経費精算システムのおすすめ11選｜経費精算システムの相場も解説

経費精算システムを選ぶ際には、導入コストや料金相場が企業にとって非常に気になる部分です。本記事では、経費精算システムの初期費用・月額費用の相場や、中小企業と大企業が経費精算システムを導入する際にかかる平均費用、おすすめの経費精算システムと選び方を解説します。

目次

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1. そもそも「経費精算システム」とは
2. 経費精算システムにかかる費用
3. クラウド型の経費精算システムを導入する際の相場
4. 経費精算システム比較一覧表
5. おすすめの経費精算システム11選
6. 経費精算システムの主な機能
7. 無料の経費精算システムのメリットと注意点
8. その他の経費精算システムの選び方
9. まとめ

そもそも「経費精算システム」とは

経費精算システムとは、従業員が立て替えている交通費や備品の購入費・接待費などの経費を精算する際、申請・承認から経理上の処理、従業員への支払いまでの流れを自動化するシステムのことです。

システムは経費精算をするだけでなく、OCRによる領収書の自動読み取りや、ICカードなどとの連携による交通費の自動計算など、便利な機能も多く搭載しています。そのため、経理担当者だけでなく、申請者や経営者にとっても業務負担軽減のメリットがあります。

近年では、電子帳簿保存法の改正により、領収書の電子保存のハードルが低くなったことで、経費精算システムを導入する企業も増加しています。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

経費精算システムと会計システムの違い

経費精算システムとよく混在する会計システムとは、企業の財務会計や管理会計などの会計業務をシステム化したものです。財務諸表の作成業務、経営状況に関する情報や債権債務の情報を管理できるなど、会計業務の効率化をサポートします。

会計システムと経理精算システムは、いずれも経理関連のシステムですが、会計システムを利用するのは経理部門などの専門の担当者です。そのため、専門でない従業員が会計システムに触れることはほぼありません。

一方、経費精算システムは経費精算業務を効率化して、経理担当者の負担を減らすのが目的です。そのため、経理担当者より一般の従業員が触る機会が多く、入力業務を頻繁に行います。

経費精算システムにかかる費用

経理精算システムを導入するにあたって、有料版の場合では基本的に初期費用や月額費用が必要です。また、他のシステムとの連携などをする場合における、オプション費用も考慮しなければいけません。ここでは、各費用の相場について解説します。

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初期費用(無料～数百万)

初期費用は、従業員情報の登録や初期設定など使用する前の準備にかかる費用です。この初期費用は、システムの提供方法がオンプレミス型かクラウド型かによって異なっています。

オンプレミス型は、自社で用意したサーバにシステムをインストールする、買い切り型のシステムです。オンプレミス型の場合、サーバや周辺機器を自社で準備する必要があるため、その費用を含めると、一般的に数十万円から大規模なもので数百万円かかります。

一方、クラウド型はサーバを準備する必要がないため、初期費用はかなり抑えられます。中には、初期費用無料で提供されているものもありますが、およそ10万円から30万円程度と考えていいでしょう。

月額費用(300円～数十万)

月額料金もオンプレミス型かクラウド型かによって異なります。オンプレミス型は導入後もメンテナンスなどの費用として、月に数十万円ほどかかります。しかし、自社で運用・管理ができる場合、月額費用が不要になることもあります。

対してクラウド型の場合、アカウント数分の月額料金がかかります。1アカウントの月額料金は、300円から800円が相場です。ただし、提供会社の多くはアカウント数の増加に応じて割引制度を設けているため、使用者が増えると1アカウントあたりの単価は下がります。

オプション費用(1機能につき1000～3000円)

経費精算システムはさまざまな機能を搭載していますが、機能の中には標準搭載のものとオプションで搭載されるものがあります。また、同じ機能でも製品によって標準かオプションかは異なっています。

たとえば、会計システムなど他システムとの連携は、オプションとして本体の価格と別に設定されているものが多くみられます。オプションの価格は、1機能につき1000円から3000円あたりが相場です。

また、オプションを導入する際には、工事費や備品代も別にかかってくることにも注意しましょう。

クラウド型の経費精算システムを導入する際の相場

経費精算システムには、オンプレミス型とクラウド型の提供方式がありますが、現在ではサーバーや周辺機器の準備が不要なクラウド型が主流です。よって、ここではクラウド型を導入した場合の費用の相場について、大企業と中小企業を例に解説します。

