無料で利用可能な経費精算アプリ8選｜メリットや注意点を解説

経費精算アプリは、社外からスマホで経費の申請・承認ができるアプリですが、コストを理由に導入を躊躇う企業も多いでしょう。経費精算アプリの中には無料や低コストで利用できるものもあります。本記事では、無料の経費精算アプリのメリットや注意点、選び方を解説しています。

おすすめの無料で利用できる経費精算アプリ8選

目次

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1. 経費精算アプリとは
2. 無料で使える経費精算アプリの選び方
3. おすすめの無料で利用できる経費精算アプリ8選
4. 無料で利用できる経費精算アプリ比較一覧表
5. 経費精算アプリを無料で利用するメリット
6. 無料の経費精算アプリがおすすめの企業
7. 無料で利用できる経費精算アプリの注意点
8. その他の経費精算アプリの選び方
9. まとめ

経費精算アプリとは

経費精算アプリとは、iPhoneなどのスマートフォンやタブレットを利用して、手軽に経費精算が行えるアプリです。交通費・旅費・交際費などの経費の入力をはじめ、申請・承認まで、経費精算業務における一連の作業を効率化できるため、最近注目を集めています。

従業員は、会社にいなくても、電車などでの移動中にわざわざノートパソコンを開かなくても、スマホから経費精算の手続きが可能です。従業員の利便性が向上し、経理担当者の業務負担も軽減できるため、導入を検討する企業が増えています。

システムによっては、会計ソフトと連携できるものや、社内ルール違反をチェックする機能を採用しているものなどもあり、企業が抱える経費精算や経費管理の課題を解決するのに役立ちます。

経費精算アプリの主な機能

経費精算アプリには、経費精算を正確でスピーディーに行うための便利な機能が搭載されています。以下で、経費精算アプリの主な機能を解説します。

経費精算アプリを無料で利用できるケース

経費精算アプリを無料で利用する方法は「無料トライアルを利用する方法」と「無料の経費精算アプリを利用する方法」の2つがあります。以下に2つの方法について解説します。

経費精算アプリの無料トライアルを利用

多くの経費精算アプリでは、無料トライアル期間が設けられています。無料トライアルでは、機能が制限されている場合もありますが、まずは無料トライアルでアプリの使用感を試し、自社の経費精算の課題をクリアできそうか検討するといいでしょう。

無料トライアルの期間は、アプリにより1週間～数か月と幅があります。トライアル期間が長いほうが、自社のフローに合うかどうかを検討し、充分に選定を行えます。

無料トライアルでは、使用上でトラブルがあった際、サポートが受けられない場合もあります。無料トライアルを利用する場合は、事前に期間・サポート体制を確認しておきましょう。

無料の経費精算アプリを利用する

経費精算アプリの中で、完全無料で利用できるものもあります。しかし、無料プランでは機能やセキュリティ面が不十分である場合があります。そのため、経費精算業務を効率化させる目的で経費精算システムを導入したはずが、かえって使いづらくなってしまうということもあります。

コストを掛けずに経費精算システムを利用できるのは大きなポイントですが、自社に適しているか見極めることが大切です。

無料で使える経費精算アプリの選び方

無料で経費精算アプリを利用する際、有料プランに比べて制限があることが多いです。ここでは、無料で使える経費精算アプリの選び方を詳しく解説します。

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制限内で使えるか

経費精算アプリは無料トライアルや無料プランを利用することでコストを掛けずに利用することができます。しかし、コストがかからない一方で、利用できる期間や機能に制限があることが多いです。以下の表で無料プラン・無料トライアルの有無とその期間を確認しましょう。

▼経費精算アプリ制限早見表

機能は十分であるか

無料経費精算アプリでは、有料版の経費精算アプリと比べて、使える機能に制限があります。そのため、試してみたかった機能が、無料アプリでは使用できないというケースも起こり得ます。

経費精算アプリで複雑な業務を行いたかった場合、制限された機能だけでは却って作業が複雑になり、業務が非効率になる場合もあります。そのため、無料で使い続けたい場合は、利用可能なサービスが限られることを考慮した上で、使用の継続を判断しましょう。

おすすめの無料で利用できる経費精算アプリ8選

ここからは、おすすめの無料で利用できる経費精算アプリを紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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無料・低コストで利用できる経費精算アプリ4選

無料トライアルで試せる経費精算アプリ4選

無料で利用できる経費精算アプリ比較一覧表

経費精算アプリを無料で利用するメリット

少人数の企業では、コスト面で有料のアプリの導入ハードルが高く、経費精算を紙ベースで行なっているケースも少なくありません。しかし、経費精算アプリが無料で利用できるなら、導入を検討する価値は充分にあります。

経費精算アプリの導入は、申請する側の利便性、経理業務の効率化に大いに役立ちます。経費精算アプリを無料で利用するメリットについて、以下で解説します。

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コストがかからないため、いつでも利用開始できる

無料の経費精算アプリは、システム導入にあまり予算がかけられない企業でも、導入コストがかからないため、いつでも利用を開始できるのが大きなメリットです。少人数の会社でも、経費精算システムを導入するハードルが、だいぶ下がります。

