電子印鑑GMOサインとは｜特徴・機能・メリット・評判を解説
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- 電子印鑑GMOサインは、立会人型・当事者型、どちらの署名にも対応できる
- 電子印鑑GMOサインは、高い自社開発技術により、低コストで高機能を提供している
- 電子印鑑GMOサインを使用することで、スピーディーでシームレスな業務が実現する
電子印鑑GMOサインとは、あらゆるシーンの署名に対応できる電子契約サービスです。本記事では、電子印鑑GMOサインの強みやできることを知るために、特徴・主な機能、使用するメリットの他、料金体系や評判の総評、導入時の注意点についても解説します。
目次
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電子印鑑GMOサインとは
電子印鑑GMOサインとは、複数の電子署名への対応や機能性の高さで契約業務を効率化できる電子契約サービスです。契約業務にかかりがちな確認や承認のプロセス、書類でのやり取りをオンライン上で一括してできます。
本記事では、電子印鑑GMOサインの機能やメリット、料金体系などを詳しく解説します。契約業務の課題を抱えている場合はぜひ参考にしてみて下さい。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、電子文書に捺印ができるデジタルの印鑑のことです。PDFなどにデータ化された書類に、データ化された印鑑を押します。書類の捺印をタブレットやPCで完結できるため、プリントアウトやスキャンなどの手間を省き業務を簡略化できます。
テレワークの普及などで、印鑑を押すためだけに出社することに疑問を感じる声が広まりました。そのような背景からも、出社せずとも捺印できる電子印鑑が注目されるようになっています。
電子印鑑には、「印影を画像にしたもの」と「印影に識別情報が記録されるもの」の2種類があります。識別情報が記録できるものであれば、いつ・誰が押印したのかわかるため、安全性が高いです。
電子印鑑GMOサインの特徴
電子印鑑GMOサインでは、契約業務の利便性を高める独自の特徴があります。ここでは、電子印鑑GMOサインの特徴を紹介します。
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電子印鑑GMOサインの特徴
様々なシーンの署名に対応できる
GMOサインでは、身元確認の必要性に応じて様々なシーンの署名に対応できる特徴があります。経済産業省の電子契約サービスに関するQ&Aによると、契約の性質や利用者間で必要な身元確認レベルに応じた電子契約サービスを選ぶことが定められています。
電子印鑑GMOサインでは、サービス提供会社が仲介する「立会人型」と、当事者同士が電子署名をする「当事者型」に対応可能です。以下では、それぞれの署名タイプを詳しく解説します。
参考：利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A｜法務省
立会人型とは
立会人型は、電子契約システムが配信したメールを受け取ることで本人確認を行い、契約を締結できるタイプです。メールで簡単に認証できるため、契約相手に負担がかからず締結の完了までスムーズに実施できます。
ただメール認証となると、なりすましのリスクが付きまとう懸念点があります。厳密な本人性を必要とする場合には、セキュリティ面での不安が生じやすいです。
当事者型とは
当事者型は、電子証明書で本人性を担保した上で、当事者同士が直接契約を締結する方法です。電子証明書は電子認証局の厳格な本人確認のもと発行されるため、実印に相当する信用性があると言えます。高い本人性を確保したい場合におすすめです。
ただ、電子証明書を発行できるまでの審査に時間がかかることや、発行にコストがかかるという懸念点もあります。電子証明書には有効期限があるため、都度更新が必要です。信用性の高い捺印をするためには、必要な手間と言えるでしょう。
導入前・導入後も安心できる充実したサポート体制
