契約大臣

契約大臣とは、低料金でシンプルなサービスで、電子契約が初めてでも導入しやすい電子契約システムです。わかりやすい操作性で電子署名法・電子帳簿保存法にも対応できます。本記事では、契約大臣の特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。

目次

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1. 契約大臣とは
2. 契約大臣の特徴
3. 契約大臣の主な機能
4. 契約大臣を導入するメリット
5. 契約大臣の口コミ・評価
6. 契約大臣の料金体系
7. 契約大臣を導入する際の注意点
8. まとめ

契約大臣とは

契約大臣は、低料金でシンプルなサービスで、電子契約が初めてでも手軽に導入できる電子契約システムです。このシステムは、わかりやすい操作性を備えており、電子署名法・電子帳簿保存法にも対応しています。

使い勝手の良さと手頃な価格が特徴で、ビジネス環境のデジタル化において契約をスムーズに進めたい企業に最適な解決策となっています。本記事では、契約大臣の特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。

契約大臣の特徴

契約大臣には、柔軟な契約プランや電子署名法・電子帳簿保存法といった法律の対応など、さまざまな特徴があります。ここからは、その特徴について、詳しく解説します。

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繁忙期には柔軟に変更可能なプラン

契約大臣の特徴の一つは、繁忙期や閑散期に応じて柔軟に変更可能なプランを用意していることです。通常、契約の更新が多い繁忙期では、多くの契約書を送信できるプランを選択できます。

反対に契約の対応が少ない閑散期には、契約書を少量送信できるプランに変更することができます。そのため、無駄なコストを抑えながら、ビジネスの変動に柔軟に対応できます。

特に契約書の件数が多い時期には、たくさん送信できるプランを選ぶことで、効率的な業務の遂行が可能です。また、お得な年間契約プランも用意されており、使い勝手のよさとコストパフォーマンスを両立させています。

ミニマルで便利な機能を豊富に搭載

契約大臣には、契約書のテンプレートがあらかじめ用意されており、ミニマルでありながら便利な機能が豊富に搭載されています。テンプレートを活用することで、契約書の作成が迅速で簡単に行え、手続きがスムーズに進む特長があります。

さらに、過去の契約書もPDF形式に変換可能で、これにより電子契約への利用も容易になります。シンプルな操作性により、契約業務の作成から送信、確認、そして締結までが効率的に行えます。契約業務の煩雑さから解放されるため、より効率的な業務運用が可能です。

電子署名法・電子帳簿保存法に対応

契約大臣は電子署名法・電子帳簿保存法に対応しており、法的証拠力の強い電子署名が行える特長があります。契約書の送信や締結時には、より証拠力の高い電子署名を利用できます。電子署名法への対応により、特に重要な契約においても法的な安心感があります。

また、契約大臣は、スキャナで取り込んだ文書を保存できる書類保管機能も搭載しており、この機能は電子帳簿保存法に対応しています。

電子帳簿保存法の規定に基づき、契約書や関連文書を効果的に保存できます。そのため、法的な要件をクリアしながら、デジタルな環境で契約業務を進めることが可能です。

契約大臣の主な機能

契約大臣には、電子サインや複数車間契約機能などの契約に関する多くの便利な機能から、ユーザー管理・2要素認証といったセキュリティ機能まで備わっています。ここからは、その主な機能について、詳しく解説します。

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電子サイン

契約大臣では、電子サインと呼ばれる機能が提供されています。電子サインは、契約書のPDFファイルに認定タイムスタンプを付与し、いつ契約書が締結されたかの情報を記録します。

サーバー上にも締結された日時とメールアドレスの情報が保存され、契約者本人の意思で締結したことが法的に認められています。この機能を利用することで、雇用契約書や入社時誓約書などの書類に対してもデジタルな環境で手続きを行えます。

電子署名

契約大臣では、法的な効力を持つ電子署名を利用することが可能です。この電子署名は、「事業者署名（立会人）型」と呼ばれ、契約書のPDFファイルに「誰が」「いつ」契約書の送信や締結を行ったかの情報を含む形で、認定タイムスタンプとともに付与されます。

電子サインと同様に、電子署名もサーバー上に締結された日時とメールアドレスの情報が確実に記録されます。電子署名が契約書に付与されることで、契約書の信頼性が大幅に向上し、文書の証拠力が増します。

書類保管機能

契約大臣の書類保管機能は、2024年1月1日以降の電子帳簿保存法に準拠しています。これにより、紙で印刷した書類を原本として保管する代わりに、電子データとしてクラウド上に保存することが可能です。

取引先から送付された請求書や受領書類なども、契約大臣を使用してPDF化し、クラウド上に保存できます。電子データは契約大臣にアップロードし、取引先名や取引金額など必要な情報を入力することで、電子帳簿保存法に適合した形で保存が完了します。

