DocYouとは｜主な機能や特徴・導入するメリット・料金体系を解説
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- DocYouでは、複数企業の多様な取引書類を1つのプラットフォームで相互連携できる
- ドキュメント管理の併用で、別システムの各種ドキュメントの一元管理が実現できる
- シンプルで操作しやすく、基盤システムとの連携で幅広い企業間取引業務への活用が可能
DocYouとは、企業間の帳票配信・電子契約、書面に基づいた合意形成を実現できる電子契約・電子取引サービスです。JIIMA認証・電子帳簿保存法に対応しています。本記事では、DocYouの特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。
目次
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DocYouとは
DocYouは、企業間の取引書類業務を一元管理し、効率的な取引プロセスを提供するクラウドサービスです。電子契約や書類配信、ドキュメント管理など多岐にわたる機能が1つのプラットフォーム上で統合され、複数の企業が効果的に連携できる環境を提供しています。
企業が保有する基幹システムとの連携を通じて、部門単位からエンタープライズ全体まで包括的な取引業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）を促進します。
DocYouは、電子契約や電子取引においてシームレスな取引プロセスを実現し、企業の業務を効率的にサポートします。
DocYouの特徴
DocYouは電子契約、書類配信、ドキュメント管理といった幅広い機能を包括的に提供し、ビジネスプロセスの効率を向上させます。ここでは、DocYouの特徴について解説します。
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DocYouの特徴
1つのプラットフォームで相互連携
DocYouの特徴の一つは、複数企業にまたがる企業間取引を1つのプラットフォームで相互連携できることです。従来の取引では相手先ごとに異なるプラットフォームを使用することが一般的でしたが、DocYouを利用することでそのような使い分けの必要がなくなります。
送受信した書類は一元的に管理され、組織全体でスムーズに情報を共有できます。これにより、企業間の取引プロセスが効率化され、取引先との連携がより簡単になります。
企業間取引をすべてペーパーレス化
DocYouは電子契約だけでなく、企業間取引をまるごとペーパーレス化します。電子契約や電子取引、書類配信、ドキュメント管理など、企業間取引の様々なパターンに必要な書類業務を効率的にサポートします。
これにより、見積依頼・見積回答、注文・注文請書などの双方向送受信、請求書の一括配信など、多岐にわたる業務がペーパーレスで行え、煩雑なプロセスの簡略化やコスト削減が実現できます。
エンタープライズレベルで統合管理
DocYouは、エンタープライズレベルで企業間取引を統合管理できます。マルチアカウント機能や相手先組織を指定した送受信機能を活用することで、エンタープライズレベルでの取引書類の共有と管理が円滑に行えます。
多数の取引先とのやり取りや大量の配信が発生する場合でも、注文書や請求書などの書類をシステム連携を含めて効果的に処理できます。DocYouは個人との送受信にも対応し、広範な利用状況に適しています。
DocYouの主な機能
DocYouは、企業間取引のさまざまなニーズに対応する豊富な機能を提供しています。ここでは、DocYouの主な機能について解説します。
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ダッシュボード
ダッシュボード機能は、ビジネスプロセスの効率向上とタスクの効果的な管理が可能です。未処理の取引に関して、送信および受信の双方が回答希望日の古い順に整理され、視覚的に分かりやすく表示されます。
この機能により、優先順位の高い取引や緊急の対応が素早く把握でき、業務の進捗管理が容易になります。取引状況が直感的にわかるため、ユーザーはスムーズな業務フローを確保できます。
書類検索
書類検索機能は、取引先名や送信日、承認日、取引金額など、20以上の項目を自由に組み合わせて書類を検索できます。取引先名や承認日など、ビジネスにおいて重要な要素を組み合わせて検索することで、特定の取引や書類の詳細な情報に瞬時にアクセスできます。
また、取引金額や取引日などの数値項目も検索対象となり、これによって財務や取引の履歴に関するデータも簡単に探し出せます。ユーザーは大量の書類の中から必要な情報を迅速に見つけることができ、スムーズな情報アクセスが実現されます。
書類整理
書類整理機能は、書類に対して自由に分類用のインデックスタグを設定できます。この機能を活用することで、書類に関する情報共有や管理を行うための目印として利用することができます。
また、類似した書類をまとめてファイリングし、効率的に管理するための手段としても活用できます。
テンプレート登録
テンプレート登録機能は、同じ種類の取引書類を何度もゼロから作成する手間を大幅に軽減できます。この機能を活用することで、単に書類を設定しておくだけでなく、取引先によって変更される可能性のある入力箇所を事前に指定しておくことができます。
これにより、取引書類の作成プロセスを柔軟かつ効率的にカスタマイズできます。ユーザーは簡単にカスタマイズされた取引書類を作成し、迅速に取引プロセスを進めることができます。
