【2025最新】経費精算アプリおすすめ15選を比較！無料で使える簡単アプリも紹介

外出先でも簡単にレシートや、交通費の精算ができる経費精算アプリ。本記事では、経費精算アプリのおすすめを選び方とともに紹介します。無料で使えるアプリや、個人事業主向けのアプリなどを比較一覧表で分かりやすく紹介します。

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目次

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1. 経費精算システム・アプリの始め方
2. 経費精算アプリとは
3. 経費精算アプリを無料で利用できるケースもある
4. 経費精算アプリ導入のメリット
5. 経費精算アプリの選び方
6. 経費精算アプリのおすすめ15選
7. 【比較表】おすすめの経費精算アプリ
8. 経費精算アプリ導入の際の注意点
9. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

経費精算システム・アプリの始め方

経費精算システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な経費精算システムを選びましょう。

経費精算アプリとは

経費精算アプリとは、スマートフォン・タブレットなどの端末にインストールしたアプリ内で、経費精算の申請・承認ができるものです。その他にも、ICカードや領収書の読み取り・入力項目の不備チェックなども行えます。

場所・時間を問わずに経費精算できるため、従業員の経費精算における業務を効率化し、精算にかかる時間を大きく低減できます。また、経費精算プロセスの一部を自動化できるため、経理担当者の業務負担の軽減にもつながります。

経費精算アプリの主な機能

経費精算アプリには、ICカードの読み取り・OCR・入寮項目のチェックなど、さまざまな機能が搭載されています。各機能の特徴を紹介します。

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交通費精算に便利なICカードの読み取り機能

経費精算アプリの多くは、ICカードの読み取りが可能です。たとえば、会社支給の交通系ICカードである、SuicaやPASMOの読み取りが代表的です。

交通系ICカードを専用リーダーなどにかざすだけで、業務で利用した交通機関・経路・料金などがシステムに自動入力されます。さらに、定期区間の控除・乗り換え運賃の計算も自動で行えるため、交通費精算を大きく効率化できます。

領収書管理に便利なOCR機能

OCR機能とは、端末内蔵のカメラを使って領収書を自動で読み込む機能です。たとえば、取引先に手土産を持参した場合、その領収書をスマートフォンやタブレット端末のカメラで撮影すると、印字から日付け・品名・金額などを自動で読み取り、システムに登録します。

また、システムによっては電子帳簿保存法にも対応しており、リモートでのデータ管理が行えるだけでなく、領収書・レシートの原本の保管も不要となります。

参考：スキャナ保存関係｜国税庁

入力規定・不備チェック機能

経費精算アプリでは、入力された申請項目を自動でチェックします。それらの項目に明らかな入力ミスや不備がある場合、自動で申請者に修正が依頼されます。なお、勘定科目の間違いや、管理者側の承認見落としの際もアラートが届きます。

アプリに内蔵された入力規定に基づき、入力ミスを指摘することで、管理者の負担を軽減することにつながります。また、人による目視だけでは気付きにくい申請書・承認の不備に関しても、システムが即座にチェックを行い、正確な経費精算を可能とします。

スマホで経費申請・承認できる機能

経費精算アプリでは、アプリ内で経費精算の申請・承認を一環して行えます。申請者側は、必要な項目を入力・領収書などの撮影をした後、申請ボタンを押せば、データが自動的に承認者の元に届きます。

承認者は届いたデータを確認し、承認ボタンを押せばOKです。入力内容のチェックもアプリが自動で行うため、従来の手動による承認作業と比べると、業務負担は大幅に小さくなります。

他のシステムと連携する機能

経費精算は給与計算システムや労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。既に導入している給与計算システムや労務管理システムがあれば、それらと同じシリーズの経費精算システムがおすすめです。共通のインターフェースでさまざまな業務に対応でき、バックオフィス全体の効率化にも繋がります。

経費精算アプリを無料で利用できるケースもある

経費精算アプリには、無料でサービスが利用できるものがあります。内容は、「期間限定で無料のトライアルを利用する方法」と「機能性は大幅に落ちるものの、無料で使える経費精算アプリを利用する方法」の2つがあります。以下ではそれぞれについて解説します。

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経費精算アプリの無料トライアルを利用

多くの経費精算アプリでは、無料トライアル期間が設けられています。無料トライアルでは、機能が制限されている場合もありますが、まずは無料トライアルでアプリの使用感を試し、自社の経費精算の課題をクリアできそうか検討するといいでしょう。

無料トライアルの期間は、アプリにより1週間～数か月と幅があります。トライアル期間が長いほうが、自社のフローに合うかどうかを検討し、充分に選定を行えます。

無料トライアルでは、使用上でトラブルがあった際、サポートが受けられない場合もあります。無料トライアルを利用する場合は、事前に期間・サポート体制を確認しておきましょう。