この機能では、PDFのスキャン書類や受領書類をそのままアップロードすることができ、検索や共有も簡単に行えます。電子帳簿保存法への対応により、法的な要件をクリアし、安心して書類を保管できます。

複数者間契約機能

契約大臣の複数者間契約機能では、一つの契約書に対して複数の契約相手を設定できます。たとえば、不動産の媒介契約などで買主、売主、仲介者など、三者以上で契約を締結する場合に便利です。

送付先は最大5件まで設定可能で、契約書の確認と合意はリレー形式で進みます。これにより、契約書の送付先に上長や他の関係者を設定し、それぞれが順次確認と合意をすることができます。全ての契約相手が契約書の内容に同意した時点で、契約が正式に締結されます。

グループ管理機能

契約大臣のグループ管理機能は、契約書の整理と閲覧範囲を効果的に設定するための機能です。この機能を利用することで、文書の種類や部署ごとにグループを作成し、契約書を簡単に管理できます。

たとえば、契約書を任意でグルーピングしたり、部署やチーム、職位に基づいて閲覧や作成ができる契約書の範囲を限定したりしたい場合に活用します。

具体的には、異なるグループを作成してそれぞれに契約書を関連付け、部署ごとや職位別にアクセスできる範囲を制限することができます。この機能により、ユーザーグループごとに異なる閲覧権限を設定することが可能です。

ユーザー管理・権限付与

契約大臣のユーザー管理・権限付与機能では、各ユーザーに対して明確な操作権限を付与し、契約書の作成、送信、閲覧などの機能を制限できます。

「管理者」「送付者」「編集者」「閲覧者」の4つの権限が存在し、それぞれ異なるシステムの範囲で操作が可能です。たとえば、管理者は全ての機能にアクセスできる一方で、閲覧者は権限を持つ契約書の閲覧のみが可能など、細かな制御が行えます。

ユーザー単位で権限を適切に設定することで、誤送信や不正な操作を未然に防ぐことができます。

2要素認証

契約大臣では、セキュリティを強化するために2要素認証が導入されています。通常の認証ではメールアドレスだけを使用することが一般的ですが、2要素認証では「メールアドレス＋電話番号」の2つの異なる要素を組み合わせて使用します。

これにより、本人であることの確認がより厳格に行われ、なりすましや不正なアクセスを確実に防ぐことができます。もし、メールアドレスが漏洩した場合でも電話番号が必要なため、第三者が不正にアクセスするリスクが低減します。

この仕組みにより、契約大臣では取引先とのやり取りにおいて、本人であることの信頼性を一層向上させています。

契約大臣を導入するメリット

契約大臣を導入することで、コストの大幅な削減や、電子帳簿保存法に対応した高度なセキュリティなど、契約締結や関連業務において多くのメリットがあります。以下では、そのメリットについて、詳しく解説します。

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即時締結・スピードアップが可能

契約大臣を導入すると、手持ちのスマホやタブレットを活用して電子契約が可能になります。この特長により、対面でのやり取りや契約書の郵送作業が不要となります。取引先も同様に手軽に手続きを行うことができ、両者のコミュニケーションが大幅に効率化されます。

スマートフォンやタブレットを使ってオンライン上で契約書を確認し、必要な手続きを迅速に行えるため、取引の速度が飛躍的に向上します。従来の書類送付や待ち時間の手間がなくなり、契約の締結が即座に可能となります。

コストの大幅な削減ができる

契約大臣を導入する主なメリットは、初期費用が無しで利用開始できることです。さらに、従来の契約手続きで発生する郵送料や収入印紙代が不要になり、これによって企業は大幅な経費削減が可能となります。

また、電子契約においては印刷や製本が不要となるため、これらにかかるコストも削減されます。契約書を紙で送付する必要がないため、郵送料や紙代、印刷機材の維持費用などが一切かからなくなります。

初期費用がかからず、基本料のみで契約書の作成から保管まで行えるため、契約書の発生が少ない企業にも手軽に導入が可能です。

見える化でコンプライアンスを強化

契約大臣を導入することで、取引先との契約書がサーバーに安全に保管され、紛失や盗難の心配がなくなります。このセキュリティ環境により、業務全体が見える化され、人的なミスや情報漏洩を防ぐことができます。

契約書の電子的な管理は、契約の作成から締結、保管までの一連のプロセスを透明にし、必要な権限を持つ者だけがアクセスできるようになります。

この見える化により、従業員はいつでも必要な契約書にアクセスでき、取引における規約や期限などを逃すことなく把握できます。

使いやすさ・わかりやすさを追求

契約大臣は、優れた使いやすさとわかりやすい操作性に焦点を当て、契約書の作成や送信が直感的に行える特長があります。この直感的な操作性は、相手側にも影響を与え、取引先も簡単に契約書の確認や締結ができます。

