介護業におすすめの勤怠管理システム10選｜課題や導入メリットを解説

介護・福祉業界においては、施設ごとに介護サービスの形態が異なり、従業員の働き方も多岐に渡るため勤怠管理が複雑になります。本記事では、介護業界における勤怠管理の課題や勤怠管理システムを導入するメリットなどを解説し、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。

目次

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1. 介護・福祉業界における勤怠管理の課題
2. 介護・福祉業界でExcelでの勤怠管理が難しい理由
3. 介護・福祉業界に勤怠管理システムを導入するメリット
4. 介護・福祉業界におすすめの勤怠管理システム10選
5. その他の勤怠管理システムの選び方
6. まとめ

介護・福祉業界における勤怠管理の課題

介護・福祉業界は、施設内外にさまざまな職種を抱えているため、働き方も多種多様です。働く時間も、シフト制や夜勤制などを伴っている職種が多く、管理する側にとっては非常に煩雑で困難な状況となっています。

ここでは、介護・福祉業界における勤怠管理の課題についてまとめています。具体的にどのような課題があるのかを知り、課題を解消するにはどのような対応が必要かを考えるヒントにしてください。

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集計・シフト表作成にかかる業務負担

介護・福祉業界には職種が多く、勤務スタイルもさまざまです。そのため、事務や管理者が全職員の労働状況を把握するのは難しく、業務負担も大きいです。特に介護施設は、2交代や3交代制のシフトを、職種や働き手の雇用体系を考慮し、作成しなければなりません。

つまり、月のシフト表の作成に時間がかかり、本来の業務に支障をきたす場合もあります。また、勤務時間の集計をいちからExcelなどにデータ入力しなければならない場合、事務の負担も大きく、人為的なミスを発生させやすいです。

勤怠状況の把握の難しさ

勤務状況も一律ではないため、各個人がどのような状況で働いているのかを管理しにくいです。たとえば、医師や看護師が常駐していない施設では、昼夜を問わず急な呼び出しや電話対応が発生します。そのため、その都度オンコール手当の支給が必要です。

また、日勤・準夜勤・夜勤や短時間勤務、フレックス制など、複数の勤務形態があるため、個々の勤怠状況の把握が難しいです。さらに、介護の仕事は残業が発生しやすく、オーバーワークになりがちなため、現時点で誰がどのくらい働いているかを把握するのも困難です。

兼務が多く給与計算が複雑

少人数で運営している場合、ケアマネージャーが介護職員としても勤務しているといった兼務が多く、給与計算が複雑になりがちです。

ケアマネージャーと介護職員の時給を別で設定すると、1人に対して2つの時給で計算しなければならない上に、それぞれの勤務時間を正確に把握する必要があります。残業が発生するとさらに計算が複雑化し、計算ミスも起こりやすくなります。

残業時間・有給休暇の管理が難しい

人手不足の施設では本来の稼働時間内に業務を終了させることが難しく、残業や休日出勤が常態化している場合もあります。集計が上がるのは翌月になるため、オーバーワークの常態がリアルタイムで把握できず、すぐに対策が取れない状況です。

有給休暇の消化が難しい上にオーバーワークで職員の疲労回復が不十分となり、モチベーションや業務効率の低下も懸念されています。ストレス過多による仕事の質の低下など、問題点は多く解決も難しいため、離職率が上がる傾向にあります。

訪問介護における勤怠管理について

ヘルパーをはじめとする訪問系の業務では、残業や急な呼び出しにより直行直帰が多く、タイムカードの打刻ができないケースが多々あります。この場合、後日手書きの報告書を提出しますが、結果として、勤務時間の整合性が把握しにくい状況となります。

また、労働時間の集計をリアルタイムで行えないため、誰がどのくらい働いているのかが分かりにくいという問題もあります。業務内容もその都度変化があるため、次月の予測も立てにくく、管理が難しい状況です。

介護・福祉業界でExcelでの勤怠管理が難しい理由

従来の勤怠管理では、タイムカードに打刻された時間を月末にまとめてExcelに入力し、データ化していました。しかし、打刻漏れやミスなどの確認や勤務時間の集計には時間がかかるため、月の稼働状況を把握するのが次月を過ぎ、シフト管理にも影響を及ぼします。

また、残業や突発的な業務の遂行は、後日まとめて手書きの報告書で行われることが多く、集計が後回しになることがほとんどです。第三者の勤務時間の把握が難しく、改ざんのリスクもあるため、正確性に欠けるといった問題もあります。

介護・福祉業界に勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理の難しい介護・福祉業界において、勤怠管理システムを導入するメリットを紹介します。複雑な勤務形態に対応でき、事務作業を簡素化してくれる便利な勤怠管理システムを導入して、業務の効率アップに役立てましょう。