無料の経費精算アプリを利用

経費精算アプリの中で、完全無料で利用できるものもあります。しかし、無料プランでは機能やセキュリティ面が不十分である場合があります。そのため、経費精算業務を効率化させる目的で経費精算システムを導入したはずが、かえって使いづらくなってしまうということもあります。

コストを掛けずに経費精算システムを利用できるのは大きなポイントですが、自社に適しているか見極めることが大切です。

経費精算アプリ導入のメリット

経費精算アプリの導入には、交通費精算を含めた経費精算の効率化や不正申請の防止など、さまざまなメリットが期待できます。ここでは、経費精算アプリ導入のメリットについて、詳しく解説します。

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社外でも経費申請が可能

経費精算アプリでは、手持ちのスマートフォンやタブレットから経費精算の申請を行います。そのため、場所や時間を問わずに、いつでも経費申請できる点が大きなメリットです。

経費精算をよく行う営業担当者の場合、取引先への移動中などの隙間時間も有効活用できるため、業務の効率化が期待できます。また、経理担当者にとっても、経費精算を素早く行えるため、業務の滞りを防ぐことができて便利です。

スマホ撮影を利用した経費の自動入力

経費精算アプリのOCR機能では、端末カメラで領収書を撮影するだけで、日付け・品名・金額などをシステムに自動入力できます。

従来の経費精算システムのように、経費精算書の作成やスプレッドシートへの入力が不要になるため、経費精算フローの効率化につながります。また、経費精算アプリは電子帳簿保存法に対応したものも多くあります。

電子帳簿保存法とは、国税関係で必要な領収書や書類を電子データで保存する際の、保存方法における規定です。電子帳簿保存法対応の経費精算アプリなら、納税に必要なデータを法律に則って自動管理できます。

なお、領収書の種類によっては、原本の保管が必要ありません。従来のように、提出された領収書を経理担当者が台帳にのり付けし、ファイルを保管するといった手間を省ける点は、大きなメリットです。

参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」

交通費精算の効率化

交通系ICカードと連携できる経費精算アプリでは、交通費精算を効率化できます。それは、交通系ICカードを専用リーダーにかざすだけで、交通機関の利用日時・種類・経路・料金などが自動入力できるためです。

従来のように、乗車のたびに領収書を発行したり、交通費精算書を作成したりする手間がかからないため、申請者の負担を軽減できます。

また、正しいデータが入力できるため、経理担当者側にとっても、申請内容のチェックのために、交通経路・交通料金の再調査を行う作業を省略できるというメリットがあります。

承認作業に時間や手間がかからない

経費精算アプリでは、経費精算の申請から承認までを一貫してアプリ内で行えます。場所・時間を問わずに経費精算の申請・承認が可能なため、従来に比べると経費精算の手間・時間を大幅に短縮できます。

たとえば、従来の経費精算では、経費精算書を経理担当者が受け取り、内容に不備がないかを手動で確認しなければなりませんでした。不備がある場合は申請者に差し戻し、再提出されたものをまたチェックする、というプロセスは、経理担当者には大きな負担になります。

また、従来の経費精算では、経理担当者が不在の場合、そもそも承認ができない点もデメリットでした。申請から承認に時間がかかると、申請者側にもストレスがかかります。一方、経費精算アプリを利用すれば、経理担当者は社外にいても承認作業を行えます。

申請内容は初めにアプリがある程度チェックするため、明らかなミスがある申請は自動で申請者に差し戻される点もメリットです。さらに、自動仕訳機能や代理承認・一括承認機能を備えたアプリならば、経理担当者の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。

不正防止・内部統制の強化

経費精算アプリでは、自社の経費精算ルールにあわせた設定も可能です。ルールにそぐわない申請・承認には警告・ブロックが行われるため、不正請求やコンプライアンス違反を防止できます。なお、領収書を撮影するだけで金額入力できる点も不正防止に役立ちます。

また、経費精算アプリを利用した経費精算の内容は、すべてシステム上に記録されます。怪しい申請・承認を一目で把握しやすくなるため、自浄作用・内部統制の強化もで期待できます。

経費精算アプリの選び方

経費精算アプリを選ぶ際のポイントは3点です。ここでは重要な選び方について詳しく解説します。

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OSは対応しているか

経費精算アプリ導入の際は、対応OSを必ず確認しましょう。iPhone・Androidの両方に対応しているもの、片方にしか対応していないものなど、対応OSはアプリによってまちまちです。

会社からスマートフォンが支給されている場合は、当然ながらそのOSに合った経費精算アプリを選ばなければなりません。従業員が個人的に保有するスマートフォンにインストールする場合は、iPhone・Androidの両方に対応したアプリが望ましいでしょう。

特にICカード読み取り機能やOCR機能は古いOSには対応していない場合が多いため、注意してください。

目的にあった機能が塔載されているか

経費精算システムを導入する目的にあった機能が塔載されているか確認しましょう。業務フローをスムーズにしたいのであれば、スマートフォンでの利用をしやすいものがよいでしょう。他にも経理担当者の負担を減らしたいのであれば、他のシステムとの連携が豊富であるものを選ぶと良いでしょう。以下に経費精算システムの主な機能を示します。

