ICカードで打刻できる勤怠管理システム9選｜メリット・デメリット解説

ICカードで打刻できる勤怠管理システムは、比較的簡単に導入することができます。交通系ICカードの利用が可能であり、従業員が多い企業におすすめです。本記事では、ICカードで打刻できる勤怠管理システムのメリットや選び方、おすすめの勤怠管理システムを解説します。

目次

開く

閉じる

1. ICカードでの勤怠打刻の仕組み
2. ICカードで打刻できる勤怠管理システムのメリット
3. ICカードで打刻できる勤怠管理システムのデメリット
4. ICカード対応の勤怠管理システムがおすすめな企業
5. ICカード対応のおすすめ勤怠管理システム9選
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

ICカードでの勤怠打刻の仕組み

ICカードを使用した勤怠打刻は、正確な時間管理を実現する便利なツールです。従業員はICカードを読み取る端末にカードをかざすだけで、出勤や退勤の打刻が自動的に行われます。ここでは、ICカードの種類や必要性などについて解説します。

ICカードの種類

ICカードにはさまざまな規格がありますが、中でも「FeliCa（フェリカ）」と「MIFARE（マイフェア）」が代表的であり、広く利用されています。

FeliCaは、主に日本で使用されている非接触型ICカード規格です。FeliCaは高速なデータ通信やセキュリティ機能を備えており、スマートフォンやタブレットなどとの連携も容易です。

一方、MIFAREは、国際的に広く使用されている非接触型ICカード規格です。交通票や企業のアクセスカード、学生証などに利用されています。以下で、「FeliCa（フェリカ）」「MIFARE（マイフェア）」の2つの種類について、さらに詳しく解説します。

FeliCa（フェリカ）

FeliCa（フェリカ）は、ソニーが開発した非接触型ICカード技術の1つで、Suica（スイカ）やPASMO（パスモ）などの交通系ICカードで広く採用されています。これらのカードは、鉄道やバスの乗車券、決済に利用され、電子マネーとしても機能します。

FeliCaは、高速かつ安全なデータ通信が可能で、企業や学校のアクセス制御、イベントの入場管理にも利用されます。このように、多岐にわたって互換性があり、異なる地域でも利用できる便利な技術です。

MIFARE（マイフェア）

MIFARE（マイフェア）は、非接触型ICカード技術の1つで、NXPセミコンダクターズという、オランダを拠点とする企業が開発した製品です。国内では、taspo（タスポ）が採用しており、価格が安価なため、社員証用のICカードとしても広く使用されています。

MIFAREは、高いセキュリティ性とスムーズなデータ通信を提供し、高速な処理と大容量の情報記録が可能です。

ICカードリーダーが必要

ICカードでの勤怠打刻にはICカードリーダーが必要です。代表的な製品として、パソリや他のICカードリーダライタなどが挙げられます。ICカードリーダーは、ICカードに内蔵された情報を読み取り、勤怠データとして処理する役割を果たします。

また、ICカードの種類に合わせたリーダーを使用する必要があります。例えば、FeliCa規格のカードを使用する場合は、FeliCa対応のリーダーを用意するなど、適切なICカードリーダーを選択し、ICカードの種類に合わせて設定や連携を行わなければなりません。

ICカードリーダーに代わるもの

近年、ICカードリーダーに代わる新たな勤怠管理の手段として、「タイムレコーダー」と「専用アプリ」が注目されています。

タイムレコーダーは、日付や出退勤時刻など、従業員の勤務時間を記録する装置です。また、専用アプリは、スマートフォンやタブレットを活用した勤怠管理の手段であり、従業員は専用アプリをインストールし、出勤や退勤の打刻を行います。

これらの新しい勤怠管理手段は、従業員にとって利便性が高く、勤怠情報の正確性と効率化を実現します。以下で、「タイムレコーダー」「専用アプリ」について詳しく解説します。

タイムレコーダー

ICカードリーダーに代わるものとして、タイムレコーダーがあります。タイムレコーダーにはいくつかの種類がありますが、その中でも、近年はタッチオンタイムレコーダーが注目されており、指や手のひらでデバイスにタッチし、勤怠情報を記録することができます。

特徴としては、シンプルな操作性と高い利便性です。従業員は、簡単にタッチするだけで勤怠情報を入力でき、正確な勤務時間の記録が可能です。また、リアルタイムでデータが反映されるため、管理者は即座に勤怠情報を確認できます。

このように、タイムレコーダーの中でも、効率的な勤怠管理とデータの正確性を求める場合には、タッチオンタイムレコーダーが有用な代替手段となります。

モバイル端末に専用アプリをインストールする

ICカードリーダーに代わるものとして、モバイル端末に専用アプリをインストールする方法があります。FeliCa、MIFAREなど、一部のICカード規格に対応したアプリを使用することで、モバイル端末をICカードリーダーとして利用できます。

