シフト管理ができる勤怠管理システムおすすめ12選｜機能や特徴を解説

シフト管理は、勤務状況の調節と労働基準法に基づいた労働管理をするために重要な業務であり、勤怠管理システムの使用で効率化ができます。本記事では、シフト管理の重要性や課題、勤怠管理システムのシフト管理機能でできることや、おすすめの勤怠管理システムなどを紹介します。

目次

開く

閉じる

1. 勤怠管理におけるシフト管理の重要性
2. 勤怠管理システムのシフト管理機能でできること
3. シフト管理をさらに効率化できる便利機能について
4. シフト管理機能がある勤怠管理システムのメリット
5. シフト管理ができる勤怠管理システムを導入する際の注意点
6. シフト管理ができるおすすめの勤怠管理システム12選
7. シフト管理ができるおすすめの勤怠管理システム比較一覧表
8. その他の勤怠管理システムの選び方
9. まとめ

勤怠管理におけるシフト管理の重要性

飲食業・販売業などのサービス業をはじめ、製造業・物流系などの企業は、従業員の勤務状況をシフト制で管理しています。シフト表の作成は毎月行わねばならず、管理者にとっては大きな負担になりがちな業務です。

仮に、シフト管理をしっかり行わないと、繁忙期に人員不足に陥ったり、従業員の病欠やアルバイトの無断欠席などの、急な欠員に対応できなくなったりしてしまいます。そんな、シフト管理に苦労している企業におすすめなのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理はエクセルで十分にできない

Excel（エクセル）を利用したシフト管理は可能ですが、エクセルでは基本的にシフト作成までしかできないため、簡易的なシフト表しか作れません。つまり、季節ごとのシフト調整や、細かい勤務時間の記録は非常に困難です。

しかし、勤怠管理システムなどのツールでシフト管理をすると、繁忙期や時間帯に合わせたシフト作成が行え、人員不足時には従業員にシフト募集をかけることも可能です。

よって、現在シフトをエクセルのみで管理している場合は、勤怠管理システムを導入するメリットが大いにあります。

勤怠管理システムのシフト管理機能でできること

機能	内容
勤怠管理	勤務表の作成や勤怠管理ができる
シフトの管理・調整	シフトの申請・調整・作成・公開まで可能
給与ソフトとの連携	給与ソフトと連携し、勤務時間に合わせて給与計算する

シフト管理システムは、勤怠管理・シフト作成・申請・公開など、シフト関連の情報を一括で管理できます。従業員がシフト希望を申請してから、管理者がシフトを作成し、完成したシフトを公開する作業まで、まとめて対応が可能です。

また、クラウド上で操作が集約されているため、管理者がリアルタイムで管理できるだけでなく、従業員もオンライン上でシフトの確認ができます。従業員の人数分、完成したシフト表を印刷したり、メールで連絡したりする手間が省けるのもメリットです。

なお、勤怠管理画面では、スマホやPCで打刻や出勤・退勤・休憩などの時間管理もできるため、業務の効率化ができます。

シフト管理をさらに効率化できる便利機能について

勤怠管理システムには、他にも便利な機能が揃っています。曜日や日付、忙しい時間帯や繁忙期に応じて自動でシフト表を作れるものや、人員不足があれば従業員に募集を呼びかけられるものなど、サービスによって機能はさまざまです。

以下のような機能が搭載されていれば、さらにシフトの作成・管理が楽になり、業務の効率化が図れるため、チェックしてみてください。

機能	内容
シフト自動作成	曜日・日付ごとに必要人数を設定すると自動的にシフトを作成する
人員過不足の自動判断	時間帯別に人員不足を判定しながらシフト作成する
シフト申請	従業員からのシフト希望を反映させる
シフト募集	人員不足の時間帯を従業員に呼びかけて募集する
シフト共有	確定したシフト表をオンライン上で従業員と共有できる
予実管理	勤怠状況における予算と実績の管理ができる

シフト管理機能がある勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムでシフト管理をすると、シフト作成の業務負担が減るだけでなく、他のシステムとの連携も可能です。ここでは、シフト管理機能を使うメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

業務負担の軽減

シフト表の作成や人員の調整など、シフト管理業務は店舗責任者やスタッフリーダーなどが行います。従来のシフト作成は、まずは従業員からシフト希望を回収し、手書きやエクセルなどでシフト表を作成します。

シフト表が完成したら印刷して貼りだし、変更があれば随時調整するのが一般的な方法です。しかし、従業員の人数が多いほどシフト作成は複雑化し、キッチン担当・ホール担当など、複数の持ち場がある職場なら尚更手間がかかり、業務負担が増します。

