経費精算アプリおすすめ9選！メリットや注意点・選び方を解説

経費精算アプリとは、経費精算の入力や申請・承認などの業務をスマホやタブレットで行えるアプリのことで、従来の経費精算システムをさらに効率化します。本記事では、経費申請アプリの導入を検討している方へ、メリットや注意点、おすすめの経費精算アプリの選び方を解説します。

おすすめの経費精算アプリを見る

目次

開く

閉じる

1. 経費精算アプリとは
2. 経費精算アプリの選び方
3. おすすめの経費精算アプリ比較一覧表
4. おすすめの経費精算アプリ9選
5. 経費精算アプリ導入のメリット
6. 経費精算アプリ導入の際の注意点
7. その他の経費精算アプリの選び方
8. まとめ

経費精算アプリとは

経費精算アプリとは、スマートフォン・タブレットなどの端末にインストールしたアプリ内で、経費精算の申請・承認ができるものです。その他にも、ICカードや領収書の読み取り・入力項目の不備チェックなども行えます。

場所・時間を問わずに経費精算できるため、従業員の経費精算における業務を効率化し、精算にかかる時間を大きく低減できます。また、経費精算プロセスの一部を自動化できるため、経理担当者の業務負担の軽減にもつながります。

経費精算アプリの主な機能

経費精算アプリには、ICカードの読み取り・OCR・入寮項目のチェックなど、さまざまな機能が搭載されています。各機能の特徴を紹介します。

ICカードの読み取り機能

経費精算アプリの多くは、ICカードの読み取りが可能です。たとえば、会社支給の交通系ICカードである、SuicaやPASMOの読み取りが代表的です。

交通系ICカードを専用リーダーなどにかざすだけで、業務で利用した交通機関・経路・料金などがシステムに自動入力されます。さらに、定期区間の控除・乗り換え運賃の計算も自動で行えるため、交通費精算を大きく効率化できます。

OCR機能

OCR機能とは、端末内蔵のカメラを使って領収書を自動で読み込む機能です。たとえば、取引先に手土産を持参した場合、その領収書をスマートフォンやタブレット端末のカメラで撮影すると、印字から日付け・品名・金額などを自動で読み取り、システムに登録します。

また、システムによっては電子帳簿保存法にも対応しており、リモートでのデータ管理が行えるだけでなく、領収書・レシートの原本の保管も不要となります。

参考：スキャナ保存関係｜国税庁

入力規定・不備チェック機能

経費精算アプリでは、入力された申請項目を自動でチェックします。それらの項目に明らかな入力ミスや不備がある場合、自動で申請者に修正が依頼されます。なお、勘定科目の間違いや、管理者側の承認見落としの際もアラートが届きます。

アプリに内蔵された入力規定に基づき、入力ミスを指摘することで、管理者の負担を軽減することにつながります。また、人による目視だけでは気付きにくい申請書・承認の不備に関しても、システムが即座にチェックを行い、正確な経費精算を可能とします。

スマホで経費申請・承認できる機能

経費精算アプリでは、アプリ内で経費精算の申請・承認を一環して行えます。申請者側は、必要な項目を入力・領収書などの撮影をした後、申請ボタンを押せば、データが自動的に承認者の元に届きます。

承認者は届いたデータを確認し、承認ボタンを押せばOKです。入力内容のチェックもアプリが自動で行うため、従来の手動による承認作業と比べると、業務負担は大幅に小さくなります。

経費精算アプリの選び方

経費精算アプリを選ぶ際のポイントは3点です。ここでは重要な選び方について詳しく解説します。

OSは対応しているか

経費精算アプリ導入の際は、対応OSを必ず確認しましょう。iPhone・Androidの両方に対応しているもの、片方にしか対応していないものなど、対応OSはアプリによってまちまちです。

会社からスマートフォンが支給されている場合は、当然ながらそのOSに合った経費精算アプリを選ばなければなりません。従業員が個人的に保有するスマートフォンにインストールする場合は、iPhone・Androidの両方に対応したアプリが望ましいでしょう。

特にICカード読み取り機能やOCR機能は古いOSには対応していない場合が多いため、注意してください。

▼電子契約システム利用料金早見表(月額・税抜表示)

目的にあった機能が塔載されているか

経費精算システムを導入する目的にあった機能が塔載されているか確認しましょう。業務フローをスムーズにしたいのであれば、スマートフォンでの利用をしやすいものがよいでしょう。他にも経理担当者の負担を減らしたいのであれば、他のシステムとの連携が豊富であるものを選ぶと良いでしょう。以下に経費精算システムの主な機能を示します。

カスタマイズしやすいか

自社の用途に合わせて柔軟にカスタマイズできるかは大きなポイントです。自社の規定に合わせたい場合は、機能の拡張が必要不可欠です。しかし、自社に合わせたカスタマイズにはプログラミングなどの専門的な知識が必要になるケースもあります。

カスタマイズ性の高さだけでなく、専門的な知識が必要であるか、外部に依頼する場合どのくらいの費用が必要になるのかなども確認しておきましょう。

おすすめの経費精算アプリ比較一覧表

おすすめの経費精算アプリ9選

個人事業主・小規模企業向け経費精算アプリ3選

中小企業向け経費精算アプリ3選

大企業向け経費精算アプリ3選

経費精算アプリ導入のメリット

経費精算アプリの導入には、交通費精算を含めた経費精算の効率化や不正申請の防止など、さまざまなメリットが期待できます。ここでは、経費精算アプリ導入のメリットについて、詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社外でも経費申請が可能

