営業職向け勤怠管理システム8選！タイムカードなしのシステムやGPS打刻対応も

営業職は、直行直帰や外回りが多いため、勤怠管理は営業社員と管理者双方にとって負担があります。本記事では、営業職の勤怠管理における課題と、勤怠管理システムを導入するメリットに加え、おすすめの勤怠管理システムや導入時の注意点を紹介します。

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目次

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1. 営業職の勤怠管理の課題
2. 営業職向け勤怠管理システムおすすめ8選
3. 営業職向け勤怠管理システムおすすめ比較一覧表
4. 勤怠管理システムを導入するメリット
5. 営業職向けの勤怠管理システムを選ぶ際の注意点
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ
8. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

営業職の勤怠管理の課題

営業職は外回りや出張などで社外での業務が多い上に不定期で運転手当が発生するなど、勤怠状況を管理する負担や勤務状況・正確な手当把握の難しさなどのリスクがあります。ここでは営業職の勤怠管理にどのような課題があるのかを解説します。

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営業社員・管理者双方の負担

営業職の社員は基本的に外回りが多く、会社に寄らずに取引先に直行や直帰する場合も多いです。そのため、会社で打刻ができない場合は、後日出社時に出勤時間・退勤時間の勤怠申請が必要になります。

また、営業社員の打刻申請は管理者が受け取り・承認する必要があり、営業社員と管理者の双方の負担になります。職種や部署によっては、複数人の承認が必要なケースもあるため、業務フローが滞ってしまいがちです。

営業職の社員が連日の外回りや出張で勤怠刻申請が溜まっていると、月末に思い出しながらまとめて申請することもあり、打刻時間の信憑性が低くなってしまいます。

不正打刻・虚偽報告の可能性

営業職の社員が直行直帰する場合は、打刻管理は社員本人の自己申告に頼らざるを得ません。また、従業員が少ない小規模の会社ではタイムカードを導入しておらず、出勤・退勤を手書きで記録している場合もあります。

しかし、社員の自己申告や手書きの報告では、何時に出退勤したのかを客観的に確認できないため、不正や虚偽報告が起こる可能性があります。

勤務状況を正確に把握しにくい

外回りの営業は複数の取引先を回ることもあるため、直行直帰すると勤務の開始時刻や終了時刻を会社が把握するのは困難です。そのため、出退勤時刻は営業社員の自己申告に頼ることになってしまいます。

営業職は周りに管理する者が居ないため、虚偽の報告で業務していない時間も勤務時間として申請されるリスクがあります。他にも、営業社員が勤務時間を超過しているにも関わらず、残業申請を怠る逆パターンのリスクも考えられます。

特に単独行動の営業社員や、申請になれていない新入社員は正しい勤務状況を報告しない可能性があるので、自己申告だけでは管理が難しいのが現状です。

過度な管理は社員の意欲低下につながる

営業職は身体的にも精神的にもストレスの大きい職種であり、担当する社員には向上心や強いモチベーションが求められます。しかし、移動時間や商談時間まで厳密に管理されると、会社から信頼されていないと感じ、業務への意欲が低下するおそれがあります。

虚偽の報告や不正を防止しながらも、社員のモチベーションを削がない程度の管理を行うのは、簡単ではありません。社員と会社の双方が納得できるような勤怠管理体制を整える必要があります。

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勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入すると、営業職に適した打刻方法を取り入れられます。さらに、虚偽報告や不正打刻を防ぎ、管理が難しい営業職の勤怠状況が把握しやすくなります。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

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営業職に適した打刻方法

営業職の社員が外回り先から直行直帰すると、業務開始時間や終了時間を申請書に記入し、会社に提出する必要があります。しかし、勤怠管理システムを導入すると、営業職の社員が取引先から直行直帰する場合でも、スマホやタブレットで外出先から打刻が可能です。

勤怠管理システムは、モバイルブラウザに最適化したタイプや、専用アプリを使って打刻できるタイプなどがあります。スマホで手軽に打刻できれば、後日まとめて勤怠報告を行う必要がなくなり、打刻漏れや申請ミスの防止につながります。

営業職の社員も勤怠を管理・承認する社員も業務の負担が減り、企業の全体的な業務の効率化が図れます。

虚偽報告の防止

営業職の社員がどこで業務を開始し、どこで終了したのかを管理することは容易ではありません。勤怠管理システムの中には、スマホのGPS機能を連携させているタイプもあり、打刻した場所を記録して管理画面で確認できます。

また、打刻できる場所の範囲を指定できる機能もあるため、取引先の企業に着いてからでないと打刻できない、などの設定ができます。打刻場所をシステムに記録できるため、虚偽報告や申請ミスの心配が無く管理が楽に行えます。

