Squareとは｜予約管理システムの特徴や主な機能・メリットを解説
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- Squareの予約管理システムは、お客さまが24時間いつでもどこでも手軽に使用できる
- 美容・ネイルサロンをはじめ、業種ごとの予約に合わせた柔軟な活用方法を選択可能
- 無料の予約アプリをダウンロードして使用し、他アプリとの連携で事業運営を強化できる
Squareとは、予約管理システムやPOSレジシステムを必要とするビジネスにおいて、業種ごとの予約に合わせた柔軟な活用ができる決済代行サービスです。本記事では、Squareの予約管理システムにおける特徴や主な機能、導入するメリット、料金体系などを解説します。
目次
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Squareとは
Squareとは、決済や業務管理などビジネスシーンに役立つシステムを、アカウント1つで利用できる決済代行サービスです。Squareの予約管理システムは、さまざまな業種の予約に合わせた活用方法があり、他アプリとの連携で事業運営の強化にも期待できます。
本記事では、Squareの予約管理システムの特徴やメリット、料金体系について解説します。人手不足や業務の非効率性など、現在の予約管理において課題を抱えている場合は参考にしてください。
Squareの予約管理システムの特徴
Squareの予約管理システムには、お客さまの使い勝手の良さや、自社の方針に合わせて柔軟に活用できる独自の特徴があります。ここでは、Squareの予約管理システムの特徴について詳しく解説します。
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Squareの予約管理システムの特徴
24時間いつでもどこでも手軽に使用できる
Squareは、お客さまが24時間いつでもどこでも手軽に利用できる予約サイトを、無料で開設できます。サイトの配色・レイアウト・ページ構成は好みに合わせて選択できるため、自社ビジネスのイメージに即した予約専用サイトの構築が可能です。
お客さまは時間や場所を問わず自由に予約し、電話がつながらないなど予約における煩わしさを取り除けます。その結果、予約率や顧客満足度の向上につながり、自社にとっても自動で予約が反映されることにより、手作業のミスを削減できます。
業種ごとの予約に合わせた柔軟な活用方法
ヘアサロンや美容業界をはじめ、専門サービス、住宅修理など、幅広い業種の特性に合わせて柔軟に予約管理システムを活用できます。
例えば、多数のスタッフが在籍している店舗は、複数のスタッフ用カレンダーを利用してスタッフごとの予約管理が行えます。また、音楽教室や家庭教師のように予約頻度が高い場合は、繰り返しの予約・無連絡キャンセルの防止に活用可能です。
予約管理から決済まで、店舗業務を幅広くサポートできるサービスが充実しており、あらゆる業界のニーズに応えられることも、Squareの大きな特徴です。
最短でアカウント作成の当日から利用開始
Squareは無料アカウントの作成後にクレジットカードの審査が通れば、最短で作成の当日から利用開始できます。これまで使用していた予約管理システムからの移行もできるため、導入にかかる時間や作業工数を大幅に短縮することが可能です。
移行作業にかかる手間や時間を懸念し、予約管理システムを切り替えられていなかった場合にも、迅速かつスムーズな導入を行えます。
Squareの予約管理システムの主な機能
Squareの予約管理システムには、簡単・スムーズに予約管理を行うための機能が搭載されています。ここでは、Squareの予約管理システムの主な機能について解説します。
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スケジュール
スケジュールでは、ネット予約サイトの開設や予約システムの連携、自動予約リマインダーの設定、Googleカレンダーとの同期など、予約に関するあらゆる業務を管理できます。予約用のWebサイトを新たに構築する手間やコストを省き、日々の運営を簡単に行えます。
また、予約をシステム上で管理するだけでなく、お客さまに自動リマインダーで予約が近くなったことを通知することで、トラブルを未然に防ぐことも可能です。キャンセルポリシーや無連絡キャンセルに対する手数料を設定し、無断キャンセル対策につなげられます。
さらに、部屋・カウンター・椅子など、必要なリソースを作成して自社の関連サービスに割り当てることで、予約に伴ったリソース管理も可能です。これにより、お客さまの来店後にリソースが足りなくなる事態を防ぐことができます。
Square POSレジ
