中小企業におすすめの勤怠管理システム10選｜課題やメリットを解説

中小企業の勤怠管理には、集計にかかる手間や時間がかかるなどの課題がありますが、勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化を図れます。本記事では、中小企業における勤怠管理の課題と勤怠管理システムを導入するメリット、おすすめの勤怠管理システムも解説します。

目次

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1. 中小企業における勤怠管理の課題
2. そもそも中小企業とは
3. 中小企業が勤怠管理システムを導入するメリット
4. 中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際の注意点
5. 中小企業におすすめの勤怠管理システム10選
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

中小企業における勤怠管理の課題

従業員数の少ない中小企業では、従業員の勤怠管理を手作業で行うこともあるでしょう。しかし、変則的な勤務や法令遵守を徹底した、正確な管理における課題も多いです。ここでは、中小企業の勤怠管理の課題を解説します。

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管理業務や集計にかかる手間と時間

勤怠管理には作業や集計にかかる手間や時間が多いです。特に近年は、テレワークの導入や働き方の多様化により、従業員の勤務状況やシフト状況の把握が困難になっています。そうなると、管理不足や計算ミスにより、正しい賃金が支払われないことにつながります。

従業員に正確な賃金を支払わないと、労働基準法に違反してしまい、訴えられると健全な職場環境の維持が危うくなってしまいます。

業務の属人化

業務が複雑化することで、勤怠管理業務は属人化します。つまり、特定の従業員1人しか業務を遂行できないと、従業員の増加や組織改変が発生した際に対応しづらいでしょう。

また、専門的なノウハウ・知識を持った人材が休職や離職すると、代行する人材を用意しなければならず、新しい人材の確保や教育に相当な時間を要することにもなります。

法改正への対応

勤怠管理を手書きやExcel（エクセル）などへのデータ入力で行っている場合、法改正の対応に時間がかかることも懸念されます。法改正への対応が遅れると、気付かないうちに法令違反となる場合があります。

仮に、法令に違反してしまうと、労働基準監督署から是正指導が入るため注意が必要です。

そもそも中小企業とは

中小企業は、業種・資本金または出資総額・常時使用する従業員の数により定義が分かれています。経済産業省が定める中小企業基本法で明記されているのは、以下の内容です。

1. 製造業、建設業、運輸業その他業種で、資本の額または出資の総額が3億円以下の会社並びに常時使用する従業員の数が300人以下の会社
2. 卸売業で、資本の額または出資の総額が1億円以下の会社並びに常時使用する従業員の数が100人以下の会社
3. 小売業で、資本の額または出資の総額が5千万円以下の会社並びに常時使用する従業員の数が50人以下の会社
4. サービス業で資本の額または出資の総額が5千万円以下の会社並びに常時使用する従業員の数が100人以下の会社

なお、常時使用する従業員の数は法律によって変わるため、勤怠管理をおこなう場合は都度正しい知識を得た上で運用が必要です。

参考：中小企業・小規模企業者の定義｜中小企業庁

零細企業とは

零細企業とは、わずかな資本や設備で経営している小さい企業のことです。明確な法的根拠はありませんが、中小企業の中でも特に規模が小さい企業という意味であり、地域密着型のビジネスモデルで展開している企業が多く存在します。

小規模事業者との違い

小規模事業者は、業種や従業員の数をもとに適用される法令によって、それぞれ定義されています。そこで適用する法令により、事業規模を照合する必要があります。

小規模事業者支援法では、「製造業その他の業種に属する事業として営むもの20人」「商業またはサービス業に属する事業5人」「政令で定める業種に属する政令で定められた人数」という内容で定義されています。

中小企業信用保険法では、常時使用する従業員数が20人以下（商業またはサービス事業のは5人以下）、政令で定められた事業は政令で定められた人数以下で特定事業を行う者、事業協同小組合の3分の2以上が特定事業を行う者であることが定義づけられています。

小規模企業共済法では、工業・鉱業・運送業その他の業種に属する事業で、常時使用する従業員の数が20人以下、商業またはサービス事業は5人以下、政令で定められた事業は、定められた人数以下と定義されています。

参考：商工会及び商工会議所による小規模事業者の支援に関する法律｜衆議院

参考：中小企業信用保険制度の概要｜日本政策金融公庫

参考：小規模企業共済制度について｜中小企業庁

中小企業が勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理を一括で行える勤怠管理システムは、作業工数の簡略化や正確な勤怠時間の計算などでいくつかのメリットが得られます。ここでは、中小企業が勤怠管理システムを導入するメリットを解説します。

