オンラインストレージの仕組みとは？メリット・デメリットも解説

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存できるサービスのことです。インターネットを介してどこからでもアクセスでき、容量の増加も簡単です。本記事では、オンラインストレージの仕組みやメリット・デメリットなどをわかりやすく解説します。

目次

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1. オンラインストレージの仕組みとは
2. オンラインストレージにおけるファイル共有のやり方
3. オンラインストレージの仕組みがもたらすメリット
4. オンラインストレージの仕組みがもたらすデメリット
5. オンラインストレージの料金の仕組み
6. オンラインストレージを選ぶ際のポイント
7. まとめ

オンラインストレージの仕組みとは

オンラインストレージとは、インターネット上にデータやファイルを保存できるサービスのことです。インターネットを介して、クラウド上のサーバーにデータを保存するため、「クラウドストレージ」と呼ばれることもあります。

オンラインストレージによって、ユーザーはベンダーのサーバーにインターネットを経由してデータを保存できます。そのため、USBメモリなど物理的な記録媒体が不要になり、インターネット環境があれば、どこからでもデータにアクセスできる点が強みです。

本記事では、オンラインストレージの仕組みやそれがもたらすメリット・デメリット、料金などについて、分かりやすく解説します。

オンラインストレージにおけるファイル共有のやり方

オンラインストレージでは、ファイルをストレージにアップロードして、共有用のURLを発行することで、ファイルを他の人と簡単に共有できます。相手は、受け取ったURLをクリックするだけで、ブラウザなどから直接ファイルにアクセスできます。

また、多くのオンラインストレージでは、共有されたファイルに対するアクセス権限を設定できる機能が備わっています。一般的な権限には、閲覧のみ・編集可能・ファイルの共有権限などがあり、共有相手や目的に応じて権限の設定が可能です。

共有する相手に対して適切なアクセスレベルを設定できるため、情報漏えいのリスクを防ぎながら安全な共有が行えます。

オンラインストレージの仕組みがもたらすメリット

オンラインストレージの仕組みがもたらすメリットは多岐に渡りますが、中でも大きなメリットは、アクセスの容易さです。データをクラウドに保存することで、インターネットに接続できれば、いつでもどこからでもデータにアクセスできます。

ここからは、オンラインストレージの仕組みがもたらすメリットについて、詳しく解説します。

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場所や機器を選ばずアクセス可能

オンラインストレージの仕組みがもたらすメリットの一つは、インターネット環境が整っていれば、場所や機器を選ばずアクセスできることです。

例えば、スマートフォンやタブレット、PCといったさまざまなデバイスからファイルを開けるため、テレワークにも対応しやすくなります。オンラインストレージを利用することで、従業員は自宅や外出先からでも業務データやファイルにアクセスできます。

これにより、地理的な制約にとらわれずに作業を行え、業務遂行の柔軟性や生産性が向上します。また、チーム全体でオンラインストレージを共有することで、遠隔地でもスムーズな共同作業が可能になります。

バックアップの手間が不要

オンラインストレージは、自動バックアップ機能を備えている場合も多く、手間の削減に繋がります。HDDを使用してファイルにアクセスして保存する場合、定期的にファイルを別のドライブやデバイスにコピーして、手動でバックアップをとる必要があります。

しかし、オンラインストレージなら、クラウド上で定期的にバックアップされるため、サーバー障害や機器トラブルが起きても迅速な対応が可能です。ユーザーが行う作業はファイルをアップロードするだけになり、手動でバックアップを作成する必要がありません。

自動でバックアップされる仕組みによって、手作業による手間や負担を削減でき、時間と労力を別の業務に割り当てられます。また、バックアップ忘れにより、意図せずデータを失うリスクも抑えられます。

大容量ファイルも共有しやすい

オンラインストレージの活用により、大容量ファイルもアップロードするだけで簡単に共有できます。従来の方法では、メールの添付ファイルやUSB、DVDなどの物理的な媒体を使用してファイルを送付する必要があり、手間がかかりました。

