保育園におすすめの勤怠管理システム11選｜課題や導入メリットを解説

保育業界は労働形態が複雑であり、人材不足の問題や過重労働などの課題がありますが、勤怠管理システムを使用することで、勤怠管理の効率化ができます。本記事では、保育業界での勤怠管理における課題と、おすすめの勤怠管理システムとその理由、導入するメリットを解説します。

目次

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1. 保育業界における勤怠管理の課題
2. 保育園に勤怠管理システムがおすすめな理由
3. 勤怠管理システムの基本機能と保育園に導入するメリット
4. 保育園の勤怠管理システムを選ぶ際の注意点
5. 保育園におすすめの勤怠管理システム11選
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

保育業界における勤怠管理の課題

保育の現場では、マンパワーに頼らざるを得ない業務が多く、長時間労働になりがちです。「子供の安全を守る」という責任の重い仕事でありながら、労働に見合った対価が得られていないと感じる保育士は多く、近年では保育士の離職率が高まっています。

そんな人手不足を補うため、正社員のほかに、派遣社員・パート・アルバイトを採用する施設が増え、勤怠管理が複雑になり、管理ミスが発生しやすくなっているのが現状です。

現在の保育業界が抱えている、勤怠管理の課題にはどのようなものがあるか、以下で具体的に解説します。

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人材不足

保育士の業務は、子どもたちの食事・排泄・睡眠などの世話に加え、運動会や遠足といったイベントの計画・準備・実施、保護者との連絡など、多岐に渡ります。それにより、保育士は、長時間労働や不規則な勤務に追われることが少なくありません。

年々、保育士の離職率は高まっている傾向にあり、人材不足は深刻な問題です。人材不足は、子ども1人に対して担当できる保育士の数が減り、保育サービスの質の低下につながります。

さらに、活発な子ども達に十分な配慮が行き届かなくなるほか、日々の激務で保育士の注意力が散漫になり、ミスが起こる可能性が高くなってしまいます。

また、人材不足だと決められた休暇が取得しづらく、保育士の疲労やストレスが蓄積され、保育士の離職率が高まるという悪循環に陥ります。そのため、適切な勤怠管理で保育士の労働環境を整えたり改善したりすることが重要です。

過重労働

少子化や女性の社会進出に伴い、保育園に預けたい需要が高まる一方、保育士は人材不足によって残業を強いられるケースが多く、過重労働になりがちです。

また、保育士は他業種と比べて比較的低賃金なこともあり、生活費を稼ぐために残業をして、長時間労働になる傾向があります。

そういった保育士の過重労働は、保育士の心身の健康に悪影響を及ぼします。過労による体調の悪化やうつ病などのリスクが高まるほか、子どもに適切なケアを提供するのも難しくなります。

保育士の過重労働を解消するためには、人材不足を解消し、賃金を改善する必要があります。また、保育士の労働環境を改善するために、保育士の負担を軽減するような施策を講じることも重要です。

業務負担と人為的ミス

言葉で説明してもまだあまり理解できない、自分のことが自分でできない小さな子どもの世話は、想像以上に大変な業務です。仮に手が離せない状態でも、子どもは大人と違って待ってくれず、予想外の行動によって保育士の負担はさらに増していくばかりです。

また、保育士は子どもの事故・怪我・感染症などのリスクと常に接触しており、何かと神経を使う仕事です。ただし、常にそういったリスクに気を付けていても、保育士の肉体的・精神的な負担が重なると、人為的ミスを起こしやすくなります。

このように、保育士の過重労働は、子どもの安全が脅かされるだけでなく、保育士の心身の健康にも悪影響を及ぼすため、勤怠管理による労働環境の改善が必要です。

労働形態の複雑さ

保育施設では、人材不足を補うために、正社員以外にも派遣社員・契約社員・パート・アルバイトなど、さまざまな雇用形態のスタッフを採用しています。そのため、勤怠管理が複雑になり、給与計算時にミスが発生するリスクが高まっています。

また、正社員と非正規社員で労働条件・賃金などに違いがある場合は、より管理が複雑になります。そんな従業員一人ひとりの勤怠を、エクセルなどを使って手動で管理するのは、非常に手間がかかり、人為的ミスも起こりやすい作業です。