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業務を効率化できる

介護の業務は、介護保険法により人員の配置などにさまざまなルールが設けられています。そのため、勤務時間を考慮しながら、配置人数や職員同士の相性、個々の就業スタイルなどを頭に入れてシフトを組まなくてはいけません。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、職員の職種や就業スタイルに応じたシフト表を短時間で作成可能です。勤務時間もリアルタイムでデータとして活用できるため、自動計算機能が付いていれば、個々の労働時間もすぐに把握でき、業務を効率化できます。

また、電子データのみで解決するため、タイムカードや要望書などの紙媒体が不要となり、コスト削減が可能です。また、シフト作成に必要な工数も大幅に減らせ、他の業務にとりかかれるため、業務進行の助けにもなります。

労働時間を正確に把握できる

訪問介護には移動時間があり、連続して利用者宅を訪問する場合も多いです。特に直行直帰で就業する場合は、事務所でタイムカードの打刻ができません。そのため、後日手書きでの報告書で申請することが多く、勤務時間の正確な把握が難しいです。

また、介護施設では人手不足などにより残業が当たり前に発生していることも多く、オーバーワークになりがちです。従来の勤怠管理システムでは、月途中などで就業時間を確認することが難しいため、法改正に基づく就業時間を超えてしまう場合もあります。

勤怠管理システムを導入すると、タイムカードの打刻時間の確認やExcelへの入力が不要となります。各職員が端末を使用して入力した勤務時間を自動計算してくれるため、月途中の勤務状況をリアルタイムで正確に確認でき、出勤簿の信頼性も増します。

複雑な勤務形態でも管理しやすい

介護・福祉業界では、1人が複数の勤務形態に就いている場合もあります。たとえば、社会福祉士と介護福祉士の仕事を兼務する場合、時給や手当、就業時間がまったく異なるため、勤怠データを分けなければいけません。

シフト制や日勤・夜勤の時給や手当、働き方の違いによる給与の違いなど、さまざまなパターンを考慮して勤怠データを管理するのは大変困難です。

しかし、勤怠管理システムを利用すれば、あらかじめ職種による時給や手当、個人の就業時間の違いなどを設定できます。システム上のルールを理解して勤怠時間を入力すれば、さまざまな設定を考慮して自動計算してくれるため、複雑な勤務形態でも管理しやすいです。

人的ミスや不正を防げる

勤怠管理システムを導入すれば、勤務時間の打刻や集計の際に起こりうる人的ミスや不正を防げます。たとえば、スマホやタブレットを利用して勤怠時間を入力できれば、利用者宅についた時点での入力が可能なため、勤務時間の正確な時間を入力できます。

代理人のタイムカード打刻や報告書の記入漏れ、記入ミスを防止できます。また、これまで行っていたタイムカードの集計も、勤怠管理システムの自動計算機能があれば不要になるため、事務職のタイプミスや計算間違いなどの人的ミスも防げるようになります。

法改正に対応できる

法改正があった際に素早く対応できるのも、勤怠管理システムを使用するメリットです。使用するシステムによって差はありますが、多くのシステムが法改正にあわせてバージョンアップを行うため、自分たちで1から法改正に取り掛かる必要はありません。

日頃から残業が起きやすい介護業界において法改正対応は、一時的だとしても大きな負担です。システムを利用していることでこの負担が軽減され、法改正対応が容易になります。

介護・福祉業界におすすめの勤怠管理システム10選

ここからは、介護・福祉業界におすすめの勤怠管理システム10選を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

その他の勤怠管理システムの選び方

自社に必要な勤怠管理システムを選ぶ際に重要なポイントは以下の3点です。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の企業規模と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

介護施設と訪問介護事業所では、必要な機能はもちろん、使用する人数や最適な打刻方法にも違いがあります。たとえば、介護施設では事務所での打刻ができるため、スマホ等の端末の数は必要ないものの、使用人数の多さによって、取りまとめるデータ数が異なります。

また、その他にも主に5つのポイントを挙げています。

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

介護施設では人手不足から外国人を雇用する場合もあるため、複数言語に対応している機能を搭載していれば、作業をスムーズに行えます。また、勤怠管理システムの機能をうまく使いこなすためには、サポートシステムの有無や無料トライアルの実施は必須です。

まとめ

2019年4月に始まった「働き方改革関連法」の施行により、残業時間や勤務時間のインターバルの見直し、有給休暇取得の義務化などが行われています。しかし、介護業界では、職種や勤務体系の多様性により、思うように改革が進んでいません。

従来の紙やExcelを使用した勤怠管理では、情報の改ざんも容易に行われやすいため、データの信頼性が問われます。また、データ起こしには大変な工数がかかり、主に管理者や事務方の大変な労力を使います。

勤怠管理システムを導入することにより、管理者や事務方のシフト作成や集計に関わる工数を大幅に削減できます。また、従業員による報告書の手間も省き、業務の効率アップも可能です。勤怠管理システムをうまく使って、職員の勤務状況をうまく管理しましょう。