自治体におすすめのRPA3選｜失敗しないためのポイントも解説

数多くの定型的な業務が発生する自治体において、RPAは大変有用です。RPAの導入により、深刻化する人手不足の解消や、人件費の削減も可能になります。この記事では、自治体におすすめのRPAや導入に失敗しないためのポイントを解説します。

目次

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1. 自治体が抱える課題とは
2. RPAで自動化できる自治体の業務
3. 自治体にRPAを導入するメリット
4. 自治体がRPA導入に失敗しないためのポイント
5. 自治体におすすめのRPAツール3選
6. その他のRPAの選び方
7. まとめ

自治体が抱える課題とは

自治体においては、数多くの定型的な業務が発生することから、業務過多が起こりやすい課題があります。また、少子高齢化などを背景とした労働力不足も深刻化しており、この点も業務過多の状況に拍車をかけています。

このような自治体における課題の解決法として、RPAに注目が集まっています。本記事では、自治体におけるRPAの有用性やおすすめのツールの選び方をご紹介します。

RPAが課題解決の糸口に

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、「ロボットによる業務自動化」を意味します。具体的には、人間がパソコンで行う業務をロボットに代行させる技術や仕組みがRPAと呼ばれています。

RPAは、あらかじめ指示された手順やマニュアルに従って、繰り返し業務を遂行することに長けています。特に相性が良いのは、データ入力や経理処理などの日常的な定型業務です。一方で、自治体においてはこのような定型業務が日々膨大に発生します。

そのため、自治体にRPAを導入することで、日々の定型業務を一定程度自動化でき、業務の効率化や職員の業務負担軽減などが見込まれています。

参考：自治体におけるRPA導入ガイドブック｜総務省

RPAで自動化できる自治体の業務

RPAの自動化に適しているのは、次のような定型業務です。ここでは、RPAで自動化できる自治体の主な業務をご紹介します。

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データの入力・登録

RPAは、データの入力・登録業務の自動化に適しています。例えば、住民票などの書類やWeb経由で取得したデータをシステムに登録する作業が代表的です。

データの入力作業は比較的簡単ではあるものの、自治体においては膨大な量が発生するため、多くの人手を割かれることが多いです。また、同じ作業を長時間続けることで、入力ミスなどの人的ミスのリスクが高まります。

その点、RPAを導入することで、このような単純作業から職員が解放されるとともに、余ったリソースを他の重要な業務に割り当てることができます。また、ロボットであるRPAは、長時間稼働しても疲労によるミスの心配がありません。

データの確認・照合

RPAでは、あらかじめ設定したルールに基づいて、システムに入力されたデータの正誤を確認したり、データベースと照合したりする作業を自動化することができます。

従来のように、データの確認作業を目視で行う場合、膨大な時間と手間がかかるだけでなく、確認漏れなどのリスクがあります。

特に自治体においては、住民の個人情報をはじめ機密性の高い情報を取り扱う機会が多いため、このようなミスのリスクを出来る限り低減しなければなりません。

RPAによってデータの確認作業を自動化することで、目視による確認作業が不要となり、人的ミスの防止に期待できます。また、エラーが検出された場合のみ人力で対応すればよいため、作業時間の短縮化や職員の業務負担の軽減にもつながります。

書類の集計

自治体では、住民票データや産業統計データなど、さまざまなデータの集計作業が発生します。集計作業では、複数のシステムを開いて必要なデータを個別に指定し、別のシステムに登録し直すといった面倒な作業が必要です。

また、集計作業は正確性が求められる作業であり、職員に大きな負担がかかる恐れがあります。さらに、どれほど慎重を期しても、人的ミスのリスクは避けられません。

その点、RPAは複数システムの同時処理を得意としており、あらかじめ手順を指定することにより、面倒な集計作業も素早く正確に行ってくれます。つまり、職員の業務負担を軽減できるだけでなく、集計作業における精度の向上にも期待できるでしょう。

通知が必要な住民の抽出

RPAでは、必要な住民に対して通知を行うことができます。例えば、内容不備がある申請書を自動で抽出し、該当の住民宛てのメールを作成するといった業務が可能です。

従来のように職員が1枚ずつ目視で書類を確認する必要がなくなり、作業時間の大幅な短縮化に貢献します。また、確認漏れや誤案内の防止にもつながります。

問い合わせへの対応

RPAを導入することで、Web上に問い合わせ窓口を設置できます。具体的には、Web上で寄せられた質問をRPAが判別し、問い合わせ内容に応じて定型文の返信をすることが可能です。