承認依頼メール
承認依頼メール機能は、書類ごとに柔軟に設定が可能であり、必要なタイミングで必要な関係者に対して承認依頼の通知メールを送信する機能です。この機能により、効率的で迅速な承認プロセスを構築することができます。
通知メールは特に重要な契約や取引に対して、特定の人物や部門に承認を依頼するために利用されます。通常、一般ユーザーは通知メールを受け取らないように設定されていることがありますが、承認が必要な場合にはその都度通知メールを送信できます。
これにより、ビジネスニーズに合わせて適切な通知が送信され、スムーズな取引プロセスが確立されます。
一括ダウンロード
一括ダウンロード機能は、検索結果画面で表示されている書類を一括でダウンロードでき、PDFまたはCSV形式を選択することができます。PDF形式を選択する場合、選択した書類がまとめてzipファイルとしてダウンロードされます。
この際、書類に添付されているファイルも含めて一括でダウンロードできます。一方で、CSV形式を選択すると、検索条件や結果の一覧に表示されている各項目が表形式でまとめられてダウンロードされます。
一括ダウンロード機能によって、大量の書類やデータに対しても効率的かつ簡単にアクセスできます。
マルチアカウント
マルチアカウント機能は各部門ごとにアカウントを分けることで、それぞれの部門担当者が確認できる書類の範囲を制限することができます。この機能により、各部門は自らの業務に必要な情報にフォーカスでき、業務効率を向上させることが可能です。
同時に、閲覧や承認してはいけない情報の漏えいを防ぐこともできます。また、管理者や監査者、兼務者などの役職のユーザーに対しては、各部門アカウントを横断して書類を確認できるよう、アカウントの切り替えができます。
マルチアカウント機能により、異なる部門間での情報共有や統制が円滑に行え、全体の業務フローがスムーズに進行します。
DocYouを導入するメリット
DocYouは業務プロセスを大幅に効率化し、情報共有や統制を強化することで、取引先とのコミュニケーションをスムーズにし、効果的な企業間取引を実現します。ここでは、DocYouを導入するメリットについて解説します。
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DocYouを導入するメリット
シンプルで直感的に操作できる
DocYouは、シンプルで直感的な操作性の高いシステムです。契約書の準備から締結、書類の管理まで、ユーザーは簡単な操作でこれらの作業を迅速に完了できます。
オリジナルテンプレートの作成も用途に応じて柔軟に行え、契約手続きを一層効率的に進めることができます。直観的な操作感は、さまざまな機能を容易に利用でき、使いやすさを実感できます。
契約書作成のコストを大幅に削減
DocYouを導入するメリットの一つは、契約書作成におけるコスト削減です。電子契約の導入により、従来の書面で契約書を作成する際にかかっていたさまざまなコストを大幅に抑えることができます。
クラウド上でデータを受け渡すため、従来の郵送に伴う費用だけでなく、印刷や保管に関わるコストも不要になります。これにより、企業は効率的かつ経済的な契約書作成プロセスを確立し、総合的な業務コストを削減することができます。
コンプライアンスの強化に繋がる
DocYouを導入することで、コンプライアンスの強化につながります。電子契約への切り替えにより、従来の原本用紙を使用した契約書作成や保管に伴うさまざまなリスクを効果的に解消できます。
まず、電子契約ではタイムスタンプを活用して契約後の改ざんを防ぎます。電子データは不正アクセスや改ざんのリスクを大幅に軽減し、契約の信頼性を向上させます。これにより、契約書の正確性と信頼性を確保し、法的なコンプライアンスを強化できます。
さらに、クラウド上に契約書類を保管することで、人為的な管理ミスによる保管漏れを防止できます。クラウド上ではセキュアなデータ管理が行われ、アクセス権やバックアップの取得が容易です。
DocYouの電子契約は従来の手法に比べて高い安全性を提供し、企業がコンプライアンスを強化する手段となります。
基盤システムとの連携で効率化
DocYouは基幹システムとの連携が可能であり、これにより業務プロセスのさらなる効率化が期待できます。DocYouは主要な基盤システムとのデータ連携が可能です。これにより、送信作業は基幹システム側の操作だけで完結でき、作業の複雑さを大幅に軽減できます。
また、DocYouはさまざまなインターフェースにも対応しており、基幹システム以外の多様なシステムとも連携が可能です。異なるシステム間でのデータの一元管理が実現され、情報の断片化や重複入力などを防ぐことができます。
他システムと連携し企業のシステムを一元化することで、業務プロセスの迅速化と生産性の向上が図られ、企業の競争力を強化します。
幅広い企業間取引業務へ活用可能
DocYouはPDF以外にExcelやCSVなど、多岐にわたる形式のファイルに対応し、企業間取引業務の幅広いニーズに応えることができます。この柔軟性により、請求書や見積もり、契約書など、さまざまな取引書類をPDFだけでなく、適切な形式で送受信できます。
これにより、企業は各業務ニーズに合わせて柔軟かつ効率的に取引を進めることができ、業務プロセスの合理化とスムーズな情報共有が実現します。DocYouは企業の業務効率向上に貢献し、幅広い企業間取引業務の合理化と円滑な遂行を支援します。
国との契約の記名押印で利用可能