電子印鑑GMOサインでは、導入前・導入後共に充実したサポートを受けることができます。問い合わせ方法として電話・メール・チャット・問い合わせフォームが選べるため、状況に応じた方法で連絡が可能です。
ヘルプセンターに記載された利用開始の手順を始め、機能別に説明する動画コンテンツや、便利な活用方法を学べるセミナーが用意されているため、マニュアルとして活用できます。
導入に不安がある場合は、到達点に合わせて2つ導入支援プランが用意されているため、必要に応じて利用する選択肢もあります。手厚いフォローが受けられるため、安心して導入できるでしょう。
業務効率向上とコスト削減を同時に実現できる
電子印鑑GMOサインは、業務効率向上とコスト削減を同時に実現できる特徴があります。自社開発によりコストが抑えられ、他社ではオプションや上位プランでなければ利用できない機能も標準搭載されているためです。
標準搭載された機能が充実していることで、業務効率の向上が期待できます。他にも、送信料は他社と比較してほぼ半額で利用できることも特徴です。
また電子印鑑GMOサインは、世界的に多数の電子証明書を発行した実績を持つ、電子認証局GMOグローバルサインと直接提携しています。認定タイムスタンプは時刻認証業務認定事業者が提供するタイムスタンプで、安全性が高いです。
低コストが実現する上に信頼性の高い技術を取り入れていることで、効率化だけではなく安心して契約業務が遂行できるでしょう。
電子印鑑GMOサインの主な機能
電子印鑑GMOサインには、電子印鑑のみではなく契約業務に関わる様々な機能を搭載しています。以下では、電子印鑑GMOサインの主な機能を解説します。
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署名機能
署名機能では、立会人型である「契約印タイプ」と当事者型である「実印タイプ」の2つの方法で契約を締結できます。署名依頼画面はURL化ができるため、メールアドレスを知らない相手や不特定多数と契約が必要な場合に便利です。
スマホアプリからの署名にも対応しているため、場所を問わず業務を進めることができます。また、契約には更新期間がつきものですが、文書ごとにリマインドの通知が設定できる機能があることで、契約の更新などの対応漏れを防ぐことも可能です。
送信機能
送信機能には、文書の一括送信や相手ごとに異なる内容でも一括送信できる「差込文書一括送信」機能があります。依頼メールを紛失した場合でも署名依頼を再送信が可能です。
送信機能の中には、使用頻度の高い文書をテンプレートとして登録したり下書き保存ができたりするため、作成段階でも利便性が高いです。アドレス帳機能には、相手の情報を登録しておくとスムーズな送信に繋がるでしょう。
また、アクセスコード認証により署名画面へのアクセス制限もできるため、セキュリティ上でも安心できます。
権限管理・ガバナンス強化機能
権限管理・ガバナンス強化機能では、従業員の不正や情報漏洩を防ぐことができます。例えば、文書やフォルダごとに閲覧制限をかけたり、アクセスするユーザーごとに操作の権限を設定したりなどです。関係のない部署や従業員が勝手に操作することを防止できます。
また、ユーザーがいつ・どの文書に・どんな処理を行ったかを記録できる操作ログ管理機能もあります。従業員がむやみにシステムを操作することを回避できるでしょう。
文書管理機能
文書管理機能では、文書を管理するフォルダの作成や、必要な文書をすぐに取り出せる文書検索機能などがあります。文書の保存は電子帳簿保存法に対応しているため、自身で期限を気にして管理する必要がありません。
ユーザー管理機能
ユーザー管理機能では、システムにアクセスするユーザーの登録やグループ管理ができます。部署別にグループ化することで管理の利便性が高まります。契約印＆実印プランであれば、人数無制限でユーザー登録が可能です。
ワークフロー機能
ワークフロー機能では、自社ワークフローを設定できます。署名依頼前に上長などの承認作業を入れることもできるので、自社のフローに合わせた方法で契約業務を進めることが可能です。スマホにも対応しているため、場所を問わず承認作業ができます。
オプションでは、外部のワークフローシステムとの連携や承認者の設定できる機能を追加すにも対応しています。承認者を探し出す手間を省けるのもメリットの一つです。