そこで、勤怠管理システムを導入すれば、少ない手間で効率よく勤怠管理が行えます。

保育園に勤怠管理システムがおすすめな理由

一人ひとり、さまざまな勤務体系・労働条件の従業員が働いている保育園での勤怠管理は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。その理由を、以下で詳しく解説します。

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エクセルでできないことに対応できる

エクセルは、勤怠管理にも使用できますが、いくつかのデメリットも存在します。まず、エクセルは手入力で勤怠情報を入力するため、人為的ミスの発生が避けられません。

また、休暇申請・承認のための書類が上司や労務担当者など、何人もの間を行き来するため、許可が下りるのに時間がかかります。さらに、セキュリティが脆弱なエクセルには、情報漏洩のリスクもあります。

それに対し、勤怠管理システムは自動で勤怠情報を集計でき、休暇申請・承認ワークフローの自動化で、迅速かつスムーズな申請が可能です。また、パスワード設定で、データを安全に保護できます。

このように、勤怠管理システムを導入すれば、エクセルの弱点を一気に解決できます。

システムのカスタマイズに手間がかからない

勤怠管理システムは、カスタマイズ性に優れており、就業規則や環境に合わせて容易にカスタマイズ可能です。また、企業の組織変更や労働基準法の改正に合わせたシステムの変更・追加もできます。

たとえば、企業の組織変更により、従業員の勤務場所や勤務時間が変わった場合、勤怠管理システムを変更すれば、すぐに新しい勤務状況を反映できます。

また、法改正で労働時間の上限などが変更された場合も、システムのアップデートによって、すぐに新たな条件をデータに反映・更新が可能です。

法令を遵守できる

労働時間・休憩時間・休日などの労働条件は、労働基準法により定められています。勤怠管理システムでは、従業員の出退勤時間や休暇などの情報を一元管理できるため、労働条件が法的に遵守されているかをチェックしやすくなります。

また、勤怠管理システムには、法改正のタイミングに合わせて自動でルールが変更されるものもあり、法改正のたびに手作業で変更を行う手間がかかりません。

一方、勤怠管理システムを導入しない場合、担当者は常に法改正の情報を気にしていなければなりません。また、手作業での変更による人為的ミス・法令違反のリスクも高まります。

勤怠管理システムの基本機能と保育園に導入するメリット

勤怠管理システムは、保育園の勤怠管理業務を効率化するとともに、保育士の業務負担を軽減し、保育士の健康を守るのに有効なツールです。勤怠管理システムの基本的な機能と、保育園における勤怠管理システムの導入メリットを、以下で解説します。

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シフトの自動作成

法規定の基準を満たした従業員の配置シフトを作成するには、相当な手間がかかるだけでなく、法令を遵守したものになっているかどうかという不安もあります。そんな時、勤怠管理システムのシフト作成機能を使えば、法令を遵守したシフト作成が容易に行えます。

シフト自動作成機能は、従業員のスキル・経験・希望勤務時間・休暇などの情報をもとに、シフトを自動的に作成します。これにより、従業員の希望を考慮したシフトを作成したり、シフトの偏りなどの問題をスムーズに解消したりできます。

シフト自動作成機能は、シフト管理における作成・調整にかかる時間を大幅に短縮できるため、勤怠管理システムを導入する際には、検討すべき機能です。

打刻データを自動集計

保育士は、シフト勤務や日勤・夜勤など、勤務形態が多様なため、正確な勤務時間の記録が重要です。勤怠管理システムでは、タイムカードの打刻データを自動集計するため、勤務時間・残業時間・休暇の利用状況などを、スピーディーかつ正確に把握できます。

また、勤怠管理システムは給与計算ソフトと連携可能で、勤務時間や休暇などの情報を自動的に給与計算に反映できます。打刻データが自動的に給与計算ソフトに反映されるため、手動によるデータ入力や計算ミスをなくし、効率的な人事管理を実現します。

勤怠状況の一元管理

保育所が複数ある場合、保育所ごとに勤怠管理を行っていると、管理作業が煩雑になります。保育所ごとに管理方法を変えていると、自分たちの都合に合わせた独自ルールが発生する原因にもなるため、勤怠管理システムでの一元管理がおすすめです。

勤怠データの一元管理ができれば、統一されたルールで公平に勤怠管理を行えます。その他、人員配置やスケジュールの調整がしやすくなり、勤怠傾向や労働時間を分析して、保育園ごとの課題を洗い出すのにも役立ちます。

