英語対応している勤怠管理システム9選！メリットや注意点を解説

英語対応の勤怠管理システムは、外国人労働者を雇用してグローバル化を進めている企業にとって効果的なシステムです。日本の労働人口減少に合わせて、必要性はさらに上がるでしょう。本記事では、英語対応の勤怠管理システムのメリットや選び方、おすすめのシステムを解説します。

目次

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1. 英語対応の勤怠管理システムが必要になる理由
2. 英語対応の勤怠管理システムがおすすめな企業
3. 英語対応している勤怠管理システムのメリット
4. 英語対応している勤怠管理システムのデメリット
5. 英語対応している勤怠管理システム選びの注意点
6. 英語対応のおすすめ勤怠管理システム9選
7. その他の勤怠管理システムの選び方
8. まとめ

英語対応の勤怠管理システムが必要になる理由

英語対応の勤怠管理システムは、外国人労働者の正確な勤怠管理をするために必要です。近年は、少子高齢化による労働人口の減少やグローバル化が進んだことで、企業が外国人労働者を雇うことが多くなりました。

しかし、その誰しもが日本語を流暢に話せるとは限らず、外国人労働者や海外支店で採用した従業員の中には、日本語でのやり取りが難しいと感じる場合も多いでしょう。よって、日本語のみで勤怠管理をした場合、誤入力などによるトラブルが発生することもあります。

そこで、従業員が理解できる言語で勤怠管理を行うことで、正確な賃金の支払いや不正の防止など、健全な労働環境の維持につながります。

英語対応の勤怠管理システムがおすすめな企業

外国人労働者と雇用関係にある企業に限らず、自社の将来を見据えて英語対応の勤怠管理システムを導入するべき企業もあります。ここでは、英語対応の勤怠管理システムがおすすめな企業の特徴を解説します。

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外国人の従業員がいる企業

外国人の従業員がいる日本企業は、英語などの言語対応だけではなく、必要書類や在留期限まで把握することが求められます。よって、昨今の勤怠管理システムの中には、不法就労を防止するために、ビザの期限を把握する機能が備わっているものもあります。

また、日本には様々な国籍の外国人労働者がいるため、一概に英語が理解できるとは限りません。そのため、なるべく多言語に対応し、従業員が個別で言語を切り替えられるシステムであると非常に便利です。

海外拠点がある企業

海外拠点がある企業では、海外出張や現地採用が発生するでしょう。そのため、英語対応に加え、時差に対応した勤怠管理ができるシステムがおすすめです。仮に、時差が反映されないシステムでは正確な労働時間が把握できず、管理側が計算することになり大変です。

また、複数の拠点がある場合には、拠点ごとの言語対応ができるシステムを選ぶことで、確実な管理が可能です。なお、海外出張の勤怠管理が必要な場合は、自社にサーバーを構築するタイプのオンプレミス型のシステムは避け、クラウド管理できるものを選びましょう。

グローバル展開の予定がある企業

将来的にグローバル展開を予定している企業は、英語に対応した打刻や労務管理が可能な勤怠管理システムを導入しておけば、後々便利です。グローバル展開する前から運用方法に慣れておくことで、海外に展開した際も、スムーズに従業員の管理が進みます。

勤怠管理システムは、導入から運用までのコストがかかるため、導入してからすぐに他のシステムへの切り替えを行うのは難しいでしょう。よって、今後のグローバル展開を予定している場合は、英語対応の勤怠管理システムの導入がおすすめです。

英語対応している勤怠管理システムのメリット

英語対応している勤怠管理システムは、言語の壁だけでなく、外国人の雇用にあたって重要な管理ができるため、導入することで得られるメリットが大きいです。ここでは、英語対応している勤怠管理システムのメリットを解説します。

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表示言語切り替えができる

表示言語を切り替える機能により、外国人労働者が操作しやすく、操作ミスなどのトラブルを防ぐことができます。また、日本人と外国人の従業員それぞれを、同じシステムで一括管理も可能になるでしょう。

日本語に不慣れな外国人労働者が、日々の勤怠管理を日本語のみのシステムで行うのは大きな負担にもなります。よって、言語に関係なく従業員が操作しやすいよう、言語の切り替えが簡単なシステムを選ぶことが大切です。

ネット環境があればどこでも利用できる

クラウドサービスによって提供される勤怠管理システムは、ネット環境があればどこからでも利用できるメリットがあります。海外出張で現地に支店がない場合でも勤務入力できるため、正確な勤怠管理が可能です。

また、同じ勤怠管理システムの中でも、オンプレミス型のものは社内にサーバーの構築が必要です。クラウド型とオンプレミス型、それぞれにメリットがありますが、複数の拠点で運用する場合は、情報の共有に苦慮する可能性が高いため、クラウド型をおすすめします。

海外の拠点でも時差対応ができる

英語対応している勤怠管理機システムを選ぶことで、海外拠点でも時差に対応して管理ができるメリットがあります。例えば、時差に対応していないシステムでは、担当者が勤務時間を現地時間に修正したり、従業員が修正して入力するといった手間が発生します。

