クレジットカード連携ができる経費精算システム6選｜メリットを解説

経費の支払いにクレジットカードを利用することで、精算業務の効率化に繋がります。また、経費精算システムとカードを連携すると内部統制の強化にも効果的です。本記事では、経費精算にクレジットカードを利用するメリットやシステムとの連携でできることを解説しています。

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目次

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1. 経費精算システムにクレジットカードを連携するメリット
2. クレジットカード連携機能搭載の経費精算システムの選び方
3. クレジットカード連携機能搭載経費精算システム比較一覧表
4. クレジットカード連携機能搭載のおすすめ経費精算システム6選
5. クレジットカードによる経費精算方法とは
6. 経費精算には法人クレジットカードの利用がおすすめ
7. その他の経費精算システムの選び方
8. まとめ

経費精算システムにクレジットカードを連携するメリット

クレジットカードと経費精算システムを連携すると、さまざまな機能が利用できることが分かりましたが、実際どのようなメリットがあるのか、詳しく解説します。

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入力・申請の手間が省ける

クレジットカードと経費精算システムを連携すれば、利用明細が自動で反映されるため、入力や申請の手間が省けます。従来の方法では、領収書やレシートの提出、申請書の記入や承認業務など作業工程が多いことが課題でした。

クレジットカードを連携していれば、利用明細がシステムに自動的に反映されるため、そもそも申請書などを書く必要がありません。結果的に業務にかかる申請・入力などの手間が省け、従業員と経理担当双方の業務効率化が図れるのが特徴です。

ヒューマンエラーの軽減

クレジットカードと経費精算システムを連携すれば、ヒューマンエラーの軽減にも繋がります。利用明細によって自動的に正確な情報がシステムに反映されるため、経費申請の入力ミスを防ぐことができます。

従来の紙媒体などでの申請方法では、入力ミスが発生した場合、差し戻して修正しなければなりません。経費精算システムとクレジットカードを連携すれば、こうした無駄なコストを削減できるのもメリットの1つです。

不正防止・内部統制の強化

クレジットカードと経費精算システムの連携は、不正防止や内部統制の強化にも役立ちます。利用明細からインポートするデータを修正することができないため、水増し申請などの不正な処理を防止することも可能です。

また、いつ・だれが・どこで・いくら使ったのかをリアルタイムで把握できるため、内部統制の強化にも役立ちます。会社の経費を適切に使用してもらうためにも、経費精算システムとクレジットカードの連携機能の利用を検討しましょう。

クレジットカード連携機能搭載の経費精算システムの選び方

自社の法人カードに対応しているか

どのクレジットカードと連携できるかは、システムによって異なります。新たに経費精算システムを導入する場合は今使っているクレジットカードと連携できるのか、新たに法人カードを導入する場合は既存の経費精算システムと連携できるのか、事前に確認しましょう。

また、クレジットカードだけでなくプリペイドカードと連携できる経費精算システムもあります。経費精算システムの公式サイトやベンダーに問い合わせるなどして、自社のニーズに合ったカード運用ができるシステム・カードを選びましょう。

会計ソフトとの連携機能はあるか

経費精算システムと会計ソフトを連携することができれば、さらに業務の効率化が高まります。既に会計ソフトを導入している場合は、既存の会計ソフトと連携しやすい経費精算システムを選びましょう。主な連携方法はシリーズ連携、API連携、CSV連携の3つです。

経費精算だけでなく、バックオフィス業務を一元管理できる製品もあるのでどこまで連携させるのかを検討しましょう。

クレジットカード連携機能搭載経費精算システム比較一覧表

クレジットカード連携機能搭載のおすすめ経費精算システム6選

【個人事業主・小規模企業向け】クレジットカード連携ができる経費精算システム2選

【中小企業向け】クレジットカード連携ができる経費精算システム2選

【大企業向け】クレジットカード連携ができる経費精算システム2選

クレジットカードによる経費精算方法とは

企業では必ず必要となる経費精算ですが、経費の支払いにはクレジットカードを利用することもできます。まずは、クレジットカードで経費精算することについて解説します。

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従業員個人のクレジットカードで精算可能

経費精算は、従業員個人のクレジットカードを使用することも可能です。法人カードでないと経費精算できないというルールはなく、経費精算に必要な利用明細や領収書があれば、個人のクレジットカードが使用可能です。

従業員個人のクレジットカードで精算したものは、後日小口現金などで経費精算を行います。クレジットカードの利用明細や領収書の内容を基に、経費精算申請書などを記入し、上司や経理担当に承認を得る流れとなります。

