rakumoケイヒとは｜強み・機能の特徴・メリット・料金体系を解説
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- rakumoケイヒはGoogle Workspaceを拡張し補えない業務領域をサポートできる
- rakumoケイヒはマニュアル不要のシンプルな画面で、直観的に操作ができる
- rakumoケイヒには無料トライアルがあるため、操作性や自社との相性を確認できる
rakumoケイヒは、rakumo株式会社が提供するプラットフォームの中のプロダクトの1つで、経費精算の申請・承認、経費精算の設定や、精算処理などを行うことができます。本記事では、rakumoケイヒの特徴や主な機能を解説し、rakumoケイヒを使用するメリットや無料トライアルの活用ポイントを紹介します。
目次
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rakumoケイヒとは
rakumoケイヒとは、rakumo株式会社が提供するクラウド型拡張ツール「rakumoシリーズ」の1種で、経費精算に特化したツールです。rakumoシリーズはGoogle Workspace（有料版）と合わせて利用し、Google Workspaceで補えない業務領域をサポートします。
rakumoケイヒでは、rakumoシリーズとの連携により一連の経費精算業務をオンライン上で完結できます。各種経費の申請・承認のほか、勘定科目の仕訳・各種データの出力などを自動化でき、経費精算業務を始めとしたバックオフィス全般の効率化に役立ちます。
rakumoケイヒの特徴
rakumoケイヒには、経費精算の効率化に役立つ機能が充実しています。rakumoケイヒの特徴や強みを理解し、自社への導入を検討しましょう。
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シンプル画面・簡単操作で使いやすい
rakumoケイヒは、シンプルな画面デザインと適切なボタン配置で、誰でも簡単に操作しやすい点が大きな特徴です。直感的な操作が可能なため、ITツールに不慣れな従業員が多い企業でも安心して運用できるでしょう。
また、使いやすいだけに社内への定着が早く、導入効果を早く実感しやすい点もメリットです。
Google Workspace・rakumoシリーズとの連携で機能拡張
rakumoケイヒは「Google Workspace」と併用し、さらに「rakumoシリーズ」との連携で経費精算の他にも機能を拡張できます。
例えば、従業員データベースはGoogle Workspaceと共有しているので、人事異動などの変更が生じた際は、元データをもとに他サービスへ情報が反映されます。「rakumoカレンダー」へ外出予定を記入すれば、経路に応じた交通費計算も自動で行い、交通費登録まで一括処理できます。
経理から人事労務まで幅広くカバーするツールで、バックオフィス部門全体での生産性の向上が見込めます。
スマートフォン・タブレットでも利用できる
rakumoケイヒはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応しています。スマートフォンと通信環境さえあれば、時間・場所に制限されずに経費申請の確認・承認作業を行えるため、社外からでもスムーズな経費精算が可能になります。
また、領収書やレシートはスマホカメラで撮影しGoogleドライブからアップロード・共有ができるほか、申請書と突合しながら処理できます。
その都度パソコンを開く必要がなく、隙間時間を利用してモバイル版から処理を行えるため、経費精算のためだけの出社を削減できます。経理業務の大幅な効率化につながるほか、リモートワークや在宅勤務の推進にも役立つでしょう。
rakumoケイヒの主な機能
rakumoケイヒには、経費精算業務を支援するための機能が充実しています。しかし、機能をみるだけでは具体的に何ができるかイメージできないこともあるでしょう。
そこで、ここからは代表的な機能と、各機能でできること・メリットについてご紹介していきます。各機能の特徴を理解し、rakumoケイヒの導入につなげましょう。
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rakumoケイヒの主な機能
