おすすめの勤怠管理システム11選｜業界別の課題や選び方を解説

働き方改革による労働基準法の対応や、労働時間の集計業務の工数の多さは、全ての企業に共通する勤怠管理の課題です。本記事では、さらに業界別の勤怠に関する課題を掘り下げて、業界別の課題を解決できる勤怠管理システムの選び方を、分かりやすく解説していきます。

目次

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1. すべての業界に共通する勤怠管理の課題
2. 業界別の勤怠管理の課題と求められる機能
3. 規模別の勤怠管理の課題と求められる機能
4. おすすめの勤怠管理システム11選
5. その他の勤怠管理システムの選び方
6. まとめ

すべての業界に共通する勤怠管理の課題

勤怠管理における課題は、業界によって異なることが多いですが、課題の中には、すべての業界に共通するものも含まれています。そこでここでは、すべての業界に共通する勤怠管理の課題を主に4つ挙げ、解説します。

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労働基準法への対応

「働き方改革関連法」では、労働時間法制の見直しにより、残業時間の上限が設けられました。労働基本法でも、使用者は、労働者の就労時間を適切に管理する責務があり、業務に適した方法で、始業・終業時刻の確認や記録を行う必要があるとの記載があります。

従来のやり方では正誤性の確認が難しかった、現場での就業時間の記録について、改善が求められました。現場に直行直帰する業者は、手書きで日報などを提出していましたが、ミスや漏れ、書き替えなどの問題が懸念されていたからです。

勤怠管理システムを導入することで、1日の労働時間の把握を、業務内容に沿った適切な方法で行えるようになります。持ち運び可能な小型端末での就業時間の入力がいつでもどこでも可能なため、会社以外の場所でも勤務時間の入力が簡単に行えるようになるのです。

参考：労働時間の適正な把握のために-厚生労働省

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

集計業務の負担

また、従来の勤怠管理では、月末にタイムカードを集めて、ひとりひとりの労働時間をExcel（エクセル）に打ち込み、集計を行っていました。そのため、企業規模が大きくなるほど、事務の仕事の負担が大きくなり、より集計に時間がかかる状況でした。

集計結果は次月に持ち越すことが多く、リアルタイムでの個々の就業時間を知りたい場合や、事業に関わった工数の計算なども、ある程度の作業時間を必要とするものでした。

しかし、勤怠管理を導入すれば、日々の勤務時間を即座にデータ化し、リアルタイムで各従業員の労働時間を確認ができるようになります。また、自動計算機能により、集計上の人的ミスや工数の負担を削減でき、より正確な労働時間の管理が可能です。

シフト作成の負担

シフトは、従業員の希望はもちろん、個々のスキルや資格、必要な人員の配置、就業日数や時間、従業員同士の相性などを考慮して作らなければなりません。そのため、最適なシフト表を作るのは大変な作業で、管理者の負担となっていました。

また、管理者はシフト作成以外にも重要な業務が多数あるため、シフト作成にかかりすぎると他の業務が遅延します。管理者の業務負担を減らすためにも、シフト作成に便利な勤怠管理システムの導入は大変有効な手段です。

勤怠管理システムでは、あらかじめ職員の業務体系やスキルなどを設定に入力しておくことで、簡単にシフトの作成が行えます。また、予実管理機能が搭載されている場合は、シフトと実動時間の差異などもリアルタイムで確認できるため、次月のシフト作成に役立ちます。

給与計算の効率化

同じ会社の中でも、正社員・準社員・パート・アルバイトというように、勤務形態が複数あり、報酬形態も異なります。そのため、給与計算は大変複雑化しており、業務にかかる人員と時間・工数を大幅に振り分けなければいけません。

給与計算にミスがあると、支給される額を間違えたまま、従業員に渡してしまう恐れがあるため、ミスは許されません。しかし、従来の方法では、人の手による集計方法がとられるため、人的ミスが発生しやすい傾向にあります。

勤怠管理システムを導入すれば、勤怠データの自動集計はもちろん、従業員の打刻漏れのチェックや残業時間の把握も簡単に行えます。また、各事業所や店舗ルールをあらかじめ設定しておくことで、就業時間の計算に反映でき、ミスを防ぎます。

従業員の正確な労働時間の把握

アナログでの勤怠管理やExcel（エクセル）で自作した勤怠管理表では、従業員の正確な労働時間を把握することができません。従業員が出勤したり退勤したりする時間を記録する際に、人為的なミスや手書きの記録の不正確さがあります。

これにより、正確な労働時間の把握が困難になり、遅刻や早退、または実際よりも長い残業が行われる場合でも適切に記録されないこともあります。

勤怠管理システムは自動化された時間記録やタイムスタンプを用いて、従業員の出勤時間や退勤時間を正確に記録します。また、休暇や残業の管理も効率的に行え、労働時間の適切な管理が可能です。

業界別の勤怠管理の課題と求められる機能

ここでは、業界別の勤怠管理の課題と勤怠管理システムに求められる機能を解説します。同じ特徴を持つ業種別に分けて、それぞれの課題を明確にし、求められる機能を導きましょう。

