採用管理システムとは？機能やメリット・デメリット、選び方を解説

採用管理システムは、採用業務や採用に関する情報をデータ化して管理するシステムです。面接の設定や自動連絡などで作業を効率化でき、中小企業にもおすすめです。本記事では、採用管理システムの導入を検討中の方のために、機能やメリット・デメリット、選び方を解説します。

目次

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1. 採用管理システムとは
2. 採用管理システムの主な機能一覧
3. 採用管理システムのメリット
4. 採用管理システムのデメリット
5. 採用管理システムの費用相場
6. 採用管理システムの選び方
7. まとめ

採用管理システムとは

採用管理システムとは、採用業務をデータ化して効率的に管理するシステムです。「ATS（Applicant Tracking System）」とも呼ばれ、応募者受付から採用決定までにかかる複雑な業務を、1つのシステム上で一元管理できます。

採用担当者が抱えるタスクは、応募者の管理や採用イベント誘致、面接官との日程調整や選考の進行状況の管理など多岐にわたります。採用管理システムの導入により、煩雑な採用業務を一括管理・社内共有でき、採用業務の効率化と可視化も可能です。

本記事では、採用管理における課題を交えて、採用管理システムの主な機能やメリット、選び方などについて解説します。

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採用管理の課題

企業にとって社員は、事業の成長を支える存在であり、大切な財産の1つです。そのため、社員となる人材を確保する採用業務は非常に重要な役割を担っています。

しかし、採用業務は応募者の選考だけでなく、採用イベントや求人媒体での母集団形成など多岐に渡り、採用担当者の負担が増える要因にもなっています。

以下では、採用管理の主な課題について解説します。

人事担当者の作業負担が大きい

採用に関わる業務は、社内各署に対する必要な人材の調査、広報活動や応募者への対応、面接の日程調整、内定者のフォロー、入社後の新入社員教育などさまざまです。

また、時間が経ち他の企業へ流れてしまうという事態を防ぐためにも、採用選考はスピード感が必要になります。業務の煩雑さやリアルタイムな対応が求められることも、採用担当者の負担が大きくなる要因といえるでしょう。

採用の進捗状況を把握しにくい

新卒採用で多くの人材を確保したい場合、短期間に複数の人事スタッフが同時進行で採用活動をする機会が増えます。複数の求人サイトを利用しているケースも多く、何件の内定が出たのか、どの段階の学生が何人いるのかといった把握が難しくなります。

応募者数の多い人気の企業など、人事スタッフが増えるほど情報共有が難しくなり、採用業務が非常に煩雑化することもあります。

人為的ミスが起こる可能性がある

応募者への個別対応は何度もあり、複数人を担当するとどうしても対応漏れや連絡ミスが生じやすくなります。質の良い応募者を小さなミスや遅れで逃すのは、企業にとって大きな損失といえるでしょう。

また、採用業務ではセミナー参加や面接案内だけでなく、日程調整や当日の出欠の確認など細かな対応も多いです。このような作業は煩雑なうえに正確さが求められるため、多くの手間と時間がかかり、人件費の増加につながります。

Excelによる管理は手間や負担がかかる

Excelによる採用管理は、誰でも簡単に扱いやすい反面、応募者数が増えるにつれて担当者の作業負荷が大きくなりやすいという課題があります。例えば、応募情報を手作業で入力・集約する必要があるため、手間と時間がかかって日常業務を圧迫することも多いです。

また、Excelは応募者が増えるにつれてファイルの動作が重くなったり、複数人で同時に管理しにくかったりする問題もあります。作業が滞ると、採用管理全体に影響が出るリスクもあり、最新の選考状況が反映されないまま対応を進めてしまうことも考えられます。

このように、Excelによる採用管理は手軽に始められる一方で、応募者数が増えるほど手間や負担が大きくなりやすいという側面があります。

採用管理システムの導入が増えている理由

近年、採用管理システムを導入する企業が増えている背景には、転職市場の活性化によって人材の流動が激しくなっていることや、採用手法が多様化していることなどがあります。

