Spendia

Spendiaとは、スマートデバイスのみで経費精算業務を完結させることを目指して設計された経費精算システムです。あらゆる業種・業態の特有要件に対応しています。本記事では、Spendiaの特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、注意点などを解説します。

目次

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1. Spendiaとは
2. Spendiaの特徴
3. Spendiaの主な機能
4. Spendiaを導入するメリット
5. Spendiaの口コミ・評価
6. Spendiaを導入する際の注意点
7. まとめ

Spendiaとは

Spendiaは大手企業の経費精算業務を一元化し、日本企業に特化した次世代の経費精算システムです。企業の特有な要件に柔軟に対応し、経費精算業務を効果的にサポートします。

日本のあらゆる業種・業態における独自の要件を考慮し、システムをフィットさせることで、企業の経費管理を効率的かつ効果的にサポートします。

Spendiaの特徴

Spendiaは企業の個別要件にマッチするよう調整され、経費精算業務を円滑かつ効率的に進めることができます。ここでは、Spendiaの特徴について解説します。

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スマートフォンでも簡単操作で使いやすい

Spendiaは、ユーザーが簡単かつ直感的に機能を利用できるように設計されており、スマートフォン上での操作も簡単です。ユーザーは、最小限のマニュアルや説明会のみでシステムをスムーズに活用できるため、利用者の負担が軽減されます。

これにより、従業員は移動中や外出先などで発生した経費を即座に入力し、精算することができます。いつでもどこからでもアクセス可能なため、業務の効率向上につながります。

スマートフォンでの簡単操作はSpendiaの利便性をさらに高め、ユーザーエクスペリエンスを向上させます。

自社の要件に合わせた柔軟な設定を実現

Spendiaは設定が柔軟で、カスタマイズ性の高いシステムです。SaaSでありながら、顧客の固有のニーズを設定できます。

従来のSaaS製品では、カスタマイズにはコマンド入力や専門知識が必要な場合がありますが、Spendiaはそれらが一切不要です。ユーザーは直感的でユーザーフレンドリーなインターフェースを通じて、簡単かつ効率的に設定を行うことができます。 

レイアウトやワークフローにおいても同様で、自由度が高く、企業独自のプロセスやビジネスフローに合わせて独自の設定を実現できます。Spendiaの柔軟なカスタマイズ性は、多様な企業のニーズに適応し、スムーズな経費精算プロセスを提供します。

電子帳簿保存法とインボイス制度に対応

Spendiaは電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しており、これらの法令や制度を遵守できます。電子帳簿保存法に対応することで、経費データや請求書などの情報を電子形式で保管し、法令の規定に準拠することが可能です。

また、インボイス制度に対応していることで、請求書の電子データを標準化された形式で送受信できます。これにより、企業は紙の請求書の発行や保管から解放され、デジタルなプロセスによって業務の効率向上が図れます。

Spendiaが電子帳簿保存法とインボイス制度に対応することで、企業は合法的かつ効果的な経費精算業務を実現できます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：令和5年4月 インボイス制度に関する改正について｜国税庁

Spendiaの主な機能

Spendiaは、豊富な機能により経費精算業務を効率的に管理します。ここでは、Spendiaの主な機能について解説します。

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スマートフォン対応

Spendiaは、スマートフォン対応で行える機能が充実しています。主な機能として、スマートログイン機能では生体認証（顔・指紋）を活用して、手間なくログインが可能です。

また、領収書AI-OCR自動入力機能により、スマートフォンのカメラで領収書を撮影することで自動的にデータ入力と費目の判定を行い、スピーディーで正確な経費精算が実現されます。

領収書のQRコード承認機能も導入され、経理担当者はスマートフォンからQRコードを読み取り、即座に承認作業を行えます。Spendiaはスマートデバイスのみでの操作を前提に設計され、高いユーザーエクスペリエンスを提供します。

入力サポート機能

Spendiaは経費精算におけるさまざまな入力サポート機能を提供し、これにより精算申請に要する時間とストレスを軽減します。

例えば領収書AI-OCR自動入力機能では、スマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで、データ入力および費目の自動判定が行われます。これにより、手間をかけずに素早く経費精算が可能となります。

