Knowledge Suiteとは｜主な機能や特徴、導入するメリット・料金体系を解説
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- Knowledge Suiteは、複数の機能を連携して使えるオールインワンシステム
- ユーザー数無制限かつ従量課金制のため、低コストで無駄なく運用できる
- マルチデバイスで利用可能なため、テレワークの推進にも効果的
Knowledge Suiteは、グループウェア・SFA・CRMなど複数の機能を連携して活用できるオールインワンタイプのシステムです。本記事では、Knowledge Suiteの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。
目次
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Knowledge Suiteとは
Knowledge Suiteは、SFA、CRM、グループウェアなど、企業運営に不可欠な複数の機能を連携して利用できるオールインワンシステムです。利用できるユーザー数に制限がなく、PC、スマートフォン、タブレットなどのマルチデバイスに対応しています。
このシステムは、ビジネスにおけるさまざまなニーズに応えるために、機能連動性に重点を置いています。そのため、顧客データの管理、営業活動の効率化、コミュニケーションの最適化といった複数の業務を一つのプラットフォーム上で行うことができます。
Knowledge Suiteの特徴
Knowledge Suiteは、グループウェア、SFA、CRMといった複数の機能を連携することで、シームレスに利用することができます。また、ユーザー数に制限がなく低コストを実現しているため、組織の規模に関わらずシステムを導入し、運用することが可能です。
さらに、PC、スマートフォン、タブレットなどマルチデバイスに対応しており、場所を選ばずに利用できます。
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Knowledge Suiteの特徴
複数機能を活用できるオールインワンシステム
Knowledge Suiteは、ビジネスのあらゆる面での効率化と生産性の向上を目指し、グループウェア、SFA・CRM、問合せ管理、集計・分析ツールなど、様々な機能が連動したオールインワンシステムです。
これらの多様な機能が互いに連携することで、部門間の壁を越えたスムーズな情報共有を実現します。また、全ての機能は1つの画面で簡単に切り替えながら使用できます。
さらに、利用する機能と利用しない機能を柔軟に選択できるため、自社に必要な機能のみを選んで利用することが可能です。
ユーザー数無制限かつ低コストを実現
Knowledge Suiteは、独自のクラウド基盤を活用しており、必要な時に必要な分だけサービスを利用できる従量課金制となっています。これにより、企業は実際に使用したサービスの分だけ料金を支払うため、不要なコストを抑えることが可能です。
導入初期やパイロット運用期間におけるコストを最小限に抑えることができ、余計な負担を背負うことなくサービスを試すことができます。
また、ユーザー数の増減に応じて料金が変動しないため、計画的な予算管理が可能となります。ビジネスの規模や成長段階に関わらず、柔軟にシステムを運用することができます。
マルチデバイスで利用できる
Knowledge SuiteはPCだけでなく、スマートフォンや携帯電話、タブレット端末といった多様なデバイスでの利用が可能です。そのため、ユーザーは場所を選ばず、いつでもどこでも必要な情報にアクセスして、業務を進めることができます。
また、マルチデバイスに対応していることで、従業員が自宅や移動中でも同じ業務環境で作業できます。これにより、柔軟な働き方をサポートし、ワークライフバランスの向上にも繋がります。
Knowledge Suiteの主な機能
Knowledge Suiteは、営業支援や顧客管理機能を始め、名刺デジタル化サービス、Web名刺交換サービス、メール配信エンジン、Webフォーム作成ツールなど、ビジネス運用の幅広いニーズに対応する多様な機能を提供しています。
これらの機能は全て連動しており、効率的な情報共有やコミュニケーションの最適化を実現します。
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営業支援・顧客管理
営業支援・顧客管理機能は、顧客情報や担当者情報、活動履歴や予定など、営業活動に必要な全ての情報を1つのシステムで管理できます。企業や組織の詳細情報の各項目は自由にカスタマイズでき、誤った更新があっても登録履歴の保存によって元に戻すことが可能です。
また、商談のフェーズや受注見込み、次のステップなど、商談の詳細情報を管理することで、案件の進捗状況をリアルタイムで把握し、メンバー全員で情報を共有することができます。
