WEB面接システムとは？機能やメリット・デメリット、選び方を解説

WEB面接システムは、PCやスマートフォン、タブレットを利用してオンライン上で面接を行えるシステムです。本記事では、WEB面接システムをよく知らない方・導入を検討している方のために、WEB面接システムの機能やメリット・デメリット、選び方を解説しています。

目次

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1. WEB面接システムとは？
2. WEB面接システムの主な機能
3. WEB面接システムのメリット
4. WEB面接システムのデメリット
5. WEB面接システムの比較ポイント
6. WEB面接の注意点や基本的なマナー
7. まとめ

WEB面接システムとは？

WEB面接システムとは、WEB面接に特化したシステム及びツールです。面接の採用担当者・応募者はパソコン・スマートフォンのビデオ電話を利用して面接を行えます。

WEB面接システムを利用すると、採用担当者・応募者ともに移動・待ち時間の負担を軽減できます。さらにWEB面接システムには従来のビデオ通話ツールと異なり、面接・採用に特化したシステムも搭載されているため、採用フローの効率化につながります。

WEB面接システムの導入の目的

従来の面接は面接会場に採用担当者・応募者が出向いて行うものでした。対面での面接は、採用担当者・応募者が互いの人となりを知ったり、マッチするかどうかを判断したりするのに重要な役割を果たす重要な場です。

一方で、従来の面接はさまざまなデメリットも抱えていました。そこで導入されたのがWEB面接システムです。WEB面接システムは従来の面接が抱えていた次のようなデメリットの解消に役立っています。

感染症対策

WEB面接システムの普及の大きな要因の1つとして、新型ウイルスの感染対策が挙げられます。面接会場に移動する従来のやり方は、移動中・面接の場での感染リスクが高いものでした。

一方、WEB面接システムを使えば採用担当者・応募者はともに自宅から面接に臨めます。他者との接触を減らせるという点では、WEB面接システムは安全性が高いといえます。

求職者のニーズに応えられる

WEB面接システムが普及したのは、求職者のニーズに大きくマッチしたというのも大きな理由の1つです。具体的には、求職者にとって面接を受けることのハードルが大きく下がりました。

従来の面接が抱えていたデメリットの1つが移動の負担です。対面面接の場合、求職者は面接会場まで足を運ばなくてはならないため、移動時間・交通費の面で大小の負担を抱えていました。

WEB面接システムを利用すれば、求職者は移動時間や面接会場での待ち時間を短縮できます。場合によっては、授業や現職業務の合間に面接を受けることも可能でしょう。また、面接会場までの交通費をカットできるのも大きな魅力となります。

求職者のニーズに応えられることは採用側に取っても大きなメリットがあります。これまで遠方などの理由で面接を諦めていた人材にアプローチしやすくなるためです。面接へのハードルが下がることで応募者数が増加すれば、より優秀な人材を獲得しやすくなるでしょう。

面接担当者の育成ができる

WEB面接システムは、面接・採用担当者の育成にも大きく貢献します。WEB面接システムの多くは面接中の会話・映像を記録し、社内で共有できるようになっているためです。

面接の内容を音声・映像で逐一チェックできるため、採用担当者の対応を精査し、改善点は今後の面接に活かすことが可能です。数人で面接内容をチェックすれば、求職者を見極める際の精度の向上にもつながるでしょう。

面接フローの途中で採用担当者が交代する場合も、面接の詳細なデータがあればスムーズな引き継ぎが可能になります。新しい面接担当者は求職者の人となりなどをある程度頭に入れた上で面接に臨めるため、より高い成果を期待できます。

WEB面接システムの主な機能

WEB面接システムの多くは、面接・採用に特化したさまざまな機能を備えています。ここでは、一般的なWEB面接システムの機能をご紹介します。

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機能	主な内容
応募者情報管理	各応募者の採用スケジュール・進捗状況・合否判定を一括管理チェック
面接の録画	面接中の音声・映像を記録
資料の共有・閲覧	履歴書やエントリーシートを簡単に共有・閲覧できる
スケジュール管理	ダブルブッキングの防止やリマインド機能
チャット機能	応募者と手軽にコミュニケーションを取れる

応募者情報管理

応募者情報管理は、応募者の情報を一元的に管理するための機能です。次のようなメリットを期待できます。

1. 複数の求職サイトの応募者を一括管理
2. 重複応募している求職者情報のチェック
3. 各応募者の採用スケジュール・進捗状況のチェック

企業にもよりますが、求人は複数の媒体を使ってかけることが一般的です。各サイトごとに応募者を管理するのはコストがかかりますが、応募者情報管理機能があれば全媒体の応募者を一括で管理できます。

応募者ごとに採用スケジュール・進捗状況・合否判定もチェックできるため、対応漏れや取りこぼしを減らしやすくなります。

面接の録画

面接中のやりとりをすべて録画できる機能を指します。録画機能には次のような意義があります。

1. 面接中のやりとりを詳細に振り返れる
2. データを共有することで面接のクオリティや合格基準を均一化できる
3. 判定に困った際に他担当者との話し合いの材料にできる
4. 面接担当者のスキルアップにつなげられる

