かんたん電子契約 for クラウドとは｜主な機能や特徴、料金体系を解説
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- かんたん電子契約 for クラウドでは、他サービスで付与されたタイムスタンプも保管可能
- 登録アカウント数に制限がなく、一定料金で社員全員が利用できるのが魅力
- 権限管理や多要素認証といった機能も搭載しており、コンプライアンス強化に繋がる
かんたん電子契約 for クラウドは、Web上で電子的に契約締結を行い、電子帳簿保存法に対応して契約書の保存・閲覧ができるクラウドサービスです。本記事では、かんたん電子契約 for クラウドの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、料金体系を解説します。
目次
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かんたん電子契約 for クラウドとは
かんたん電子契約 for クラウドは、クラウドタイプの電子契約サービスです。電子保管も可能で、電子帳簿保存法にも対応している便利なシステムとなっています。
シンプルな操作法のため、誰でも簡単に書類のアップロードができ、Web上で簡単に操作が完了します。
かんたん電子契約 for クラウドを提供するセイコーソリューションズは、20年以上のデータの信頼性担保に向けたビジネスの実績があります。総務大臣による時刻認証業務認定を取得するなど、日本のトラストサービスを牽引し続けています。
かんたん電子契約 for クラウドは、これらの信頼性を活かして、手軽に社内のペーパーレス化の促進を図ることができます。
かんたん電子契約 for クラウドの特徴
かんたん電子契約 for クラウドは操作性の高さだけでなく管理者にとっても便利な機能を多数搭載しています。また、従業員が多い企業でも導入しやすいサービスなどもあります。ここでは、かんたん電子契約 for クラウドの主な特徴について詳しく解説します。
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かんたん電子契約 for クラウドの特徴
対象データの検証・タイムスタンプの延長ができる
かんたん電子契約 for クラウドは、対象データの検証やタイムスタンプの延長などができる特徴があります。従来では電子署名やタイムスタンプの検証・延長などは、各サービスで確認や延長などをする必要がありました。
しかし、かんたん電子契約 for クラウドは各社のサービスでそれぞれ書類管理を行う必要がなく、システム一つで一元管理ができるメリットがあります。また、一定の評価検証を行った他社のタイムスタンプなども、永続的にデータ保全の支援を行ってくれます。
延長に使用されているタイムスタンプサービスは、総務大臣の認定済みで信頼性の高さを重視する企業にもおすすめです。
だれでも素早く簡単にアップロードできる
かんたん電子契約 for クラウドは操作画面が大変わかりやすく、誰でも素早くかつ簡単にアップロードできる点も特徴的です。操作は全てWebブラウザ上で行えるため、事前に特別な設定の必要がありません。
専門的な知識や労力も必要なく、誰でも簡単に電子化を実現するシステムです。データをアップロードする際は、かんたん電子契約 for クラウドにアクセスして、必要事項を入力してファイルをアップロードするだけです。所要時間は約1分という短時間で完了します。
月額10,000円でアカウント数無制限
かんたん電子契約 for クラウドはアカウント数が無制限となっているため、従業員が多い大企業でも十分活用ができます。基本料金は、1企業に対して月額10,000円で利用可能です。
また、その他にかかる毎月の料金は、書類を利用する状況ごとに発生する仕組みとなっています。そのため、月々のコストを抑えて運用することができ、コストパフォーマンスにも優れています。
かんたん電子契約 for クラウドの主な機能
かんたん電子契約 for クラウドには豊富で使いやすい機能が数多く搭載されています。クラウドタイプの電子契約システムを導入する際には、自社に必要な機能が使えるかどうかが大事なポイントになります。
ここでは、かんたん電子契約 for クラウドに搭載されている主な機能を7項目に分けてご紹介します。
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かんたん電子契約 for クラウドの主な機能
各社タイムスタンプ・電子署名一括検証
かんたん電子契約 for クラウドでは、かんたん電子契約 for クラウドだけではなく、他社サービスで電子署名やタイムスタンプが付与されたPDFも一括検証できる機能を備えています。
これにより、今まで各社のサービスにアクセスしてチェック・管理していた手間や時間を省くことができます。業務時間を大幅に短縮できるようになり、フローの自動化を実現することで、さらなる業務の効率化が期待できます。
ファイル保管