このような取り組みにより、従来は対面窓口で行っていた業務を一定程度削減できるため、問い合わせ対応業務が大幅に効率化するでしょう。

また、ロボットであるRPAは深夜や休日の稼働も可能であるため、住民にとっても曜日や時間を気にせずに問い合わせの返信が得られるというメリットが生まれます。

自治体にRPAを導入するメリット

自治体にPRAを導入し、従来は職員が行っている定型業務を自動化することで、さまざまなメリットに期待できます。ここでは、自治体にPRAを導入するメリットをご紹介します。

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人手不足を解消できる

自治体では、データの入力や確認、書類の集計、問い合わせ対応などの定型業務が日々大量に発生します。特に人手不足の自治体では定型業務に人手を割かれてしまい、他の重要な業務にリソースを回せず、自治体運営に支障を来す恐れがあります。

RPAを導入して定型業務を自動化することで、限りある人的リソースを節約できます。そのため、より創造性の高い業務に人手を割り当てることができ、住民の満足度向上につながるような自治体運営の実現につながります。

人件費を削減できる

RPAの導入により、必要以上の人件費を節約できるメリットがあります。例えば、休日窓口や夜間窓口を設けている自治体では、各種手当の支払いが必要なため人件費が高額になる恐れがあります。

また、人員の入れ替わりなどに伴って、業務の引継ぎを行う際に発生する新しい人員への教育コストも軽視できません。対してRPAはロボットであり、24時間365日稼働しても特別手当は必要ありません。また、退職の恐れがないため教育コストも不要です。

このように、RPAの導入により、人員を動員する場合に比べて人件費をはじめとする業務コストを抑えられる可能性があります。

人的ミスを防止できる

人力での業務には、確認漏れ・データの誤入力・集計ミスといった人的ミスのリスクがあります。一方でRPAはロボットであるため、あらかじめ登録された手順やマニュアルに忠実に業務を遂行します。

つまり、人力よりも精度の高い業務遂行が可能であり、人的ミスの心配がありません。ミスを減らすことで自治体業務を円滑に進めることができ、その結果、生産性の向上にも期待できます。

自治体がRPA導入に失敗しないためのポイント

自治体におけるRPAの導入は全国的に進んでいます。しかし、RPAの導入にはさまざまなハードルがあり、それに伴う失敗のリスクも存在します。RPAの導入で失敗しやすいポイントを押さえて、慎重にツールを選びましょう。

ここでは、自治体においてRPAの導入に失敗しないためのポイントをご紹介します。

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コストを確認する

一般的にRPAは有料ツールであり、月々の利用料金が発生します。また、ツールによっては導入支援費用が発生したり、インフラ整備のための費用が必要になったりすることもあるでしょう。その結果、想定外にコストが高額化する恐れがあります。

一方で、自治体はこれらの費用を住民の税金でカバーする必要があり、高額な予算を組みづらいのが実情です。したがって、将来的に発生する費用を含めたコストを全般的に試算し、予算内に収まるツールを選定しなければなりません。

ただし、RPAの導入により人件費などを抑えられる可能性があります。総合的にみると、RPAの導入によって業務コストを節約できるかもしれません。

つまり、RPAを導入する際は、一概に支出のみを見るのではなく、導入後の費用対効果を確かめることが大切です。導入効果の高いツールを選ぶには、無料トライアルなどを活用し、ツールを試験運用してみると良いでしょう。

既存システムとの親和性を確認する

自治体では、独自の専用システムを利用していることが多いため、RPAとの親和性を確かめることが大切です。相互に連携できない場合、二重入力などの手間が発生し、かえって業務効率が落ちる可能性があるためです。

既存システムとの親和性を確認するには、無料トライアルや無料プランを活用して、RPAを試験運用するのがおすすめです。相互に相性の良いツールを導入することで、円滑なデータ連携などに期待でき、業務効率の大幅な向上に期待できます。

サポート体制が充実したツールを選ぶ

自治体においては、ベンダーによるサポート体制が充実したRPAツールの導入が望ましいです。一般企業と異なり、自治体ではエンジニアなどの専門的な人材の確保が難しいためです。

例えば、RPAの導入の際には、プログラムの構築やシステムの初期設定といった専門的な作業が発生します。RPAに明るい人材がいない場合、これらの作業が滞り、自治体業務に支障を来す恐れもあります。

このようなリスクを避けるためにも、導入支援や運用相談といったベンダーの手厚いサポートを受けられるかどうかは重要な選定基準となります。また、システムダウンなどの緊急時対応についても、あらかじめ入念な打ち合わせが必要です。

セキュリティ性の高いツールを選ぶ

自治体では、住民の個人情報をはじめ重要な情報を数多く管理します。情報の外部漏洩やハッキングなどのセキュリティリスクを低減するには、セキュリティが強固なツールを導入する必要があります。

