オンラインストレージの活用例・使い道｜注意したいポイントも解説

オンラインストレージは、上手に活用すれば社内・社外との情報共有を円滑化できます。また、テレワーク推進やBCP対策にも役立ちます。この記事では、オンラインストレージの活用例・使い道や、活用時に注意したいポイントを解説します。

目次

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1. オンラインストレージを活用して情報共有を円滑化
2. オンラインストレージの活用例・使い道
3. オンラインストレージを活用する際の注意点
4. まとめ

オンラインストレージを活用して情報共有を円滑化

オンラインストレージは、インターネット上にデータを保存できるディスクスペースのことです。個人や法人を問わず、データの保管や共有が簡単に行えるため、広く利用されています。

このツールを活用することで、社内外との情報共有を円滑化させることが可能です。インターネットに接続できる環境であれば、どこからでもファイルにアクセスし、編集することができます。

この記事では、オンラインストレージの活用例・使い道や、活用時に注意したいポイントを解説します。

オンラインストレージの活用例・使い道

オンラインストレージには、さまざまな使い道があります。複数の取引先とのデータ受け渡し、会議資料の配布、書類・画像・動画の保管など、その活用範囲は広範囲にわたります。

ここでは、オンラインストレージの活用例や使い道について詳しく解説していきます。

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複数の取引先とのデータ受け渡し

オンラインストレージを活用する際の使い道の一つは、複数の取引先とのデータ受け渡しです。例えば、取引先やパートナー企業との間で、契約書や報告書などの重要な文書を効率的に共有する必要があります。

オンラインストレージを利用すれば、アクセス制限や暗号化などのセキュリティ機能を活用して、機密性の高いデータを保護しながら共有することができます。さらに、ファイルのバージョン管理や履歴管理機能を使って、変更履歴を追跡することも可能です。

会議資料の配布

オンラインストレージを利用することで、会議資料の配布が簡単に行えます。オンラインストレージ上にその文書ファイルをアップロードすることで、参加メンバーとすぐに共有可能です。

その際、アクセス権限を指定して、指定したメンバーだけがファイルを利用できるように設定することができます。会議当日、参加メンバーはオンラインストレージにアクセスして会議資料をダウンロードし、準備をすることができます。

書類・画像・動画の保管

オンラインストレージは、電子データ化した書類や画像、動画などを安全に保管する場所として活用できます。例えば、契約書類を電子データとしてスキャンして、オンラインストレージ上で保管することが可能です。

また、画像や動画などのメディアファイルも同様にオンラインストレージに保存することができます。オンラインストレージを活用することで、書類や画像、動画などの電子データを管理して、業務の効率化を図ることができます。

共同編集

オンラインストレージを活用すると、複数人での共同編集が簡単に行えます。一部のオンラインストレージサービスでは、アップロードした文書データやスライド資料、表計算などを複数の人が同時に編集できる機能が提供されています。

例えば、チームでのプロジェクト作業や共同執筆など、協力して作業する際に便利です。各メンバーはオンラインストレージでデータを共有し、必要な変更を加えたりコメントを残したりすることができます。

テレワークの推進

オンラインストレージを通じて会議資料や重要なファイルを共有することで、自宅やリモートワーク場所からでも利用できます。そのため、場所を限定せずに会議を開催することが可能となります。

出張中や移動中の従業員でも、オンラインストレージ上のファイルにアクセスして必要な資料をダウンロードし、Web会議システムを介して会議に参加できます。そのため、常に最新の情報にアクセスでき、リモートでの作業や協力がスムーズに行えます。

BCP対策

BCP対策とは、企業が緊急事態時に事業を継続するための計画です。災害やその他の予期せぬ状況に備え、業務やサービスの中断を最小限に抑えることを目指します。

具体的には、従業員の安全確保や情報システムの復旧、代替施設の利用など、様々な対策が含まれます。オンラインストレージは、BCP対策に有効なツールとして活用できます。

例えば、オンラインストレージにデータを保存しておくことで、従業員が災害や緊急事態時に必要な情報にアクセスできます。さらに、複数の場所にデータをバックアップすることで、一つの場所でのデータ損失リスクを低減することが可能です。

オンラインストレージを活用する際の注意点

オンラインストレージを利用する際には、いくつかの注意点があります。これらのポイントを把握しておくことで、データの安全性や効率的な活用を確保することができます。

以下では、オンラインストレージの活用に際して注意すべきポイントを解説していきます。

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ベンダーのセキュリティ対策を確認する

オンラインストレージではデータを外部に保管するため、ベンダーが実施するセキュリティ対策がデータの安全性を左右します。特に無料のオンラインストレージを利用する場合、ベンダーのセキュリティ対策に注目しましょう。

一部の製品は利便性を追求するあまり、セキュリティ対策が不十分な場合もあります。そのため、機密性の高い情報を扱う場合は、強固なセキュリティ対策を提供するベンダーを選定することが重要です。

セキュリティに関する確認は、オンラインストレージを安全に活用するために欠かせません。

アクセス権限の設定ミスに気をつける

オンラインストレージを利用する際、アクセス権限の設定には細心の注意が必要です。設定を誤ると、機密情報の漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。企業が管理する極秘文書や秘密情報は、社外に漏らしてはならない重要な資産です。

そのため、必要最小限の人物にのみアクセスが許可されるべきです。例えば、社外秘の情報が一般社員などの制限されていないユーザーに漏洩してしまう可能性があります。

このようなリスクを避けるためには、アクセス権限の設定を慎重に行い、情報にアクセスできるユーザーを厳密に制限する必要があります。

安定した通信環境が必要

オンラインストレージを有効に活用するには、安定した通信環境が必要です。特に大容量のファイルを転送する際には、通信速度が重要になります。

通信速度が遅い場合、ファイルのアップロードやダウンロードに時間がかかり、業務の効率が低下する可能性があります。また、通信が不安定な場合は、ファイルの転送中に途切れたり、中断したりするリスクが高まります。

より高速で安定した通信を確保するためには、高品質な通信回線や信頼性の高いインターネットサービスプロバイダーを選択しましょう。さらに、容量が大きなデータを取り扱う場合には、転送速度の速いオンラインストレージを検討することが推奨されます。

保存のルールを決める

不要なファイルを保存すると、ストレージの容量が圧迫され、余計なコストがかかる可能性があります。そのため、どのようなファイルを保存するかを事前にルール設定する必要があります。

保存のルールを設けることで、どのようなデータを保存して、どのようなデータを削除するかを明確にすることができます。例えば、重要な業務データや文書は保存し、期限切れや不要なファイルは定期的に削除するなどによって、適切なデータ管理が可能です。

まとめ

オンラインストレージは、情報共有を円滑化し、テレワークやBCP対策にも役立つ便利なツールです。しかし、活用する際には注意点もあります。セキュリティやアクセス権限の設定、通信環境の安定性などを確認しましょう。

適切な保存ルールを設定し、ベンダーのセキュリティ対策を確認することで、データの安全性と効率的な活用を確保できます。これらのポイントを把握し、オンラインストレージを活用することで、業務効率の向上や情報管理の円滑化が図れます。

本記事で紹介したポイントを参考に、オンラインストレージを有効活用してみましょう。