DocYouはグレーゾーン解消制度を活用し、国や地方公共団体との契約においても安心して利用できます。この制度を通じて、国や地方公共団体との契約における記名押印に代わる電子契約が認められています。
電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているため、取引先との法令順守を確保しつつ業務効率を向上させることができます。 また、DocYouは電子取引ソフト法的要件認証であるJIIMA認証を取得しています。
これにより、法的な要件をクリアした信頼性の高い電子契約サービスとして、国との契約から取引先との連携まで安全かつ効率的なビジネスプロセスをサポートします。
DocYouの口コミ・評価
DocYouのプラットフォームは、利用者からの口コミから見ても非常に高い評価を受けています。「大幅な業務効率化が実現した」と好評されており、特に繁雑な業務プロセスをシンプルかつ効率的に処理できるため、業務の生産性向上につながっています。
また、「ユーザーに寄り添ったサポート体制が整っている」との評価もあります。利用者が抱える課題や疑問に対して、迅速で的確なサポートが提供され、ユーザーエクスペリエンスの向上に貢献しています。
DocYouのサービスは「直感的で使いやすい」という口コミもあります。ユーザーが複雑な操作や学習コストをかけることなく、サービスをスムーズに利用できます。DocYouは、柔軟で効果的なシステムを提供し、ビジネス環境において高い信頼性を築いています。
DocYouの料金体系
DocYouの料金体系は、３つのプランに分かれています。まずは、プラットフォームを試してみるための無料トライアルプランが提供されています。ユーザーは電子契約の基本機能を実際に体験し、プラットフォームの使い勝手を評価できます。
スタンダードプランは、基本的な機能が利用できる有料プランです。このプランでは、一般的な電子契約に必要な機能が含まれており、中規模の利用者に適しています。月額の固定料金がかかりますが、基本的なニーズに応える十分な機能が含まれています。
エンタープライズプランは月の利用数が多いビジネスや、より高度な機能を必要とする企業向けのプランです。トライアルやスタンダードよりも進化した機能が提供され、企業の要求に対応できるようになっています。
なお、送信料については、タイムスタンプの有・無によって追加費用が発生します。DocYouの料金体系は、3つのプランによりユーザーの多様なニーズに対応しています。
| プラン | トライアル | スタンダード | エンタープライズ |
| 基本料/月 | 0円 | 20,000円 | 30,000円 |
| 送信料/通 | 0円 | 200円 | 5,000円/50通 |
| 保管料 | 0円 | 1,000円/1GB | 1,000円/1GB |
※価格はすべて税抜き
参考：料金プラン
DocYouの導入の流れ
ここでは、DocYouの導入の流れについて解説します。以下の基本的なステップに従ってスムーズに導入を行いましょう。
STEP.1 Webサイトからのお申し込み
DocYouの公式Webサイトから利用を申し込みます。取引先からのご招待がある場合は、招待元の情報を事前にご準備いただく必要があります。
STEP.2 利用規約への同意
申し込み後、利用開始に関する通知メールが届きます。そのメール内のURLを開き、利用規約に同意します。
STEP.3 パスワード設定
パスワードを設定することで、認証コードを入力してログインできるようになります。セキュリティを重視したアカウントの保護が可能です。
STEP.4 通知書に同意
「DocYou利用申込内容 確認通知書」を確認し、書類に同意します。このステップで基本的な設定が完了します。 以上のステップを経て、DocYouの利用が開始されます。
なお、導入前に資料ダウンロードや無料トライアルを通じて、サービスの特長や使い勝手を事前に確認することが可能です。これにより、お客様のニーズに最適なプランの選択やスムーズな導入が行えます。
DocYouを導入する際の注意点
DocYouを導入する際には、いくつかの注意点に留意しましょう。まずトライアル期間では月に送付できる書類が10通までと制限されています。実際の業務ニーズと照らし合わせて検討しましょう。
また、DocYouの支払い体系において、料金プランでは、請求書払いと月ごとの精算が選択できますが、一括払いのオプションは提供されていません。これを踏まえ、予算や支払い体系に合わせて申し込みを進めましょう。
なお、DocYouは電子契約・電子取引システムとして、法的要件を充足しています。このため、法的な観点からも信頼性が高く、安心して利用できます。以上の注意点やメリットを踏まえ、DocYouをスムーズに導入しましょう。
まとめ
DocYouは、電子契約・電子取引サービスで、異なる企業間の取引書類を一元管理し、相互に連携するためのシステムです。このサービスの特徴として、まず一元管理と相互連携が可能で、異なる企業間で発生する取引書類を統合的に管理できます。
これにより、複数企業が関与するビジネスプロセスを円滑に進めることができます。また、ペーパーレス化のコンセプトに基づいており、電子契約だけでなく、電子取引、書類配信、ドキュメント管理など、企業間のあらゆる業務をデジタル化します。
エンタープライズレベルの要件に対応しており、高度な統合管理が可能です。企業が大規模で複雑な取引を行う際にも、シームレスな運用が実現できます。DocYouは、効率的で先進的なビジネスプロセスの実現をサポートします。