領収書は利用明細・レシートで代用可能

クレジットカードは、基本的に領収書なしで利用明細が発行される場合が多いです。そのため、クレジットカードで経費精算をする際は、利用明細やレシートで代用できます。

ただし、利用した店舗名などの必要な記載項目があるかが重要なポイントです。利用明細やレシートに、以下の項目が記載されているか確認しましょう。

1. 利用した日時
2. 利用した会社・店舗名
3. 購入した内容
4. 金額

経費精算には法人クレジットカードの利用がおすすめ

従業員個人のクレジットカードを利用して経費精算を行うこともできますが、より効果的な方法を目指すなら法人クレジットカードの利用がおすすめです。

法人クレジットカードを利用した経費精算は、経費精算業務の効率化や不正防止などさまざまなメリットがあります。ここでは、法人クレジットカードを利用した経費精算のメリットを詳しく解説します。

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経費精算業務の効率化

法人のクレジットカードを使えば、毎月の利用明細によって経費管理できるため、経費精算業務が効率化します。法人カードを使用して経費の支払いを行えば、カードごとに経費を一覧で管理できるため、不正やミスを減らすことができます。

また、経理担当が利用明細で直接経費精算ができるため、その都度従業員が経費申請をする必要がなくなるのもメリットです。法人クレジットカードを上手く利用すれば、経理担当者や従業員の負担が大幅に削減されることが期待できるでしょう。

個人で立て替える必要がない

法人カードを利用することで、従業員個人が経費を立て替える必要がなくなります。従って小口現金の精算の必要がなくなり、従業員や経理担当の労務負担やミスも減らすことができるでしょう。

立替金は月またぎの経費などが発生するリスクもあり、経費業務が煩雑になるケースもあります。立替金は従業員に対しての借金なので、早く精算できる仕組み作りが重要です。

また、個人事業主の方は、法人カードによってビジネスとプライベートの支払いを分けることによって、経費を管理しやすくなるのもメリットでしょう。

経費削減にも繋がる

法人カードでも、個人カードと同様にポイント還元制度があります。貯まったポイントは備品の購入などにも使えるため、経費を削減することができます。

また、法人カードにはビジネスに役立つ特典やサービスが付帯しています。カードが提携しているホテルやレストランでの優待、空港ラウンジの無料利用、出張時に利用できる保険など、カードによってさまざまな特典やサービスが用意されています。

これらの特典・サービスを活用することで、ビジネス運営を充実させるとともに、経費を削減することもできます。

不正を防止できる

法人カードを利用することで、不正を防止できるのもメリットです。法人クレジットカードは、利用明細をそのまま経費精算に利用できるため、ミスやデータ改ざんなどの不正が起こりにくくなります。

また、いつ・だれが・どこで・いくら使ったのかも利用明細によって正確に把握することができるのも利点です。不審な出費があればすぐに気付くことができるため、不正な経費計上が起こりにくい環境になるでしょう。

経費精算システムとの連携が可能

法人クレジットカードは、経費精算システムとも連携ができます。2つを連携させることで、クレジットカードの利用明細が経費精算システムに自動で反映でき、業務効率化が図れるのがメリットです。

具体的には、経費申請の入力の手間がなくなったり入力ミスを防いだり、経費の利用状況をシステム上で簡単に把握したりすることもできます。経理担当者がシステム上でやるべき業務の多くが自動化され、月末や年度末などの忙しい時期の負担も減るでしょう。

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際は、クレジットカードの連携機能以外にも、自社に必要な機能が搭載されているものを選びましょう。自社の経営方針に合ったものを選ぶと、よりメリットを実感できます。

経費精算システムを選ぶ際は、以下のポイントに注目するのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 他言語や外貨に対応しているか
2. スマホで利用できるか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

まとめ

経費精算にクレジットカードを利用すれば、入力や申請の手間がなくなり業務効率化に繋がります。また、経費精算システムと連携することで、ヒューマンエラーの軽減や不正防止にも役立ち、内部統制の強化にも効果的です。

経費精算システムは、申請業務の効率化、申請ミスや不正の防止、支出状態の管理など、さまざまなメリットがあります。承認フローや、限度額の設定など各システムでさまざまな機能があるため、自社に合ったツールをスムーズに導入できるように工夫が必要です。

経費精算システムを導入する際は、この記事を参考に利用するシステムの選定や準備を行い、業務効率化や内部統制の強化などシステムのメリットが実感できる環境づくりを行いましょう。