運送業が経費精算システムを導入するメリットとは？選び方も解説

経費精算は企業の重要な業務の1つですが、多忙な運送業においては負担が大きくなりがちです。経費精算システムを利用して、効率化を図りましょう。この記事では、運送業が経費精算システムを導入するメリットや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 経費精算の効率化にはワンストップで行えるシステムがおすすめ
2. 運送・物流業界における経費精算の課題
3. 運送業が経費精算システムを導入するメリット
4. 運送業が経費精算システムを選ぶ際のポイント
5. さまざまな業務を効率化するおすすめの経費精算システム
6. まとめ

経費精算の効率化にはワンストップで行えるシステムがおすすめ

「楽楽精算」では、交通費、出張旅費、交際費精算から受領した請求書の処理まで、経費精算に関わるすべての業務をまとめて効率化できます。クラウド型経費精算システムとして、大企業や中小企業をはじめ、ベンチャー企業などでも幅広く利用されています。

また、「楽楽精算」では現状の申請ルールを変更することなく、経費精算をスムーズにシステム化が可能です。経理業務に詳しい専任のサポートスタッフがシステム導入支援を行うため、初めてのシステム導入であっても安心できるでしょう。

電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応しており、稟議申請から経費精算の処理までをワンストップで実行できます。社内で発生する必要な手続きをすべて電子化・一元管理したいなら、「楽楽精算」の導入がおすすめです。

運送・物流業界における経費精算の課題

国が進める働き方改革により、時間外労働の上限規制・有給休暇の取得義務付けなどが定められ、働く人たちの労働環境が整えられてきました。しかし、運送・物流業界では、運送会社の収益やドライバー収入の減少なども危惧されています。

また、少子化による労働人口の減少も加わり、運送・物流の貴重な人的資産であるドライバー不足も現実的な問題となっています。それらを解決するには、業務の効率化が必要になり、事務所外での業務が多い運送・物流業界では、経費精算の効率化は欠かせません。

しかし、運送・物流業界における経費精算は、業務の特殊性から下記のような3つの課題があります。ここでは、これらの課題について詳しく解説します。

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申請・承認に時間がかかる

運送・物流業は、従業員も上司も外出することが多い業種です。したがって、経費精算の申請を行うためだけに、従業員が外出先から事業所へ戻ることも多く見られます。

上司が外出中の場合は、すぐには承認を得ることができず、経理に申請書が届くのも遅れます。申請・承認に時間がかかることは、従業員や上司の勤務時間の非効率な使い方であるとともに、取引先からの問い合わせ対応の遅れにもつながりかねません。

また、ペーパーレス化が進んでいない企業が多いことも運送・物流業の特徴です。紙書類での申請書は、ファイリングして保管する必要があるため、その分コストや手間がかかります。そのため、業務のペーパーレス化は、経理担当者の負担軽減にもなります。

人手や時間に余裕が無い

現在の運送・物流業業界では、働き方改革による時間外労働の制限でドライバー不足となり、人員確保が必要になりました。しかし、少子化による労働者不足のため、確保が難しいのが現状です。また、ドライバーの数を増やすことは、人件費の増大にもつながります。

そのような労働環境の中で、ドライバーはコア業務が多忙となり、経費精算を行う手間や時間が取りにくくなってきています。中には、経理業務の人員を減らしてドライバーを採用し、経理業務の多忙化を招いている企業も見受けられます。

経費精算の件数が多い

運送・物流業業界では、出張や長距離手当など経費精算を行う機会が多いです。そのため、従業員は多くの経費精算申請を行う必要があり、大きな負担となっています。また、申請数が多くなると申請漏れのリスクも高くなります。

現在の運送・物流業業界には、経費精算申請などのコア業務以外の部分を短時間でスムーズに行い、従業員の勤務時間を有効的に使うことが求められています。加えて、申請から承認・支給までを短時間で正確に行うフローの構築も重要な課題です。

運送業が経費精算システムを導入するメリット

経費精算とは、従業員が立て替えた経費を精算して払い戻す業務のことです。経費精算には、従業員が一旦経費を立て替えた後に精算を行う実費精算と、必要経費を企業側が概算額を従業員に支払い、後から調整して精算する仮払精算があります。

これらの作業を効率的に行うシステムが経費精算システムで、導入することで入力・申請・承認などの自動化が図れるなどフローの流れがスムーズになります。以下では、運送業に経費精算システムを導入することで得られる3つのメリットについて解説します。