セキュリティ機能
セキュリティ機能では、標準搭載としてワンタイムパスワードを利用した二要素認証で、本人性を高めて契約の締結ができます。
アクセスできるネットワークを制限する「IPアドレス制限」やクライアントがアクセスする端末を制限して本人性を高められる「クライアント認証」など、さらに安全性を確保したい場合に利用できるオプションもあります。
拡張機能
オプションとして利用できる拡張機能では、契約と同時に相手に請求を依頼できる「GMOサインペイメント」や、対面で手書きサインする際に利用できる「GMOサイン対面契約」があります。
拡張機能を使えば、契約業務に付随する他の業務をカバーできるようになります。少ないプロセスで業務を完結できるため、自社の契約業務やフローに合っていれば拡張機能を利用することで利便性が高まるでしょう。
電子印鑑GMOサインを使用するメリット
電子印鑑GMOサインに搭載された機能により、様々なメリットを得ることができます。ここでは、電子印鑑GMOサインを使用するメリットを解説します。
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電子印鑑GMOサインを使用するメリット
スピーディーに契約を進められる
電子印鑑GMOサインでは、時間がかかりがちな契約業務をスピーディに進められるメリットがあります。契約業務の利便性が高まる機能が多く搭載されていることで、業務効率が向上するためです。
契約締結までスピーディーに進むことで取引がスムーズに行うことができ、不備が発生した際にも修正に時間がかかりません。
取引先に負担をかけずに導入できる
電子印鑑GMOサインでは、取引先に負担をかけず電子契約を締結できるメリットがあります。電子契約を結ぶ際、電子契約サービスによっては取引相手にもサービスの加入や費用の負担が発生する場合があります。
立会人型に対応した電子印鑑GMOサインの契約印タイプの締結方法では、相手はアカウント登録しなくても、メールからアクセスして契約の締結が可能です。取引先との関係性を良好に維持できるまま、電子契約サービスを導入できます。
高いセキュリティ技術により安心して利用できる
電子印鑑GMOサインはセキュリティへの取り組みにより、安心して利用できることも大きなメリットの一つです。
多くの情報を取り扱う電子サービスにおいて求められる情報セキュリティやクラウドサービスセキュリティの安全性は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格を満たしています。
他にも、電子商取引認証局監査プログラム（WebTrust）の基準に基づいた電子取引が行われているかの審査や、公的個人認証サービスにおける主務大臣認定を受けるなど、セキュリティ対策に万全な取り組みを行っています。
自社と相手先の機密情報となる文書を扱う場合でも、セキュリティ技術の高い電子印鑑GMOサインであれば安心です。
スマホアプリから電子署名ができる
電子印鑑GMOサインは、スマホアプリからも使用できることで、どこでも署名依頼や署名、ワークフローの承認作業が可能です。そのため、テレワーク中や出張先でもスムーズに契約を締結できるメリットがあります。
スマホには署名依頼が届いた際にプッシュ通知が届くため、必要な作業が即時にわかり、スムーズに契約の締結まで進めることができます。メールのように他のメッセージに埋もれにくく、漏れを防止しやすいです。
様々なサービスと連携できる
電子印鑑GMOサインは幅広い外部サービスとの連携に対応しているため、既存のシステムなどと連携してさらに利便性を高められるメリットがあります。
例えば、リーガルチェックができるサービスと連携すれば、契約締結前の手続きをスムーズに行うことが可能です。システムを連携して必要なフローを一括して実施できれば、作業効率の向上に繋がるでしょう。
基幹システムやワークフローなど、自社の求める機能や既存で使用しているサービスなど、連携できるものを確かめておくことで、より効果を感じやすい使い方ができます。
電子印鑑GMOサインの口コミ・評判
