ホテル業界に最適な勤怠管理システム10選｜メリットや選び方を解説

ホテルや宿泊業での勤怠管理の課題は、フロントやレストラン・清掃などの多様な職種によって勤怠管理が煩雑化し、一人ひとりへの対応が困難な点です。本記事では、ホテルや宿泊業での勤怠管理の課題を解決するためにおすすめの勤怠管理システムの選び方やメリットを解説します。

目次

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1. ホテル・宿泊業の勤怠管理の課題
2. ホテル・宿泊業で勤怠管理システムがおすすめな理由
3. ホテル・宿泊業での勤怠管理システム導入メリット
4. ホテル・宿泊業での勤怠管理システムの注意点
5. ホテル・宿泊業におすすめの勤怠管理システム10選
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

ホテル・宿泊業の勤怠管理の課題

ホテル・宿泊業界は、職種ごとに異なる勤務形態や不規則的な勤務体系になることから、多くの課題を抱えており、勤怠管理の担当者が負担に感じることも多いでしょう。ここでは、ホテル・宿泊業の勤怠管理の課題を詳しく説明します。

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職種ごとに勤務形態が異なる

ホテルには様々な職種の従業員が在籍しており、それぞれ勤務形態が異なります。例えば、受付やシェフ、清掃員など、職種によって勤務時間や出勤回数が異なります。なお、ホテルの規模が大きいほど、従業員の職種が増えて勤務形態の管理業務も増えるでしょう。

これら全ての職種を一括で管理する場合、それぞれのシフト表を作成するなど、管理が複雑になり、管理担当者の負担が大きくなります。

シフトが24時間体制である

ホテルは利用客に合わせた勤務体制のため、シフト制で24時間稼働する職種もあります。勤務が日をまたぐ場合の勤務時間の扱いは、労働基準法に定められており、勤務日時と勤務時間の管理が複雑になります。

例えば、24時間勤務明けの当日は休日の扱いにならなかったり、始業開始の日付が代わる夜勤から日勤へ連続勤務させたりすることは違法となります。このように、法令違反を起こさないためには、シフト管理にも細心の注意が必要です。

シフト変更や時給変更が頻繁

ホテル業界では、シフト変更や時給変更が頻繁に発生することで、正確な勤怠管理に時間がかかるという課題があります。ホテルには、正社員やパート・アルバイト、派遣社員など様々な雇用形態の従業員が在籍しているため、時給や稼働時間も様々です。

よって、職種によって賃金を分けて精算しなければならず、人的なミスの発生も考えられるでしょう。また、従業員の昇給がある度に時給の変更が必要であり、従業員の欠勤によりシフト変更を求められると、その旨も含めて管理しなければなりません。

正確な労働時間を把握しづらい

ホテル勤務では、稼働状況によって系列のホテルへの移動や応援勤務が発生することもあります。それが1カ月に複数回発生したり、1日に複数の異なる店舗で勤務したりすれば、正確な労働時間を把握しづらくなります。

そんな中でも、従業員一人ひとりの変則的な勤務状況をもとに、賃金の精算やシフト管理が必要です。しかし、正確な労働時間を把握できてないと長時間労働につながり、従業員の健康管理に支障が出たり、法令違反になったりする可能性があります。

このように、複雑な勤怠管理であっても内容のミスは許されないため、管理担当者の作業量が多く、プレッシャーも感じやすくなるでしょう。

ホテル・宿泊業で勤怠管理システムがおすすめな理由

勤怠管理に関して、多くの課題を抱えるホテル・宿泊業では、勤怠管理システムの利用がおすすめです。

その理由としては、いくつもの職種が混在しているホテルなどの現場では、従業員個々の勤怠管理を行うのが非常に困難ですが、勤怠管理システムを利用すれば、データの一元管理ができるからです。

例えば、1日の間に系列店へのヘルプで他店を行き来した場合でも、一人ひとりの正確な勤務時間を記録することができます。また、24時間体制にも対応可能であり、時給やシフトの変更にもシステムの活用で容易に対応が行えます。

さらに、現在使用している給与計算システムなどとの連携によって、一層管理業務を効率化させることができるため、ホテル・宿泊業でも勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

ホテル・宿泊業での勤怠管理システム導入メリット

勤怠管理が複雑なホテル・宿泊業では、勤怠管理システムの導入で様々なメリットが得られます。ここでは、ホテルが勤怠管理システムを導入するメリットを解説します。

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正確な労働時間の把握ができる

勤怠管理システムにタイムカード機能があるものでは、正確な労働時間の把握が可能です。従業員の職種によって勤務形態や時給が変わる場合、人の手で管理していると人的ミスも発生しやすくなります。

それが、システムの導入により正確な労働時間を把握できることで、正しい賃金の支払いや法令を遵守した従業員の労働管理ができるでしょう。

勤務形態を一元管理できる

勤怠管理システムの導入により、複雑になりがちなホテルの勤務形態を一元で管理できるメリットがあります。また、従業員の情報を登録すれば、全ての職種を一括して管理できます。勤務形態をまとめて管理することで、集計にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。

24時間体制にも対応できる

個別の労働時間の管理に注意が必要な24時間体制でも、勤怠管理システムを利用することで、長時間労働の防止や正しい勤務日の設定に活用できます。これにより、健全な労働環境の確保と法令の遵守が可能です。

また、24時間体制の場合、欠員が出た際に補充する従業員も、直近の勤務時間により限定化されます。つまり、稼働できる従業員を把握しやすくなるため、臨機応変な対応がしやすくなります。

時給やシフトの変更に柔軟に対応できる

時給変更やシフト変更がシステム上で行えるため、変更点が生じた際に漏れなく対応できるメリットがあります。特に、アルバイトの時給は変動しやすいため、システムに登録しておくことで正確な給与計算につながります。