利用者は自身のモバイル端末を使って、ICカードのタッチや読み取りを行い、勤怠情報やアクセス権限の管理が可能です。この方法は、モバイル端末を持ち歩くだけでICカードリーダーが不要になることや、使い慣れたデバイスを利用できる利便性が特徴です。

また、アプリの更新や機能の拡張が容易であるため、柔軟なカスタマイズも可能です。ただし、一部の規格に対応していることで利用範囲が制限されることや、セキュリティ対策が必要となる場合があるため、注意が必要です。

ICカードで打刻できる勤怠管理システムのメリット

ICカードで打刻できる勤怠管理システムの導入には、さまざまなメリットがあります。例えば、出勤・退勤時刻の記録を効率的に、かつ正確に管理できます。ここでは、ICカードで打刻できる勤怠管理システムのメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

誰でも簡単に打刻できる

ICカードで打刻できる勤怠管理システムのメリットは、誰でも簡単に打刻ができる点です。従業員はICカードをリーダーにかざすだけで、正確な出勤・退勤時刻が自動的に記録されます。従来の手書きの勤怠管理と比べて、時間の節約とミスの可能性が低減します。

また、従業員は、打刻作業に慣れるための研修やマニュアルがほとんど不要であり、簡単な操作で迅速に打刻を行うことができます。これにより、勤怠管理業務における労力と負担を軽減できます。

導入方法が比較的簡単

ICカードで打刻できる勤怠管理システムのメリットは、導入方法が比較的簡単で環境設備投資が少ないことです。また、ICカード自体は一般的に普及しており、利用者にとって使い慣れた手段です。

さらに、同規格であれば、既存の交通系ICカードをシステムに利用することができるため、従業員の交通系ICカードなどを社員証用のICカードとして併用することもできます。

タイムカード作成のコスト削減

従業員が多い企業では、人数分のタイムカードを用意する必要があります。月ごとの集計しかできないものである場合は、その分人数に合わせた作成コストがかかり、準備にも手間がかかります。

その点、ICカードで打刻できるようになると、タイムカードを都度用意する必要がなくなり、コスト削減が実現します。また、アプリを活用すれば物的なICカードを用意する必要もなく、導入コストや煩雑な手続きの負担が軽減され、効率的にシステムを運用できます。

勤怠管理・集計業務を効率化できる

ICカードで打刻できる勤怠管理システムのメリットは、勤怠管理・集計業務の効率化です。従業員がICカードで打刻することで、勤怠データが自動的に収集・集計されます。これにより、手動でのデータ入力や集計作業が不要となり、時間と労力を節約できます。

さらに、データの正確性が高まり、ヒューマンエラーのリスクが低減します。また、管理者はリアルタイムで勤怠データを把握し、労働時間や残業時間の管理・分析が容易になります。

不正打刻の予防になる

ICカードで打刻できる勤怠管理システムのメリットは、不正打刻の予防です。ICカードによる個別の識別が可能なため、従業員の本人確認が行われます。これにより、他の従業員による代理打刻や、カード貸与などの不正行為が防止されます。

データはリアルタイムで集計されるため、不正な打刻が検出されると管理者に通知されます。よって、不正行為の早期発見と是正が可能となり、勤怠の正確性と信頼性が向上し、組織内の公平性が確保されます。

ICカードで打刻できる勤怠管理システムのデメリット

ICカードで打刻できる勤怠管理システムには、多くのメリットがありますが、企業の勤務形態やセキュリティに関して、いくつかデメリットもあります。ここでは、システム導入のデメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

会社外勤務やテレワークに対応していない

ICカードで打刻できる勤怠管理システムのデメリットとして、会社外勤務や、テレワークの環境に対応していない点が挙げられます。ICカードは通常、オフィス内の打刻端末で使用されるため、外出先や自宅での勤務には適用できません。

これにより、会社外での作業時間や、勤務状況を正確に記録することが難しくなります。特に最近のテレワークの普及により、柔軟な勤務形態が求められていますが、ICカードの制約により、適切な勤怠管理が難しくなる場合があります。

しかし、専用アプリを活用してモバイル端末で行う勤怠管理システムであれば、親機器を必要とせず、社外でも打刻などを行うことができます。よって、テレワークの推進など、自社の目指す業務体制に合わせてシステム選びを行いましょう。

カード紛失の対応策が必要

ICカードで打刻できる勤怠管理システムは、カード紛失時の対応策が必要です。仮に、ICカードを紛失した場合、他人に不正使用される可能性があるため、速やかにカードの無効化や、再発行手続きを行う必要があります。