一昔前のように同じ企業でずっと働き続ける人が減り、企業も新卒採用のみならず中途採用にも力を入れています。採用の機会が増えることで、課題に直面する企業も増加しているのが現状です。

また、SNSなどを活用したダイレクトリクルーティングやリファラル採用など、採用手法も多様化してきており、より幅広くアプローチを仕掛けようとしている分、管理の負担は増えています。そこで、システムによる一元管理が注目されています。

中小企業でも採用管理システムの導入はおすすめ

中小企業の場合は、通常の業務と採用業務を1人で兼務していることもあるため、普段の業務が思うように進まない場合も想定されます。

採用管理システムを取り入れることで、応募者情報の管理・データベース化や連絡対応など、採用に関わる業務のシステム化・一元管理ができ、採用担当者の負担軽減につながります。

採用管理システムの主な機能一覧

紙やExcelなどで採用管理を行っている場合、採用管理システムの導入によって効率化と担当者の負担軽減が期待できます。ここでは、採用管理システムに搭載されている主な機能を解説します。

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機能	主な内容
求人案件の管理	複数の求人サイトでの情報を一元管理
求職者情報の管理	どの応募ルートからも一括でやり取りが可能
選考状況の管理	応募者に関する情報を一括表示・分析
内定者の管理	内定者の管理・フォロー支援
データ分析	分析による採用活動課題の発見

求人案件の管理

採用管理システムでは、自社の求人ページ・他社の求人サイトのどちらの求人案件も管理が可能です。求人案件を一元管理することで、募集状況や応募の流れを把握しやすくなります。

以下では、それぞれの求人案件を採用管理システムで管理することで、どのような効果があるかを解説します。

自社の求人ページの管理

採用管理システムによっては、自社独自の採用Webページの作成が可能です。魅力的な採用ページを用意することで自社採用の割合が増え、外注コストの削減が見込めます。

さらに、自社採用ページでは、採用ブランディングを構築できることもあります。採用ブランディングが求職者へ浸透すれば、自社が求める人材からの応募が増え、採用活動の効率化も図れます。

また、会社の基本情報の他にも動画・写真・インタビュー記事など、社内のよりリアルな情報を応募者に届けられれば、入社後のミスマッチを減らすことも可能です。

求人サイトとの連携

採用管理システムでは、各種求人サイトとも連携できます。企業は求人サイトに求人情報を掲載することが多いですが、それらの情報を一元管理でき、異なるサイトの情報もシステム上でまとめて管理しながら、作業の効率化が可能です。

また、各サイトからのデータの蓄積・分析も行えます。複数の求人媒体と連携して採用活動を行う際、求人媒体ごとの採用率に差があることなどが分析データから明らかになるでしょう。データを基に、取引を続ける求人媒体の見直しなどの対処法も練りやすくなります。

求職者情報の管理

採用管理システムでは、どの応募ルートからのメッセージも一括で管理・送信できます。システムを利用しない場合、応募者との連絡はそれぞれの求人媒体を通じて行わなければならず、求人媒体ごとに採用担当者がいる場合は、連絡漏れなどにも注意が必要です。

採用管理システムを使えば、応募ルートに関わらず応募者の情報を一括管理できるため、応募状況がわかりやすく、社内での共有漏れの心配もありません。

選考状況の管理

採用管理システムでは、応募者ごとの選考状況をダッシュボード上で一覧表示できるため、進捗をひと目で把握できます。応募者ごとのプロフィール・選考状況・評価情報などのデータを表・グラフで確認でき、特定の気になる項目を詳細表示することも可能です。

また、応募者への一斉連絡やリマインダーを自動で送信できる機能によって、連絡業務の負担を軽減できます。個別にメールを作成する手間が省けるだけでなく、連絡漏れや対応遅れといったミスの防止につながります。

