無料で利用可能な勤怠管理アプリ8選｜メリットや選び方を解説

会社外での打刻に活用できる勤怠管理アプリですが、コストが難点で導入が難しいと考える企業も多いでしょう。実は勤怠管理アプリには、無料で利用できるものもあります。本記事では、おすすめの勤怠管理アプリやフリーソフトのメリット、選び方を解説しています。

目次

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1. 無料の勤怠管理アプリの機能
2. 無料の勤怠管理アプリのメリット
3. 無料の勤怠管理アプリと有料サービスとの違い
4. 無料の勤怠管理アプリ導入時の注意点
5. 無料の勤怠管理アプリがおすすめの企業
6. 無料のおすすめ勤怠管理システム8選
7. その他の勤怠管理システムの選び方
8. まとめ

無料の勤怠管理アプリの機能

勤怠管理アプリは、従業員の出退勤時間を記録・管理するためのシステムです。従来の勤怠管理では、タイムカードや紙の出勤簿が使用されていましたが、勤怠管理アプリを導入すれば、スマホやタブレットを使って手軽に勤怠管理ができます。

勤怠管理アプリは、出退勤の勤怠打刻や勤務データの集計・分析機能を備えているため、より効率的な勤怠管理を実現することができます。中でも、無料で使用できる勤怠管理アプリは、導入コストを抑えたい中小企業や個人事業主にも導入しやすいメリットがあります。

無料の勤怠管理アプリは、有料のアプリに比べて機能が制限されている場合もありますが、基本的な機能は備えている製品が多く、勤怠管理業務を十分カバーできます。以下で、無料勤怠管理アプリの代表的な機能について解説します。

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打刻機能

打刻機能は、タイムカードをレコーダーで打刻しなくても、PC・スマホ、タブレットなどのデバイス端末から出退勤時刻を打刻できる機能です。打刻機能には、指紋認証や顔認証などの生体認証機能や、位置情報から打刻を自動で行う機能を備えたものもあります。

それらの機能を備えたものなら、別の従業員が代わって打刻するなどの不正打刻を防止できます。また、レコーダーの残業ボタンの押し忘れなどによる打刻ミスがなくなるのもメリットです。

出退勤時間の正確な記録ができるうえ、残業時間や休日取得の状況も即座に把握できるため、勤怠管理の効率化に役立ちます。

勤務データの自動集計

勤務データの自動集計は、打刻後の勤怠記録を自動集計する機能です。タイムカード集計やエクセルへのデータ入力など、人事労務担当者の負担になっていた手間のかかる作業を低減するとともに、給与計算や従業員の勤怠管理をしやすくします。

毎月、人事労務担当者がタイムカードの記録をもとに労働時間を集計したり、実働時間や残業時間を計算している企業は、いまだ多くあります。そのような企業では、無料の勤怠管理アプリの自動集計機能による、業務効率化の恩恵が大きいでしょう。

実管理

実管理とは、従業員の出勤時間・退勤時間・休憩時間などを記録し、労働時間や勤務日数を正確に管理する機能です。打刻と勤怠データをリアルタイムで把握できるため、打刻漏れや残業時間の超過防止に役立ちます。

従業員が自身の勤怠データを確認することで、自己管理やワークライフバランスの実現にもつながります。

無料の勤怠管理アプリのメリット

無料の勤怠アプリは、有料アプリに比べて機能に制限がある場合もありますが、それ以上に導入するメリットが大きいです。以下で、無料の勤怠管理アプリの導入メリットについて解説します。

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会社外で出退勤ができる

近年、働き方改革によりフレキシブルな働き方が増えてきています。リモートワークやフレックスタイム制度を導入している場合、従業員はタイムカードを使用した打刻ができません。

そんな時、勤怠管理アプリを導入していれば、会社外にいてもPC・スマホなどから出退勤を記録することが可能です。これは、出張の多い営業職を多く抱える企業でも役立ちます。

正確な勤務時間を把握

正確な勤務時間の把握は、労働時間の管理や給与計算のために欠かせません。しかし、電話やメールによる出退勤報告では、交通事情や急なトラブルで外にいる従業員がリアルタイムに報告できない場合があります。

また、従業員が外出先での仕事が早く終わり、業務と関係ない場所から退勤の報告をしてきても、不正を見破れません。これでは、正確な勤務時間が把握できないばかりか、給与計算も困難になってしまいます。

