大企業におすすめの経費精算システム11選｜メリットや選び方を解説

大企業が経費精算業務を行う場合、組織体制の拡大により業務に手間がかかることもあるでしょう。そんな課題解決に役立つのが経費精算システムです。本記事では、大企業向けの経費精算システムの特徴やメリット、導入の際の注意点、選び方などを解説しています。

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目次

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1. 大企業向け経費精算システムの特徴
2. 大企業向け経費精算システムのトレンド
3. 大企業向け経費精算システムを選ぶポイント
4. 【比較表】大企業向け経費精算システム比較一覧表
5. おすすめの大企業向け経費精算システム11選
6. 大企業が経費精算システムを導入するメリット
7. 大企業向け経費精算システムを導入する際の費用目安
8. 大企業で経費精算システムを導入する際の注意点
9. その他の経費精算システムの選び方
10. まとめ

大企業向け経費精算システムの特徴

大企業に欠かせないのが、手間がかかりがちな経費の申請や承認を自動化できる経費精算システムです。経費精算システムは従来はオンプレミス型を採用している企業が多かったものの、現代は共有しやすいクラウド型が主流になっています。

経費精算システムは、小規模企業向けのシンプル機能でリーズナブルなタイプもありますが、大企業は従業員が多く経費を清算するまでのフローが複雑化しがちです。会社の規定や承認フローなど、細かい設定ができる大企業向けの経費精算システムを導入するのがおすすめです。

本記事では、クラウド型を前提に大企業向けの経費精算システムの選び方やメリットについて解説します。

大企業向け経費精算システムのトレンド

経費精算システムは、時代に合わせて企業が取り入れやすいように進化し続けています。近年ではテレワークに対応し、申請内容チェックに関しても効率化されています。

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テレワークへの対応

近年の在宅ワークの普及に合わせて、経費精算システムもテレワークに対応しているものが増えています。特に大企業は働き方が多様化しているためテレワークを採用している企業が多く、クラウド型なら社外からでも手軽に経費精算システムを利用できます。

クラウド型ならスマホでも経費精算が行えるため、テレワークだけでなく営業職など外出先からでも使えるのがメリットです。経費精算のために出社しなければならない手間が省けるので、業務の効率化が図れます。

申請内容チェックの効率化

経費精算は従業員が申請し、上司の承認や経理のチェックなど複数のフローが必要です。特に申請内容に不備が無いか、ミスや不正が無いかの確認には時間がかかり、経理担当者の大きな負担になりがちです。

近年の大企業向けの経費精算システムは、申請内容を自動でチェックできる機能が備わっています。RPA（Robotic Process Automation）と連携できるサービスも増えており、予め判定方法を設定しておけば、高度な精算管理が可能です。

経費精算システムを活用すれば、経費で購入した領収書を目視で確認し手入力したり、発生した交通費が間違っていないか調べたり、手作業で行う手間が省けて業務が効率化できます。

実務時間の生産性向上

事務処理の効率化により十分な実務時間が確保できると、実務の生産性向上が求められるのは必然的です。働き方改革により長時間労働是正への意識が高まる社会では、残業への目線も厳しくなっています。

以前は残業時間に処理していた事務作業も、移動やすきま時間を利用して行えるよう、入力から申請までを全自動化したり、数少ない工程で領収書を読み込むなど、あらゆる効率化を図りツールは進化し続けています。

大企業向け経費精算システムを選ぶポイント

大企業向けの経費精算システムは、自社に必要な業務を効率化する機能が備わっているか、経費精算のルール・承認ルートを細かく設定できるかなど確認しておくべきポイントがあります。ここでは、大企業向けの経費精算システムの選び方について解説します。

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自社に必要な業務を効率化する機能が備わっているか

大企業向けの経費精算システムを選ぶときは、まずは自社で行っている経費精算方法に取り組みやすいのか、必要な業務を効率化できる機能が備わっているかを確認しましょう。

手作業の経費精算は、領収書を確認して手入力で金額を登録しますが、その際入力ミスが起こる可能性があります。経費精算システムを使えば、クレジットカードや交通系ICカードなどと連携して自動的にデータを反映できます。

また、スマホアプリから領収書を取り込める機能もあり、OCR機能で文字認識での読み込みも可能です。さらに、給与計算ソフトなど他のシステムと連携すればより業務が効率化できるため、自社のシステムに合ったものを選びましょう。

経費精算のルール・承認ルートを細かく設定できるか

大企業ほど旅費規程や交際費規程など、細かいルールが多く経費の精算も複雑化しがちです。不要な経費の削減や不正を防ぐために、交通費の上限を定めたり役職によって出張費の上限を定めている企業も多くあります。