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中小企業が経費精算システムを導入する際の平均費用

中小企業の場合、クラウド型を導入する際の初期費用は、無料から30万円あたりが相場と考えて良いでしょう。

月額料金は1アカウントあたり300円から800円までに設定している製品がほとんどです。そのため、従業員が50名程度なら月額で15,000円から40,000円あたりが相場です。

しかし、製品によっては取り扱う最低アカウント数が決まっていることがあります。よって、個人事業主や従業員が非常に少ない企業の場合は、1アカウントの登録から取り扱っている製品を選ぶようにしましょう。

大企業が経費精算システムを導入する際の平均費用

大企業がクラウド型の経費精算システムを導入する場合、初期費用は中小企業とそれほど変わらず、無料から数十万円で済むでしょう。

月額料金は1アカウントあたり300円から800円までが多く、仮に従業員が500名なら15万円から40万円程度が相場です。また、オプション機能を付けるとこの価格に加算されます。

ただし、従業員が1,000人以上などの大企業の場合、社内規定やフローの複雑さ、長期的な運用を考慮するとオンプレミス型の方が合っている場合もあります。システムの管理体制や自社の必要性を考慮して、さまざまなシステムを比較検討するようにしましょう。

中小企業と大企業で経費精算システムの平均費用が異なる理由

経費精算システムにおける必要費用の平均値は、特に月額費用において中小企業と大企業とで値が異なっています。それは、クラウド型では月額料金が1アカウントごとで計算されるためです。

たとえば、月額料金が500円の場合、従業員50名なら月額料金は25,000円ですが、従業員が500名になると月額料金は25万円となります。

しかし、経費精算システムの多くは、使用するアカウント数が増えるほど単価が下がる料金体系になっています。また、従業員1,000名までを対象としている製品も多く、それ以上の人数は提供会社に問い合わせの上、見積もりを必要とする場合があります。

▼1アカウントあたり500円のサービスの月額料金

経費精算システム比較一覧表

おすすめの経費精算システム11選

個人事業主・小規模企業向け経費精算システム3選

中小企業向け経費精算システム5選

大企業向け経費精算システム3選

経費精算システムの主な機能

経費精算システムの大きな導入目的は経費精算業務の効率化ですが、それを実現するには自社に合った機能を使うことが大切です。企業によって経費の種類や業務フローは異なるため、必要とする機能もそれぞれ違います。特に重要なチェックポイントは以下の3つです。

入力補助機能

自社の経費の種類や支払い方法とマッチした入力補助機能を使えば、経費入力を効率的かつ正確に行うことができます。次のような機能が入力補助機能の例です。

交通機関の利用や出張が多く交通費・旅費の精算を効率的に行いたい、法人カードを使っているためカード連携を行いたい、スマホの決済アプリとも連携させたいなど、企業によってニーズが異なるため、適切なものを選びましょう。

ワークフロー機能

自社の承認ルートに合わせてシステムのワークフロー機能をどこまでカスタマイズできるのかも重要なポイントです。

経費申請時の承認ルートは企業によって異なります。特に規模の大きい企業は組織構成が複雑で内部統制が厳しく、承認ルートも複雑な場合が多いです。

ワークフロー機能で条件をきちんと設定することで、差し戻しの手間なども省けて効率化につながるため、組織構造や内部規定を考慮して、条件による承認フローの分岐などが細かく設定できるか確認しましょう。

さらに、チェック・承認すべき申請があることを知らせるアラート機能があれば、各々が滞りなく業務を行うことができ、承認漏れも防げます。

会計ソフトとの連携機能

経費精算システムを会計ソフトと連携させれば、経理担当者の業務負担を大幅に削減することが可能です。既に会計ソフトを導入している場合は、既存ソフトと連携しやすいシステムを選びましょう。主な連携方法は3つです。

同じシリーズの製品は連携を前提に作られていることが多く、簡単に連携させることができます。なお、API連携では自動でデータを取り込むことができますが、CSV連携はデータの出力・入力の手間がかかるので注意が必要です。

また、経費精算にとどまらず会計業務を含めバックオフィス業務全体をカバーできるような製品もあります。1つのシステムでどこまで対応できるのか、対象の業務範囲を確認しておきましょう。

