勤怠管理アプリ・システム9選｜メリットや活用方法・選び方を解説

勤怠管理システムのアプリケーションは、スマホやタブレットなどのモバイルデバイスにインストールして手軽に活用できます。従業員・管理者・経営者それぞれにメリットがあります。本記事では、勤怠管理アプリの種類や活用方法、メリットや選び方とおすすめのアプリを解説します。

目次

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1. 勤怠管理アプリとは
2. 勤怠管理アプリの活用方法
3. 勤怠管理アプリのメリット
4. 勤怠管理アプリの注意点
5. おすすめの勤怠管理アプリ9選
6. その他の勤怠管理アプリの選び方
7. まとめ

勤怠管理アプリとは

勤怠管理アプリとは、従業員の出退勤時間や休暇の取得状況などを管理するためのアプリです。従来までは、タイムカードや紙の出勤簿による勤怠管理が主流でしたが、スマホ対応可能な勤怠管理アプリの登場により、勤怠管理を効率化することができるようになりました。

勤怠管理アプリには多くの種類がありますが、中でもよく使われているのがタイムレコーダー型やスマホアプリに対応したタイプです。近年では、スマホを持っている従業員が大多数を占めているため、自身のスマホでも勤怠管理を行えると便利です。

また、インターネット上で勤怠を管理するクラウド型も人気です。導入コストはかかりますが、データの保管や管理が容易なメリットがあります。中には、多機能型や他業務連動型などもあるため、自社の業務スタイルや予算に合うものを選んで導入を検討しましょう。

勤怠管理アプリの種類

勤怠管理アプリには、タイムレコーダー型・多機能型・他業務連動型などがあり、それぞれ特徴が異なります。以下で、主な3つのタイプの概要や特徴を解説します。

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タイムレコーダー型

タイムレコーダー型の勤怠管理アプリとは、従業員がタブレット端末などで、タイムカードに打刻することで勤怠を管理するアプリです。最もオーソドックスなタイプの勤怠管理アプリであり、導入コストが安価で使いやすいため、中小企業を中心に人気があります。

タイムレコーダー型では、基本的にタイムカードを使用するため、消耗品費がかかります。また、最近では顔認証に対応したものも登場しており、タイムレコーダー型の勤怠管理アプリは、コストを抑えたい、小規模な企業や従業員の勤務形態が単純な企業に適しています。

多機能型

多機能型の勤怠管理アプリとは、従業員の出退勤時間や休暇の取得状況の管理だけでなく、給与計算や労働時間の分析などの機能を備えたアプリです。タイムレコーダー型の勤怠管理アプリに比べて、導入コストが高い傾向にあります。

多機能型では、さまざまな機能を活用することで、企業の労務管理を効率化・改善できるでしょう。出退勤時間や休暇の取得状況の管理、給与計算、労働時間の分析などができる他、法令遵守のチェックが行えるアプリもあります。

多機能型の勤怠管理アプリには多くの種類があり、選ぶアプリによって使える機能が大きく異なります。そのため、選ぶ際には自社に必要な機能が備わっているかどうか、使いやすいシステムかどうかなどを確認しましょう。

他業務連動型

他業務連動型の勤怠管理アプリとは、従業員の出退勤時間や休暇の取得状況の管理のほか、他業務と連携できるのが特徴です。給与計算や労働時間の分析などの機能に加えて、他業務システムと連動できることで、さらなる業務の効率化を図れます。

しかし、タイムレコーダー型の勤怠管理アプリや、多機能型の勤怠管理アプリに比べ、導入コストが高い点がデメリットです。中には、1つのサービス内で勤怠管理・給与計算まで一気通貫で行うことのできるものもあり、バックオフィス全般の効率化を図れるでしょう。

勤怠管理アプリの活用方法

勤怠管理アプリは、テレワーク中や直行直帰など、会社外での打刻を中心に多くのシーンで活用できます。また、ヘルプや応援に向かった先でも正しく管理ができるため、さまざまな企業におすすめです。主な活用方法としては、以下のようなものが挙げられます。

1. テレワークや直行直帰で会社外での打刻
2. 店舗ヘルプや応援先での打刻
3. PCのない建設現場などでも会社タブレットで打刻
4. 訪問介護などもヘルパーの個人スマホから打刻
5. 社外から休暇申請や承認を行う

通常、会社でタイムカードを打刻している場合には、テレワークや直行直帰の場合だと正しい労働時間を把握できません。また、別の店舗にヘルプに行った際なども把握が難しいでしょう。そのような場合でも、勤怠管理アプリがあれば正確な労働時間を把握できます。

その他、PC環境のない建設現場のような仕事場や訪問介護においても、タブレットやスマホなどを用いて勤怠管理ができるのがメリットです。さらに、手続きの大変な休暇申請などの申請書類の提出、その後の承認フローにおいても社外から行うことができます。