ファイル保管機能とは、クラウド上に各種データを保管する機能を指します。かんたん電子契約 for クラウドのファイル保管機能は、紙の契約書のスキャンデータや締結済みの契約書などの保管が可能です。
また、電子帳簿保存法などさまざまな要件を満たす各種書類の保存にも対応しています。電子帳簿保存法とは、「一定の要件で電子データによる保存・電子で授受した取引情報の保存義務」のことです。
さらに、APIやEDIで接続し電子請求書の電子配信なども可能で、業務の効率化が期待できます。
三者間契約
かんたん電子契約 for クラウドは、三者間契約にも対応したクラウド型の電子契約サービスです。契約者は最大で30人まで電子署名の付与が可能です。
この機能は、多くの従業員と電子契約を交わす必要がある場合など、複数の契約当事者が存在する契約書の発行を行う場合に大変便利です。たとえば、取締役会などの会議の議事録用としても適しています。
事業者(立会い)型署名
事業者(立会型)署名とは、事業者が電子契約サービスを通して電子署名を付与する電子署名で、事業者署名型とも呼ばれています。電子契約締結を行う際には、サービス提供者が契約締結の立会い人という立場になることから、事業者(立会い)型署名と呼ばれています。
かんたん電子契約 for クラウドは、この事業者(立会い)型署名ができる機能を搭載しています。タイムスタンプとサービス事業者AATL証明書による電子署名のほか、署名依頼者情報を追加することができます。
契約ステータス確認
かんたん電子契約 for クラウドは、現在の契約ステータスを確認できる機能も備えています。電子で申請した契約の状態が確認でき、「承認済み」や「締結待ち」「否認済み」などの契約の各ステータスが画面上で簡単に確認できるようになっています。
複数の契約を一括して管理する企業などは、各契約の現在の状況を把握する必要があります。かんたん電子契約 for クラウドを導入すると、素早く現在の契約ステータスを確認して管理することが可能になります。
アカウント管理
かんたん電子契約 for クラウドは、アカウント管理に関する便利な機能も搭載しています。同一組織内や部署内のアカウントをグループ登録して、管理することができ、特に大人数の従業員がいる企業では大変便利です。
また、各種電子データをグループ内で閲覧できるように権限を付与したり、必要な従業員に対してシステムが利用できるように権限を与える機能なども搭載しています。
承認ルート設定
かんたん電子契約 for クラウドは、承認ルートを設定できる機能も備えられています。電子で承認を行う際の承認ルートの設定ができるだけでなく、署名を依頼する前の社内承認の設定などができる機能も搭載しています。
この機能は、送信側のワークフローを設定することで使用できます。
かんたん電子契約 for クラウドを導入するメリット
かんたん電子契約 for クラウドは、導入することでさまざまなメリットを実感できます。ここでは、かんたん電子契約 for クラウドを取り入れることで得られるメリットを5項目に分けて解説していきます。
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かんたん電子契約 for クラウドを導入するメリット
信頼性が高く安心して利用できる
電子契約システムを導入する上で重視したいことの一つが信頼性の高さです。かんたん電子契約 for クラウドは豊富な機能を備え、安全で確実に使えるシステムである点が魅力の一つです。
そのため、業界内でのシェア率・導入実績・実績年数という3つの観点からも高い信頼を獲得しています。リモートワークの拡大と定着により、企業ではタイムスタンプの需要がますます高まっています。
従来の紙ベースの印鑑や署名を脱し、電子契約やタイムスタンプの需要も年々増えてきています。かんたん電子契約 for クラウドを提供するセイコーソリューションズの発行件数は、国内シェアが65%(2億4,000万件)と非常に高いシェア率を誇っています。
また、セイコーのトラストサービスはシェア率や導入実績だけでなく、20年以上という長年の実績も魅力です。
さらに、総務大臣認定の時刻認証業務(タイムスタンプサービス)認定を取得したり、企業内で正当性を担保するeシールなどを提供したりなど、国内のトラストサービスをリードしています。
書類保管の負担とコストを削減
かんたん電子契約 for クラウドは、相手側もアカウントを登録することで、受信した契約書を自動的に保管できるというメリットもあります。契約した両者で契約書の共有や閲覧ができ、各自で書類をダウンロードすることも可能です。
また、電子化することで書類を保管するためのスペースの確保が不要となり、業務負担の軽減にも繋がります。さらに、今まで発生していた書類保管のためのコストの削減も期待できます。
かんたん電子契約 for クラウドは、近年さらに増大している在宅ワークにも対応しています。従業員は出社せずに、自宅や外出先から電子化された書類を常時確認できるため、利用者が便利になるだけでなく業務の効率化にもつながります。
契約業務の効率化を実現
企業がかんたん電子契約 for クラウドを導入することで、書類管理の電子化を実現させ、業務時間の大幅な短縮が可能になります。従来、捺印をするために紙ベースで処理していた時間は、メールでの送付に代替されます。