しかし、シフト管理機能がある勤怠管理システムを導入すれば、シフト申請からシフト作成・公開までクラウド上で管理して共有できるため、一連の作業を簡略化できます。その結果、毎月の業務負担の軽減になり、他の業務に集中できるのもメリットです。

人的ミスの抑制とリスク管理

店舗責任者やスタッフリーダーは、通常業務の他に抱えている仕事も多く、シフト管理が大きな負担となりがちです。そして、過重労働によって人的ミスが増えたり、労働基準法に違反した労働環境を構築してしまうリスクがあります。

そこで、法改正にも適用可能な勤怠管理システムを導入することで、適切なシフト管理を行いながら、法令を遵守した勤怠管理を行うことができます。人的ミスの抑制とリスク管理は、企業の長期的な運営にとっても非常に重要なポイントです。

他のシステムとの連携ができる

勤怠管理システムは、従業員の福利厚生に関する労務管理システムや、給与計算システムと連携できるタイプが多いです。このような他のシステムと連携することで、さらに業務が効率化し、事務作業の負担を大幅に軽減できます。

また、勤怠管理システムの中には、シフト管理機能の他にも、給与計算や打刻管理などの機能が備わっているものもあります。機能が豊富な勤怠管理システムなら、今まで別々のシステムで発生していた料金を削減して1つにすることで、コストカットにも繋がります。

アプリから操作できる

近年の勤怠管理システムは、PCだけでなく、スマホやタブレットで操作できるアプリタイプのシステムも増えています。管理者側が外出先でもシフト管理ができるだけでなく、従業員側もいつでもシフトの申請や確認が可能です。

また、人員不足の日には、アプリを利用して管理者から従業員に協力要請を呼びかけたり、シフト申請の提出期限のリマインドなどの操作もできたりします。このように、管理者側と従業員側、双方にとっても手軽に使えるのがメリットです。

シフト管理ができる勤怠管理システムを導入する際の注意点

シフト管理ができる勤怠管理システムを導入するときには、注意すべき点もあります。人気の勤怠管理システムがあっても、まずは自社の規模に合ったものなのか、予算は見合っているのかを以下の通りに確認しましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

自社の規模に合った機能を搭載しているか

勤怠管理システムの中には、シフト管理機能の他にも、業務を効率化する機能がいくつも搭載されています。そのどれもが、自社が必要とする機能であるとは限らず、求める機能だけを選別する必要があります。

なお、自社の現在の規模を考慮し、夜勤やフレックスタイム制などがある企業は、それらを反映できる機能があるかを確認しましょう。また、休日出勤や残業など、イレギュラーな勤務にも対応できるのかも、自社の勤務形態と照らし合わせて確認しておくのが重要です。

費用対効果は十分に得られるか

勤怠管理システムは、無料で開始することができる場合もありますが、ほとんどの場合は無料トライアル期間を過ぎると、有料版に自動で変更されてしまいます。つまり、運営における費用がどのくらいかかるのか、費用対効果をしっかりと算出する必要があります。

そして、長期的な運用も視野に入れながら、ランニングコストを計算し、継続可能性についても判断するようにしましょう。また、現在使用している給与計算システムなどを引き続き使用する場合は、連携して使用できるのかも事前にチェックしておきましょう。

シフト管理ができるおすすめの勤怠管理システム12選

シフト管理ができるおすすめの勤怠管理システム比較一覧表

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際は、シフト管理機能以外にも、どのような機能があるのかも確認しておくのがポイントです。

自社に合った機能を搭載したシステムを選ぶのはもちろん、使用する担当者や従業員が使いやすいか、発生するコストが見合っているかも確認しましょう。実際に使用していないと使いやすさは分かりにくいため、まずは無料トライアルで試してみるのもおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. シフト管理以外に必要な機能は搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

シフト表の作成は、毎月行う必要がある業務であり、多くの手間がかかり時間を要します。しかし、シフト管理をしっかり行わないと、忙しい時間帯や繁忙期に想定外の人員不足が起きたり、急な従業員の休暇に対応できなくなったりしてしまいます。

その点、勤怠管理システムのシフト管理機能を使えば、従業員がシフト申請をスマホで手軽に申請でき、管理者は必要事項を入力するだけで自動でシフト表が作れます。さらに、人員不足の時間帯や日付を自動判断し、アプリで従業員に募集をかけることも可能です。

また、完成したシフト表はオンライン上で従業員と共有できるため、いつでもシフト確認ができるのもメリットです。給与計算システムなど、他のシステムとの連携もできる場合がほとんどであり、大幅に業務の効率化が図れるため、導入を検討してみてください。