また、1人のシフト変更が生じると、他の従業員のシフトに影響するのがホテルのシフト管理の大変な部分です。その点、勤怠管理システムでは簡単な操作でシフトの組み直しができるため、急なシフトの変更でも柔軟に対応できます。

労働基準法などの改正にも対応できる

勤怠管理システムは、定期的なアップデートによって、労働基準法などの法令の改正に迅速に対応できます。手動で管理している場合は対応に時間がかかり、人的ミスの発生につながることもあるため、システム上で対応できるのは非常に画期的です。

労働基準法では、長時間労働防止のため、「1日8時間」「1週間を超えて働かせてはならない」と定められています。仮に、この基準を超える場合は、労使協定を締結した上で割増賃金を支払うことが必要です。

また、有給休暇を取得義務のある日数分取得しているか、といった管理もしなければなりません。法改正において、企業は常に改正点を認識しなければなりませんが、システムが自動的に改正に適用されれば、運用を変更する手間が省けます。

労働基準法は定期的に改正されるため、法令で義務付けられたことを守るためにも、迅速に法改正に対応することが大切です。

複数の打刻方法がある

勤怠管理システムには複数の打刻方法があるため、従業員の職種に最適な打刻方法が選択できるメリットがあります。打刻方法にはPCやICカード、スマートフォンでの打刻などがあります。

例えば、オフィスに立ち寄る必要のない職種は、ICカードの打刻を運用すれば更衣室にカードリーダーを設置し、カードをかざすことですぐに勤務開始となります。従業員が打刻のために早く来社する必要がなくなるため、打刻の負担を減らせます。

従業員の出退勤の手順に沿った打刻方法を選択することで、従業員の満足度の向上につながるでしょう。

他システムと連携できる

勤怠管理システムは、他システムとの連携によりさらに便利な使い方が可能です。例えば、給与管理システムと連携すれば給与の自動計算ができ、シフト管理システムと連携すれば労働時間を考慮した上でのシフト管理が可能です。

連携機能によって、勤怠管理の担当者の作業負担が減るため、より仕事への精度が上がり、他の業務に回す時間も確保できるメリットがあります。

ホテル・宿泊業での勤怠管理システムの注意点

勤怠管理システムを運用する際、何も知らず利用すると作業ミスやコストの無駄になることもあり、注意が必要です。ここでは、ホテル・宿泊業の勤怠管理システムの注意点を解説します。

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従業員への周知が必要

勤怠管理システムを導入する際は、従業員への周知が必要です。例えば、打刻方法や申請方法など、運用する上で従業員が把握しておくべきことはたくさんあるでしょう。

また、対象者が多い場合はその分教育に対する時間を要するため、従業員を集めてセミナー方式で行うことで、一気に周知が可能です。システムを利用する際、トラブルを未然に防ぐためにも、従業員への周知を徹底しましょう。

管理者への研修が必要

勤怠管理システムの機能を十分に発揮するためには、管理画面などをより効率的に操作するための管理者への研修が必要です。使用方法を正しく理解せずにシステムへ移行すると、使いこなせないばかりか、結果的に業務が滞る可能性も十分にあります。

よって、システムを検討する際、運用開始までの具体的なフローを計画して、スムーズに運用を開始できるよう準備が必要です。シミュレーションや研修をタイミングよく行い、運用開始の際に苦慮しないような対策が必要です。

操作性が難しいものや多機能すぎるものは注意

操作性が複雑で難しいものや多機能すぎるものは、注意が必要です。例えば、操作が難しいものは、慣れるまでに時間がかかったり、担当者の大きな業務負担になったりするため、逆に勤怠管理が大変になることがあります。

作業の効率化を目指してシステムを導入したのに、かえって作業に時間がかかっては、導入の意味がなくなってしまうでしょう。

また、多機能すぎるものは、自社が必要としない機能があるにもかかわらず、利用コストが高い傾向にあります。機能を使いこなせず持て余しては、コストが無駄になってしまうため、自社の課題やニーズを洗い出して、複数のサービスを比較検討をすることが大切です。

システム連携やオプション機能に注意

勤怠管理システムには、システム連携や追加できるオプション機能があります。例えば、給与計算システムやシフト管理システムなど、連携することでより効率的に運用できるシステムです。既存のシステムと連携可能かどうかも、注意して選ぶ必要があります。

また、オプションとして追加料金で機能をつけるか、もともと搭載されている機能かで、かかるコストも変化するでしょう。自社の予算や運用方針、必要な機能はしっかりと把握し、慎重に選定しましょう。

ホテル・宿泊業におすすめの勤怠管理システム10選

ここからは、ホテル・宿泊業におすすめの勤怠管理システム10選を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムのサービスは、希望する企業規模や機能によって様々です。勤怠管理システムを選ぶ際には、以下のポイントに注目することがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか
6. 法改正に対応しているか
7. 他システムと連携できるか

まとめ

ホテルには様々な職種や雇用形態、勤務形態の従業員が在籍しているため、勤怠管理が複雑です。また、勤務が24時間体制ということもあり、法令を遵守した正確な管理も求められます。担当者は細心の注意を払わなければならず、プレッシャーになりがちです。

現在、多様な職種の集計作業やシフト作成を負担に感じていても、コストや移行の手間を考えて勤怠管理システムの導入にためらっていることもあるかもしれません。しかし、注意点を理解して正しい運用方法を守れば、得られるメリットは大きいでしょう。

勤怠管理における負担の軽減を目指すものとして、勤怠管理システムの導入がおすすめです。この記事を参考に、自社に適切なシステムを選定し、従業員の勤務を正しく管理できる環境づくりを目指しましょう。