申請承認機能
申請承認機能とは、経費の申請と承認をシステム上で完結できる機能です。「rakumoワークフロー」や「rakumoカレンダー」との連携で経費だけでなく、交通費・交際費・出張費なども申請できます。
申請内容は申請者がシステムに直接入力し、不備がある場合は申請書に直接コメントが記入できるので、最小限のアクションで差し戻しが完了します。申請者側も修正点が明確であれば、ミスの再発防止につながります。
また、従来のように紙の申請書をやりとりする必要がないため、承認までの時間を短縮できる点もメリットです。
データ出力機能
データ出力機能では、経費精算に関わる各種データを自動作成・出力できます。例えば仕訳データ・一覧表データ・申請書データは項目別に整理して作成できるほか、帳票形式でのPDF出力、印刷が可能です。
また、仕訳データは社内既存の会計ソフトにあわせてCSV・TSV出力でき、シームレスなデータ連携が可能です。手動での転記・入力の工程を削減できるため、業務の効率化だけでなく、入力ミスの防止にもつながります。
なお、rakumoケイヒとの連携可否は、各種システムによって異なります。
交通費自動登録機能
rakumoケイヒは「rakumoカレンダー」と連携することで、外出予定の登録と同時に交通費も自動計算できます。登録された経路から自動計算された交通費は、rakumoケイヒへも登録されるので、システムを経由して再度交通費を登録する必要はありません。
移動時間を含めた予定登録は、経費精算業務の効率化だけでなくコア業務との連携力も高めてくれます。
スマートフォン・タブレット対応機能
rakumoケイヒは「rakumoワークフロー」との連携により、スマートフォンやタブレットからも利用可能で、社外からいつでも確認・承認作業が行えます。
スマホカメラで撮影した領収書・レシートはGoogleドライブで共有し、申請書に直接添付できるので、外出先でも突合確認が可能です。
なお、rakumoケイヒのモバイル版は、小さい画面でも見やすいシンプルなレイアウトになっています。ITツールやスマホの操作が苦手な方でも使いやすいでしょう。
インボイス制度対応機能
rakumoケイヒは、インボイス制度にも対応しています。インボイス受領後の経費精算業務をスムーズに行うために、「適格請求書発行事業者登録番号」の入力・確認・出力が可能です。
入力された発行事業者登録番号は1クリックで国税庁の公式ページと照合し、確認にかかる時間を短縮できます。インボイスの有無や例外事項などで分類できるラベル機能も、法制度への対応だけでなく日頃の業務を円滑にサポートしてくれます。
電子帳簿保存法機能
rakumoケイヒは追加オプションの利用で、電子帳簿保存法に則った電子データの管理にも対応できます。なお、電子帳簿保存法とは、税務関連の書類を電子データで保存するためのルールをまとめた法律です。
例えば従来は、経費精算に利用した証憑類は原本（紙）の保管が義務づけられました。しかし電子帳簿保存法の改正により、要件を満たして電子データ化した場合、原本の保管は不要になりました。これにより、企業はペーパーレス化や各種コストの削減を実現できます。
なお、電子データ化した証憑類を電子帳簿保存に準じて保管する際は、大まかに次の2つの要件を満たす必要があります。
- 真実性の確保：データが改ざんされていないことを証明する
- 可視性の確保：必要なデータを明瞭かつ迅速に検索できる
rakumoケイヒでは、上記の2つの要件を満たす機能として、タイムスタンプの付与機能や多様な検索機能を備えています。タイムスタンプ機能とは、データが作成・保管された日時を証明する機能で、付与によりデータの非改ざん性を担保できます。
また、検索機能では、電子データを日付・金額・取引先名などの多彩な項目から検索できます。必要なデータを迅速に発見できる点は、電子帳簿保存法への対応だけでなく、日々の経費精算業務の効率化の面でもメリットがあります。
rakumoケイヒを使用するメリット
rakumoケイヒの最も大きなメリットの1つは、導入により経費精算業務の効率化を図れる点です。どのような点が業務の効率化につながるのかを、メリットの面から具体的にご紹介していきます。
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rakumoケイヒを使用するメリット