入力サポート機能により精算業務の効率が向上し、ユーザーはより中核的な業務に集中できるようになります。

グループ管理機能

グループ管理機能は、グローバルかつグループでの運用管理を効率化します。テナント管理では、元帳、法人、会社、部門の4つの単位で構成され、企業ごとのグループ会社での利用要件に柔軟に対応します。

グループ共通の設定で運用することで、低コスト・短期間でのグループ展開導入、高いガバナンス、拡張性を確保します。コストセンター管理では、階層構造でコストセンターを管理でき、プロジェクトや製品カテゴリごとの予算・実績の把握が可能です。

多言語・多通貨にも対応しており、グローバルな環境での利用が可能です。言語や通貨の違いによるコミュニケーションや取引の障壁を最小限に抑え、グループ全体での円滑な経費精算が実現されます。

汎用ワークフロー・UI設定

汎用ワークフロー・UI設定機能は、SaaSでありながら企業固有の経費規程やポリシーなどの要件を最大限に再現できるよう設計されています。

この機能を使用することで、ノンプログラミングでスピーディーにカスタマイズでき、都度ベンダーに依頼する手間を省いて、ドラッグアンドドロップベースで簡単に設定を変更できます。

汎用ワークフロー機能は、経費精算以外の業務や用途にも柔軟に対応します。例えば、稟議や押印申請など、申請用途に合わせて項目名や表示スタイルを直観的に操作できます。

明細のレイアウトや承認ルート、メール通知など、さまざまな設定が可能であり、Spendiaを利用して業務プロセス全体を効率的に最適化できます。

規程違反チェック機能

Spendiaの規程違反チェック機能は、顧客の要件に応じて柔軟に細かくチェック要件を設定できます。これにより、社内の規定に反する経費申請を検知し、ブロックやエラーを表示することができます。

この機能を活用することで、不正行為を未然に防ぎ、ガバナンスを強化することが可能です。Spendiaは経費精算プロセスにおいて透明性を高め、企業のコンプライアンスを支援します。

コーポレートカード連携

コーポレートカード連携機能は、各カード会社が発行するコーポレートカードの利用明細データを自動的に取り込むサービスです。

この連携により、利用者は手動でのデータ入力作業を省き、正確かつ迅速な経費データの取り込みが実現されます。従って、経費精算プロセスがスムーズかつ合理化され、企業は効率的な業務運用を実現できます。

セキュリティ

SpendiaはスマートフォンのBYOD端末において、情報漏洩への堅固な対策を提供しています。ユーザーのセキュリティを確保するために、SSOや二要素認証などスマートフォンからの情報漏洩を防ぐセキュリティ機能を実装しています。

さらに、第三者評価や認証への準拠を徹底し、セキュリティ監査も実施しています。これにより、システム全体が信頼性の高いセキュリティ対策を備え、ユーザーの機密情報を適切に保護しています。

Spendiaを導入するメリット

Spendiaを導入することで、業務プロセスの迅速化と精度向上が期待できます。ここでは、Spendiaを導入するメリットについて解説します。

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場所を選ばずに経費申請ができる

Spendiaの導入におけるメリットの一つは、スマートフォン対応により場所を選ばずに経費申請ができることです。従業員は、いつでもどこでもスマートフォンを利用して簡単かつ迅速に経費の申請ができます。

これにより、出張先や移動中など、オフィスにいない状況でもリアルタイムで経費データを入力でき、業務プロセスのスピードアップが図られます。Spendiaはビジネスの機動力を高め、組織全体の効率を向上できます。

紙に依存した作業を削減・改善する

Spendiaを導入することでデジタル化が促進し、ペーパーレス化によって紙に依存した作業の削減・改善が期待できます。従来の経費申請プロセスでは、領収書や経費関連の書類が紙媒体で扱われ、それに伴う手作業や物理的なファイリングが必要でした。

Spendiaの導入により、これらの手続きをデジタル化し、業務プロセスを効率的かつ効果的に改善できます。紙に依存した業務プロセスの改善により、企業はスムーズな運用と環境負荷の軽減を実現できます。