勤怠管理アプリのメリット

勤怠管理アプリを導入するメリットとしては、簡単に打刻ができ、テレワークや直行直帰などに対応しやすい点が挙げられます。また、企業側としては、コストの削減や不正打刻の抑制を行えるのがメリットです。以下で、それぞれの詳しい内容を解説します。

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従業員のメリット	管理者のメリット	経営者のメリット
打刻が簡単	集計業務の効率化	働き方改革を促進できる
テレワーク・直行直帰に対応	労務状況の効率化	不正打刻の抑制
休暇申請などが容易	正確な勤務時間を把握	コスト削減

【従業員】打刻が簡単

従業員側のメリットとしては、毎日簡単に打刻できる点が挙げられます。打刻は毎日行わなければならないため、手間に感じる従業員も多いでしょう。しかし、勤怠管理アプリを導入すれば、スマホでアプリを開いて出退勤ボタンを押すだけで簡単に打刻が行えます。

よって、毎日の手間を省けることにより、打刻からすぐに仕事に取り掛かることができます。打刻の方法はアプリによって異なりますが、多くのアプリが1～2タップで打刻可能です。

【従業員】テレワーク・直行直帰に対応

テレワークや直行直帰など、オフィスに出社しない場合でも簡単に打刻できるのもメリットです。直接出社しない場合は、電話などで報告をしなければならないケースもありますが、勤怠管理アプリがあれば、わざわざ会社に連絡する必要はありません。

従業員個々との連絡を省くことにより、企業側も勤怠管理をしやすくなり、従業員側はさまざまな業務形態に対応しつつ、簡単に打刻することができます。

【従業員】休暇申請などが容易

従業員は会社に対し、休暇申請を行うことがありますが、通常は専用の用紙などに記載して上司のもとに提出しなければなりません。しかし、勤怠管理アプリを導入している場合には、休暇申請もアプリ上から行えます。

休暇の種類・日数・開始日・終了日のほか、必要に応じて休暇の理由などを入力すれば、簡単に申請できて非常に便利です。多くのアプリでは休暇申請が承認されると、勤怠管理アプリに反映されます。メールで通知してくれる機能もあるため、あわせて確認しましょう。

こういった休暇の申請については、従業員だけでなく、企業側にもメリットがあります。休暇申請に関する業務を簡素化できるため、業務の効率化を図ることも可能です。

【管理者】集計業務の効率化

管理者側のメリットとしては、集計業務の効率化が挙げられます。企業にとって、勤怠管理は非常に重要な業務の1つですが、集計や給与計算には手間がかかり、月末などになると管理者の残業が増える傾向です。

しかし、勤怠管理アプリを導入すれば、従業員が打刻した情報をアプリ上で一括管理でき、集計や給与計算が簡単に行えます。なお、給与計算システムなどと連携できるアプリであれば、より多くの業務を効率化することができるでしょう。

【管理者】労務状況の可視化

労務状況を可視化できるのも大きなメリットの1つです。残業が多すぎるなど、普段と異なる労務状況が発生した場合に、アラートを通知する機能などがあり、労働時間の超過をすぐに把握できます。無駄な残業を省けるほか、従業員の健康を守るために便利な機能です。

タイムカードの打刻だけでは、常に管理しながら状況を把握し、早急に対応するのは難しいでしょう。その点、勤怠管理アプリは、労働時間の超過などのイレギュラーな事態が発生した際、リアルタイムで把握して対処することができます。

【管理者】正確な勤務時間を把握

管理者のメリットとして、従業員の正確な勤務時間を把握できることも挙げられます。基本的にスマホやパソコンで打刻するため、入力ミスは起こりません。また、データの自動保存や集計機能が搭載されているため、正確な時間を一括で把握できるのが特徴です。

ただし、勤怠管理アプリはあくまでもツールであり、正確な労働時間の把握を保証するものではない点は注意しましょう。勤怠管理アプリを導入する際には、従業員の協力が不可欠です。正しく管理するためには使い方を周知し、ミスのない打刻を徹底しましょう。

【経営者】働き方改革を促進できる

勤怠管理アプリは、経営者にもメリットがあります。例えば、長時間労働や労働時間外勤務の抑制、変形労働時間制に対応することで、働き方改革の促進に活用できます。

従業員の長時間労働を減らし、労働時間の適正化を図ることで、従業員のモチベーションや生産性のアップにも期待できます。近年では、働き方改革に対応している企業も多いため、まだ対応していない場合は、勤怠管理アプリの導入で働き方改革の促進を行いましょう。

【経営者】不正打刻の抑制

経営者側のメリットとして、不正打刻の抑制も挙げられます。勤怠管理アプリの中には生体認証やGPS機能を搭載したものもあり、不正打刻を抑制することが可能です。位置情報による打刻や顔認証による打刻、二要素認証による打刻ができるアプリもあります。