その点、勤怠管理アプリには位置情報を取得するものもあるため、勤怠データの透明性や給与計算データの正確性を確保できます。

連携機能による日常業務の効率化

LINEをはじめとするチャットと勤怠アプリを連携することで、有給申請や打刻修正などの申請が提出された際に、承認者に通知が入ります。これにより、承認者は申請にすぐ気付け、迅速に処理が行えます。

チャットだけでなくGoogleカレンダーなどの管理ツールと連携できれば、勤怠管理と同時に打ち合わせなどの業務予定の管理もできます。業務予定と打刻内容にズレがないかも確認でき、従業員の不正打刻やサボりの抑制にもなります。

勤務時間の集計作業の効率化

勤怠管理アプリは、従業員が打刻した出退勤・休憩時間などの勤怠データをアプリ内で集約し、自動的に集計します。それにより、これまで計算機やエクセルなどを使って手動で行っていた集計作業が不要になります。

勤怠管理アプリでは、全従業員の勤怠データを一元管理し、正確な労働時間を算出することが可能です。自動集計のため、計算・入力ミスが起こりません。人事労務担当者は、再計算の手間やストレスから開放されるとともに、他の業務に時間を充てられるようになります。

また、集計作業の効率化により残業時間が減るため、人件費などのコストを削減できるメリットもあります。

必要な機能の洗い出しが可能

勤怠管理システムの本格的な導入の前に、無料の勤怠管理アプリを使えば、自社に必要なアカウント数・機能の洗い出しが可能です。

有料の勤怠管理システムを導入する場合、自社に必要なアカウント数や機能を洗い出す必要がありますが、本当に必要なアカウント数・機能であるかどうかは、勤怠管理システムを実際に使用してみないとわからない部分でもあります。

いきなり有料版を導入し、自社に必要なアカウント数や機能が足りていなかった場合、運用がうまくいかず軌道に乗るまでにロスが出てしまいます。そのため、まずは無料の勤怠管理アプリを使用して運用のイメージを掴んでおくと、有料版への移行がスムーズです。

コストをかけずにお試しが可能

有料の勤怠管理システムの導入には、初期費用のほか、月額使用料・オプション料金などのランニングコストもかかります。無料の勤怠管理アプリなら、コストをかけずにお試しが可能です。

有料版と比べて機能が制限されている場合もありますが、基本的な機能は備わっているので、必要最低限の勤怠管理業務は試せます。有料版を導入する前に、まずはコストをかけずに勤怠管理システムを試してみたい企業にぴったりです。

無料の勤怠管理アプリと有料サービスとの違い

無料の勤怠管理アプリと有料サービスには、いくつか違いがあります。無料の勤怠アプリでは制限される機能もあるため、無料で利用できる機能を事前によく確認しておきましょう。

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利用できる機能に限りがある

無料の勤怠管理アプリでは、利用できる機能が有料プランに比べて制限されているケースが多いです。たとえば、残業・休暇管理、特定の分析機能、統計データのエクスポート機能といった高度な勤怠管理機能は、有料版にのみ実装されている場合があります。

また、アプリによっては有料版では表示されない広告が表示されるものもあります。使いたい機能が無料では使えなかったり、広告が煩わしいと感じる場合もあるため、利用する前に、制限される機能や広告表示の有無を確認しておくといいでしょう。

アカウント数の上限が決まっている

無料の勤怠管理アプリでは、アカウント数の上限が決まっているケースがあります。上限人数はアプリによって異なりますが、上限が30人程度のものなら、小規模企業や個人事業主であれば問題なく利用できます。

また、勤怠管理システム導入検討チームが、有料版のお試しとして少人数で使用する場合も、上限が30人程度あれば十分に検証可能です。

有料版の無料トライアルであれば、トライアル期間は14〜30日程度と短いものの、多くの製品でアカウント数の上限なく利用できます。社内全体で勤怠管理システムを試してみたい場合は、有料版の無料トライアルを検討してみましょう。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

データの保存期間・容量に制限がある

多くの無料の勤怠管理アプリでは、データの保存期間・容量に制限があります。最短で1カ月、長くても1年程度しか保存できず、期間を経過すると自動で削除されてしまいます。法令上、出勤記録は5年間の保管が義務づけられており、1年分では足りません。