内定者の管理

採用管理システムには、内定者の一括管理・フォロー機能もあります。主な目的は、内定者が入社するまでに感じた不安や疑問に対して、システムを通じて適切なフォローを行い、内定辞退や早期退職などを減らすことです。

さらに、内定者への連絡や入社書類の提出状況の把握、内定者研修・懇親会の設定、バーチャルのオフィス見学などの機能が備わったシステムもあります。これらの機能を活用することで、管理の効率化や入社後の内定者の早期戦力化にも期待できます。

データ分析

採用管理システムでは、採用活動全般が一元的にデータ化されるため、分析も容易になります。データ分析の機能では、コスト・ユーザー行動・選考プロセス上の進捗率・採用サイトのアクセス数など、採用活動に関わるさまざまなデータを分析できます。

これらのデータ分析を行うことにより、採用業務におけるPDCA（Plan・Do・Check・Action）のサイクルを迅速に回していくことが可能です。その結果、採用プロセスの最適化や費用対効果の向上につながります。

採用管理システムのメリット

採用管理システムには、コスト削減、採用業務の効率化および一元化・共有が可能、人為的ミスを減らせるなど多くのメリットがあります。ここでは、採用管理システムのメリットを解説します。

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選考状況をリアルタイムで把握できる

採用管理システムでは、管理画面上で応募者ごとの選考状況をリアルタイムで確認できます。返信のない応募者の洗い出しや、対応漏れがないかの確認を短時間で済ませることが可能です。

選考状況以外にも、プロフィールや採用担当者など応募者情報を一括で確認できるため、採用業務が予定通り進行しているかという進捗管理にも役立ちます。

採用業務の効率化が図れる

採用管理システムでは、複数のフィールドで行っていた求人媒体との連携・入力・管理など多くの業務を一元化できます。複数のツールを使用しての管理は管理業務の観点で効率が良いとはいえず、採用担当者の負担も大きいです。

システム導入によって一括管理すれば、本来の業務時間を最大限確保できます。また、採用業務の効率化が進むことで応募から採用までの期間が短縮され、優秀な人材の取り逃がし防止にもなります。

採用に関わるコストの削減が可能

採用管理システムの導入により、採用に関わる人件費の削減を図れます。例えば、応募者対応や選考状況の管理、日程調整、連絡業務などをシステム上で一元管理することで、これまで手作業で行っていた業務が減り、採用担当者の作業時間を大幅に短縮できます。

作業時間が短縮されることで、採用担当者は本来の業務や戦略的な採用活動に時間を充てられるでしょう。従来の採用業務では本来の業務が進まず残業するケースもあるため、大幅なコスト削減が見込めます。

セミナーや面談を自動設定できる

採用担当者にとって、応募者多数の場合には説明会・面接日程・合否通知などの案内を漏れなく行う必要があり、大きな負担になります。また、個別に対応する場合、連絡漏れや対応遅れが発生しやすくなる点も課題です。

採用管理システムでは、応募者への連絡業務を一括して自動化できる機能が備わっており、応募者への案内やリマインダーの送信も一括で行えます。そのため、日程調整にかかる手間を削減できるだけでなく、対応の抜けやミスの防止にも繋がるでしょう。

また、採用担当者は採用業務の基幹となる応募者の選考に注力できるようになるため、より効果的な採用業務を行えます。

人為的ミスの軽減・防止ができる

採用管理システムには、面接・選考スケジュールを自動調整できる機能もあります。システムによっては、自動調整した日程が変更された際に、応募者へメッセージを自動送信できるため、個別に連絡を行う必要がありません。

こうした機能を活用することで、日程連絡の漏れや案内ミスといった人為的なミスの防止に繋がります。例えば、応募者数が多い場合や複数の選考が同時進行している状況でも、対応の抜けや遅れが起こりにくくなるでしょう。

