中小企業におすすめの経費精算システム10選！メリット・選び方を解説

中小企業の経費精算業務には、担当者の負担が大きいなどの課題が多いです。そんな課題解決に役立つのが経費精算システムです。本記事では、経費精算システムの導入を検討している中小企業の方のために、中小企業が経費精算システムを導入するメリットや選び方を解説しています。

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目次

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1. 中小企業における経費精算業務の課題
2. 中小企業向けの経費精算システムの選び方
3. 中小企業向け経費精算システム比較一覧表
4. おすすめの経費精算システム11選
5. 中小企業が経費精算システムを導入するメリット
6. 中小企業向け経費精算システムの導入フロー
7. その他の経費精算システムの選び方
8. まとめ

中小企業における経費精算業務の課題

中小企業の経費精算業務においては、課題が多く存在します。例えば、従来のアナログな方法では、データ入力や経費明細の管理が煩雑で、時間と手間がかかります。ここでは、中小企業における経費精算業務の課題について解説します。

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担当者の負担が大きい

中小企業において経費精算業務では、少人数のために担当者が他の業務と兼務しなければならない場合があります。これにより、経費精算業務の処理が担当者にとって大きな負担となります。

経費精算は、正確性や妥当性の確認が求められるため、時間と注意力を必要とします。しかし、兼務状態では、業務の優先順位や時間配分の調整が難しくなり、経費精算の処理に遅延やミスが生じる可能性が高まります。

書類や現金の管理に手間がかかる

中小企業における経費精算業務では、書類の管理が課題となります。経費精算には、多くの書類が必要であり、申請用紙や領収書などのファイリングや整理に手間を要します。

手動の書類管理では、書類の保管場所や整理方法に工夫が必要であり、担当者が時間を割いて管理する必要があります。さらに、複数の人が関与する場合には、申請書や領収書の提出や承認プロセスも煩雑になります。

また、立替払いや小口精算などを現金の手渡しで行っているケースも多く残存しています。毎朝差額を計算したり、絶えず現金を保持しなければならない手間は、常に不正のリスクとも隣り合わせの状況です。

経費精算のデジタル化が進まない

中小企業における経費精算業務では、デジタル化が進まないことが課題となっています。中小企業では、予算やリソースの制約があり、デジタル化にかかる費用や、導入に関する知識やスキルを持つ人材を確保することが難しい場合があります。

また、既存のプロセスや手続きに慣れ親しんでいるため、変更に対する抵抗感や不安がある場合もあります。さらに、セキュリティや情報漏洩の懸念もあり、デジタル化に対する信頼性に不安を感じている企業もあります。

中小企業向けの経費精算システムの選び方

中小企業の経費精算業務の課題として、経理担当者の負担が大きいことが問題点として挙げられます。このような課題を解決するために、自社にあった経費精算システムを導入しましょう。以下に中小企業向けの経費精算システムの選び方を解説します。

規模感やコストで選ぶ

まずは、自社の規模や予算にあったサービス・プランを絞りましょう。従業員数が比較的少ない場合、シンプルな機能でリーズナブルなプランがおすすめです。

また、自社に合った入力フォーマットや承認フローへのカスタマイズができるか確認しましょう。どんなに高品質なシステムを導入したとしても、自社の思い描く運用法と実態が違っていては意味がありません。入力フォーマットや承認フローを自社のスタイルに合わせてカスタマイズできることも重要です。実際に運用しながら随時調整も可能であれば、実務を通したよりよい業務の効率化に繋がります。

▼経費精算システム対応規模早見表

経理担当者の負担を減らす機能の有無で選ぶ

経理担当者の負担を大幅に減らせる機能として、入力・仕訳作業の自動化とFBデータとの連携による効率化、規定違反をチェックする機能が挙げられます。

経理業務のなかでも、科目ごとに仕訳をしたり集計をする作業が最も手間がかかり神経の擦り減る作業です。経費精算システムを導入することで、毎度手作業で行っていた工程が自動化され、担当者の負担を大幅に軽減できます。会計ソフトなどと連携しているものであれば、重複していた作業も短縮できるでしょう。

FBデータ（ファームバンキングデータ）と連携できるシステムであれば、銀行へ行かずに会社内で振込や引き落とし作業をすることができるため、時間の効率化が図れます。一見インターネットバンキングに似ていますが、インターネットを利用せず専用の回線を使用しているため、セキュリティ対策がされているのが大きく異なる点です。

規定違反をチェックする機能とは、あらかじめ設定した社内ルールを満たしているか自動で確認してくれる機能です。これにより、細かい確認が不要になるだけでなく、差し戻しの回数も少なくなります。

▼経費精算システム対応機能早見表

サポートの充実度で選ぶ

サポートが充実している経費精算システムはトラブルが起こった場合でも迅速に対応することができます。経費精算システムを選ぶ際には、サポートの有無だけでなく、サポート方法や問い合わせ可能時間帯、土日祝日の対応可否についても確認しましょう。