立替金の支払いの早期化につながる

Spendiaの導入には、経費精算業務のデジタル化による作業効率の向上が伴い、これが立替金の支払いの早期化につながります。紙ベースの経費申請と承認プロセスは手間と時間がかかり、立替金の処理が遅れることがあります。

Spendiaを利用することで、スマートフォンやウェブを通じて迅速で効率的な経費申請が可能になります。デジタル化により、従業員はいつでもどこでも簡単に経費データを入力し、即座に承認者に送信できます。

テレワーク化でDX化が加速できる

Spendiaにより、テレワーク環境での経費精算が効率的かつスムーズに行えるため、企業はDXの加速を実現できます。テレワークが普及する現代において、経費精算業務における遅延や手間を最小限に抑え、DX化を進めることができます。

企業がテレワークを活用し、従業員が柔軟に働くためには、デジタルなプロセスが不可欠です。Spendiaの導入によって経費精算がデジタル化され、テレワーク環境におけるDXが促進され、生産性向上や柔軟な働き方の実現をサポートします。

海外出張など複雑な日当計算に対応

Spendiaを導入することで、海外出張など複雑な日当計算に迅速かつ正確に対応できます。従業員が頻繁に海外へ出張する場合、通常の日当計算には複雑な国ごとのルールや通貨換算が伴いますが、Spendiaはそのような煩雑な計算もシステムが自動で処理します。

追加の開発作業が不要で、簡単に企業ごとの経費ルールに対応できるため、経費精算の際に生じる混乱やエラーが軽減されます。

この機能により、国際的な活動や出張が多い場合でも、Spendiaを利用してスムーズな経費管理を行うことができ、業務の円滑な進行と精緻な経費計算が実現されます。

法人カードとの連携で手入力を削減

Spendiaは、法人カードとの連携により手入力作業の削減ができます。コーポレートカード連携を利用することで、法人カードの利用明細データがSpendiaに自動的に取り込まれます。

この機能により、従業員は経費精算の際に手作業で領収書情報を入力する手間を大幅に削減できます。領収書のデジタル化や手入力エラーのリスクを回避しつつ、効率的かつ正確に経費データを取り込むことが可能です。

Spendiaの口コミ・評価

Spendiaは高い評価を受けており、導入によって業務プロセス全体の効率向上が実現されています。導入企業の声からは「経理の手続きだけでなく社員の業務効率も向上でき、作業の手間を大幅に削減できる」と評価されています。

また「設定項目の自由度が高く、企業独自の手当やルールに対応できる」との口コミもあります。企業独自の要件やポリシーに合わせてSpendiaをカスタマイズすることで、より効果的で効率的な経費管理が可能となります。

Spendiaを導入する際の注意点

Spendiaを導入する際には、いくつかのポイントに注意しましょう。まず、料金体系については詳細が公式サイトに記載されておらず、正確な情報は専門の担当者に問い合わせる必要があります。

導入前にはシステムの詳細やカスタマイズの範囲について、十分に確認することが重要です。特に企業のニーズに合わせて柔軟に設定できるかどうか、カスタマイズの手順や限界などについて明確な理解を得ることで、導入後の運用がスムーズになります。

また、電話での問い合わせは受付時間が限られています。受付時間は、9:00～12:00・13:00～17:00（土・日・祝日を除く）となっているため注意しましょう。

まとめ

Spendiaは、企業の経費申請プロセスの効率化を図る経費精算システムです。このシステムの特徴の一つは、スマートフォンでも簡単かつ直感的な操作が可能であることです。

スマートデバイスに最適化されたデザインとなっており、いつでもどこでも利用者が簡単に経費申請や精算作業を行うことができます。さらに、Spendiaは柔軟な設定が可能であり、企業の要件や規程に合わせてカスタマイズが行えます。

ユーザーが独自の経費ルールやポリシーを反映させることで、システムが企業独自のニーズに最適に対応します。これによって、経費精算プロセスがよりスムーズで効率的に進行し、作業の合理化が実現されます。

また、Spendiaは電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しています。企業は法令や規制に準拠し、必要な書類や情報を電子的に保管・管理することができます。Spendiaを活用することで、企業は新たな働き方やDXの一環として競争力の強化が期待できます。