見たままの操作で契約が完了でき、手続きがスムーズに進むため、ビジネスプロセス全体が円滑に行えます。この使いやすさにより、契約プロセスが簡略化され、時間や手間を大幅に削減できるため、業務の効率向上が期待されます。

契約大臣の導入により、契約においてもっとも大切な要素である相手との円滑なコミュニケーションを実現し、信頼性の高い契約締結をサポートします。

デジタル管理による業務の迅速化

契約大臣の導入により、煩雑な紙の契約書のやり取りをなくし、電子化・デジタル管理に移行することで、業務の迅速化と効率化ができます。従来、契約書にかかる時間や発送作業には大きな手間がかかっていましたが、契約大臣の導入によりこれらの課題が解消されます。

契約大臣では、契約書の作成にかかる時間を2、3分に短縮でき、紙の契約書にかかる備品購入の削減も実現します。電子管理によるリマインド機能も備わっているため、スケジュールや期限管理が容易になるでしょう。

電子帳簿保存法に対応したセキュリティ

契約大臣は、電子帳簿保存法に対応した高度なセキュリティを提供しています。たとえば、ファイアウォールにより外部からの不正アクセスを防いだり、暗号化通信によってデータの安全性を確保したりすることができます。

認定タイムスタンプを契約書に付与することで、契約の締結や変更のタイミングが厳密に記録され、法的な信頼性が向上します。さらに、バックアップ機能によってデータの損失を防ぎ、セキュリティ診断や電話番号認証を通じてセキュリティを強化します。

これらのセキュリティ対策により、契約書は証憑書類としての価値を守り、機密性と信頼性を確保します。

契約大臣の口コミ・評価

契約大臣のユーザーからの口コミでは、「契約締結までの時間が大幅に短縮された」という好意的な意見が目立ちます。ユーザーたちは、スマートフォンやタブレットを使って手続きができる利便性に満足し、これが業務の効率向上につながっているようです。

また、「無料から利用でき、初めて電子署名を利用したい中小企業やフリーランスにおすすめ」との声も挙がっています。

初期費用が不要で手軽に利用できるため、小規模なビジネスや個人事業主にとっても魅力的な選択肢となっているようです。契約大臣は手続きが簡便で、初めて電子署名を導入するユーザーにも親しみやすいサービスとなっています。

契約大臣の料金体系

契約大臣の料金体系には、スタータープラン・ベーシックプラン・プレミアムプランの3つが用意されています。これらに加えて、料金を気にせずに利用できるお試しフリープランも提供されています。

お試しフリープランは0円で、月に1通までの契約書送信ができ、ユーザーも1名まで利用できます。このフリープランは、登録後即日利用可能で、操作性を気軽に試すことができます。

資料請求も受け付けているため、事前に詳細を知りたい場合は気軽に問い合わせてみましょう。

プラン	スタータープラン	ベーシックプラン	プレミアムプラン
年額払い	2,020円/月24,240円/年	6,050円/月72,600円/年	9,075円/月108,900円/年
月額払い	2,200円/月	6,600円/月	9,900円/月
備考	送信件数10件/月ユーザー数1名	送信件数50件/月ユーザー数無制限	送信件数100件/月ユーザー数無制限

※価格は全て税込

参考：料金プラン

契約大臣を導入する際の注意点

契約大臣を導入する際の注意点として、まず送信件数が101通以上やプレミアムプラン以上を希望する場合は、問い合わせが必要です。これにより、契約業務の規模やニーズに合わせて、最適なプランや料金設定を相談できます。

また、スキャナ保存はオプション機能となっているため、必要に応じて追加で利用することが可能です。

一方で契約大臣の魅力の一つは、フリープランが登録後即日で利用可能であるという点です。このフリープランは0円で、月に1通までの契約書送信ができ、ユーザーも1名まで利用できます。

フリープランでは手軽に操作性を確かめながら、サービスの特徴や利用感を試すことができます。契約大臣を効果的に導入し、スムーズな契約業務を実現できるよう、注意点とメリットを活かした適切な導入プランを検討してください。

まとめ

契約大臣は、低料金でシンプルでわかりやすいサービスを提供している電子契約システムです。初めて電子契約を導入する企業や個人でも利用しやすく、操作性も非常に優れています。

このサービスは電子署名法や電子帳簿保存法にも対応しており、法的な要件もしっかりとクリアしています。

契約大臣を導入する際は、低コストながら十分な機能が備わっているため、資料請求や無料トライアルを利用して、システムの特徴や使い勝手を確認することが重要です。自社のニーズに最適な電子契約システムを選ぶ際には、充分な検討を行いましょう。