正確な労働時間の把握

長時間労働による過重労働が続いてしまうと、保育士は職場に不満を持ち、健康面で心配されるだけでなく、離職までつながってしまう可能性があります。よって、労働時間・賃金などの適切な管理は、保育士が安心して働ける環境づくりを実現させるのに大切です。

勤怠管理システムで保育士の労働時間を正確に把握し、対策を講じることで、保育士の離職リスクを軽減できます。また、正確な労働時間の把握は、労働基準法における法令遵守の面でも重要です。

休暇や残業・休日出勤の管理

休暇や残業・休日出勤の管理は、保育士の業務がスムーズに回っているか、充分に休暇が取れているか、などを知るのに役立ちます。

残業や休日出勤が多かったり、休暇が充分に取れていなかったりすると、仕事へのモチベーションが下がり、やりがいを感じられなくなってしまいます。

勤怠管理システムでは、残業や休日出勤の状況をリアルタイムで把握できます。これにより、保育士の過重労働を未然に防ぎ、適切な休暇を与えることが可能です。

保育園の勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

保育士の勤怠に関する管理だけでなく、さまざまな機能を搭載した勤怠管理システムは、導入における注意点も存在します。ここでは、保育園に適した勤怠管理システムを選ぶ際の注意点を解説します。

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急な勤務形態の変化に対応できるか

保育の現場では、行事に合わせて急な早朝出勤や残業が発生することがあります。それらの勤務形態の変化に対して、柔軟に対応できる勤怠管理システムを選ぶことが大切です。

業務内容が多くなるほど、日々の勤怠に関しては管理が疎かになりがちです。よって、普段から勤怠に関して記録しやすく、急な変化にも対応可能なシステムを使用していれば、他の業務に集中して子ども達を安全に管理・見守ることもできます。

保護者との連絡機能と請求管理

保育士は、日々の子ども達に関する連絡事項を保護者と行わなければなりません。しかし、一人ひとりの連絡ノートなどを記入する作業は非常に大変であり、重要な連絡が抜けてしまう可能性もあります。

その点、勤怠管理システムの中には、保護者との連絡をアプリで行える機能を搭載したものもあり、連絡ミスを軽減することができます。

また、担当の保育士が休みの場合や、毎月の給食費の請求を行う場合なども、システムの活用によって効率的に管理が行えるようになります。

園児の登園・降園を管理できるか

保育士は自らの勤怠だけでなく、登園する園児達の登園・降園の管理も徹底する必要があります。仮に、「自分の子どもを保育園に預けたつもりでも、実は登園していなかった」といった問題が発生した場合、非常に大きな事態となってしまいます。

そんな重大な問題に発展させないためにも、園児達の登園・降園の管理までも行えるシステム選びをすることが大切です。

既存のシステムと連携可能か

現在使用している給与計算システムや、労務管理システムがある場合、それらの既存のシステムと連携可能な勤怠管理システムを選びましょう。新たに勤怠管理システムを導入するだけで、業務の効率化は図れますが、連携機能を使えばさらに効率化を推進できます。

特に、勤務時間が不規則になりがちな保育士の場合は、このような連携機能によって給与計算が楽になり、毎月の作業も大幅にやりやすくなるため、連携可能なシステムがおすすめです。

保育園におすすめの勤怠管理システム11選

ここからは、保育園におすすめの勤怠管理システム11選を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの選び方には、押さえておくべき重要なポイントと、用途に合わせて検討が必要なポイントがあります。勤怠管理システムは、以下のようなポイントに注目して選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の企業規模と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

勤務体系が複雑な保育業界では、保育士の正確な労働時間を把握するのが、非常に困難です。しかし、保育士の労働時間、休日出勤や休暇取得状況を把握できていないと、給与を正しく支払えないばかりか、規定を超えた長時間労働で法令違反になる恐れもあります。

昨今、人材不足が問題視されている保育士の労働環境を整えることが、保育士の離職リスクを低減する有効な手段になります。また、労働環境の改善は、仕事のモチベーションや充実度の向上だけでなく、保育の質自体の向上にもつながります。

保育園が抱える課題の解決には、勤怠管理システムの導入が効果的です。この記事を参考に、課題に合った勤怠管理システムを選び、勤怠管理の効率化や労働環境の改善を目指しましょう。