そのため、システム導入後は手間のかかる作業を削減し、コア業務により集中できるようになったり、各業務のフロー化や自動化の実現により、業務の効率化を図ったりすることができます。
また、SMS送信や署名完了などをメールで送信したり、依頼メールの再送信もできる機能を活用すると、さらに業務を効果的に進めることができます。
コンプライアンス強化につながる
かんたん電子契約 for クラウドを導入すると、全ての契約書類をデータベース上に登録することができ、登録後は契約書などを簡単に検索可能です。また、権限の管理やワンタイムパスワード、操作記録、証跡ログなどの機能も搭載されています。
さらに、かんたん電子契約 for クラウドは権限管理を使うことで、特定の人のみ閲覧できるような設定も可能です。これらの豊富な機能によって、企業のコンプライアンスの強化にもつながります。
様々な書類の電子保管にまとめて対応
かんたん電子契約 for クラウドは、NDA（秘密保持契約書）や雇用契約書など、さまざまな種類の書類をまとめて電子保管することができる点も大きなメリットです。各取引先との電子契約締結や、取締役会の議事録への捺印業務を電子化する機能なども備えています。
かんたん電子契約 for クラウド一つで、社内で必要な電子書類をまとめて一括保管することができます。また、かんたん電子契約 for クラウドは「電子帳簿保存法」にも対応しています。
そのため、電子帳簿保存法で定められたさまざまな書類の保管方法に対応しており、企業は対応に迷わずに書類を保管することが可能です。
かんたん電子契約 for クラウドの料金体系
かんたん電子契約 for クラウドの種類は、1ヶ月間無料で利用できるお試し版と、ビジネス版Ⅱがあります。
無料のお試し版は月額料金と登録料金・電子契約送信料・ファイル保管料などが無料で使えますが、1アカウント(ユーザ)のみ利用可能となっています。また、ファイルの保管は10ファイルまでという制限もあります。
ビジネス版Ⅱは月額で税込11,000円で利用できます。年間での契約となっており、初回の契約時に12ヶ月分支払う仕組みです。オプション料金については相談が必要となるため、自社に必要なオプション機能を選んで契約しましょう。
| 無料お試し版 | ビジネス版Ⅱ | |
|---|---|---|
| 月額利用料 | 0円 | 10,000円（税込11,000円） |
| 登録料金(タイムスタンプ付与含む1ファイル) | 0円 | 20円 |
| 電子契約送信(1契約当たり) | 0円 | 100円 |
| 保管ファイルの送信(1ファイつ当たり) | 0円 | 10円 |
| SMS送信 | – | 30円 |
かんたん電子契約 for クラウドの導入の流れ
かんたん電子契約 for クラウドの導入を検討している場合、まずは公式サイトから資料をダウンロードしましょう。無料のトライアルの利用もでき、導入時には問い合わせが必要です。
無料トライアルを活用し、導入を決定した際は、公式サイトの管理画面からPDF形式の契約書をアップロードします。次に送付先を指定し、契約締結用のURLをメールで送信します。その後、送られてくるメールのURLから契約画面へアクセスします。
画面上の流れに沿って操作して進めていくだけで、契約が締結し完了となります。全てWeb上で完了するので、手軽に申し込むことができます。
かんたん電子契約 for クラウドを導入する際の注意点
かんたん電子契約 for クラウドを自社に導入する際には、留意しておくべき注意点がいくつかあります。まず最初に体験版を利用する場合、1アカウントだけ利用可能な点が挙げられます。
この体験版は通常の契約サービスとは違い、「API連携」「アカウント管理機能」」「（契約時）承認フロー」「部署管理」などの機能は利用不可となっています。もし、契約前に使用したいときには別途問合せをする必要があります。
また、各デバイスのOSについてはWindows10以上に対応していて、推奨ブラウザはGoogle Chromeとなっています。支払い方法は、請求書払いもしくはクレジットカード払いに対応しています。
契約後に関しては、登録料金（保管費用）には10年分の保管料金とタイムスタンプの費用が含まれています。もし、10年以上の保管が必要な場合は、20円の追加の保管費用が掛かる点も考慮して導入をしましょう。なお、保管期限の上限はありません。
まとめ
かんたん電子契約 for クラウドは全てWeb上で電子契約締結が行え、契約書の保存や閲覧などが可能なクラウドサービスです。電子帳簿保存法にも対応しているため、安心して書類を保管することができます。
かんたん電子契約 for クラウドには、さまざまな便利な機能が搭載されています。たとえば、他社のサービスで既に付与されたタイムスタンプの保管や、多要素認証や権限の設定管理などが可能です。
また、ビジネス版Ⅱでは、登録できるアカウント数に制限がありません。月額の一定料金で全社員が利用できる点も魅力です。かんたん電子契約 for クラウドを活用すると、コンプライアンス強化にもつながるメリットがあります。