社内のあらゆる申請を一元管理できる
rakumoケイヒはrakumoシリーズとの連携で、経費精算をはじめとする社内のさまざまな申請を電子化し、一元管理が可能です。稟議や押印申請も用途に合わせたフォーマットを適用し、ペーパーレスなワークフローが実現します。
転記や手入力、承認漏れなどあらゆるミスが削減されるだけでなく、申請から承認までの時間も大幅に短縮されます。運用ルールが順守される環境は、内部統制強化にもつながります。
セキュリティ対策も安心
経費精算では、取引先情報や個人情報などの機密性の高い情報も取り扱います。rakumoケイヒは、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格「ISO 27001（ISMS）」を取得しており、社会的にも高いセキュリティ性が担保された経費精算システムです。
具体的な対策例としては、サーバーのトラブル・冗長化の防止対策や通信の暗号化のほか、通信の自動・手動の監視、定期的な脆弱性診断などがあります。
また、Google Workspaceと共通利用しているセキュリティ機能は第三者機関による複数の監査を定期的に受けているため、万全の対策のもとで安全にデータ管理ができるでしょう。
参考：情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格 「ISO27001」 の認証取得 – rakumo ラクモ
電子帳簿保存法への対応をサポート
rakumoケイヒは「電子帳簿保存法オプション」の利用で、タイムスタンプ付与機能や多様な検索機能が拡張され、電子帳簿保存法の要件を満たした電子データの保管が可能です。
rakumoケイヒでは「スキャナ保存」と「電子データ保存」に対応しており、手順通りにそれぞれのデータをアップロードするだけで、データ保管の要件を満たせます。
法令対応をはじめとするお役立ち資料も幅広く提供しているので、対応に不安がある企業でも安心してバックオフィス業務に取り組めます。
人事労務データを一括管理できる
rakumoケイヒはGoogle Workspaceと運用するため、登録されたユーザー情報や権限設定、人事異動時の経路変更などもシームレスに連携します。
入力されたデータは、共通の従業員データベースにより自動で他サービスにも反映されるので、サービスごとに手動で情報を入力・更新する必要がありません。
承認ルートなどを柔軟に設定できるほか、人事異動の際もそれらの情報は共有されるため、経理業務・人事労務業務双方の効率化を図れるでしょう。
無料トライアルを利用できる
rakumoケイヒは30日間の無料トライアルが可能です。いきなり本格導入に踏み切るのではなく、事前にテスト運用をすることで、実際の操作性や効果、自社の経費申請フローとの相性を確かめられます。導入後のミスマッチを回避しやすくなるでしょう。
また、rakumoケイヒの無料トライアルでは、本番とほぼ同じ機能を利用できるため、本格導入後の費用対効果を正しく測定できる点もメリットです。
同じく、本番と同様の初期設定や操作・機能についてのサポートも行っており、ITツールを初めて利用するという企業でも問題なくトライアルに取り組めます。
rakumoケイヒの評判
rakumoケイヒの口コミで圧倒的に多いのは「外出予定と連動する交通費自動計算が便利」という声でした。1画面で外出予定をたてながら、経路を選択するだけで交通費精算の登録まで完結することにメリットを感じる人が多いです。
またそれに付随して「作業工数を減らせた」というコメントも多く上がっています。シンプルなUIは操作性もよく、承認ステータスが一目で確認できる上に、申請から精算までを一気通貫に行えるのは嬉しいポイントです。
一方で「移動経路の細かい設定ができない」「他サービスとの連携方法がわからない」など、機能の細かな部分へ改善を求める声がありました。スムーズに運用するためには、無料提供されているお役立ち資料や導入支援サービスをうまく活用することが求められます。
rakumoケイヒの料金体系
rakumoケイヒの利用料金には利用ユーザー数による従量制が採用されています。また、rakumoシリーズの利用には「Google Workspace（有料版）」が別途必要です。
なお、「電子帳簿保存法対応オプション」「ローカルファイル添付オプション」「APIオプション」などのサービスを希望する場合は、別途オプション料金が発生します。