ひいては、連絡ミスによって面接機会を失うといったリスクを抑えられ、採用の機会損失も防げます。

より効果的な採用活動が行える

採用管理システムは過去の応募者のすべての情報を保管できるため、蓄積したデータからの分析も可能です。この分析により、採用業務の課題点が見つけやすくなります。

採用担当者の経験や勘に偏らない自社独自の人材データベースが作れるため、採用戦略を立てやすくなり、より効果的な採用活動が行えます。

新たな取り組みも始めやすくなる

システム上で分析されたデータを基に、今まで行っていなかった採用手法に挑戦するなど、新たな取り組みも始めやすくなります。

例えば、採用業務全体が効率化することで、新たな取り組みに割く手間や時間も確保しやすくなります。日々の管理業務に追われることなく、中長期的な視点で採用活動を見直せる点もメリットと言えるでしょう。

また、自社採用サイトの作成・管理やその他さまざまな採用手法を支援する機能を持ったシステムによって、新たな取り組みを始める際に1から体制を構築する必要がありません。そのため、スピーディーに施策を試すことができ、採用の効率化に繋がります。

選考データの可視化・共有ができる

採用管理システムでは、応募者のプロフィールや選考状況、評価情報など、採用に関するすべての情報を一元管理し、チームや部署内で共有できます。そのため、担当者が離席している場合も仕事の流れが止まらず、進捗状況の確認や対応の引き継ぎが可能です。

また、誰が見てもわかりやすくデータが可視化されていることで、情報の属人化を防ぎ、チーム全体で同じ情報を共有しながら業務を進められます。結果として、判断の遅れや対応のばらつきを抑え、採用業務を滞りなく行えるでしょう。

採用管理システムのデメリット

採用管理システムには多くのメリットがありますが、導入方法によってはデメリットが発生することもあります。ここでは、採用管理システムのデメリットについて解説します。

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ランニングコストがかかる

採用管理システムは、導入費用だけでなくランニングコストもかかります。具体的には、月額または年額の利用料が必要になり、一般的には機能が充実しているシステムほど利用料が高い傾向があります。

そのため、採用数が比較的少ない企業では、使わない機能はできるだけカットして費用対効果を意識することが大切です。自社にとって必要な機能を吟味して、コストパフォーマンスを考慮した採用管理システムを選びましょう。

従来の採用方法を変える必要がある

採用システムを導入すると、履歴書の管理や面接調整、採用通知などの業務がシステムによる運用に切り替わります。そのため、社内で従来行ってきたやり方を見直す必要があり、新しい採用業務の構築に時間を要するケースも少なくありません。

新しい操作方法や運用ルールが浸透するまでには一定の時間がかかるため、導入初期には準備や調整に手間を感じるケースもあるでしょう。

システムの定着に時間がかかる

採用管理システムは、採用に関わる社員全員の使用が想定されます。紙やExcelでの管理に慣れている場合、システムの操作に慣れるまでに時間を要したり、システムの導入自体に前向きでない社員が出たりする可能性もあります。

社内でのフォローアップ体制を用意するのも、システム導入を成功させる1つの対策方法です。

不具合への対処に時間がかかる

採用管理システムは、さまざまな雇用形態での採用を統合管理するため、複雑なシステム構成になっています。搭載されている機能が多いほど、構成はさらに複雑になります。そのため、不具合が生じた場合に原因の特定と修復に時間を要します。

採用管理システムには多くのユーザーが関わるため、不具合が発生すると影響が大きくなることが懸念されます。定期的なメンテナンスを実施し、不具合が発生した時の対応マニュアルなどを整備することで、業務に与える影響を減らせるでしょう。

採用管理システムの費用相場

採用管理システムの導入費用は、システムの形態や企業規模、必要な機能によっても大きく異なります。ここでは、初期費用・月額費用の目安、機能・規模別の費用相場をわかりやすく解説します。

