無料で利用可能な経費精算システム11選！メリットや選び方を解説

経費精算業務を効率化できる経費精算システムは、導入コストが難点で利用が難しいと考える企業も多いでしょう。しかし、実は経費精算システムには無料で利用できるものもあります。本記事では、おすすめの無料経費精算システムやフリーソフトのメリット、選び方を解説しています。

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目次

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1. 経費精算システムは無料で利用できる
2. 無料の経費精算システムの選び方
3. 無料で利用できる経費精算アプリ比較一覧表
4. 無料で利用できるおすすめの経費精算システム10選
5. 無料の経費精算システムのメリット
6. 無料の経費精算システムがおすすめの企業
7. 無料の経費精算システムの注意点
8. その他の経費精算システムの選び方
9. まとめ

経費精算システムは無料で利用できる

経費精算システムは、従業員が立て替えた交通費や備品購入費・接待費などの経費精算について、申請から支払いまでのフローを自動化するシステムです。交通費や旅費の経費精算のほか、経費精算がしやすくなるカスタマイズ機能を搭載している製品もあります。

経費精算システムの多くは有料ですが、有料版をいきなり導入するのは自社に合っているかどうかが分からず、導入を躊躇してしまいます。ただし、経費精算システムの中には無料で利用できる製品もあります。

無料で利用できる製品には、有料版と比べて注意するべき点がありますが、企業の規模や処理件数などによっては無料版でも十分な場合があります。また、経費精算システムを全く使ったことがないなら、無料版のフリーソフトから試すのがおすすめです。

経費精算システムにあると便利な機能

企業によって、経費の種類やワークフローの複雑さ、必要な機能はそれぞれ異なります。経費精算システムを選ぶ際には、自社に必要な機能が塔載されている経費精算システムを選ぶことが重要です。ここでは、大きく3つのチェックポイントを紹介します。

経費精算システムを無料で利用する方法とは？

多くの場合、経費精算システムは有料ですが、無料で利用することも可能です。主に経費精算システムを無料で利用する方法は2つあります。

1. 無料トライアルを利用する
2. 無料プランを利用する

無料トライアルは、期間限定で有料版と同じ機能を利用することができるものです。期間が決まっていますが、お試し利用に有効です。無料プランとは、有料版に比べて使える機能やユーザー数に限りがありますが、期間に制限がないことが多いです。無料プランと無料トライアルを比較し、自社に適しているプランを選定しましょう。

有料版の経費精算システムについても以下の記事で紹介していますので、気になる方はご覧ください。

無料の経費精算システムの選び方

無料で経費精算システムを利用する場合、有料版の経費精算システムに比べて制限があることが多いです。ここでは、経費精算システム選びで失敗しないための選び方を解説します。

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制限内で使えるか

経費精算システムの無料プランや無料トライアルを利用することで無料で経費精算システムを導入することができます。しかし、使える期間や機能に制限があることが多いです。以下の表を参考にして事前にチェックしておきましょう。

▼経費精算システム制限早見表

スマートフォンに対応しているか

経費精算システムをスマートフォンで利用できると、さらに便利になります。申請者や承認者は外出先でも手軽に申請・承認業務が行えるため、無駄な手間を省くことができます。また、リモートワークにも対応しやすくなります。アプリの使いやすさもお試しできると経費精算システムの使用感がさらに想像しやすくなるでしょう。

▼経費精算システムスマホ対応早見表

無料で利用できる経費精算アプリ比較一覧表

無料で利用できるおすすめの経費精算システム10選

ここからは、無料トライアル・プランで利用できる経費精算システムを紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

無料の経費精算システムのメリット

無料の経費精算システム導入には、さまざまなメリットがあります。特に、有料版の導入に迷っている場合には非常に有効です。ここでは無料の経費精算システム導入におけるメリットを解説します。

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使いやすいシステムか比較検討できる

いきなり有料版のシステムを導入すると、必要な機能がないことや、操作性が悪いことに後から気づいてもすぐに交換ができません。仮に、途中で別のサービスに切り替えたとしても、それまでにかかった時間や費用は無駄になってしまいます。

それが、無料の経費精算システムなら、費用をかけずにシステムの使い勝手を確かめられます。特に、今まで経費精算システム自体を触ったことがない場合には、自社の経理業務をシステム化したらどうなるのか、お試しで体験するのに最適です。

また、最近では有料版であっても、クラウド上で無料トライアル期間を設けている製品が多くなっています。システム導入後のイメージを掴むためにも、無料トライアルを活用して、複数のシステムを比較検討してみるのがいいでしょう。

コストがかからず、いつでも利用開始できる

有料版の場合、かかる費用の面から、導入をしたくても躊躇してしまう場合が多いです。特に、従業員が少ない企業や個人事業者など、システムに頼らない紙での経費精算でも大きな支障がない場合や、予算に余裕がない場合は尚更です。

