SFAの導入目的とは？導入の目的や必要性・メリットなどを解説

営業部門における課題には、営業チーム内での情報共有の不足や、営業活動の効率化ができていないことが挙げられます。営業活動が効率化されれば、成約率アップなど企業の業績向上に繋がるでしょう。本記事では、営業部門の課題を解決できるSFA導入のメリットを解説します。

目次

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1. SFAとは
2. SFA（営業支援システム）導入の目的
3. SFAの役割と必要性
4. SFA導入のメリット
5. SFA導入の注意点
6. まとめ

SFAとは

SFAとは「Sales Force Automation」の略称で、「営業支援システム」と訳されます。名称の通り、営業活動の管理・顧客情報管理など、営業業務全般を支援するためのシステムです。

SFAにはオンプレミス型とクラウド型の2種類がありますが、近年はクラウド型が主流になりつつあります。SFAを導入することで、営業ノウハウの蓄積・営業活動の可視化・後進の効率的な育成など、さまざまなメリットが期待できます。

SFA（営業支援システム）導入の目的

SFAは、主に営業成績の向上・営業活動の可視化・営業データの蓄積等を目的として導入されています。まずはSFAの主な導入目的を詳しく解説します。

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営業成績の向上

SFA導入の大きな目的の1つが営業成績の向上です。SFAでは商談件数・進捗度・受注見込み・成約率・売上見積もりなど、売上に関するプロセスを数値化することで可視化します。

売上に関するデータを分析すれば、これまで見過ごしてきた営業活動の問題点を洗い出しやすくなります。営業部門全体で営業活動の見直し・改善に取り組めるため、営業成績の向上が見込めます。

営業活動の可視化

SFAでは営業活動の可視化が図れます。従来の営業活動は、営業担当者が営業報告書や日報を個人で作成・管理していたため、個人が有する情報をチーム全体で共有するのは困難でした。

一方、SFAでは全営業担当者の営業活動が1カ所に集積されます。案件ごとに担当者・進捗状況・顧客情報が管理されるため、システムにアクセスすれば、その案件に対してどのような営業活動が行われているのか、誰でも一目で把握できます。

営業部門全体で営業活動のプロセスを共有できるため、営業担当者が急に休職・退職した場合でも、後任担当者がスムーズに業務を引き継ぐことができるでしょう。

また、営業プロセスを可視化することにより、顧客に対して適切なアプローチができているかを管理者が把握しやすくなるというメリットもあります。

営業のノウハウを蓄積・共有する

従来は、営業ノウハウは個人の手腕が大きいとされていました。しかしSFAを導入すれば、今まで個人に属していた営業ノウハウをチーム全体で蓄積・共有しやすくなります。

たとえばSFAには、顧客への訪問回数・商談内容・提案資料などが詳細に記録されます。営業スキルが高い従業員に照準を合わせれば、チーム全体でのスキルアップが期待できます。

営業プロセスを細かく記録することで、成約パターン・失敗パターンを掴みやすくなる点もSFA導入のメリットです。失敗パターンで進んでいる営業活動に関しては、途中で軌道修正することで、案件の取りこぼしを防げるでしょう。

SFAの役割と必要性

SFAは営業ノウハウの蓄積・リアルタイムの情報共有・適正な人事評価などの役割を担います。ここからはSFAの導入の必要性について、役割の面から解説していきます。

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営業のノウハウを資産として管理する

SFAでは、個人が有する営業ノウハウをチーム全体の資産として蓄積できます。たとえば顧客へのアプローチ方法・社内メンバーとの共有の仕方・競合他社との差別化方法など、営業プロセスを各工程ごとに把握できるでしょう。

成約例はもちろん失敗例も記録することで、今後の営業活動の質をより向上できます。また、顧客ごとに営業ノウハウを蓄積することで、万が一担当者が任を降りた場合でも、別の担当者がスムーズな対応に当たれます。

営業活動での行動指針になる

SFAに蓄積された情報は、営業活動に迷った際の行動指針になります。たとえば新人営業担当者でも、蓄積された営業プロセスのデータを見れば、次に何をすべきか判断できるでしょう。