初期費用と月額費用の目安

採用管理システムの費用は、主に初期費用と月額費用（ランニングコスト）に分けられます。また、導入形態には「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があり、クラウド型の方が安く済むことがほとんどです。

初期費用はシステム導入時に発生する費用で、設定やカスタマイズ、データ移行、研修費用などが含まれます。クラウド型は0円〜10万円程度が相場で、オンプレミス型は数十万円〜数百万円の高額となる傾向にあります。

月額費用は、システム利用に伴う継続費用です。利用するユーザー数や機能に応じた料金設定が多く、クラウド型は比較的安価で導入しやすいです。

導入形態	初期費用の目安	月額費用の目安
クラウド型	0円～10万円	8千円～10万円
オンプレミス型	数十万円～数百万円	5万円〜15万円以上

機能別・規模別の費用相場

費用は、企業規模や利用したい機能によっても変動します。なお、費用だけで判断せず、必要な機能と導入効果を見極めながら、自社に最適なプランを選ぶことが大切です。規模や機能に応じた目安は、以下のとおりです。

規模・プラン	月額費用の目安
中小企業向け・基本プラン	8千円～3万円
中規模企業・機能充実プラン	5万円～15万円
大規模企業・カスタマイズプラン	15万円～数十万円

採用管理システムの選び方

最近は多くの採用管理システムがあるため、どのシステムを選ぶべきかわからない方もいることでしょう。ここでは、採用管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。

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導入の目的をはっきりさせておく

採用管理システムごとに機能が異なるため、システムを導入して何を改善したいのか明確にしておきましょう。採用担当者の残業時間を減らしたいのであれば、最も時間がかかっている作業の効率化が狙える機能が備わっているシステムを選びましょう。

導入目的が不明瞭な状態で導入すると、本当に必要な機能が備わっていないということにもなりかねません。自社に向かないシステムは導入しないほうが良いことも想定されるため、導入目的や必要な機能は必ずはっきりとさせましょう。

導入形態を確認

採用管理システムには、インターネットを介してベンダーのサーバー上にデータを保存するクラウド型と、ソフトウェアを購入して自社サーバーにインストールするオンプレミス型の2種類があります。

採用管理システムの導入を検討する際、まずは自社に合った導入形態の確認が必要です。以下では、クラウド型とオンプレミス型それぞれのメリットとデメリットを解説します。

クラウド型

クラウド型採用管理システムは、インターネットを介してシステムを利用する形態です。クラウド型のメリット・デメリットを以下にまとめました。

メリット	デメリット
インターネット環境でどこでも利用可能	セキュリティへの注意が必要
導入・運用コストを抑えられる	予算オーバーを防ぐための工夫が必要
クラウド提供元でトラブル対応可能	必要な機能を実装できない可能性がある

メリットは、ハードウェアを自社で準備する必要がないため、イニシャルコストを抑えられる点です。システム構築への高度な知識がなくても利用でき、クラウド提供元がシステムのトラブル対応を行います。

しかし、クラウド提供元が用意した機能の中から必要なものを選択するため、自社にとって必要な機能を実装できないケースも少なくありません。また、セキュリティ対策は提供元に任せる形となり、セキュリティ対策が万全な提供元の選定が求められます。

さらに、料金体系が従量制の場合、利用人数や機能の追加によって費用が増加する可能性があります。そのため、事前に料金プランを確認するなど、予算オーバーしないための工夫も必要です。

オンプレミス型

オンプレミス型採用管理システムは、自社でサーバーやシステムを構築して運用する形態です。オンプレミス型のメリット・デメリットを以下にまとめました。

メリット	デメリット
柔軟性が高く独自のカスタマイズが可能	システム構築の初期コストが高額
セキュリティ対策が万全	トラブル時には自社で対応が必要

メリットとしては、カスタマイズの自由度が非常に高い点が挙げられます。また、他企業とインフラを共有しないため、機密情報が守りやすく、安定したセキュリティ環境での運用が可能です。