日々の勤怠管理を、このように都度修正するのは作業者の負担が大きいです。よって、作業効率化のためにも、時差対応したシステムを利用するようにしましょう。

海外進出後にシステム移行の手間がない

英語対応している勤怠管理を運用していれば、海外進出後にシステムを移行する手間がないこともメリットです。海外進出のためには、資金調達や人材の手配、情報収集など膨大な準備が必要です。担当者は、これらの作業を少しでも減らしたいと感じるでしょう。

その点、英語対応の勤怠管理システムをあらかじめ利用していれば、移行に必要なコストや作業が不要であり、担当者の負担を大いに軽減させることができます。

英語対応している勤怠管理システムのデメリット

英語対応している勤怠管理システムは、必要とする企業にとって非常に便利ですが、いくつかのデメリットもあります。ここでは、英語対応している勤怠システムの導入におけるデメリットを解説します。

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製品の選択肢が少ない

現在サービスを提供する勤怠管理システムの中で、英語に対応している製品は少なく、製品の選択肢が少ないというデメリットがあります。仮に、なるべく多くの自社のニーズを網羅している製品を選びたい場合は、妥協しなければいけない部分もあるかもしれません。

しかし、事前に譲れない機能と妥協する機能を挙げて、自社で何らかの対策をした上で導入すると、導入に失敗するリスクは減らせるでしょう。

時差対応している製品が少ない

英語に対応している勤怠管理システムが少ない中で、時差に対応するシステムはさらに少ないです。海外拠点で利用する際は必ず欲しい機能であり、製品が絞られてしまうのは大きなデメリットとなります。

また、タイムゾーン（標準時間帯）の切り替えに対応している製品も限られており、日本に本社を構える企業が日本の標準時間で記録をする場合、現地時間と照合して計算をしなければならないことも考えられます。

英語対応の出番がない可能性もある

外国人労働者が少ない場合や、海外進出が少ない場合など、そもそも英語を使わない環境であれば出番がないというデメリットが発生します。勤怠管理システムだけを利用したいなら、不要な機能があることでコストの無駄遣いになってしまうでしょう。

よって、導入を検討する際は、本当に英語対応の勤怠管理システムを必要としているのか、どのように運用していこうと考えているのか、今後の事業展望をしっかりと見据えて慎重に決めることが大切です。

英語対応している勤怠管理システム選びの注意点

英語対応している勤怠管理システムを選ぶ際は、いくつかの注意点を意識して比較検討を行いましょう。ここでは、下記の注意点を解説します。

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言語切り替えが簡単にできるか

勤怠管理は出勤時において毎日行うものであり、日本人労働者はもちろん、外国人労働者も視覚的に分かりやすく、使用しやすいものでなければなりません。

また、使用者によって簡単に言語切り替えができるシステムでないと、利便性が低くなり、従業員のモチベーションを低下させてしまうことも考えられます。よって、お試し運用などで使用感を確認し、言語切り替えが直感的に行えるかを確認しましょう。

英語以外の言語にも対応しているか

世界の共通言語である、英語に対応した勤怠管理システムを選ぶのは大事ですが、グローバル展開を行う企業では、英語以外の言語を必要とすることも多いでしょう。そのため、在籍する外国人労働者がどの言語を必要としているのか、事前に把握することが大切です。

言語切り替えに対応した勤怠管理システムは、選択肢が限られてしまいますが、長期的な働く環境を考慮したら、多言語に対応したものを選択するべきです。企業が複数の言語対応を求める場合は、英語以外の言語対応にも注視して検討を行いましょう。

英語対応以外の機能も確認する

勤怠管理システムには、言語対応以外の機能も複数搭載しています。そのどれもが、勤怠管理という業務を効率化するためのものですが、カスタマイズ性が高いものほど多くの機能を搭載しています。そのどれもが自社にとって必要であるとは限らず、知らない間に大きなコストがかかっていた、という事態も考えられます。よって、外国人労働者に向けた施策だけでなく、会社全体の業務効率化を目指しながら、システムを比較検討するようにしましょう。

英語対応のおすすめ勤怠管理システム9選

ここからは、英語対応のおすすめ勤怠管理システム9選を特徴別に紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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英語表示が可能な勤怠管理システム3選

時差にも対応できる勤怠管理システム3選

複数言語対応の勤怠管理システム3選

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムは、自社の特徴や運用方針に合わせて選ぶことで、利便性が高いものを選択でき、生産性の向上が期待できます。勤怠管理システムを選ぶ際は、以下のポイントにも注目しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 海外拠点ごとの標準語に対応しているか
3. 時差対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 海外でシステム使用ができるか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか
4. 担当者・従業員が使いやすいか
5. 料金体系を確認
6. サポート体制が充実しているか
7. 無料トライアルがあるか

まとめ

外国人と雇用契約を結ぶ企業にとって、英語に対応した勤怠管理システムは利便性が高いです。特に、外国人労働者が多い企業や海外拠点がある企業、グローバル化を進めている企業では、言語切り替えや時差対応などの機能が非常に役立ちます。

通常の勤怠管理システムでは、言語が理解できない中での操作ミスによるトラブルや、勤務時間を現地時間に修正しなければならない、などの手間が発生します。そこで、英語対応の勤怠管理システムを活用することにより、多くの問題を解決できるでしょう。

効率よく運用するためには、自社のニーズに合ったシステムの選定が必要です。自社の今後のビジネス・企業展開に合わせて、英語対応の勤怠管理システムを導入し、従業員の正確な労働管理を行いましょう。