営業活動に行き詰まったときは、過去の成約パターン・失敗パターンを分析することで、何をすべきか・何をすべきでないかがすぐに判断できます。

情報共有をリアルタイムで行う

SFAでは、各従業員の営業活動状況がリアルタイムで確認できます。各営業ノルマの達成状況・チームプロジェクトの進捗状況を一目で把握できるため、達成に向けて各人が適切な行動を取れるでしょう。

また、スマホやタブレットでも使用できるクラウド型のSFAは、出先でもシステムが利用できます。帰社をせずとも商談内容を報告でき、時間の経過により細かな商談内容を忘れるといった問題も解決できます。その結果として、チーム全体の成績向上が期待できます。

適正な人事評価を行う

SFAには各営業担当者の営業プロセス・アプローチ方法などが詳細に記録されるため、適正な人事評価が可能になります。

従来の人事評価は結果重視となりがちでした。しかしSFAを導入すれば、各営業担当者の足跡が残るため、たとえ結果は残せなくともプロセスを評価できるようになります。

適正な人事評価は各人のモチベーションアップにつながるため、ひいてはチーム全体の成績向上につながるでしょう。

SFA導入のメリット

SFA導入には営業戦略の効率化・営業コストの削減・営業活動の可視化などのメリットが期待できます。詳しい内容を解説します。

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効果的な戦略を立てられる

SFAには顧客情報・市場ニーズ・競合他社の情報など、営業活動全般に関わる情報が1カ所に集積されます。情報はリアルタイムで更新されていくため、現状に即した効果的な営業戦略を立てやすくなるでしょう。

今まで各人が有していた営業ノウハウが集積される点もメリットです。商談を成功に導くポイントを各人が把握することで、営業成績アップに向けた戦略を立てやすくなります。

営業の教育にかかる工数やコストを削減できる

従来の営業担当者の育成方法は、新人が先輩の商談に同行し、営業活動を実地で学ぶというものでした。疑問点がある場合は先輩に質問し、1つずつ解消していかなければなりません。

このやり方は、指導係の先輩の工程数や負担が大きい上に、後輩の指導に当たる分、営業活動に回す時間が削られるため、営業成績の低下も問題となっていました。さらに、指導力は先輩ごとに異なるため、すべての新人に十分な指導ができるとは限りません。

SFAを導入すれば、蓄積された営業ノウハウをもとに、新人が営業活動の進め方を個人で学習できます。もちろんわからない点は先輩に質問しなければなりませんが、一から全てを指導する必要がないため、育成にかかる工程数やコストを大きく削減できるでしょう。

全体で共有している情報をベースに新人育成を行えるため、指導内容に個人でバラつきが少なくなる点もメリットです。

営業活動の可視化ができる

SFAでは、商談回数・受注見込み・成約率・売上見積もりなどのデータが数値で記録されます。各営業担当者の営業活動状況をリアルタイムで可視化できるため、チーム全体でより効果的な戦略を立てやすくなります。

また、各営業担当者の仕事ぶりをフェーズごとに確認できるため、管理者が適正な人事評価を行える点もメリットです。

営業活動可視化の具体的な副次的効果

営業活動の可視化は、戦略立てや適正な人事評価だけでなく、以下のようなメリットももたらします。

1. データの分析がしやすい
2. 営業活動の課題を見つけやすい
3. イレギュラーや隠れたトラブルに気付きやすい

これまでの営業活動のデータは今後の営業戦略を左右する重要な要素のため、分析が容易になる点は可視化による大きなメリットと言えます。また、営業活動が可視化されることにより、現在の営業プロセスが抱える課題も見えやすくなります。

発見した課題を改善することで営業プロセスの最適化が見込め、企業全体の営業成績向上に期待できます。

情報資産の流出を防ぐことができる

SFAを導入することで、営業ノウハウなどの資産の流出を防ぎやすくなります。たとえば優秀な営業担当者は引き抜きにあうことも多く、すると、そのノウハウ・スキルは他社に流れ出てしまいます。

