ContractS CLM

ContractS CLMは、契約書の作成から電子契約、契約管理までを1ストップで完結できる契約ライフサイクル管理ツールです。本記事では、ContractS CLMの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

目次

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1. ContractS CLMとは 
2. ContractS CLMの特徴
3. ContractS CLMの主な機能　
4. ContractS CLMを導入するメリット　
5. ContractS CLMの口コミ・評価　　
6. ContractS CLMの料金体系　
7. ContractS CLMの導入の流れ
8. ContractS CLMを導入する際の注意点
9. まとめ

ContractS CLMとは 

ContractS CLMとは、契約ライフサイクル管理をクラウド上で完結させることで、契約業務の最適化に繋げるツールです。導入により、契約業務におけるリードタイムの短縮化・売上機会損失の回避・コンプライアンスの遵守などの様々なメリットに期待できます。

本記事では、ContractS CLMの特徴・メリット・料金体系について詳しくご紹介していきます。契約業務に課題のある企業は、ぜひ参考にしてください。

ContractS CLMの特徴

ContractS CLMには、契約業務を一元管理し、効率的かつ適切な契約書管理を実現する特徴があります。この特徴について、具体的な内容を3つご紹介します。

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契約業務をワンプラットフォームで管理

ContractS CLMは、契約書の作成・レビュー・承認・締結・更新・管理といった契約に関する業務を一元管理できる特徴があります。

契約締結前の契約書のステータス管理から、締結後の契約書の更新・保管も1つのプラットフォーム内で完結でき、契約プロセスの一本化に繋がります。これにより、組織全体での契約状況の可視化が容易となり、契約業務の円滑化に繋がります。

電子締結も紙締結もカバー

ContractS CLMは、紙締結・電子締結の両方をカバーできる契約ライフサイクル管理ツールです。他社から依頼された紙締結・電子締結にも対応しており、締結後の契約書の管理もカバーできます。

全ての契約書の情報を1つのプラットフォーム内に集約することで、組織全体で契約状況を把握できるようになります。具体的には、異なる部門間での契約内容の確認が容易になり、ガバナンスの強化や契約業務の効率化に繋がるでしょう。

安心のセキュリティ

一般的にクラウド型ツールは、情報の外部漏洩やハッキングなどのセキュリティリスクが高いとされています。特に契約書には、自社や取引先などの機密情報が含まれているため、万全のセキュリティ対策がある管理ツールを選定する必要があります。

ContractS CLMは、「ISMS」や「ISO27001:2013」などの「情報セキュリティマネジメントシステム認証」を取得しています。具体的なセキュリティ対策としては、SCIMユーザプロビジョニング・タイムスタンプ付与・通信経路の暗号化などがあります。

このようにContractS CLMは、高いセキュリティ性能を有しており、安心して利用できる契約ライフサイクル管理ツールです。アクセス権限管理・IPアドレス制限・アクティビティログ機能を有しており、社内からの情報漏洩などにも対策できます。

ContractS CLMの主な機能　

ContractS CLMには、契約書にまつわるプロセスやタスクを一元管理し、契約業務を効率化する機能が充実しています。代表的な機能をご紹介します。

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契約書の作成・交渉・レビュー

ContractS CLMには、契約書の作成から各担当者への交渉、そして作成した契約書の法的有効性やリスクを確認する「レビュー作業」を簡単に行える機能が搭載されています。これらの機能の活用により、正確な契約書をスピーディーに作成できるでしょう。

契約書の作成・交渉・レビューを実現する機能には、例えば次のようなものがあります。

テンプレート

テンプレート機能とは、Word・PDF・HTMLの形式で契約書をテンプレート化できる機能です。この機能の活用により、その都度一から契約書を作成する手間が省け、契約書の作成時間の短縮化に繋がります。

また、正しい契約書のテンプレートを利用することで、必要項目の抜け漏れといったミスの防止にも繋がります。なお、テンプレートは、自社既存のWordファイルのフォーマットをアップロードして作成することもできます。

Word編集

Word編集では、Microsoft Wordを使って契約書を作成・編集できます。編集したWordファイルは、保存することで、バージョンごとにContractS CLM内に直接登録されます。

この機能を活用することで、契約内容の変更やバージョンアップが必要になった場合でも、迅速な修正が可能になります。PDFファイルの契約書のように、その都度ファイルを作り直す手間がかからないため、契約管理業務が効率化するでしょう。

ダッシュボード

ダッシュボード機能は、契約業務に関するタスクとその期限を、担当者ごとに紐づけて管理できる機能です。自身で行うべきタスクだけでなく、自分が担当者に依頼したタスクや、他チームメンバーのタスクの状況も一覧で確認できます。