一方、オンラインストレージを使用すれば、これらの制限や手間を回避して、大容量ファイルが簡単に共有できます。ユーザーは自身のアカウントにファイルをアップロードするだけで、数ギガバイトから数テラバイトに及ぶ大容量データの共有が可能になります。

データの消失リスクが低い

オンラインストレージでは、物理的な損傷が少ないため、データ消失のリスクが低い点もメリットです。従来の方法では、ハードディスクやUSBドライブ、CD、DVDなどにデータを保存するため、さまざまな障害や危険にさらされます。

一般的にオンラインストレージは、専用のデータセンターのサーバーなどにデータを保存します。ここに設置される機器は、物理的なセキュリティ対策や二重化などの冗長化されたハードウェアによって保護されています。

また、これらの施設の多くは、防災設備やバックアップ電源などの設備を備え、データの安全性と可用性を確保するための厳格な基準を満たしています。そのため、物理的な破損によるデータの消失リスクが低減され、ユーザーは安心してデータを保存できます。

容量を簡単に増加できる

オンラインストレージは、料金を支払うことで、増設作業不要で簡単に容量を増やせます。従来はデータ領域を増やすために、新しいハードディスクやサーバーを購入してインストールする必要があり、大きな手間がかかりました。

一方でオンラインストレージでは、このような手間やコストをかけることなく、簡単に容量を増やせます。ユーザーは業務のニーズに合わせて料金プランを変更して、必要に応じて容量をアップグレードできます。

また、ユーザーがプランを変更して容量をアップグレードすることで、追加した容量をすぐに利用できます。これにより、ビジネスの成長や急なデータ増加に迅速に対応できるため、柔軟性や利便性が向上します。

複数人で共同編集できる

オンラインストレージでは、ファイルがアップロードされると、オンラインストレージ上のすべてのデバイスやユーザーの間で自動的に同期されます。これにより、特定のデバイスや場所に依存せずに、最新のファイルにアクセスして編集できます。

オンラインストレージの自動同期機能により、ファイルが常に最新の状態で共有され、複数人での同時編集が可能になります。これにより、チームによる作業の生産性が向上して、業務の効率化も図れます。

オンラインストレージの仕組みがもたらすデメリット

オンラインストレージには、便利さと共に利点も多いですが、その仕組みがもたらすデメリットについても知っておく必要があります。特にセキュリティ面や使い勝手の点で注意が必要です。

ここからは、オンラインストレージの仕組みがもたらすデメリットについて詳しく解説します。

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セキュリティ面での注意が必要

オンラインストレージは、データがインターネット上に保存されるため、不正アクセスやセキュリティ侵害へのリスクに注意が必要です。例えば、ハッカーや悪意のある第三者が、保存されたデータにアクセスしようとする可能性があります。

そのため、オンラインストレージサービスを利用する場合には、強力なパスワードの使用や二段階認証の有効化など、セキュリティ対策を充分に行うことが重要です。また、セキュリティ対策はベンダーに依存するといった点もユーザーにとっては弱みになります。

すべてのベンダーが強化されたレベルのセキュリティ対策を行っているとは限りません。そのため、信頼性の高いベンダーを選択して、定期的なセキュリティアップデートやセキュリティ対策をチェックすることが大事です。

障害時は復旧まで業務が滞る恐れがある

オンラインストレージは、予期せぬ障害やメンテナンスで一時的に利用ができなくなることもあります。このような障害にはサービスを提供するベンダーが対応するため、復旧が完了するまでは自社はただ待つしかありません。

特に特定のサービスに依存している場合、一時的な停止でも業務全体に影響が及び、大幅な業務遅延に繋がる恐れもあります。

そのため、定期的にローカル環境などにバックアップを取ったり、複数のオンラインストレージに分散して利用するのがおすすめです。このような対策によって、障害やメンテナンスが発生した場合も、データを失うリスクや業務の停止時間を最小限に抑えられます。