また、申請された経費を承認するまでの流れも企業によって異なります。経費に関する規定を設けている企業は、自社のルールや承認ルートに沿った細かい設定ができる経費精算システムを選びましょう。

システム上で設定しておけば、自動で不正や間違いをチェックできるので、規約違反やミス防止に役立ちます。

経費精算の利用範囲を確認

経費には種類があり、交通費や出張費の他、社内で使用する備品の買い出しから取引先への手土産代など、多岐に渡ります。大企業向けの経費精算システムは、経費の項目がカスタマイズできる場合が多く、利用範囲が何の経費精算に向いているのかを確認しておきましょう。

例えば出張が多い企業は、航空券やホテル代だけでなく、移動時の電車代・タクシー代など発生する経費はさまざまです。出張管理機能があるシステムなら、システム上で航空券やホテル等の予約をし、そのまま清算管理が可能です。

出張する社員が後日経費を申請する必要もなく、自動で清算が完了するため業務が効率化できます。

監査対応機能が充実しているか

経費をしっかり管理するためには、定期的な監査が欠かせません。しかし、目視や手作業での監査は膨大な時間や人員が必要で、コア業務が滞る原因となってしまいます。大企業向けの経費精算システムの中には、監査機能が備わっているタイプもあります。

監査機能は申請内容にミスや不正が無いかを自動でチェックし、アラートやエラー表示で通知します。監査の手間を簡略化したい企業や、経費精算の精度を高め、監査を強化したい企業におすすめです。

セキュリティ認証の取得の有無

事業規模が大きくなるほど重要視されるのがセキュリティ対策についてです。サービスのセキュリティ認証の取得状況やSOCレポートを確認しましょう。

セキュリティ認証では、ISO27001と呼ばれる国際規格に基づいて情報資産を保護する仕組みを認定している「ISMS認証」、JISQ15001に基づいて個人情報保護を遵守するための仕組みを認定している「プライバシーマーク（Pマーク）」などが示されていれば安心です。

SOCレポートは、監査法人や公認会計士などの第三者が外部委託サービスについて内部統制や信頼性、セキュリティを評価しているため安全に運用できるでしょう。

【比較表】大企業向け経費精算システム比較一覧表

おすすめの大企業向け経費精算システム11選

大企業が経費精算システムを導入するメリット

大企業が経費精算システムを導入すると、経費精算業務の効率化だけでなく、テレワークの促進や申請不備の防止などさまざまなメリットがあります。ここでは、どのようなメリットがあるのかを解説します。

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経費精算業務の効率化

従来の経費精算業務は、従業員が経費を申請し上司の承認や経理担当者の確認管理などが必要で、フローが多く特に大企業は業務が複雑化しがちです。

経費精算システムを導入すれば、従業員がスマホでいつでもどこでも領収書や交通費などを申請でき、経理担当者はそのままデータをクラウド上で確認できます。

経理担当者は仕訳・科目勘定などデータを入力する手間もかからず、経費精算完了までの業務が大幅に簡略化できます。

また、清算された後もクラウド上でデータを管理できるため、ファイリングや小口現金管理などの雑務からも解放されるのもメリットです。

テレワークの促進

近年は働き方改革もありテレワークが大きく普及しています。しかし、紙某体の経費申請書に上司の承認印を貰わないと精算できない、など出社しなければ経費が清算できない企業もまだまだ多いのも現状です。

経費精算システムを導入すれば、スマホや自宅のパソコンからでもアプリやwebで経費の申請ができ、給与精算システムと連携すれば精算まで可能です。社外で業務を行っている従業員が、経費精算のために出社する必要が無く、テレワークの促進に繋がります。

大企業ほど従業員の多様性を尊重していく時代になっているため、柔軟性のある働き方に対応し従業員が働きやすい環境を整えられるのもメリットです。

申請不備・不正の防止

従来の経費精算方法では、用紙で申請書を提出し手作業でPCに入力や電卓で計算するため申請不備や不正も多く、入力時にミスも多いのが課題としている企業も多くあります。不備やミスがあると経理担当者は再申請の要求や修正をしなければならず、業務が多い大企業では負担が大きくなってしまいます。

経費精算システムを導入すれば、クレジットカードや交通系ICカードなどとの連携や、領収書の読み取り機能で自動でデータ化されます。システム上で自動で計算するので、ミスを防ぎ不備や不正がないかのチェックも可能です。