この機能の活用により、個人・チームのタスクの進捗状況を可視化できます。対応漏れの防止や他メンバーのフォローが容易になり、円滑な契約業務の遂行に期待できます。

承認・締結

ContractS CLMでは、クラウド上で契約書の申請・承認が可能です。通信環境があれば、時間・場所に関わらず申請・承認作業を行うことができ、リモートワークなどの柔軟な働き方が可能になります。

なお、承認・締結を支援する機能としては、次のような「承認フロー設定」「一括作成・一括締結」が代表的です。これらの機能を活用することで、契約完了までのリードタイムの短縮化や、売上機会や自社利益の損失などの回避にも期待できます。

承認フロー設定

承認フロー設定では、企業・部署・締結する契約書ごとに申請・承認フローを設定できます。契約書の重要度などに合わせて、柔軟な承認フローを構築することで、ガバナンスを強化できるでしょう。

また、承認フロー設定機能の活用により、契約書ごとに承認の進捗状況を把握しやすくなります。例えば、承認漏れのある契約書の締結を防止でき、その結果、無用な契約トラブルの回避に繋がるでしょう。

なお、承認漏れ対策としては、Slack連携による承認依頼通知が有効です。承認申請がなされたタイミングで担当の承認者のSlackに承認依頼通知が届くため、申請の見落としを防ぎやすくなります。これにより、承認作業の迅速化にも期待できます。

一括作成・一斉締結

一括作成・一斉締結は、定型的な契約を一括で作成・締結するための機能です。例えば、雇用契約書や各種の申込書などが該当します。このような提携の契約書は作成数が膨大になりやすく、個別に作成・締結するのは時間と手間がかかります。

この作業のために他業務が圧迫され、契約管理業務全般の効率性が落ちる可能性もあります。ContractS CLMの一括作成・一斉締結機能を活用することで、このような課題解決に期待できます。

更新・変更・管理

ContractS CLMには、契約書の更新・変更・管理を効率化するための機能が搭載されています。

1. 全文検索
2. 他社サービスで締結された契約書の管理
3. 締結済み契約書の取込み・契約項目一括取込み
4. 契約項目の設定
5. 契約書の検索・絞り込み
6. 契約書のリマインダー
7. フォルダ/契約書のアクセス制限

これらの機能の活用により、紙・電子・自社・他社依頼の契約をすべて、ContractS CLM内で検索・変更・レビュー・更新管理できるようになります。契約内容の変更や更新手続きも柔軟に行うことができ、契約業務を効率化できるでしょう。

また、フォルダや契約書ごとにアクセス権限を設定することで、企業の内部統制やガバナンスの強化にも期待できます。

ContractS CLMを導入するメリット　

ContractS CLMの導入により、契約業務の効率化やリードタイムの短縮化などのメリットが期待できます。ここからは、ContractS CLMを導入するメリットをご紹介します。

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契約業務を効率化できる

ContractS CLMの導入により、契約書の作成・承認・締結・更新・管理をワンストップで行うための機能が搭載されています。これにより、契約業務の効率化に期待できます。

例えば、Excelなどを利用した従来のアナログな手法の契約管理では、締結した契約書の内容をExcelの管理台帳に転記し、目視で更新期間を管理する必要がありました。

このような作業には時間と労力がかかるだけでなく、転記ミス・確認漏れ・更新忘れなどのヒューマンエラーのリスクがあります。些細なミスが、重大な契約トラブルやコンプライアンス違反に発展することもあるでしょう。

一方、ContractS CLMを導入し、契約管理をクラウド上で一元管理することにより、このような課題を解決できます。紙締結・電子締結ともに適切に管理することで、ガバナンスの強化にも期待できます。

契約締結までの時間を短縮できる

ContractS CLMの導入により、契約締結までのリードタイムを短縮できるメリットに期待できます。ContractS CLMでは、テンプレートを利用した契約書作成機能・AIによるレビュー・クラウド上での承認フロー設定・電子締結などが可能なためです。

契約業務における無駄な工程を削減することで、迅速な契約締結を実現できます。リードタイムを出来る限り短くすることで、自社優位で契約締結を推し進めることが可能となり、売上の拡大や新たな販路の開拓に繋がります。

ビジネス機会の損失を防ぐ

ビジネス機会の損失を防ぎやすくなる点も、ContractS CLM導入のメリットです。ContractS CLMは、社内全ての契約情報を1つのプラットフォーム内に集約し、全てのメンバーに同一レベルの情報を提供するためです。