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特徴	業種	課題
雇用形態や勤務形態が多数ある	介護業	適当な人員配置が難しい日勤・3交代制の勤務など勤務形態がさまざまある残業時間の把握が難しい
	病院	日勤・3交代制の勤務など勤務形態がさまざまある働いている職種が多く、それぞれに働き方が異なる
	飲食店	シフト制の勤務形態の把握とさまざまな雇用形態の管理が難しい
	コールセンター	コアタイム・朝・夜番などの勤務形態がある雇用形態がさまざまある
	製造業	工数管理と勤怠管理を連携させる必要がある
	小売業	シフト作成に工数がかかる
会社外勤務や直行直帰がある	建設業	勤務先が不特定である
	訪問介護業	移動時間を除いた正確な勤務時間の把握が難しい
	清掃業	複数現場の掛け持ちが多く、正確な勤務時間の把握が難しい
	警備業	現場への直行直帰が多く、稼働状況や正確な勤務時間の把握が難しい
	派遣会社	スタッフの勤務状況の正確な把握が難しい
	営業職	勤怠時間の正確な把握と不正申告
変則的な勤務や長時間労働がある	保育園	残業時間の把握が難しい
	運送業	出・退勤時間が定まっていないことが多く、不正申告につながりやすい
	美容室	残業時間の把握が難しい

雇用形態や勤務形態が多数ある

介護業や病院などの業界は、正社員・パート・アルバイトに加えて、派遣社員や契約社員など、さまざまな雇用形態があります。そのため、一人ひとりの働き方を把握するのが大変です。

また、勤務形態も、日勤・夜勤の2交代・3交代制をとっており、人員配置を適切に行わなければいけません。そのため、職員の希望を加味しながら、時間帯での必要な人員や職種の確保ができるよう、シフト作成を行う必要があります。

製造業も昼夜の時間交代制を行っている所が多いため、職種の把握はもちろんですが、残業数の把握も難しいです。あらかじめ製造工程には予定数があるため、勤務状況を連携させて管理する必要があり、工数と就業時間を同時に管理できる機能が必要です。

会社外勤務や直行直帰がある

建設業界では、現場に直行直帰して就業することが多いため、正確な就業時間の把握が難しいです。申告は後日手書きのメモや日報を介して行われていて、正確性に欠けること、工数の管理が難しいことなどが課題となっています。

また、訪問介護員は移動時間と実働時間を分けて申告しなければいけません。しかし、手書きで自己申告制を行っている場合が多く、人的ミスや正確性の面で不安視されます。

そのため、リアルタイムで申告できる、GPS機能が付いているなど、正当性を主張できる申告機能が必要です。

変則的な勤務や長時間労働がある

保育園や美容室では、雇用体系の違いによる変則的な勤務の把握や、残業時間の管理が難しいといった課題があります。オーバーワークが従業員の負担になり、離職につながる恐れもあるため、各従業員の勤務時間を明確に管理できる機能が求められます。

また、運送業ではドライバーはほとんど外勤になるため、正確な勤務状況の把握が難しいです。長距離ドライバーの場合、日をまたいでの勤務になるため、後日手書きでの報告書による申告となります。

管理者には、従業員の勤務時間の正確な把握が必要となります。また、残業時間は法的に問題はないか、従業員の勤務に無理はないかなどをリアルタイムで管理できる機能が必要です。

規模別の勤怠管理の課題と求められる機能

企業の規模によっても、勤怠管理の課題は異なります。両者ともに、勤怠情報の正確性とセキュリティが重要視されますが、大企業と中小企業ではそれぞれの規模やニーズに適した機能やアプローチが求められます。

大企業では従業員数が多く複雑なシフト管理が求められるため、効率的なタイムトラッキングやシフト調整機能が重要です。また、多様な部門やプロジェクトがあるため、柔軟性があり異なる規模の部署に合わせたカスタマイズ機能も必要です。

一方、中小企業では人数が少ないために手作業での勤怠管理が一般的で、業務負担となっています。中小企業には、簡易的で使いやすい勤怠管理ツールが求められます。経費を抑えつつ、従業員の効率を向上させるために、クラウド型のシステムが人気です。

おすすめの勤怠管理システム11選

ここからは、おすすめの勤怠仮システムを特徴別に紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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機能が豊富な汎用タイプの勤怠管理システム6選

柔軟なカスタマイズが可能な勤怠管理システム5選

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、重要なポイントが3つあります。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

大人数の従業員を抱える大企業と、中小企業や20人未満の小規模事業者では、必要な機能も異なります。また、従業員の働く場所が内勤か外勤かによっても、就業時間の打刻方法は異なるため、それぞれに見合った勤怠管理システムを選ばなければいけません。

また、その他のポイントとして、以下の5つが挙げられます。

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

働き手の不足により、外国人を雇用している企業は、複数言語に対応している機能が付いた勤怠管理システムを選ぶことも必要でしょう。また、いくら優れた機能とはいえ、従業員が使いにくかったり、担当者が説明する負担があるものは使いづらいです。

また、一度使い始めたら、途中で変更することは難しいです。そのため、導入前に試して使ってみることをおすすめします。無料トライアルがあるものなら、料金負担もなく、安心して試せます。導入前にサポート体制の有無や料金体系も事前に確認しておきましょう。

まとめ

2019年に始まった、厚生省の働き方改革によって、より正確な就業時間の把握や、公正な就労形態の確保が進められています。それに伴い、各業界の勤怠管理における課題は、より顕著になり、それぞれの企業や事業者が対応に追われています。

勤怠システムの導入は、正しい勤務環境を整えるために必要なシステムです。適切なシステムを導入するには、まず自社の課題を明確にし、必要な機能を見出さなくてはいけません。

自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているかどうかを確認し、自社に必要な機能を搭載した勤怠管理システムを選びましょう。