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申請・承認業務の負担を軽減できる

運送・物流業界が抱える問題として、経費精算の申請や承認に時間がかかるという課題がありました。この課題は、運送・物流業界に適した経費精算システムを導入し、効果的に活用することで解決できます。

経費精算システムの中には、インターネット環境さえあれば外出先からでもシステムにアクセスできる製品も多いです。その際には、タブレットやスマートフォンなどのモバイル端末を使って、経費精算の申請・承認を行います。

したがって従業員は、事務所に戻らなくても出先から経費精算の申請が行え、承認者は外出先で内容を確認して承認手続きを完了させることが可能です。そのため、従業員・上司両者の業務負担の軽減が図れ、コア業務に集中して取り組めるようになります。

ペーパーレス化を推進できる

運送業では、ドライバーが取引先との納品書や受領書の受渡しを行うことも多く、ペーパーレス化が進んでいない企業も多いです。そして、ペーパーレス化の遅れが業務の効率化を阻害しているケースもあります。

このような運送業では、システムを導入して活用することで、経費精算の申請書のペーパーレス化が可能になります。これにより、ファイリングや保管場所確保のための手間とコストの削減を図れます。

また、現在では電子帳簿保存法の改正によって、納品書や領収書のデジタル保存も可能です。そのため、受け取った紙媒体の納品書や領収書を出先で撮影し、申請書に添付して送信することもできます。

ミスや不正を予防できる

運送業界では、経費精算を申請によって行うのではなく、領収書やレシートと引換えに現金精算する小口精算が行われている場合もあります。しかし、小口精算は、現金を管理する経理担当者の負担が大きくなり、過剰請求などの不正リスクも高くなります。

このような経費精算のミスや不正の防止には、経費精算システムの導入は非常に有効です。経費計算システムでは、数値の入力や経費のチェックなどが自動化される場合が多く、ミスや不正が起こりにくい仕組みが整えられています。

また、スマートフォンが利用できる経費精算システムなら、領収証やレシートの添付もスマホで撮って送信するだけで完了します。さらに、経費を立て替えた後すぐ申請できるため、記入ミスなども減らせます。

運送業が経費精算システムを選ぶ際のポイント

運送業への経費精算システムの導入は、業務の特殊性からより自社に適したシステムの選択が必要です。ここでは、運送業が経費精算システムを選ぶ際の3つのポイントについて解説します。

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スマホで申請・承認できるか

外出の多い運送業では、出先から申請・承認できるスマーフォンに対応したシステムがおすすめです。スマートフォンに対応していれば、事業所に戻ることなく、隙間時間に経費精算の申請ができるようになります。

申請が届くと承認者のスマートフォンに通知されるため、出先からでも承認作業が行えます。また、申請はあらかじめシステムに設定されたルールにしたがって行われるので、確認作業の手間を削減できます。

条件を細かく設定できるか

運送業ではさまざまな地域に輸送を行うため、自社独自の日当規定などを設けている場合も多いです。そのような特殊な事例がある場合は、条件を柔軟に設定できる経費精算システムの導入が適しています。

事前に自社の経費精算規定に定められたルールを把握し、その規定に沿った設定ができる経費精算システムの選択をしましょう。条件を細かく正確にシステム設定することで、従業員の入力が簡単になるだけでなく、不正やミスの防止にもつながります。

誰でも使いやすいか

運送業界では、経理担当者だけでなくドライバーの高齢化も進んでいます。したがって、IT操作に慣れない従業員も多いため、直感的に操作ができる使いやすいシステムであることは非常に重要なポイントです。

導入前にシステムの試用ができる無料トライアルを利用することで、システムの操作性を確認することができます。その際は、IT操作に不慣れな人も含めてより多くの人に確認してもらい、操作性や使いやすさについて意見をもらうのがおすすめです。

さまざまな業務を効率化するおすすめの経費精算システム

まとめ

経費精算は一般の企業ばかりでなく、運送・物流業界にとっても大変重要な業務の1つです。しかし、事務所外での業務が多い運送・物流業界の経費精算には、申請・承認に時間がかかる・人手や時間に余裕がない・経費精算の件数が多いなどの課題があります。

それらの課題の多くは、経費精算システムで業務を効率化することで解消することができます。また、経費精算システムの導入は、ペーパーレス化を推進できたり、ミス・不正の予防につながったりなどさまざまなメリットを得られます。

運送業に経費精算システムを導入する際には、業務の特殊性に合わせてスマートフォンが利用できるものや、自社の経費精算規定に合わせて細かく条件設定ができるシステムを選ぶのがおすすめです。