このような機能を活用すれば、従業員が不正打刻をすることがなくなり、正しい労働時間の把握に繋がります。また、顔認証などを使えば、他の従業員が代わりに打刻するといった不正利用も未然に防げるでしょう。

【経営者】コスト削減

勤怠管理アプリを導入すると、多くの場合で打刻機器の設置が不要になります。また、アプリ内のみで打刻が完結する場合は、紙のタイムカードを用意する手間もないため、紙代や機械の維持費なども必要ないでしょう。

さらに、連携機能などによって給与計算の業務を効率化できれば、担当者や管理者の残業代もカットできます。このような理由から、多くのコストを削減できるのも勤怠管理アプリのメリットです。

勤怠管理アプリの注意点

勤怠管理アプリを導入する際には、利用しているOSに対応しているかを必ず確認しなければなりません。また、無料と有料のサービスの違いを知ることも大切です。以下を参考にしながら、失敗のないように選んでみてください。

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利用しているOSに対応しているか確認する

勤怠管理アプリは、個人のスマホで利用するケースが多いため、対応OSは必ず確認しましょう。AndroidやiOSなど、選ぶアプリによって対応しているOSが異なります。社内の従業員全員が問題なく使用できるかどうか、導入前にチェックしておくことが大切です。

また、勤怠管理アプリには、従業員がスマホやパソコンで打刻できる機能が搭載されているため、打刻機器を設置する必要がありません。よって、利用しているOSに対応していれば打刻機器の導入におけるコストを削減することができます。

給与計算システムなどと連携できるか確認する

勤怠管理アプリは、種類によって給与計算システムや労務管理システムなどと連携できる場合があります。アプリとして利用するだけでも利便性は上がりますが、こういった連携機能を活用することで、さらに業務の手間を排除したり、効率化したりできます。

しかし、連携機能を搭載したものはその分運用コストも高くなる場合があるため、自社の規模と使用したい機能を十分に比較検討するようにしましょう。

グローバル化に合わせて多言語対応しているか確認する

近年のグローバル化に合わせて、海外への展開も視野に入れている企業であれば、グローバル化に適した、多言語対応の勤怠管理アプリを選ぶことをおすすめします。

例えば、従業員の中に外国人労働者がいる場合、簡単な切り替え操作によって、自身が理解しやすい言語で勤怠管理を行った方が、迅速にストレスなく業務を遂行することができます。

短期的ではなく、長期的な運用を考える場合は、今後の自社が目指す方向性も加味して勤怠管理アプリを選びましょう。

無料と有料のサービスの違いを確認する

勤怠管理アプリには有料版と無料版がありますが、無料版は使える機能に制限を設けているケースが多くあります。また、利用できるアカウント数が少ない場合もあるため、自社で問題なく運用できるか確認した上で導入を検討しましょう。

有料版は豊富な機能が揃っている一方、運用にはランニングコストがかかります。よって、大企業や従業員数の多い企業、勤務形態が複雑な場合には有料のアプリがおすすめですが、小規模や従業員数が少ない企業は、無料版や無料トライアルを活用してみましょう。

おすすめの勤怠管理アプリ9選

ここからは、おすすめの勤怠管理アプリを特徴別に紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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タイムレコーダー型の勤怠管理アプリ3選

多機能型の勤怠管理アプリ3選

他業務連動型の勤怠管理アプリ3選

その他の勤怠管理アプリの選び方

勤怠管理アプリを選ぶ際には、自社の業務や企業規模、勤務形態に合っているかを確認するのはもちろん、打刻方法なども確認しましょう。また、自社に必要な機能が搭載されているかどうかなど、以下のポイントに注目することも大切です。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

自社に合った勤怠管理アプリを選ぶためには、使いやすさや料金形態も確認しておきましょう。例えば、自社に外国人がいる場合には、複数言語に対応したアプリを選ぶのがおすすめです。

また、初めてアプリを導入する際には、無料トライアルのあるアプリで使用感を確かめるのも良いでしょう。以上のようなポイントに注目しながら選ぶと、スムーズに運用できる勤怠管理アプリが見つかります。

まとめ

勤怠管理アプリを導入すると、従業員がさまざまなシーンで簡単に打刻できるようになり、不正打刻を防止しながら正しい労働時間を管理できるようになります。タイムレコーダー型や多機能型など、便利な種類も多くあり、各企業の業態に合うものを選ぶことが大切です。

勤怠管理アプリは、テレワークや直行直帰における会社外での打刻ケースが多い企業や、従業員数が多く、個人のスマホや携帯電話にアプリを取り入れて運用したい企業に向いています。ぜひ本記事を参考に、自社に合うアプリの導入を検討してみてください。