IT適正に応じた導入支援サービスも複数用意されています。ITツールを初めて導入する場合にも安心して運用できる「管理者向けトレーニング講座」や、運用マニュアル作成などもサポートしてもらえます。
スムーズな導入以外にも、業務の効率化や改善を図る場合にはプラス要素としてカスタマイズしてみましょう。
| rakumo ケイヒ （1ユーザー） | rakumo Suiteパック （1ユーザー） | |
|---|---|---|
| 初期費用 | 不要 | 不要 |
| 料金（年額） | 3,600円（税別） （300円／月額） | 9,360円（税別）* （780円／月額） |
| 内容 | rakumo ケイヒ | rakumo ワークフロー rakumo カレンダー rakumo ボード rakumo キンタイ rakumo コンタクト rakumo ケイヒ |
（*）2024年3月31日までの料金設定となります。改定後の利用料金はこちら
参考：ご利用料金・プラン｜グループウェアの機能拡張なら rakumo（ラクモ）
参考：Google Workspace の各エディションの料金プラン・種類を徹底解説！
rakumoケイヒの無料トライアルでチェックすること
rakumoケイヒでは、30日間の無料トライアルが可能です。機能・操作性・効果を確認できる貴重な機会であるため、積極的に活用しましょう。
無料トライアルはGoogle Workspaceの契約が必須となるため注意が必要です。Google Workspaceもあわせて試用したい場合は、1週間無料のオンラインデモでrakumoの利用環境を体験することができます。
また、無料トライアル中は次の2つのポイントに注目することで、本格導入後もスムーズなスタートを切りやすくなります。
参考：rakumo for Google Workspace の トライアルのご紹介
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rakumoケイヒの無料トライアルでチェックすること
操作性はどうか
無料トライアルでは、現場の従業員が使いやすいかを確認しましょう。使いにくいシステムはどうしても敬遠されやすく、導入後に形骸化する恐れがあります。
例えば、直感的な操作が可能か・必要な処理を問題なく行えるかという点を重点的にチェックしてください。営業や出張・リモートワークなどの社外活動をする従業員が多い企業では、モバイル版の使い心地の確認も重要です。
自社の業務フロー・既存システムと相性がいいか
無料トライアルを活用し、自社の業務フローにあわせた柔軟な運用が可能か確認しましょう。自社の業務フローとの相性が悪い場合、再入力などの二度手間が発生する可能性があり、かえってバックオフィスのパフォーマンス効率が低下する恐れがあります。
自社で現状利用している会計ソフトとの連携についても、トライアル開始前に問い合わせしてみましょう。rakumoケイヒは外部システムとCSV・TSV連携ができるので、業務工数の短縮が見込める可能性があります。
また、導入により自動化・削減できる工程も一定程度あるため、その点を考慮しながら、既存フローそのものの改変に踏み切ることも大切です。
まとめ
rakumoケイヒはクラウド型の経費精算システムです。パソコンだけでなく、スマートフォン一つで経費申請の確認から承認までオンライン上で完結できるため、時間や場所に制限されることなく、すきま時間で経費精算処理が行えます。
Google Workspace・rakumoシリーズとの併用で機能を拡張でき、共通のデータベースを介したシームレスな連携で、経費精算から人事労務まで幅広いバックオフィス業務の効率化を図れます。
rakumoケイヒには、電子帳簿保存法の要件を満たすための機能が充実しており、対応に不安がある企業も安心して業務が行えます。
法令対応だけでなく、システムの操作や運用方法に関する無料コンテンツも充実しているほか、高度なセキュリティ対策も担保されているため、どのような企業でも安心して運用できるでしょう。
30日間の無料トライアルが可能なため、本格導入前に、操作性や効果を確認しておくのがおすすめです。rakumoケイヒの導入によって、煩雑な経費精算業務を自動化し、バックオフィス全体でのパフォーマンスアップを図りましょう。