また、会計ソフトや給与計算ソフトと連携できるシステムも多いので、業務を効率化できるだけでなく経理上のミスも軽減できます。

支店・支社の経費精算業務も一元管理できる

大企業は日本各地に支店や支社を構えていることが多く、各支社との連携も重要となってきます。大企業向けの経費精算システムなら、支店・支社の経費精算業務を一元管理が可能です。

今まで個別に経費精算を行ってきた精算業務をまとめられるので、導入費用や人件費などコスト削減に繋がります。また、クラウド型の経費計算システムはWeb上で管理できるため、経理担当者が別の支社や出向先に居る場合でも、清算業務が実行できます。

電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、紙ベースでの領収書なども不要となり支店・支社ごとにかさばる大量の資料管理からも解放されます。

大企業向け経費精算システムを導入する際の費用目安

経費精算システムは、小規模・中規模企業向けのタイプもありますが、大企業には機能やオプションが充実した大企業向けのシステムを選ぶのがおすすめです。しかし、機能が整っているシステムほど導入費用は嵩むので、予算に合わせて選びましょう。

クラウド型の月額固定費用型と月額従量課金型について

クラウド型の経費精算システムは、月額固定費用型と月額従量課金型があります。月額固定費用型は従業員数に合わせた決まった料金を毎月支払うタイプで、月額従量課金型は1ユーザーあたりの月額料金で設定されています。

出張旅費規程や交際費規程が複雑ではなく簡易的なシステムであれば、1ユーザーあたり月額400円程度で利用できます。細かい設定に対応した複雑な機能が備わっているシステムなら、1ユーザーあたり月額1,000円以上が目安です。

システム導入費用の目安

上記どちらの料金システムも、従業員の人数が多いほどコストは嵩みます。従業員500名の企業なら月額15万〜50万円・1,000名の企業なら25万〜100万円程度が目安です。また、中には初期費用が発生するシステムもあります。

大企業で経費精算システムを導入する際の注意点

大企業が経費精算システムを導入する際には、社員教育の実施やセキュリティ対策など気を付けたいポイントがあります。ここでは、経費精算システムを導入する時の注意点について解説します。

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社員教育に力を入れる

経費精算システムは使い方に慣れればとても便利です。しかし、今まで紙で経費申請していたものをスマホでの申請に変更すると、スマホ操作が苦手な従業員からクレームが出ることがあります。特に大企業向けの経費精算システムは多彩な機能がある分複雑なので、経理担当者も困惑する可能性があります。

経費精算システムに限らず、新しいシステムを取り入れる時は従業員にしっかりと教育することが重要です。教育カリキュラムを組んで実際に使用する練習や、操作が苦手な従業員には教育係がマンツーマンで教えるなどの工夫をしましょう。

あまり経費精算業務を行わない従業員は操作に慣れる機会が少ないので、マニュアルを用意したりヘルプデスクを用意したりなどの、サポート体制を整えておくと安心です。

セキュリティ体制を万全にしておく

経費精算は金銭がからむ社内の重要な業務なので、経費精算システムのセキュリティ体制についてもチェックしておきましょう。特に大企業は従業員の人数が多いため、情報漏洩やサイバー攻撃などのリスクが大きく、注意が必要です。

経費精算システムがどのようなセキュリティ体制を採用しているのか、アクセス制限やパスワード設定の有無だけでなく、情報セキュリティーポリシーに関しても確認しておきましょう。

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶときは、他にも見ておきたいポイントがあります。

【重要なポイント2つ】

1. 自社の予算に合っているか
2. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 他言語や外貨に対応しているか
2. スマホで利用できるか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

大企業向けの経費精算システムは、多機能で複雑な設定にも対応しているため月額料金も比較的高めになってしまいますが、無駄なオプションを付けずに予算に合ったものを選びましょう。また、電子帳簿保存法に対応していれば、そのままデータ保存ができて便利です。

他にも、海外支社がある企業なら他言語・外貨への対応もチェックしておきたいポイントです。お試し期間があるシステムなら、実際に従業員が使用してみて使いやすいかどうかの判断もできます。

まとめ

大企業は会社規定のルールや独自の業務フローが多く、経費申請から清算されるまでの業務が複雑化しがちです。経費精算システムを導入すると、外出先でもスマホで申請ができ自動でデータの確認が可能です。

経費精算システムは経費精算業務が効率化できるだけでなく、申請不備や不正を防ぎ、支店・支社の経理業務も一括で行えます。また、出社しなくても申請や承認ができるため、テレワークの促進にも繋がります。
紙の申請書に慣れている従業員への社員教育やセキュリティ体制などの注意点はあるものの、経費計算業務が大きく効率化できるのがメリットです。大企業向けの細かい設定ができる多機能なサービスもあるため、導入を検討してみましょう。