経費精算アプリでは、手持ちのスマートフォンやタブレットから経費精算の申請を行います。そのため、場所や時間を問わずに、いつでも経費申請できる点が大きなメリットです。

経費精算をよく行う営業担当者の場合、取引先への移動中などの隙間時間も有効活用できるため、業務の効率化が期待できます。また、経理担当者にとっても、経費精算を素早く行えるため、業務の滞りを防ぐことができて便利です。

スマホ撮影で経費を自動入力できる

経費精算アプリのOCR機能では、端末カメラで領収書を撮影するだけで、日付け・品名・金額などをシステムに自動入力できます。

従来の経費精算システムのように、経費精算書の作成やスプレッドシートへの入力が不要になるため、経費精算フローの効率化につながります。また、経費精算アプリは電子帳簿保存法に対応したものも多くあります。

電子帳簿保存法とは、国税関係で必要な領収書や書類を電子データで保存する際の、保存方法における規定です。電子帳簿保存法対応の経費精算アプリなら、納税に必要なデータを法律に則って自動管理できます。

なお、領収書の種類によっては、原本の保管が必要ありません。従来のように、提出された領収書を経理担当者が台帳にのり付けし、ファイルを保管するといった手間を省ける点は、大きなメリットです。

参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」

交通費精算の効率化

交通系ICカードと連携できる経費精算アプリでは、交通費精算を効率化できます。それは、交通系ICカードを専用リーダーにかざすだけで、交通機関の利用日時・種類・経路・料金などが自動入力できるためです。

従来のように、乗車のたびに領収書を発行したり、交通費精算書を作成したりする手間がかからないため、申請者の負担を軽減できます。

また、正しいデータが入力できるため、経理担当者側にとっても、申請内容のチェックのために、交通経路・交通料金の再調査を行う作業を省略できるというメリットがあります。

承認作業に時間や手間がかからない

経費精算アプリでは、経費精算の申請から承認までを一貫してアプリ内で行えます。場所・時間を問わずに経費精算の申請・承認が可能なため、従来に比べると経費精算の手間・時間を大幅に短縮できます。

たとえば、従来の経費精算では、経費精算書を経理担当者が受け取り、内容に不備がないかを手動で確認しなければなりませんでした。不備がある場合は申請者に差し戻し、再提出されたものをまたチェックする、というプロセスは、経理担当者には大きな負担になります。

また、従来の経費精算では、経理担当者が不在の場合、そもそも承認ができない点もデメリットでした。申請から承認に時間がかかると、申請者側にもストレスがかかります。一方、経費精算アプリを利用すれば、経理担当者は社外にいても承認作業を行えます。

申請内容は初めにアプリがある程度チェックするため、明らかなミスがある申請は自動で申請者に差し戻される点もメリットです。さらに、自動仕訳機能や代理承認・一括承認機能を備えたアプリならば、経理担当者の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。

不正防止・内部統制の強化

経費精算アプリでは、自社の経費精算ルールにあわせた設定も可能です。ルールにそぐわない申請・承認には警告・ブロックが行われるため、不正請求やコンプライアンス違反を防止できます。なお、領収書を撮影するだけで金額入力できる点も不正防止に役立ちます。

また、経費精算アプリを利用した経費精算の内容は、すべてシステム上に記録されます。怪しい申請・承認を一目で把握しやすくなるため、自浄作用・内部統制の強化も期待できます。

経費精算アプリ導入の際の注意点

経費精算アプリの導入の際は、対応OSの確認・セキュリティ体制の強化・社内教育の徹底などの注意点も存在します。内容を詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

セキュリティ体制を万全にしておく

経費精算アプリの中には無料利用できるものもあります。無料アプリはコストを削減できますが、セキュリティ性が低い場合が多いため、情報漏洩などのリスクに注意する必要があります。

特に、従業員が個人保有するスマートフォンを利用する場合、セキュリティ対応も各自でバラつきが生じます。導入後のトラブルを防ぐためにも、アプリの導入前に、会社全体でセキュリティ体制の見直し・強化を行いましょう。

社内教育の徹底

経費精算アプリの導入に際しては、厳格な利用ルール・申請ルールの設定が必要です。よって、社内教育の徹底に合わせて、経費精算における社内ルールの周知にも力を入れましょう。

定められた社内ルールが軽んじられると、不正請求などのリスクが高まります。経費精算システムを適正に運用するためにも、会社全体で正しい経費精算の管理に取り組むことが大切です。

その他の経費精算アプリの選び方

経費精算アプリを選ぶ際は、自社に必要な機能・サポートが搭載されたものを選びましょう。具体的には、次のようなポイントに着目するのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 他言語や外貨に対応しているか
2. スマホで利用できるか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

まとめ

経費精算アプリは、アプリ内で経費精算の申請・領収書の提出・申請内容の承認を一環して行えます。場所・時間を問わずに経費精算が可能なため、申請者側・承認者側の双方が業務を効率化できるでしょう。

一方、経費精算アプリには、セキュリティ対策の強化・社内ルールの周知などの注意点も伴います。情報漏洩や不正請求などのリスクに備えるためにも、自社状況に即した経費精算アプリの運用ルールを講じましょう。