一方、サーバー設置や運用コストが高額になることがデメリットです。また、ハードウェアやシステムのトラブル時の対応を自社で行うことになるため、システムに精通した人材の確保も求められます。

採用したい雇用形態に合わせる

採用管理システムは、メインで採用したい雇用形態に強いシステムを選びましょう。システムの中には新卒・中途・アルバイトなど、一部の雇用形態に特化したものもあり、それぞれの採用業務に適した機能が備わっています。

そのため、自社がメインとする雇用形態の採用に力を入れているシステムを選ぶことで、より効率的な採用活動に期待できます。一方で複数の雇用形態の募集をしたい場合は、特化型ではなく汎用型のシステムがおすすめです。

コストを確認

多くの採用管理システムは、導入時だけでなく運用にもコストが発生します。そのため、自社に必要な機能が備わっているかの洗い出しが重要です。

システムが多機能になるほど料金も高額になるケースが多いため、必要な機能の過不足をリストアップし、不要なコストはカットしましょう。

データ分析・レポート機能は十分か

採用管理システムには、データの収集・分析が自動でできる機能もあるため、集計やレポート作成における採用担当者の負担を軽減できます。応募経路ごとの成果や選考通過率などを可視化できるため、採用活動の振り返りや改善にも役立つでしょう。

データ分析・レポート機能を確認する際は、標準的な分析項目があれば充分なのか、独自の分析軸にも対応可能かどうかをチェックするのがおすすめです。また、グラフや表などで分析結果を表示できると、データの共有がしやすく応募状況を効率的に把握できます。

自社の採用規模や目的に合った分析が無理なく行えるかを見極めることで、採用管理システムをより効果的に活用できるでしょう。

他サービス・求人媒体と連携できるか

採用業務で取引している求人媒体やサービスがある場合、該当するサービスと連携可能な採用管理システムを選べば、導入後もスムーズに業務の効率化が進められるでしょう。

採用管理システムによっては、応募者との連絡手段をメール・コミュニケーションアプリなどで使い分けができるため、連携機能は入念に確認するのがおすすめです。

サポート体制・セキュリティ対策を確認

採用管理システムを導入する際は、導入後の不明点やトラブル発生時にどのように対応してくれるかを確認しましょう。操作方法に関する問い合わせへの対応や、トラブル時のサポート内容、対応可能な時間帯も確認しておくことで、万が一の際にも安心して利用できます。

また、採用管理システムでは応募者の個人情報や選考データを管理するため、セキュリティ対策についても確認が求められます。情報漏洩のリスクを防ぐためにも、データの管理方法やセキュリティ体制について事前にチェックしておきましょう。

無料トライアルなどでテスト運用を行う

採用管理システムを選ぶ際は、高度な知識を持つ一部の社員だけでなく、採用に関わる関係者全員が使いやすいかも大事なポイントです。例えば、画面の見やすさや操作の分かりやすさは、作業効率にも影響を与えます。

そのため、無料トライアルがある場合は積極的に活用し、導入前に実際の業務を想定してテスト運用を行うのがおすすめです。無料トライアルによって、使用感や操作性を事前に確認でき、導入後の失敗を最小限に抑えられるでしょう。

まとめ

採用管理システムは、採用業務全体をカバーする豊富な機能によって、煩雑な採用業務の一括管理や効率化を図るためのシステムです。採用管理システムを導入することで、人件費を始めとしたコスト削減にも期待できます。

現在、採用管理システムは数多くリリースされていますが、機能や得意分野が異なります。そのため、導入を検討する際には自社のニーズや課題点と照らし合わせながら、自社に適したシステムを選ぶのが大切です。

さまざまなポイントを踏まえつつ、システムも活用して採用業務を一元化・共有して社内の連携を促進していくことが、採用業務に関わる課題の解決に繋がります。