さらに、複数の担当者を顧客に紐づけて管理することができるため、他の営業担当の案件も含め、全ての顧客担当者情報を一覧で確認することが可能になります。
名刺デジタル化
名刺CRM機能を使用することで、名刺情報を正確かつ高速にデジタル化し、企業の重要な資産として確実に蓄積することが可能です。この機能は、名刺に手書きで加えられたメモまでもデジタルデータとして管理することができます。
また、複数のOCRと名刺辞書を組み合わせた半自動のシステム処理により、データの正確性を確保しつつ、国内のデータセンターで安全に管理しています。そのため、名刺情報を効率的かつ安全に管理することができます。
Web名刺交換
オンライン名刺機能により、所持している名刺をオンライン上で簡単に交換できます。この機能を利用することで、自身の名刺をデジタル化して、URLやQRコードを通じて相手に送信することが可能になります。
ユーザー側は専用アプリを使用して名刺を撮影でき、テキスト情報を入力するだけで簡単にデジタル化を完了させることができます。一方、顧客側は専用アプリが不要で、送られてきたURLやQRコードにアクセスするだけで名刺情報を受け取ることが可能です。
この機能は、Knowledge Suiteのユーザーであれば無料で利用できます。また、顧客側が受け取った名刺情報をSFAやCRMに簡単に登録できる機能も提供されており、名刺情報の管理と活用が一層スムーズに行えます。
グループウェア
Knowledge Suiteのグループウェアは、スケジュール管理機能を中心に、情報共有機能や業務管理機能を含む多彩な機能を提供しています。これにより、個人や部署間でのスケジュール共有、会議室などの設備予約が容易になり、業務の効率化が図れます。
また、情報共有機能を利用することで、メンバー間でのファイル共有やアクセスログの共有が可能となり、業務進行における情報の伝達漏れを防ぐことができます。さらに、電話メモ機能やファイル共有機能など、細やかなニーズに応えるための機能も充実しています。
Webフォーム作成
Webフォーム作成機能は、HTMLの知識がない人でも画面の指示に従って入力するだけで、短時間で手軽にフォームを設計できます。この機能の活用により、オリジナルデザインのフォームを作成することが可能です。
また、作成したフォームからの回答データはリアルタイムで集計され、アクセス数や設問ごとの回答状況など、様々な角度からの分析が行えます。
さらに、Webフォームから収集した情報を自動的にSFAに取り込むことも可能です。そのため、顧客管理を一元化し、蓄積された顧客情報と共に管理することができます。
メール配信
メール配信管理サービスのメールビーコン機能は、顧客属性や商談ステータスに基づいたターゲットリストを自動で生成して、効率的なメール配信を可能にします。
メール文面の作成から配信セットの予約まで、直感的な操作で簡単に実行できるため、営業担当者が見込みの高い顧客に集中し、より戦略的な営業活動を展開できるようになります。
また、配信したメールの反応をリアルタイムで把握できる機能を備えています。メール内に埋め込まれたURLのクリック数やクリックした顧客の情報がリスト化されるため、興味を持った顧客に対してタイムリーなフォローアップが行えます。
連携API
Knowledge SuiteのSFAと他のシステムやアプリケーションとの間で、APIを介したスムーズなデータ連携ができます。
この機能により、企業内で利用されている様々なシステムで管理する顧客情報や商談データを、Knowledge Suiteに簡単に取り込んだり、反対にKnowledge Suiteに蓄積された貴重なデータを他のシステムに反映させたりすることが可能です。
例えば、マーケティングオートメーションシステムで収集したリードデータをKnowledge SuiteのSFAに自動で取り込むことができれば、営業プロセスの迅速化や見込み客情報の正確な管理が実現します。
Knowledge Suiteを導入するメリット
Knowledge Suiteを導入することで、必要な機能のみを選択して表示できるため、使いやすさと効率性が大きく向上します。さらに、複数拠点間の連携をスムーズに行うことができる点も大きな利点です。
また、セキュリティ面においても、高度なセキュリティ対策が施されており、企業データの安全性を確保しつつ、柔軟かつ効率的な運用ができるなど、様々なメリットがあります。
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Knowledge Suiteを導入するメリット
自由自在な動的可視化が可能
Knowledge Suiteは、情報の「見せる・見せない」を自由自在に制御できます。例えば、上位の管理職には広範なアクセス権を与える一方で、一般の社員には関連性の高い情報のみを提供することで、不必要な情報の露出を防ぎ、作業効率を向上させることが可能です。