例えば、インターネットに接続して利用するツールであれば、通信の暗号化やSSL認証を用いたツールを選ぶべきでしょう。また、情報の不正閲覧を防ぐには、ユーザーごとに柔軟なアクセス権限を設定できるものが望ましいです。

なお、RPAにはサーバー型・デスクトップ型・クラウド型の3種類の導入形態があり、それぞれセキュリティ上のリスクが異なります。各導入形態の特徴を理解した上で、有効なセキュリティ対策を講じましょう。

導入形態の選択にも注意が必要

サーバー型とはサーバー内でシステムを管理し、各PCを接続してシステムを操作する形態です。インターネットにアクセスしないため、外部からのハッキングや乗っ取りといった脅威が少なく、セキュリティリスクが比較的小さいのがメリットです。

一方でアップデートや設定変更に伴い、システムが異常停止するリスクが存在します。また、すべての情報をサーバー内に格納しているぶん、サーバーが致命的な攻撃を受けると大規模な情報漏洩に発展する恐れがある点にも留意しましょう。

デスクトップ型は、個人のパソコンごとにRPAをダウンロードする導入形態です。インターネットに接続せず、個々のパソコンで情報を管理するため、セキュリティリスクは比較的小さいといえるでしょう。

ただし、デスクトップ型は個人で管理するため、内部の人員による情報の持ち出しが起こった場合に、発見が遅れる可能性があります。情報の持ち出しを防止したり、早期に発見したりするための取り組みを考案しましょう。

クラウド型は、インターネット上のシステムにアクセスする導入形態です。インターネットに接続して利用するため、他の形態に比べて、不正アクセスや乗っ取りといったセキュリティリスクは高めです。

また、通信障害などの外部トラブルによる影響が大きい点にも留意しましょう。しかし、これらのトラブル対応は原則としてベンダーが行うため、自治体が自ら対処する必要がなく、業務負担が小さいというメリットがあります。

自治体においては、高いセキュリティ性が求められることから、インターネットに接続せずに利用できるサーバー型やデスクトップ型が好まれています。各導入形態の特徴・メリット・デメリットを理解し、自治体の状況を考慮しながら、最適なものを選びましょう。

	サーバー型	デスクトップ型	クラウド型
特徴	サーバーにソフトウェアをインストール	個々のパソコンにソフトウェアをインストール	インターネットにアクセスして利用
メリット	ハッキングや乗っ取りのリスクが少ない	ハッキングや乗っ取りのリスクが小さい	システム障害などに自力で対応しなくてよい
デメリット	アップデートなどに伴う異常停止のリスク	内部における情報の持ち出しのリスク	ハッキングや乗っ取りのリスクが高い

スモールスタートで導入する

RPAの運用開始後は、システムトラブルや操作ミスが発生する可能性が高いです。そのため、一気にシステムを導入すると、広範な業務に支障が出る恐れがあり、住民に迷惑をかけることになります。

したがって、RPAを導入する際は、業務に大きな支障が出にくい部署から限定的に運用を始め、徐々に役所全体に普及させることが大切です。

また、RPAを利用するにはデータの電子化が必要ですが、この作業は時間と手間がかかるため、思うように進んでいない自治体も多くみられます。しかし、本来の自治体運営業務と電子化作業を無理に並行すると、職員に過剰な負担がかかる恐れがあります。

このようなリスクを避けるためにも、データの電子化が完了した部署から順にRPAの運用を始めることが望ましいでしょう。

自治体におすすめのRPAツール3選

その他のRPAの選び方

RPAを導入する際は、必要な業務の自動化に対応しているか、既存のツールとの連携が可能かをチェックしましょう。これらの条件を満たしていない場合、システムの使い勝手が悪く、かえって業務の非効率化を招く恐れがあります。

併せて、費用対効果や操作のしやすさも重要な選定基準です。各ポイントを押さえてツールを選定することで、RPAの導入効果を最大化できるでしょう。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な業務を自動化できるか
2. 利用しているツールと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 費用対効果が高いか
2. 誰でも簡単に操作できるか

まとめ

RPAとは、人に代わって日々の定型業務を行うロボットです。自治体においては、日々膨大な定型業務が発生することから、業務を一定程度自動化できるRPAの導入事例が増えています。

例えば、自治体にRPAを導入することで、人手不足の解消・必要以上の人件費の節約・人的ミスの防止などに期待できます。ただし、RPAの導入には、コストやセキュリティ面を始め、さまざまなリスクがある点に留意しなければなりません。
本記事を参考に、自治体においてRPAの導入に失敗しないためのポイントを押さえ、最適なツールの選定につなげましょう。