カスタマイズ性は低い

オンラインストレージは、クラウドサービスの一種である「SaaS（Software as a Service）」に該当します。SaaSは、ユーザーが利用するソフトウェアやアプリケーションをベンダーが提供して、ユーザーはその機能を利用する形態を指します。

一般的にSaaSは、広範なユーザーのニーズに合わせてデザインされているケースが多いです。これにより、特定のユーザーの要求や業務フローに合わせて細かなカスタマイズを行うことが難しい場合があります。

そのため、自社の業務ニーズや特定の要件に合わせて柔軟に対応するには、自社要件に最も適したオンラインストレージサービスを選び、カスタマイズの可能性や制限などを確認しましょう。

オンラインストレージの料金の仕組み

オンラインストレージサービスでは、基本的に容量や利用人数に応じた月額料金が発生する料金体系が採用されています。

利用可能なデータ容量、もしくはアカウント数で料金が決まるため、利用規模が大きいほど料金は高くなります。しかし、利用規模が大きければそれだけ一定の容量あたり、人数あたりの割引率も高くなります。

容量と利用人数でどちらで料金が決まる方がお得か、またどのサービスがより低価格で利用できるのか、各サービスを比較しましょう。

個人向けには無料プランもある

オンラインストレージは、ターゲットとなるユーザー層によって個人向けと企業向けの大きく2種類に分けることができます。同じサービスの中で、個人向けのプランと企業向けのプランが設けられている場合もあります。

個人向けのサービスやプランは無料のものも多く、気軽に利用できます。一方、企業向けのサービス・プランではより大容量のデータを保存できるほか、高度なセキュリティ機能や管理機能を利用することができます。

オンラインストレージを選ぶ際のポイント

オンラインストレージを選ぶ際は、セキュリティ機能がどれだけ搭載されているか、扱いやすいかどうかを確認するのがおすすめです。ここからは、オンラインストレージを選ぶ際のポイントについて解説します。

セキュリティ機能の確認

オンラインストレージを利用する場合、企業の大事なデータを保管することも少なくありません。オンラインストレージはインターネットを経由してアクセスするため、サーバー攻撃の標的にもなりやすく、不正アクセスや情報漏洩といったリスクもあります。

そのため、オンラインストレージを選ぶ際は、セキュリティの高さを重視するのがおすすめです。例えば、2段階認証や暗号化、IPアドレス制限などのセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。

これらの機能によって、不正アクセスやデータが盗み見られることを防ぎ、セキュリティの強化を図れます。

誰もが扱いやすい操作性か

オンラインストレージは、自社の従業員以外にも取引先などの関係者が利用するケースも多いです。そのため、誰もがスムーズに扱いやすい操作性だと、ファイルのやり取りが迅速化し、業務の効率化や生産性の向上にも繋がります。
特に、ITやデジタルツールに慣れていない従業員や取引先がいる場合は、シンプルで直感的に使えるオンラインストレージを選ぶことが重要です。例えば、ドラッグ＆ドロップでファイルをアップロードできたり、共有リンクの発行方法が簡単かの確認がおすすめです。

まとめ

オンラインストレージは、インターネットを介してデータを保存・共有する仕組みです。ユーザーはクラウド上のサーバーにデータをアップロードして、必要に応じてインターネット経由でアクセスします。

そのため、場所や機器を選ばずファイルの保存・共有ができ、複数人での共同編集も可能になります。一方で不正アクセスのリスクもあるため、オンラインストレージを選ぶ際はセキュリティ機能などを確認し、対策が万全なサービスの導入が重要です。

本記事の内容を参考に、オンラインストレージの仕組みによるメリット・デメリットを理解した上で、自社のニーズに適したサービスを選び、安全かつ効率的にデータを保存しましょう。