無料の経費精算アプリは、有料のものと比べて機能が制限されている場合もありますが、基本的な経費精算に十分対応する機能を備えたものが多いです。そのため、少人数の会社では、無料の経費精算アプリでも十分な効果が得られます。

経費精算システムの導入は、自社の規模に合ったものを選ぶことが大切です。無料の経費精算アプリは、少人数の会社に最適な選択肢の一つです。

自社に必要な機能を把握できる

無料の経費精算アプリは、自社に必要な機能を把握できるメリットがあります。経費精算システムの導入には、まず最初に必要な機能やオプションの検討が必要です。しかし、少人数の会社では、どの機能が本当に必要なのかがわからない場合があります。

有料のシステムを導入する前に、無料の経費精算アプリを使用すれば、自社にとってどの機能が必要なのかが見えてきます。自社に必要な機能を把握できたら、有料の経費精算システムに移行するとスムーズです。

無料の経費精算アプリがおすすめの企業

経費精算アプリは、自社の課題や規模に合ったものを選ぶことが大切です。無料の経費精算アプリがおすすめの企業はどのような企業か、以下で解説します。

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経費精算アプリを試してみたい企業

無料の経費精算アプリは、経費精算アプリを試してみたい企業におすすめです。有料の経費精算システムには、初期費用や月額費用が必要なものもあるため、いきなりの有料システム導入には躊躇してしまう企業も多いのではないでしょうか。

その点、無料であれば気軽に試せるので、有料のシステムを導入する前に、まずは無料アプリで操作感などを確認することが可能です。そもそもの経費精算の件数が少なければ無料版でまかなえてしまうこともあるでしょう。有料のシステムに移行した場合どの機能が必要もしくは不要か、事前に検討できるのは安心です。

経費精算アプリを少人数で利用したい企業

経費精算業務が少ないなどの理由から、少人数で利用したい企業にも、無料の経費精算アプリはおすすめです。

経費精算システムの導入は、自社の規模や用途に合わせて選ぶのが大切です。そのため、少人数で作業がまかなえるなら、わざわざ有料のシステムを導入しなくても、無料アプリで充分に対応できる可能性があります。

また、無料経費精算アプリは、個人事業主にもおすすめです。個人事業主は、自身で経費精算処理を行わなければなりません。無料経費精算アプリなら、導入コストなしで利用できる上、経費精算処理の効率も格段にアップします。

無料で利用できる経費精算アプリの注意点

無料で利用できる経費精算アプリは、経費精算に関する課題の解決に役立ちますが、その一方で注意点も存在します。以下で、無料経費精算アプリを使用する際の注意点を解説します。

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使える機能に制限がある

無料経費精算アプリでは、有料版の経費精算アプリと比べて、使える機能に制限があります。そのため、試してみたかった機能が、無料アプリでは使用できないというケースも起こり得ます。

経費精算アプリで複雑な業務を行いたかった場合、制限された機能だけでは却って作業が複雑になり、業務が非効率になる場合もあります。そのため、ずっと無料で使い続けたい場合は、利用可能なサービスが限られることを考慮した上で、使用の継続を判断しましょう。

セキュリティが保証されていない

経理上で扱うデータは、ほぼすべてがその企業の機密情報です。顧客や従業員の個人情報なども含まれるため、万全なセキュリティでデータ管理をする必要があります。

無料の経費精算アプリにも、セキュリティ機能は搭載されていますが、有料のものと比べるとセキュリティ性能は落ちます。無料の経費精算アプリは、セキュリティの保証がない場合もあるため、セキュリティ面のリスクをカバーする対策を講じなければなりません。

無料の経費精算アプリは、セキュリティ面で劣ることを考慮した上で、導入を検討しましょう。

領収書の読み取りが上手くいかない場合がある

領収書の読み取り機能は、手入力の手間が省け、領収書の紛失リスクも減るため、積極的に使用したい機能の1つです。しかし、無料経費精算アプリでは、有料版に比べて領収書の読み取りが上手くいかない場合があります。

そのため、領収書の読み取り頻度が高い企業では、無料アプリの使用が向かないケースもあります。領収書の読み取り機能を重視するなら、有料版の使用がおすすめです。

その他の経費精算アプリの選び方

経費精算アプリの選び方には、必ず押さえておきたい3つの重要なポイントのほかに、自社の課題や用途に合わせて比較しておきたい4つのポイントがあります。ポイントを押さえて、自社に合った経費精算アプリを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 他言語や外貨に対応しているか
2. スマホで利用できるか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

まとめ

経費精算アプリは、精算業務を効率化し、スピーディーかつ正確な精算処理に役立つツールです。中には、無料で利用できるものもあり、システム導入にコストをかけたくない企業や個人事業主でも、気軽に導入できます。

無料経費精算アプリは、基本的な経費精算機能を無料で使用できるのが魅力ですが、有料版と比較して機能やセキュリティ面に劣るなどのデメリットもあるため、導入の際にはデメリットを把握した上での検討が必要です。
デメリットをカバーする対策を講じられれば、無料アプリでも充分対応できるので、この記事を参考に、無料経費精算アプリの導入を検討してみましょう。