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業務の効率化

勤怠管理システムは、従業員の情報や勤怠状況をシステム上で管理できるため、シフトの調整や勤怠時間の計算が不要になり、業務が効率化します。また、他のシステムとの連携時も、確実なデータをもとに給与計算するため、正確な賃金の振込が可能です。

コスト削減

勤怠管理システムの導入により、それまで必要だった入力作業や管理業務が簡略化されて、コスト削減につながります。例えば、作業に費やしていた時間や人件費を削減したり、他の業務に回したりできます。

また、タイムカードや出勤簿を新たに購入する必要がなくなるため、全体的な費用・コストの削減になるでしょう。

法改正・組織変更に対応できる

勤怠管理システムは、法改正に応じて自動的にアップデートされます。そのため、法改正があった場合は迅速に法令に合わせた勤怠管理が可能になります。

また、組織変更が予定されている場合、変更する日付を指定しておくことで、スピーディーに新しい勤怠管理への移行が可能です。こういった機能により、急な設定の変更に追われることがないため、組織変更にも落ち着いて対応できます。

人事戦略への活用

勤怠管理データは、人事戦略にも活用できます。勤怠状況を分析・可視化することで、各部署や部門、時期や習熟度に応じた課題が洗い出せるでしょう。

例えば、残業が多い部署や実際に業績が芳しくない部署を照合して、今後採用する人材の検討や人員配置の見直しに活用できます。

中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

勤怠管理システムにはメリットが多いですが、導入する上での注意点も存在します。ここでは、中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際の注意点を解説します。

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従業員の就業形態に対応できるか

専門的な人材を少数精鋭で採用することが多い中小企業では、さまざまな雇用形態で従業員を雇っていることも多いでしょう。例えば、シフト制だったり、フレックスタイム制だったり、それぞれの雇用形態・就業形態に合わせて、細かく勤怠管理を行うのは大変です。

そこで、正社員・契約社員・パートなど、就業形態に対応した勤怠管理システムを導入することで、形態が異なる従業員でも一括で勤怠管理を行うことができます。さらに、GPS機能を使用した、スマホ打刻やICカード打刻などを搭載しているシステムもあります。

よって、勤怠管理システムを選ぶ際には、こういった従業員の雇用形態・就業形態に柔軟に対応できるシステムを選びましょう。

ワークフロー機能を搭載しているか

勤怠管理には期間限定の就業方法があります。例えば、夏季休暇や有給休暇、残業申請などが含まれます。そういった勤務方法に関して、社内で独自の承認フローを要している企業も少なくありません。

そこで、近年のテレワーク化にも対応したワークフロー機能を搭載する勤怠管理システムを選ぶことで、大幅な承認フローの削減が可能となります。社外でも、スマートフォンから申請・承認業務を行いたい企業は、このワークフローツールも検討のポイントとしましょう。

給与システムなどと連携できるか

現在、社内で給与システムや労務管理システムを使用している場合、それらと連携可能な勤怠管理システムを選ぶことが重要です。なぜなら、今まで手作業で情報を転記していたものが、システムの連携によって不要になり、さらなる業務の効率化につながるからです。

なお、連携方法に関しては、専用のアプリをダウンロードしたり、CSVファイルを使用したりする場合があるため、導入前にシステム同士の連携方法に関しても十分に確認するようにしてください。

中小企業におすすめの勤怠管理システム10選

ここからは、中小企業におすすめの勤怠管理システム10選を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムは、自社の課題やニーズに合ったサービスを選ぶことで高い効果を発揮します。勤怠管理システムを選ぶ際は、以下のようなポイントに注目しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

中小企業は、大企業と違い従業員が少ないため、勤怠管理はソフトへの手入力などで行われていることが多いですが、作業効率の悪さや、正確性を求められる担当者の業務負担の多さなどの課題があります。さらに、法改正が生じた場合も、対応に時間がかかるでしょう。

そこで、勤怠管理システムを導入することで、管理の一括化や迅速なアップデートによる法改正が行えます。その結果、作業効率が大幅に上がることで従業員の満足度も向上し、勤怠データを活用すれば、人員配置の見直しができるメリットもあります。

中小企業が勤怠に関する業務を効率化したい場合は、勤怠管理システムを導入し、効率よく正確な労働時間を把握して、従業員の満足度を高めていきましょう。