その点、無料版の経費精算システムの一番のメリットは、システムの導入や運用コストがかからないことです。導入における大きな懸念点である費用がかからないため、使いたいと思ったときに、いつでも使い始めることができます。

自社で必要な機能を把握できる

経費精算システムの機能は、経費精算を自動化するだけではありません。たとえば、スマートフォンやICカードとの連携によって、さらに業務を効率化することができます。出張や営業での外出が多くて交通費の精算が大変なら、このICカード連携機能があると便利です。

また、スマートフォンアプリを利用した機能に対応していると、出先からすぐに領収書を電子データで送信でき、提出忘れや紛失を防ぎ、トラブルに対応する業務の負担が軽減されます。

しかし、企業の規模や業種などによって必要な機能は違うため、連携機能などが自社にとってすべて必要な機能とは限りません。その点、無料のシステムなら手軽に機能を試せるため、自社に必要な機能が何なのか事前に把握することができます。

無料の経費精算システムがおすすめの企業

経費精算システムは、無料版より有料版の方が機能などは充実しています。ただ、使用する企業の状況によっては無料版の方がおすすめの場合もあります。ここでは、無料の経費精算システムがおすすめの企業について解説します。

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基本機能だけで十分な小規模企業

無料版の経費精算システムでは、使用できる機能に制限があるものが多くなっています。しかし、無料版でも経費精算システムとして必要最低限の機能は揃っている場合がほとんどです。

小規模企業など、普段から経費精算の件数が少ない場合は、多機能の有料版だと使わない機能の方が多く、費用の無駄使いになりがちです。このような場合、経費申請や承認などの最低限の機能が搭載された無料版の方が使いやすく、費用対効果も高いでしょう。

また、基本ユーザーが1人だけの個人事業主も、経費精算の件数が限られてくるため、最低限の機能のみを搭載した無料版がおすすめです。

経費精算システムを試してみたい企業

今まで紙やエクセルなどで経費精算を行っていて、経費精算システム自体を使ったことがない場合は、まず無料の経費精算システムを導入することをおすすめします。実際に操作してみることで、自社に合った運用方法や必要な機能がより明確化します。

特に、後々有料版の導入を考えているならば、いくつかの有料版の無料トライアルを試してみてから、自社に合っているシステムを比較検討してみましょう。

無料の経費精算システムの注意点

無料版の経費精算システムは、無料で使えるのが大きなメリットですが、有料版の製品と比べて利用できる機能や期間などに差があります。ここでは、無料版の経費精算システムを使用する上で注意すべきことを解説します。

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セキュリティが十分でない可能性がある

経理関係のデータには、企業にとって重要な情報が多く含まれています。そのため、経費精算システムのセキュリティは、なるべく強固に対応されたものにする必要があります。

しかし、無料版の経費精算システムの場合、有料版より開発段階で人員や費用に限りがあり、セキュリティ機能が低いことが多いです。また、外部の認証を受けていないなど、頑丈さに不安があり、セキュリティが十分でない可能性があります。

よって、無料版の経費精算システムを使用する場合は、事前にデータの保管場所や管理体制の流れなど、セキュリティ面について細かくチェックするようにしましょう。

利用可能期間や機能に制限がある場合が多い

経費精算システムには、経費の申請や承認だけでなく、領収書の読み取りから仕訳、支払処理など、多くの経理業務に関する機能が搭載されています。また、勤怠管理や会計システムなど、ほかの社内システムと連携して業務を行う機能を搭載している場合もあります。

しかし、無料版の経費精算システムでは、これらの機能が少なかったり、有料版より性能が落ちたりしている場合があります。また、ユーザー数やほかのシステムとの連携が制限されているなど、機能不足を感じやすいでしょう。

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選択する際は、特に重要なポイント3つを念頭に置いて、複数社から比較検討してみましょう。自社に必要な機能があるのはもちろんですが、電子帳簿保存法対応の製品を選ぶと、機能ごとに法律に対処しているか確認する手間が省けます。

また、自社での経理業務における経費精算の課題点に基づいて、その他のポイントに関しても比較検討しましょう。例えば、システム運用の専門知識がある担当者を置けない場合は、サポートが手厚い製品がおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 他言語や外貨に対応しているか
2. スマホで利用できるか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

まとめ

経費精算を自動化できる経費精算システムには、多くの便利な機能があります。しかし、多機能であるほど導入や運用コストがかかります。また、経費精算の件数が少ない企業や個人事業主にとって、その機能の多さがかえって費用の増加につながることがあります。

無料版の経費精算システムなら、経費の管理が煩わしい紙やExcelなどから変更したいと考えていても、予算の関係で有料版のシステム・アプリの導入に躊躇している企業にも向いています。

また、無料版の経費清算システムは、必要最低限の機能を搭載したものが多いため、処理件数が少ない企業や個人事業主にもおすすめです。

しかし、無料であるが故に、有料版より機能や性能が優れない場合や、セキュリティ面での懸念や不安が残るフリーソフトもあるため、十分に比較検討してから導入するようにしましょう。