど、この点は注視するようにしましょう。

従業員が使いやすくて継続できるか

勤怠管理システムが使いやすいかは、運用する上で非常に大事な部分です。特に、小規模企業は、システム関連における専門性が高い従業員を保有している可能性が低く、トラブルが起きた際、大きな業務支障が起きてしまいます。

つまり、従業員が使いやすくて継続しやすいかを視野に入れながら、サポート体制も最低限備えているシステムを選ぶことをおすすめします。また、少ない従業員から担当者を選ぶ際も、なるべく負担のかからない選び方・運用方法を考えましょう。

小規模企業におすすめの勤怠管理システム10選

小規模企業におすすめの勤怠管理システム比較一覧表

その他の勤怠管理システムの選び方

ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際に注目すべきポイントを「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」の2つの項目に分けて掲載しています。以下のポイントを参考にして、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

小規模企業における勤怠管理には、いくつかの課題が存在します。まず、手作業の管理による手間や、ミスが発生しやすい点が挙げられます。また、属人化が進み、引き継ぎに工数がかかる場合もあり、法改正や労働規制の変更に対応するのも難しいのが大きな課題です。

勤怠管理システムの導入のメリットとしては、人為的な手間やヒューマンエラーの削減が図れ、効率的な勤怠管理が可能となる点です。また、法改正に自動的に対応できるため、業務負担を軽減し、法令遵守の面でも安心です。

勤怠管理システムを選ぶ際には、価格や機能だけでなく、シェア率も重要です。シェア率が高いシステムは、多くの企業で利用されているため、信頼性や安定性が高い傾向があります。そのため、選ぶ際にはシェア率も確認し、信頼性の高いシステムを選びましょう。

勤怠管理システムの導入は、業務担当の工数を削減するだけでなく、組織全体の生産性向上につながります。自社のニーズに合致したシステムを導入し、効率的な勤怠管理を実現させましょう。