主な対策としては、紛失した場合に連絡先や手続き方法を従業員に周知し、迅速な対応ができるように事前準備しておくことが重要です。

セキュリティ強化の必要がある

セキュリティ強化が必要な点も、ICカードで打刻できる勤怠管理システムのデメリットとして挙げられます。特に、ICカードにキャッシュレス決済機能がある場合、機密情報を漏洩させないために、個人情報やクレジットカード情報の保護の徹底が重要です。

データ通信の暗号化やセキュリティ対策を強化するには、専門知識や技術が必要であり、それにはコストやリソースの投入が必要になります。勤怠管理システムを運用する際は、適切なセキュリティ対策を講じて、個人情報の保護と安全なシステム運用を行いましょう。

ICカード対応の勤怠管理システムがおすすめな企業

ICカード対応の勤怠管理システムは、多くの企業において効果的な選択肢となります。ここでは、ICカード対応の勤怠管理システムがおすすめな企業について解説します。システムを導入し、勤怠データの信頼性とセキュリティを向上させましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

誰でも簡単に扱える勤怠管理システムを導入したい企業

ICカード対応の勤怠管理システムは、誰でも簡単に扱える勤怠管理システムを導入したい企業におすすめです。ICカードの利用に慣れた者なら、比較的誰でも簡単に扱えるため、特にアルバイトやパートなど、従業員が多い企業におすすめです。

また、自動集計機能やレポート出力機能により、管理業務が効率化され、時間の削減と正確な勤怠データの管理が可能です。

従業員の出入りが多い企業

従業員の出入りが多い企業にも、ICカード対応の勤怠管理システムはおすすめです。ICカードを使用することで個別の身分認証が行われ、不正な出入りや他者のカード使用を防ぐことで、セキュリティが強化されます。

ICカードは紛失時にも即座に無効化できるため、不正利用のリスクを低減することができます。また、カードを使用することで正確な勤怠管理が実現されます。これにより、従業員はカードをかざすだけで打刻が行われ、手動のミスや書き漏れが少なくなります。

勤怠管理以外の業務も効率化したい企業

ICカード対応の勤怠管理システムは、勤怠データの自動集計やレポート出力などの機能を備えています。さらに、連携機能を使うことによって、給与計算や労務管理など、他の管理業務を効率化することができ、業務全体の時間と労力を節約することができます。

また、セキュリティ面でのリスクを最小限に抑えつつ、正確な勤怠管理を実現するため、いくつかのシステムを同時に運用している企業にとっても、一元管理が行えることのメリットが大きいのが特徴です。

交通系ICカードを利用する従業員が多い企業

交通系ICカードを利用する従業員が多い企業にとって、ICカード対応の勤怠管理システムは効果的な選択肢です。このシステムでは、既存の交通系ICカードをそのまま勤怠管理に活用することができます。

従業員が既に持っている交通系ICカードを利用するため、新たに勤怠管理用のカードを作る必要がなく、導入コストや手間を削減することができます。従業員は持っているICカードを通常通り使用し、出勤や退勤の打刻が行われます。

このようにICカードを活用することで、利便性が向上し、勤怠管理の手間や負担も軽減されます。その他にも、セキュリティ強化など、多くのメリットをもたらします。

ICカード対応のおすすめ勤怠管理システム9選

その他の勤怠管理システムの選び方

ここでは、自社のニーズに合致した勤怠システムを選択するための、注目すべきポイントを紹介します。

「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」の2つの項目に分けて掲載しています。勤怠システム導入を検討する際は、以下のポイントに注目することをおすすめします。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 自社が使用したいICカードに対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 必要な機能が搭載されているか
2. 複数言語に対応しているか
3. 担当者・従業員が使いやすいか
4. 料金体系を確認
5. サポート体制が充実しているか
6. 無料トライアルがあるか

まとめ

従業員の数が多く、頻繁な出入りがある企業や、ほとんどの社員がICカードを活用している企業には、ICカード打刻ができる勤怠管理システムがおすすめです。このシステムでは、規格が合えば、既存の交通系ICカードや、ICカードタイプの社員証をそのまま利用できます。

これにより、導入コストや手間を削減できます。また、ICカードの利用により、不正打刻やセキュリティリスクも低減できます。なお、勤怠業務の面では、管理者は集計や管理が簡単で効率的に行えるのもメリットです。

ICカード打刻できる勤怠管理システムの導入により、従業員の利便性が向上し、業務運営が円滑化されます。従業員の数が多い企業や、ICカードを多くの社員が利用している企業にとって、ICカード打刻できる勤怠管理システムは効果的な選択肢となるでしょう。