SFAは各人の営業活動を記録するため、各人が有する営業スキル・ノウハウがすべて集約されます。たとえ本人が退社しても、蓄積されたデータは残り続けるため、今後の営業戦略に活かせるでしょう。

引き継ぎ漏れによるトラブルを回避できる

営業担当者の退職や異動の直後に多い引き継ぎ不足によるトラブルを回避できます。顧客情報や商談履歴がSFAで確認できるため、確認さえ怠らなければ口頭での引き継ぎに漏れがあっても商談でトラブルが起きる可能性は低くなります。

また、営業担当者1人に対して顧客数が多い場合、引き継ぎ自体に時間を要します。しかし、SFAを導入していれば顧客情報などの細かな引き継ぎは簡潔に済ませることができ、退職や異動がスムーズに進むといったメリットもあります。

SFA導入の注意点

SFAには営業成績の向上・営業活動の可視化などのさまざまなメリットが期待できます。一方で、運用方法を誤るとデメリットが生じ、導入効果を実感できない恐れもあります。SFA導入を意義あるものにするためにも、次のような点に注意しましょう。

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SFAを導入しただけで満足しない

SFAには、営業成績を向上させる効果に期待できますが、SFAはあくまで営業活動をサポートするためのツールであり、導入しただけで自動的に営業成績が上がるわけではありません。

しかし、実際には、SFAの導入・使用そのものが目的化している企業も存在します。導入や使用自体が目的化した状態は、ツールを十分に使いこなせていないケースが多く、導入してもあまり効果を感じられません。

SFAを営業成績向上に活かすには、まず、SFAはあくまで手段であることを念頭に置きましょう。すなわち、導入したSFAをどのように活用していきたいのかを明確にする必要があります。たとえば次のような目標を立ててみましょう。

1. 優秀な営業担当者のスキルを共有する
2. 営業活動状況・顧客情報をチーム全体で共有する
3. 営業活動の問題点を洗い出す

あわせて、SFAの運用ルールの整備・従業員への周知も必要です。せっかく導入しても、各人が使いこなせなければ意味がありません。全員が使いこなすためのルール作りを行いましょう。

担当者が使いやすいツールを選ぶ

SFAは、商品ごとに機能・操作方法などが異なります。実際に使用するのは現場担当者達であることを念頭に置き、彼らが使いやすいものを選ぶことが大切です。

たとえば手動入力が多いツールの場合、SFAの使用自体が負担になりかねません。SFAに触れる機会が次第に減少していき、最終的にまったくSFAが機能しなくなるおそれがあります。

SFAは他システムと比べても入力項目が多くなりやすいため、操作・入力はできる限りシンプルなものがよいでしょう。たとえばプルダウンから選択するだけのツールは操作が簡単で、かつ時短になります。

また、新しいツールの導入時は、トラブルが発生しやすいものです。スムーズな運用につなげるためにも、トラブル発生時のベンダーのサポート対応時間・サポート範囲は事前に必ず確認しましょう。

自社の既存システムと連携できるSFAであれば、より利便性が高まります。連携可能なツールの有無も事前にチェックしてみてください。

SFAの中には無料トライアルが可能なものもあります。操作性・使いやすさは実際に使用しないとわからないことも多いため、無料トライアルがある場合は積極的に活用しましょう。

入力事項の洗い出しを行う

SFAは商談回数・売上額・顧客情報など、入力情報が多岐にわたります。あまりに入力項目が多い場合は、現場社員の負担が大きくなります。現場社員の業務の効率化を図って導入したツールそのものが負担になっては本末転倒です。

現場社員の負担を減らすためにも、入力項目はできる限り絞りましょう。事前にSFA導入の目的を「スキルの標準化」「営業活動の可視化」などのように明確にしておくと、必要な入力項目を絞りやすくなります。

まとめ

SFAは営業活動の可視化・営業成績の向上・後進の効率的な育成に役立つツールです。導入することで、効果的な営業戦略・営業コストの削減・営業資産の集積が可能になります。

一方でSFAは運用方法を誤ると機能しなくなります。自社に必要なツールの検討・適正な運用ルールの整備などに注意を払いながら適切にSFAを運用し、営業成績の向上を目指しましょう。