面接中の音声・映像が残ることで、面接時には見落としていたポイントへの気づきが生まれます。面接担当者が自身を振り返ることになるため、自然とスキルアップも期待できるでしょう。

録画機能は、企業全体の面接の質を高める上でも役に立ちます。面接の質や合否判定は、どうしても面接担当者の主観に左右されます。極端に言えば、同じ求職者でも面接担当者の好みによって合否判定が変わりかねません。

面接の録画機能があれば、人事チーム内で面接内容をチェックできるため、面接担当者ごとの個人的な主観を排除しやすくなります。よって採用担当者の主観に左右されることなく、企業として公正で質の高い面接の提供が可能になります。

資料の共有・閲覧

面接に関する資料やデータを面接担当者・求職者間または面接担当者間で簡単に共有できるようになります。次のようなメリットを期待できます。

1. 資料間違いを防げる
2. 情報共有がスムーズになる

たとえば、面接中の履歴書やエントリーシートのチェックを面接担当者と求職者が同時に行えます。書き込み機能などを使えば、いまお互いがどこを見ているのかが一目で分かるようになります。

スケジュール管理

採用スケジュールや進捗状況を管理する機能です。次のような場面で役立ちます。

1. ダブルブッキングを防げる
2. リマインド機能で対応漏れを防げる

応募者が増えるほど警戒すべきなのが面接のダブルブッキングです。スケジュール管理機能があれば、膨大な面接でもスケジュールを一目で把握できます。

リマインド機能付きであれば、面接はもちろんメール・メッセージの送信忘れなども防止できます。複数の面接担当者で対応にあたる場合も、スケジュールの共有がしやすくなります。

チャット機能

面接担当者や求職者の間でメッセージをやりとりできる機能です。次のようなメリットがあります。

1. 面接中のミスマッチを減らせる
2. 面接外でも手軽にやりとりできる

面接中に文字でやりとりしなければならない場面でも、チャット機能があれば同一画面で対応できます。さらに、チャット機能は面接外でも大きな役割を果たします。

優秀な人材の取りこぼしを防ぐには、面接外でも綿密なコミュニケーションが重要になります。チャットは電話やメールよりも手軽にやりとりできるため、採用したい人材の囲い込みに役立ちます。

WEB面接システムのメリット

WEB面接システムには面接の効率化・強化などさまざまなメリットを期待できます。具体的な内容をご紹介していきます。

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応募数の増加に期待できる

WEB面接システムを導入することで、応募者の増加を期待できます。面接にかかる移動時間や交通費の負担が減ることで、応募者の面接ヘのハードルが下がるためです。

たとえば、遠隔地・海外の人材だけでなく、家事や育児などで面接に躊躇していた人材の獲得も期待できるでしょう。応募者の母数が大きくなるほど、優秀な人材が集まる確率も高くなります。

採用の効率化

WEB面接システムを利用することで、採用側もさまざまな効率化を図れます。たとえば面接会場のセッティング・配付資料の用意・求職者の案内や誘導といった面接に付随する業務がカットできるメリットは大きいでしょう。

スケジュール機能・リマインド機能付きのWEB面接システムであれば、双方の希望に合った面接日程の調整がしやすいため、1日に多くの面接が可能になり、かつ採用効率も向上します。応募者情報を一括管理できる点も、面接・採用フローの効率化につながります。

ミスマッチを減らせる

WEB面接システムは面接担当者・求職者の双方のミスマッチの軽減に役立ちます。たとえば面接前のヒアリングで、お互いに「合わない」と感じることも少なくありません。

求職者側の場合、遠方に足を運んだにもかかわらず面接を辞退するようなことになれば、時間や交通費の大きな損失になります。WEB面接であれば移動することなく面接に臨めるため、たとえミスマッチが発覚しても負担は最小で済みます。

企業側にとっても、ミスマッチの求職者の面接はデメリットが大きいものです。WEB面接システムを利用することで、ミスマッチのない求職者を獲得できます。

WEB面接以外の面談や研修にも活用できる

WEB面接システムの導入には多少のコストはかかりますが、WEB面接以外にも利用できます。たとえば社内会議・人事面談・研修といった対面で行うようなものが代表的です。

ビデオ通話ツールを使えば会議室などの準備は不要で、かつスケジュール調整なども容易になります。会議や研修を音声・映像で残せるため、参加できなかった方との共有・今後の資料作りにも役立ちます。

WEB面接システムのデメリット

WEB面接システムには多くのメリットがある一方、デメリットも存在します。リスクを回避するためには、デメリットを正確に把握して予め対策を立てておくことが重要です。

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通信面のトラブルが起きる可能性がある

WEB上で面接を行うため、インターネットの状況などによっては映像・音声に乱れが生じる可能性があります。伝えたいことが正確に相手に伝わらなかったり、そもそも面接への意欲が削がれたりするおそれもあるでしょう。