虚偽報告を懸念して直行直帰を禁止していた場合、システム導入により不正を防げるため、直行直帰ができるようになります。これにより、営業先までの移動時間を省ける上に帰社時間ではなく業務完了時間を退勤時刻にでき、労働時間の無駄削減につながります。

リアルタイムで勤務状況を把握

勤怠管理システムを導入すると、営業社員の勤怠状況をリアルタイムで管理可能です。管理者が打刻したかどうかを直ぐに確認できるため、残業時間の管理も容易にできます。

営業職は見えないところで残業が発生している可能性があり、法定労働時間を超える時間外労働が無いか、会社がしっかり管理する必要があります。労働基準法では1日8時間、1週間40時間以内が法定労働時間となります。従業員が時間外労働をするためには、厚生労働省が定める36協定の届け出が必要です。

勤怠管理システムがあれば、営業社員が時間を超過しないようにスケジュール管理が可能です。また、手書きのタイムカードのように集計に時間がかからないのもメリットです。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

営業職向けの勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

勤怠管理システムを導入すると、営業職の社員が外回りで直行直帰する場合でも、スマホで打刻が可能です。営業社員が勤怠状況を申請する手間が省け、管理者も勤怠状況を管理しやすくなるなどの多くのメリットがあります。

しかし、注意点もあるため、導入前に確認をしてから導入しましょう。ここからは、営業職向けの勤怠管理システムを選ぶ際の注意点について解説します。

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オプションの追加によりコストが増加する

勤怠管理システムの導入には料金がかかりますが、システムによっては一部の機能がオプションとして提供されており、追加料金が発生する場合があります。

例えば、給与計算システムとの連携機能やシフト作成機能、GPS打刻機能などがオプション扱いとなっているケースもあります。必要だからと多くの機能を追加すると、予想外にコストがかかることもあるため、導入前にしっかり見積もりを行いましょう。

予実管理機能の有無を確認する

営業職向けの勤怠管理システムを選ぶ際は、予実管理機能が搭載されているかを確認しましょう。営業職は外回りや直行直帰が多く、勤務状況を把握しにくいため、月の途中でも労働時間や残業時間の見込みを確認できる機能があると便利です。

予実管理機能を活用することで、実績と予定を比較しながら労働時間を管理できるため、長時間労働や残業時間の超過を未然に防ぎやすくなります。また、勤務状況を早い段階で把握できるため、業務量の調整や人員配置の見直しにも役立ちます。

さらに、人件費や残業代の見込みを把握しやすくなるため、労務管理だけでなく経営判断の材料としても活用できるでしょう。

導入済みのシステムと連携できるか

給与計算システムなど他のツールを導入している場合は、連携が可能かどうかに注意が必要です。複数のシステムを別で使用してもそれぞれの業務自体は効率化されますが、連携できればさらなる効率化に期待ができます。

連携ができないことで、かえって業務が複雑化する可能性もあるため、導入済みのシステムと連携できるかは必ず確認しましょう。

GPS打刻機能を活用する場合は理解を得ておく

GPS打刻機能は、打刻と同時に居場所を記録できるため、不正打刻の防止に効果的です。しかし、常に現在地を把握されることから、従業員の心理的負担やモチベーションの低下にもつながりかねません。

そのため、GPS打刻を備えたシステムを導入する際は、取得する情報の範囲や利用目的を従業員へ事前に説明し、理解を得ることが重要です。

特に、位置情報を勤怠管理以外の目的で利用しないことや、勤務時間外の位置情報を取得しないことなど、運用ルールを明確にしておく必要があります。従業員のプライバシーに配慮しながら活用することで、GPS打刻機能のメリットを最大限に活かせるでしょう。

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その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶときには、必要な機能が備わっているか、自社に合っているものを選ぶのが重要です。また、管理システムによって料金体系やサポート体制などが異なるため、何を重視するのか、担当者が使いやすいかなどを比較して選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

営業職は外回りでの仕事が多く、直行直帰時の勤怠報告は営業社員にも管理者にも負担がかかります。また、営業職は勤務状況を把握しにくいことから、不正打刻や虚偽報告などの課題もあります。こうした課題の解決に役立つのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムは外出先でもスマホで打刻ができるため、外回りが多い営業職に向いています。GPS機能によって位置情報の記録もでき、管理者はリアルタイムで勤務状況を把握可能です。さらに、他のツールと連携できるものもあり、管理負担を軽減できます。

勤怠管理システムは、サポート体制や料金体系・機能などがシステムによって異なります。そのため、本記事の内容を参考に自社に合った勤怠管理システムを導入し、業務の効率化を図りましょう。

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