例えば、契約の締結業務と管理業務を、事業部・法務部のように異なる部署で担当している場合、各部署が有している情報には差が出ます。そのため契約の更改や確認をする際に、部署間での連絡が必要になり、この分のタイムロスが発生します。

タイムロスのために契約機会を逃し、ひいては大きなビジネス機会を逃すこともあるでしょう。一方、ContractS CLMで契約情報を一元管理することで、システムへのアクセス権があるメンバーならば誰でも、すぐに必要な情報を得ることができます。

これにより、契約締結における迅速な対応が可能となり、貴重なビジネス機会を逃さずに済むでしょう。売上の拡大や企業の成長に繋げることができます。

コンプライアンスリスクを回避できる

ContractS CLMの導入により、コンプライアンスリスクの低減や、締結済みの契約書の検索性が容易になるメリットがあります。例えば、各部署で契約書を管理している場合には、部門間でセキュリティ対策に差が出ることが多いです。

これは契約書の紛失・改ざん・外部漏洩に繋がる恐れがあるほか、経営者が契約を確認する際などに、該当の契約書がどこにあるか分からないなどの事態にもなりかねません。

その点、ContractS CLMは自社内の契約を集中的に管理することで、セキュリティ精度の均一化を図ることができます。また、契約書ごとのアクセス権限設定も可能であり、機密性の高い情報も適切に管理できます。

これらの機能の活用により、セキュリティリスクを低減し、ひいてはコンプライアンス違反を回避しやすくなるでしょう。また、ContractS CLM内には全文検索を始めとする様々な項目での検索・絞り込み機能が搭載されており、締結済みの契約書の検索が容易です。

ContractS CLMの口コミ・評価　　

ContractS CLMの口コミ・評価では、「契約業務が迅速になった」という声が目立ちました。契約書の作成・レビュー・締結・更新をワンストップで行えるほか、全ての処理をクラウド上で完結できる点が、契約業務の迅速化に繋がっているようです。

また、レビュー・承認フロー設定・契約書の履歴管理機能などにより、「不正を防止できる」「監査に役立つ」という声も見られます。ContractS CLMで正しい契約書管理を行うことで、内部統制の強化やコンプライアンス違反の回避に期待できるでしょう。

ContractS CLMの料金体系　

ContractS CLMの料金体系は、「初期費用」＋「月額基本料金」で、「月額基本料金」は月々の使用料に応じて変動する可能性があります。そのため、具体的な金額を知るには個別の見積もりを依頼するのがおすすめです。

なお、ContractS CLMの料金体系は、会社の規模に合わせて4つのプランから選択できます。プランによって機能の差はありませんが、対応できるアカウント数・年間契約数には次のような違いがあります。

Standard 100スタンダード100	Standard 300スタンダード300	Standard 500スタンダード500	Professionalプロフェッショナル
アカウント数100	アカウント数300	アカウント数500	アカウント数要見積り
年間契約数※300件	年間契約数※600件	年間契約数※900件	年間契約数※要見積り

※年間契約枠は、状況に合わせて提案可能

参考：料金プラン｜ContractS CLM

ContractS CLMの導入の流れ

ContractS CLMでは、導入支援として、企業ごとの課題解決に向けた導入支援プランの策定や、様々なカスタマイズを行っています。また、運用開始後も、企業が契約業務で課題を抱える分野を中心に、最適な契約プロセス・業務フローの構築を支援しています。

チャット・メール・電話によるサポート窓口も開設されており、ツールの活用方法や課題解決に向けた相談を気軽に行うことができます。このように、ContractS CLMはサポート体制が充実しており、ツールの導入に不安がある企業でも安心です。

ContractS CLMを導入する際の注意点

ContractS CLMを導入する際の注意点は、支払方法と契約期間に次のような制限があることです。

1. 支払方法は請求書支払いのみ
2. 契約は1年契約から

支払方法や契約期間についてより詳しく知りたい企業は、公式HPから「資料請求」や「問い合わせ」を行うのがおすすめです。

まとめ

ContractS CLMは、契約書の作成・レビュー・承認・締結・更新・管理をクラウド上で一元管理できるツールです。電子締結・紙締結・他社依頼の締結にも対応しており、自社内の全ての契約書の情報を1つのプラットフォーム内に集約できます。

契約プロセスの一本化を図ることで、契約業務の効率化・部署を横断した情報共有・リードタイムの短縮化が可能になります。また、様々なセキュリティ機能により、機密性の高い契約情報も適切に管理できます。

このような機能の活用により、ビジネス機会の損失やコンプライアンス違反を防ぎ、効率的な売上拡大や企業成長を狙えるでしょう。契約業務に課題を抱える企業は、契約ライフサイクルの最適化に長けたContractS CLMの導入がおすすめです。