場合によっては、面接の続行が難しいこともあります。企業側はネット回線に不具合が生じた場合の対策をあらかじめ立てておく必要があります。

満足なコミュニケーションができない可能性がある

WEB面接は画面越しに行うぶん、対面の面接に比べるとどうしてもお互いの表情・声色の詳細なキャッチが難しくなります。コミュニケーションに支障が生じれば、求職者の人となり・面接への意欲などを正確に判断できません。

対面の面接に近い状況を整えるには、精度の高いカメラ・マイクを備えたWEB面接システムを利用する必要があります。面接の場所としては、双方落ち着いた静かな環境を選ぶことが大切です。

WEB面接システムの比較ポイント

WEB面接システムにはさまざまな種類があります。ここからは、自社にあったWEB面接システムを選ぶためのポイントをご紹介していきます。

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自社に必要な機能を明確にする

まずは自社に必要な機能を洗い出すことが大切です。高額なコストで多機能なWEB面接システムを導入しても、一部の機能しか使わない場合は無駄になるためです。

一般的に多機能なWEB面接システムはコストも高くなります。搭載されている機能が自社にとって必要かどうか、導入前によく吟味しましょう。

コストを確認する

WEB面接システムにかかるコスト・料金体系は必ず確認しましょう。具体的なチェックポイントは次の通りです。

1. 月額固定性or登録ID・ルーム数による変動制
2. 初期費用・管理費用の有無
3. トラブル対応料金込みor無し
4. 機能に見合った料金か

WEB面接システムの中には無料で利用できるものもあります。ただし、無料版のシステム・ツールは機能数や登録ID・ルーム数が少ない傾向があります。たとえば無料版の多くは、スケジュール機能や録画機能は備えていません。

自社の予算や使い方にもよりますが、WEB面接を充実させたい場合は有料版のシステムがおすすめです。コストと機能性を十分に比較検討しましょう。

音質や画質を確認する

WEB面接は画面越しでの対面となる分、音声や画面の質にはこだわりましょう。会話が困難・相手が見えないほど画像が荒くなるといった障害が頻繁に起こると、求職者を精査できません。

WEB面接の成果を高めるためにも、マイクやカメラの質は必ず確認しましょう。システム導入後も、面接前に音声・画質をチェックすることも大切です。

サポート体制が充実しているか

トラブル時などのサポート体制がしっかりしたWEB面接システムを選ぶことも大切です。WEB面接はインターネット状況などに左右されやすいためです。

トラブル発生時のシステム提供会社の対応範囲は必ず確認しておきましょう。あわせて対応時間もチェックしてください。

無料トライアルでテストしてみる

WEB面接システムの中には契約前の無料トライアルを実施しているものもあります。無料トライアルがある場合は積極的に活用しましょう。

実際の音声・画質や利便性は、実際に使ってみなければ分からないことも多いためです。いざ使ってみた場合に、過分・不足の機能に気づけることもあります。自社にとって最適なツールを導入するためにも事前のトライアルは必須と言えるでしょう。

WEB面接の注意点や基本的なマナー

ここでは、WEB面接を適切に行うために必要となる基本的なマナーや注意点を解説します。

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服装・背景に注意する

WEB面接では、服装と背景が印象を左右します。応募者はリクルート・スーツやビジネスカジュアルといった適切な服装で、清潔感を重視しましょう。明るい色や派手な柄は避け、落ち着いたトーンの服を選びましょう。

面接場所には、余計な人や物の声や姿が入らないよう、個室を選ぶことをおすすめします。背景にも気を配り、明るすぎず、かといって暗すぎない照明を心がけましょう。シンプルで清潔感のある背景であれば、双方、好印象となるでしょう。

リアクションをしっかりと取る

WEB面接では対面での面接と比べて、動きや表情が制限されるため、言葉やリアクションが相手に伝わる唯一の手段になります。そのため、WEB面接では相手の話に対して頷きや笑顔、興味を示す表情やジェスチャーを使い、積極的にリアクションを返しましょう。

「なるほど」「理解しました」といった言葉や、相槌を打つことで、相手の話への理解を示せます。表情も大切で、笑顔や興味を示す目線を保つことで、対話が活発になり、コミュニケーションを円滑にし、相手との信頼関係を築くのに役立ちます。

まとめ

WEB面接システムはオンライン上での面接を助けるツールです。WEB面接システムを導入することで、面接・採用の効率化やより優秀な人材の獲得が可能になります。面接を録画しておけば人事担当チーム内で内容を共有できるため、面接の質の向上にもつながります。

一方でWEB面接システムにはデメリットも存在します。リスクを回避するには自社に最適な機能を備えたシステム・ツールの吟味が重要です。あわせてトラブル発生時のマニュアル作りも必須となります。

WEB面接システムを導入する際はこの記事でご紹介したポイントを参考にして、ぜひ面接の効率化や質の向上につなげてください。