また、データ容量にも制限があるため、多くの従業員を抱えている企業では、早くにデータ容量が不足してしまう可能性があります。

無料の勤怠管理アプリを使用する場合は、データの保存期間・容量を超えないように注意し、定期的にバックアップを取るなどの対策が必要です。

サポート内容の制限がある

無料の勤怠管理アプリは、一般的にサポート内容に制限があります。有料版であれば、メール・チャット・電話などでの質問やトラブル対応をしてもらえますが、無料の勤怠管理アプリの中には、一切サポートが受けられないものもあるため注意が必要です。

システムを導入しても、機能が複雑なケースやトラブルが発生した際に対応できる従業員がいない場合、サポートの有無は勤怠管理アプリ選びの重要な要素になります。

無料の勤怠管理アプリの中にも、メール・チャットでの問い合わせに応じているものがあるので、サポートを受けたい場合は、事前によく確認しておきましょう。

セキュリティ対策が万全ではない可能性がある

無料の勤怠管理アプリは、利用するサービスによっても異なりますが、セキュリティ対策が有料版よりも劣り、万全ではない可能性があります。アクセス制限などのセキュリティ機能が使用できないものもあるため、注意が必要です。

労務管理は、従業員の勤怠や個人情報を保存する重要なシステムであるため、セキュリティ対策が十分でないと、情報漏洩のリスクに晒されてしまいます。そのため、利用を検討しているアプリのセキュリティ対策を事前によく確認しておくことが大切です。

無料の勤怠管理アプリ導入時の注意点

無料の勤怠アプリを導入する際は、自社で使用している給与計算システムと連携ができるかを確認しましょう。勤怠管理と給与計算は密接に関わっているため、すでに給与計算システムを導入している企業は連携できるかの確認は必須と言えます。

この連携ができるだけで給与計算業務の効率化も図れるため、給与計算システムを導入している場合は、連携性を必ず確認しましょう。

無料の勤怠管理アプリがおすすめの企業

無料の勤怠管理アプリは、使用が向いている企業とそうでない企業があります。無料の勤怠管理がおすすめの企業について、以下で解説します。

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基本機能だけで十分な従業員が少ない企業

従業員が少ない企業は、高度な集計・分析機能が備わっていなくても、基本機能だけで十分なケースが多いです。そのような企業では、基本性能を無料で利用できる勤怠管理アプリがおすすめです。

費用対効果も、勤怠管理システム導入を検討するうえで、大切な要素となります。有料版の勤怠管理システムの導入には、ライセンス購入費や月額使用料など、多額のコストが発生します。そのため、従業員が少ない企業では、無料アプリも選択肢の1つになるでしょう。

勤怠管理アプリを試してみたい企業

有料版の勤怠管理システムを導入する前に、まずはお試しで使用してみたいという企業にも、無料の勤怠管理アプリはおすすめです。無料アプリで運用のイメージを掴み、自社の課題を洗い出して、必要な機能を絞り込むことができます。

有料版を導入した後で機能を増減しようとすると、余計に手間がかかったり、変更の際にミスが起こるリスクもあります。そのため、無料アプリを利用して、必要な機能などを事前によく検討しておくのがおすすめです。

無料のおすすめ勤怠管理システム8選

ここからは、無料のおすすめ勤怠管理システムを特徴別に紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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基本機能のみの無料勤怠管理システム2選

機能制限がない無料勤怠管理システム2選

無料トライアル可能な低コストの勤怠管理システム4選

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、確実に押さえておきたい重要なポイントと、自社に合わせて比較しておきたいポイントがあります。以下のポイントに注目し、自社に最適な勤怠管理システムを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

勤怠管理システムは、従業員の労働時間を正確に把握でき、不正打刻の防止やコンプライアンスの遵守にも役立ちます。手動での作業が減り、人為的ミスの削減や人件費の削減にも貢献できるため、システムの導入がおすすめです。

無料の勤怠管理アプリは、制限される機能はあるものの、少人数の企業やお試しでシステムを使用してみたい場合に、十分な機能を備えています。本記事を参考に、メリット・デメリットを把握した上で、自社に適した無料の勤怠管理アプリの導入を検討してみましょう。