電子印鑑GMOサインの口コミで圧倒的に多いのは「作業効率が上がった」という声でした。電子データでのやり取りであるため、書類の用意や郵送などにかかる手間が省けることにメリットを感じる人が多いです。
またそれに付随して郵送費や封筒代も不要になることで「経費が削減できた」というコメントも多く上がっています。契約業務のプロセスに時間がかからない上にコスト削減に繋がることは、嬉しいポイントです。
一方で「具体的なサポートが欲しい」「メールの場合問い合わせの返答が遅い」など、サポート面を指摘する声がありました。スムーズに運用するためには、説明動画のコンテンツや問い合わせサポートをうまく活用することが求められます。
電子印鑑GMOサインの料金体系
電子印鑑GMOサインの料金プランは、有料の「契約印＆実印プラン」と無料の「お試しフリープラン」の2つです。契約印＆実印プランが基本で、ニーズに合わせて有料のオプションパックや拡張機能を追加していくような利用方法になります。
オプションパックにはガバナンス強化に有効な「セキュリティ・内部統制パック」、本人性を高められる「本人確認パック」、「契約レビューパック」などがあります。必要に応じて検討してみましょう。
お試しフリープランは操作手順や実際の契約締結などを試すことができます。導入する際に自社との相性を見極めたい場合に便利なプランです。本格的に導入する前に利用し、難しい点を解消しておくためにも役立ちます。
| お試しフリープラン | 契約印＆実印プラン | |
|---|---|---|
| 月額基本料 | ￥0 | ￥9,680（税込み） |
| ユーザー数 | 1 | 無制限 |
| 署名方法 | 契約印タイプ（立会人型） | 契約印タイプ（立会人型） 実印タイプ（当事者型） マイナンバー実印（オプション） |
| 送信料 | 0円 | 契約印タイプ…110円／件 実印タイプ…330円／件 |
| 電子証明書 | ー | 1枚目 無料 2枚目以降￥8,800／枚／年 |
電子印鑑GMOサインを使用する際の注意点
電子印鑑GMOサインを使用する上で注意したいことは、画面操作が難しい可能性があることが挙げられます。機能が豊富であるために直感的な操作が難しかったり、覚えるのに時間がかかったりするためです。
ただし、お試しフリープランから運用を始めたり、導入前のサポートを受けたりすることで、疑問点や難しい点を払拭しやすく、スムーズな運用に繋げることができます。また、機能の動画やセミナーなど、無料で活用できるコンテンツも豊富です。
電子印鑑GMOサインでは、使用方法の浸透や定着までを目的に合わせて個別に導入サポートを受けることができます。不安な点がある場合は、導入前のサポートやお試しフリープランを活用しましょう。
電子印鑑GMOサインの導入の流れ
電子印鑑GMOサインはお試しフリープランから始めることができます。公式HPの「お申し込みフォーム入力」からアクセスし、必要事項を入力して申し込みます。件名「アカウント発行のお知らせ」のメールを受け取ったらアカウントにログインするという流れです。
契約印＆実印プランは、公式HPよりメールアドレスを登録して件名「アカウント登録のご案内」のメールを受け取ります。メール内のボタンよりアカウント登録ページにアクセスし、手続きを進めます。
フォームに必要事項を入力して申し込むと、件名「アカウント登録」のメールが届きます。メールの内容をもとにログインして、アカウント登録が完了です。契約印＆実印プランは、その後にユーザー登録やロール設定などのプロセスが発生します。
まとめ
電子印鑑GMOサインは、複数の署名に対応した機能性や万全なセキュリティ対策に強みを持つ電子契約サービスです。契約業務にかかりがちな手間を簡略化し、作業効率が上がる上に安全性の高い電子契約を締結できます。
また、メール・電話・チャットなど様々な問い合わせ方法に対応でき、自社に合った方法でサポートを受けられることも魅力です。
無料で利用できるお試しフリープランも用意されているため、自社との相性を見極めたり不明点を解消したりなど、本運用に向けて不安要素を減らすこともできます。申し込みの場合は、公式HPのお申し込みフォームに必要事項を入力しましょう。
契約業務の効率化には、安全かつ多機能で業務効率化に繋がる、電子印鑑GMOサインがおすすめです。