また、複雑な組織構造やプロジェクトの多様性がある企業でも、各メンバーが必要とする情報に容易にアクセスできる環境を提供できます。そのため、情報の過不足なく適切な情報が適切な人に届けられるようになり、組織全体のパフォーマンス向上が実現します。
必要な機能のみ表示できる
減らすカスタマイズを行うことで、利用者は不必要な機能を画面から隠し、自分にとって必要な機能のみを表示させることができます。インターフェースがすっきりと整理整頓されるため、ユーザーはより効率的に作業を進めることが可能になります。
さらに、組織内の各ユーザーの役割や業務内容に応じて、個別にカスタマイズすることができます。そのため、組織全体としても効率的な情報共有と業務遂行が可能になり、プロジェクトやタスク管理の精度が向上します。
この設定は、管理画面から簡単に行えるため、管理の負担を抑えて柔軟な運用が可能です。
複数拠点間の連携がスムーズ
Knowledge Suiteは、クラウドベースのプラットフォームであるため、インターネット接続があれば、世界中どこからでもアクセスが可能です。
移動中や出先、訪問前など、場所を選ばずに最新の情報にアクセスし、リアルタイムで連携し情報共有をスムーズに行えるため、効率的なコミュニケーションを取ることができます。また、物理的に距離が離れている支店や協力会社との連携も容易になります。
安心のセキュリティ対策
Knowledge Suiteは、セキュリティ面においても非常に優れた対策を施しています。そのため、ユーザーはIPアドレスによる接続制限サービスなど、自社のセキュリティポリシーに応じた厳格なアクセス管理を行えます。
このような高度なセキュリティ設定により、外部からの不正アクセスリスクを大幅に低減し、安心してサービスを利用することが可能です。
さらに、ログの監視と共有機能により、全ユーザーのログイン・ログアウト、各機能におけるデータの「登録、編集、削除」の行動は全て記録されます。管理者はこれらのアクションログをリアルタイムで確認することができます。
Knowledge Suiteの口コミ・評価
Knowledge Suiteは多くのユーザーから高い評価を受けています。特にシステム導入のハードルの低さが評価されており、「UIがシンプルで操作しやすい」という声が寄せられています。これは、直感的で理解しやすいUIを持っていることが大きな理由の一つです。
また、「チームメンバーや他部署のメンバーのスケジュールがすぐにわかる」という意見もあり、メンバーの状況や傾向を把握しやすいという点がメリットとして挙げられます。
Knowledge Suiteの料金体系
Knowledge Suiteの料金体系は、3つのプランが用意されています。グループウェアは月額10,000円、SFAスタンダードは月額60,000円、SFAプロフェッショナルは月額90,000円で利用することができます。
各プランは、企業のニーズに合わせて選択できるようになっています。また、SFAスタンダードとSFAプロフェッショナルプランには、名刺管理やメール配信、顧客情報照会など、営業活動をトータルでサポートする機能が豊富に備わっています。
| グループウェア | SFAスタンダード | SFAプロフェッショナル | |
| 月額料金 | 10,000円 | 60,000円 | 90,000円 |
※価格はすべて税抜き
Knowledge Suiteの導入の流れ
Knowledge Suiteを導入する際は、まず公式ウェブサイト上のお問い合わせフォームから連絡を取りましょう。問い合わせをすることで、自社に適した料金プランやサービスの詳細についての案内を受けることができます。
さらに、Knowledge Suiteでは無料トライアルを提供しています。実際にシステムを試用することで、その機能やユーザビリティを自らの手で確かめることが可能です。
Knowledge Suiteを導入する際の注意点
Knowledge Suiteの最低契約期間は、12カ月間（1年間）です。しかし、契約期間が終了する前に解約の意思表示を行わない場合、契約は自動的に更新されるため注意が必要です。
そのため、途中でサービスの使用をやめたい場合には、更新日の前に解約手続きを行いましょう。また、支払い方法に関しては選択肢が限られており、口座振替のみです。これらの点も確認して、導入を検討しましょう。
まとめ
Knowledge Suiteは、企業運営に不可欠な複数の機能を連携して利用できるオールインワンシステムです。主な機能には、グループウェア、SFA、CRMがあり、これらはシームレスに連携して動作します。
また、マルチデバイス対応により、場所を選ばずにいつでも利用することができます。導入に際しては、最低12カ月間の契約期間が設けられており、事前の解約意思表示がない場合自動更新される点や、支払い方法が口座振替のみである点に注意が必要です。
適切なプランを選択し導入することで、情報共有の効率化、業務プロセスの最適化を図ることができます。