カスタマイズしやすいか

自社の用途に合わせて柔軟にカスタマイズできるかは大きなポイントです。自社の規定に合わせたい場合は、機能の拡張が必要不可欠です。しかし、自社に合わせたカスタマイズにはプログラミングなどの専門的な知識が必要になるケースもあります。

カスタマイズ性の高さだけでなく、専門的な知識が必要であるか、外部に依頼する場合どのくらいの費用が必要になるのかなども確認しておきましょう。

経費精算アプリのおすすめ15選

ここでは数ある経費精算システムを厳選し判明した、経費精算アプリのおすすめをご紹介します。資料請求と合わせて自社にあった最適なサービスを選びましょう。

おすすめ経費精算アプリを一覧表で見る

経費精算アプリおすすめ14選

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【比較表】おすすめの経費精算アプリ

無料で使えるおすすめ経費精算アプリ

経費精算アプリ導入の際の注意点

経費精算アプリの導入の際は、対応OSの確認・セキュリティ体制の強化・社内教育の徹底などの注意点も存在します。内容を詳しく解説します。

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セキュリティ体制を万全にしておく

経費精算アプリの中には無料利用できるものもあります。無料アプリはコストを削減できますが、セキュリティ性が低い場合が多いため、情報漏洩などのリスクに注意する必要があります。

特に、従業員が個人保有するスマートフォンを利用する場合、セキュリティ対応も各自でバラつきが生じます。導入後のトラブルを防ぐためにも、アプリの導入前に、会社全体でセキュリティ体制の見直し・強化を行いましょう。

社内教育の徹底

経費精算アプリの導入に際しては、厳格な利用ルール・申請ルールの設定が必要です。よって、社内教育の徹底に合わせて、経費精算における社内ルールの周知にも力を入れましょう。

定められた社内ルールが軽んじられると、不正請求などのリスクが高まります。経費精算システムを適正に運用するためにも、会社全体で正しい経費精算の管理に取り組むことが大切です。

その他の経費精算アプリの選び方

ここでは記事上部では紹介しきれなかった、経費精算アプリのその他の選ぶ方について解説します。

企業規模で選ぶ

経費精算アプリのサービス内容やプランは幅広く、自社の企業規模より必要以上の機能を搭載しているシステムを導入すると、無駄なコストが発生する場合があります。そのためにはまず自社の規模に見合ったサービス・プランに絞り込むことが大切です。

従業員の多い大企業や複雑な社内規定がある場合には、「大企業向け」の経費精算アプリがおすすめです。大企業向けのシステムは、カスタマイズ性に長けており、複雑な承認フローにも柔軟に対応することができます。

中小企業や従業員が比較的少ない企業であれば、「中小企業向け」の経費精算システムがおすすめです。中小企業向けのシステムは、経費精算に必要な機能をシンプルかつ、リーズナブルな価格で利用することができます。

電子帳簿保存法への対応可否で選ぶ

経費精算アプリを選ぶ際は、電子帳簿保存法（電帳法）に対応しているかも確認しましょう。電帳法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。情報化・ペーパーレス化の流れを受け、2024年からは電子取引を行った際のデータはオンラインで保管することが義務化されます。

電子帳簿保存法にどこまで対応しているかは製品によって異なります。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかが、対応の有無を判断する1つの目安となるでしょう。

2023年10月から開始したインボイス制度では、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号が記載されます。この登録番号の有無によって仕訳区分を変更する際、システムがインボイスに対応していなければ、仕訳区分の手直しが別途発生します。経理担当者の負担を増やさないためにも、電子帳簿保存法・インボイスに対応しているかの確認が必要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：JIIMA認証情報リスト｜国税庁

他言語や外貨に対応しているか

外資系の企業や海外に拠点を持つ企業・海外の取引先が多い企業・英語が公用語の地域で事業展開している企業は、多言語や外貨に対応しているかを確認しましょう。

外貨の計算や為替レートの取得を自動で行う機能があるサービスを選択すれば、複雑な精算作業を回避することができます。また、英語に対応していない経費精算アプリの場合、日本語が分からない従業員に対しては別途言語対応が必要ですが、英語対応であれば負担が軽減されます。

まずはお試し無料トライアル！

一度導入した経費精算アプリを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

まとめ

経費精算アプリは、アプリ内で経費精算の申請・領収書の提出・申請内容の承認を一環して行えます。場所・時間を問わずに経費精算が可能なため、申請者側・承認者側の双方が業務を効率化できるでしょう。

一方、経費精算アプリには、セキュリティ対策の強化・社内ルールの周知などの注意点も伴います。情報漏洩や不正請求などのリスクに備えるためにも、自社状況に即した経費精算アプリの運用ルールを講じましょう。

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