▼経費精算システム対応サポート機能早見表

中小企業向け経費精算システム比較一覧表

おすすめの経費精算システム11選

中小企業が経費精算システムを導入するメリット

中小企業における経費精算システムの導入は、業務の効率化に大きく貢献します。ここでは、小企業が経費精算システムを導入するメリットについて解説します。

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経費申請の不備軽減

中小企業が経費精算システムを導入することにより、経費申請の不備を軽減するメリットがあります。システムは、申請者に必要事項の入力を促し、必要な添付ファイルや、承認フローを確認できます。

これにより、申請者は適切な情報を提供し、漏れやミスを防ぐことができます。また、システムはルールやポリシーに準拠するよう設定でき、申請がそれに適合しているか自動的に検証します。これにより、経費申請のルール違反や、不正使用のリスクを軽減できます。

社外でも経費申請が可能

経費精算システムの導入による中小企業のメリットの一つは、社外でも経費申請が可能となることです。システムはオンライン上でアクセスできるため、出張先や在宅勤務時など社外からでも簡単に経費申請ができます。

これにより、従業員は時間や場所に制約されずに申請を行うことができ、業務の効率化を図れます。

コスト削減・経費精算業務の効率化

中小企業が経費精算システムを導入するメリットは、コスト削減と経費精算業務の効率化が期待できる点です。

まず、コスト削減の観点では、経費精算システムによるペーパーレス化が挙げられます。システム上でデジタルな経費申請や承認プロセスが行われるため、用紙や印刷物のコストを削減できます。

経費精算業務の効率化に関しては、デジタルデータの自動集計や報告機能により、従業員や経理担当者が、手作業での集計や伝票整理を行う必要がなくなります。他の会計システムなどとも連携できることが多いため、目視や手作業で行っていた業務もすぐに効率化できるでしょう。

また、交通系ICカードの連携機能をすれば、従業員が交通系ICカードを利用する際、カード利用履歴が自動的にシステムに取り込まれ、経費精算に反映されます。これにより、手動で交通費を計算したり領収書を収集する手間が省けます。

経費精算システムの導入により、ペーパーレス化やICカード連携などの機能を活用することで、中小企業は経費精算業務におけるコストを削減し、効率化を図ることができます。

不正防止

経費精算システムの導入により、不正行為を効果的に防止できます。システムは厳格なルールやポリシーに基づいた経費申請・承認プロセスを提供し、不正な請求や承認を検知します。

デジタル化されたデータは改ざんが難しく、虚偽の領収書や不正な経費の書き換えを防止します。

中小企業向け経費精算システムの導入フロー

中小企業が経費精算システムを導入する際には、いくつか注意点があります。ここでは、システムの導入フローについて解説します。

1.現状の体制を把握し、目的を明確にする

中小企業が経費精算システムを導入する際には、社内の現状把握と経費精算システムを導入する目的の明確化が大切です。まずは、経費精算業務がどのような流れで行われているのかを確認しましょう。

そこで、時間がかかっているところや人の手が必要でないところを洗い出しましょう。これにより、経費精算システムを導入する目的を明確にしましょう。

2.サービスを比較検討する

次に、経費精算システムを比較し、導入する経費精算システムを決定しましょう。無料トライアルなどを通じて、システムの操作性を確認することで、実際の使用時にスムーズに操作できるかどうかを事前に把握することができます。

操作性が優れたシステムであれば、従業員は簡単かつ迅速に経費精算を行うことができ、生産性の向上に繋がります。システム導入前に、無料トライアルなどを利用して操作性を確認しておきましょう。

3.社内教育を行う

中小企業が経費精算システムを導入する際には、社内教育を行うことが重要です。システムの利用方法や、メリットを従業員に適切に伝えることで、システムの浸透を図ることができます。

社内教育により、従業員はシステムの操作を正しく理解し、効率的な経費精算が行えるようになります。社内教育は、定期的な研修や情報共有の機会を設けることが大切です。これにより、経費精算システムが有効活用され、業務の効率化や正確性の向上が図られます。

4.経費精算システムを導入する

社内の体制が整ったら本格的に経費精算システムを導入しましょう。書面上での経費精算業務から業務フローを変更する必要がありますが、経費精算システムを導入することで手間と時間を大幅に減らすことができるでしょう。

その他の経費精算システムの選び方

ここでは、経費精算システムを選ぶ際に、注目すべきポイントを掲載しています。「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」の2つに分けていますので、注目ポイントを活用して、自社のニーズに合致した経費精算システムを選択しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 他言語や外貨に対応しているか
2. スマホで利用できるか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

まとめ

中小企業の経費精算業務は、少人数で担当が兼務するため負担が大きく、書類管理や処理時間が課題となります。しかし、経費精算システムの導入により、経費申請の効率化やペーパーレス化が実現します。

また、不正防止や経費の正確な管理、コスト削減も可能です。さらに、社外でも申請が可能なため利便性が向上し、交通系ICカードとの連携により移動経費の自動計算も可能です。導入に際しての注意点として、事前に操作性の確認をし、社内教育を定期的に行いましょう。

中小企業において経費精算システムの導入は、業務効率化とコスト削減を実現し、ひいては、組織全体の生産性向上に繋がります。