無料の経費精算システムのメリットと注意点

経費精算システムの多くは有料ですが、中には無料で使える製品があります。しかし、使用にあたっては注意すべき点もあります。ここでは、無料の経費精算システムのメリットと注意点について解説します。

無料の経費精算システムのメリット

無料版の経費精算システムには、さまざまなメリットがあります。特に、初めてシステムを使う場合や、有料版の料金で躊躇している場合にはおすすめです。

コストがかからないため、いつでも利用開始できる

有料版の経費精算システムの場合、導入から料金を払う必要があることから、思い立ってすぐに使い始めるわけにはいきません。しかし、無料の経理精算システムなら、使ってみたいと感じた際にすぐ利用開始ができます。

また、有料版の場合は、自社に合わなかったからといってすぐに止められません。その点、無料のものなら、合わないと分かった時点で使うのを止めて、別のシステムに移ることができます。

システムの比較検討・必要な機能の把握をしやすい

一度、有料版の経費精算システムを導入してしまうと、その後で機能が自社のニーズに合わない、または操作性が悪いことに気づいてもすぐに変更することができません。そのため、事前に自社に必要な機能が何かを把握しておくことが大切です。

無料の経費精算システムは、機能の数や性能に制限があるものの、基本的な経費精算業務が行える機能を備えています。よって、実際にシステムに触れることで、自社に必要な機能が何なのかを具体的に把握することができます。

また、有料版の多くは無料トライアル期間を設けています。どの製品が良いのかすぐに判断が付かない場合は、複数の製品を試してみて、どの製品が自社に合っているかを比較検討するといいでしょう。

無料の経費精算システムの注意点

無料の経費精算システムは、料金がかからず気軽に使用できる反面注意しなければならない点がいくつかあります。ここでは無料の経費精算システムを使う上で注意すべきことを解説します。

利用できる機能・期間に制限があるシステムが多い

経費精算システムには、経費を精算することのほか、領収書の読み取りや仕訳、支払の処理など多くの機能が搭載されています。また、経費精算システムの種類によっては、会計システムなど、他システムとの連携も可能です。

しかし、無料の経費精算システムの場合、これらの機能が少なかったり、有料版より性能が落ちたりすることがよく見受けられます。また、他システムとの連携が不可能だったり、使えるユーザー数や期間に制限があったりすることもあります。

セキュリティに不安がある

無料版の経費精算システムは、誰でも気軽に使えることから、有料版ほどセキュリティが高くない製品も見受けられます。

経費精算を含む経理関係のデータは、企業にとって非常に重要な情報です。セキュリティ性が弱く、システムの運用に不安が残る場合、システムの脆弱性をついてデータを抜き取られる可能性があります。

そのため、導入する前には、データの暗号化やアクセス制限、ログ保存などのセキュリティ機能があるかをしっかりと確認しましょう。

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際には、特に重要なポイント2つを考慮して、複数の製品を比較検討していきましょう。事前に自社にとって必要な機能の確認はもちろんのこと、近年改正が進んだ電子帳簿保存法に対応しているかも確認が必要です。

また、従業員数や業種・出張やリモートワークの多少などに基づき、その他の比較ポイントも考慮に入れて比較検討しましょう。もし、メンテナンスやトラブルの解決ができる担当者がいないのなら、サポート体制が充実している製品がおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 必要とする機能が搭載されているか
2. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 他言語や外貨に対応しているか
2. スマホで利用できるか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

まとめ

経費精算システムの導入には、基本的に初期費用と月額費用がかかり、搭載機能によってオプション費用が必要なことがあります。有料版を利用する際にも、事前に無料トライアルなどで比較検討し、必要な機能を具体化しておきましょう。

クラウド型の場合、初期費用は無料から30万円程度、月額料金は1アカウントが300円から800円までです。オンプレミス型は初期費用が高額なものの、月額費用は運用の仕方によってほぼかからなくなることもあります。

従業員が多い大企業は、オンプレミス型の方が合う場合もありますが、クラウド型でも多くの製品がアカウント数が増えるにつれ割引を設けているため、数が多いほど単価が減る傾向です。製品によって特徴はさまざまであるため、複数の製品を比較検討していきましょう。