Square POSレジでは、タッチ決済やICカード、QRコード決済など多様な支払方法に対応しており、売上に関わる取引履歴をPOSレジでまとめて管理できます。お客さまのカード情報を保存することで、サービス料金の前払いやキャンセル料の請求まで行えます。
その他にも、業種ごとのビジネスに合わせた請求書の作成、売上代金の振込み、eギフトカードの作成、ディスカウントの提供など、決済に関するさまざまな業務をまとめて管理できます。業務の効率化にとどまらず、新規顧客の獲得にもつながる点が魅力です。
また、Squareはデータセキュリティの規制（PCI）に準拠しており、お客さまが送信する機密性の高い情報が暗号化されてサーバーに送信されるため、セキュリティ面でも安心できます。
顧客関係
顧客関係では、顧客プロフィールとメモ機能で接客に活かせる情報の管理を行い、顧客ごとの予約履歴・売上履歴から、次の販促に活かすことができます。別のツールで顧客情報を管理している場合でも、Squareへ簡単にインポートが可能です。
お客さまの好み・傾向だけでなく、過去のクレームや対応した内容もメモに残しておくことで、スタッフ間での共有が楽に行えます。そのため、担当スタッフの属人化をはじめ、同じ対応ミス・不手際の繰り返し防止にも貢献するでしょう。
スタッフ管理
スタッフ管理では、スタッフごとのアクセス権限の付与、タイムカードレポートによる勤怠管理、異なる賃金の管理などができます。安全性に配慮した機能により、スタッフがPOSレジや機密情報を扱う際の不正利用防止に寄与します。
スタッフの職務・経験を考慮した複数賃金率や、売上などに基づいた歩合給の適用によって、多様な給与体系に合わせた管理ができる点も魅力です。さらに、人件費 vs 売上レポートを参考にすれば、スタッフの最適な人員配置や人件費の最適化も行えます。
店舗内の現状把握だけでなく、今後の経営戦略にも活用できるでしょう。
在庫管理
在庫管理では、サービス・商品の一括会計、商品の登録・検索、在庫少アラートなど、在庫管理に関わるさまざまな業務を行うことができます。商品マスタに無制限で登録できるため、商品数が多く管理が煩雑になりがちな店舗でも安心です。
在庫管理は複数店舗を対象にした管理が行え、在庫状況のリアルタイムな把握により、在庫調整を素早く実行できます。また、バーコードの読み込みによる会計処理にも対応しており、商品コードの入力ミス防止にもつながります。
順番待ちリスト
順番待ちリストでは、予約直前のキャンセルや日程変更で急遽空いた予約枠を、順番待ちリストで管理されたお客さまの予約で埋めることができます。スタッフ別の絞り込みや順番待ち顧客への通知によって、潜在的な需要に応えられます。
順番待ちリストの作成・管理はクリック操作で簡単に行えるため、予約が取りにくい店舗や、人気で指名が難しいスタッフがいる場合に便利な機能です。
Squareを導入するメリット
Squareを導入することで、予約管理の効率化だけでなくサイトの作成やアプリとの連携など、さまざまなメリットを得ることができます。ここでは、Squareを導入するメリットについて詳しく解説します。
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既存のWebサイトに予約機能を追加できる
Squareは、既存の予約サイトがWix、WooCommerceなどで作成したものであれば、予約ウィジェットを追加するだけで、直接予約の受付ができるようになります。従来のシステムから切り替える場合でも、1から予約サイトを立ち上げる必要がありません。
また、予約機能はSquareの予約ウィジェットを用いて、ドラッグ＆ドロップや予約ボタンの作成によって簡単に追加が可能です。そのため、Webサイトを大幅に改装することなく予約機能を追加できます。
1から無料で予約サイトを作成することも可能
Webサイトがない場合でも、1から無料で予約サイトの作成ができます。サイトのデザインや構成も好みに合わせて選択可能なため、コーディングなどの専門知識がなくても、簡単に予約サイトの作成が行えます。
オンライン予約サイトの利用、または無料のWebサイト開設でコストを抑えつつ、自社のビジネスイメージに合わせたデザインにすることで、お客さまにブランドをアピールできる点がメリットです。
他アプリとの連携で事業運営を強化できる
Squareのアプリは、Eコマースや会計・税務、フォーム作成ツール、マーケティング・ロイヤルティといった多様なアプリと連携できます。連携により、販売データの自動インポート、顧客情報の収集など、幅広い用途につなげることが可能です。
ネット販売や会計処理の効率化、新規顧客へのアプローチを含め、自社の目的に合わせて活用することで、事業運営を強化できます。
リマインドの自動化で予約管理が効率化する
Squareを導入することで、お客さま自身で予約専用サイトから予約が行え、お客さまへのリマインドメールも自動で送信されます。予約可能な日時を設定しておくだけで予約管理ができるため、業務に必要な時間の大幅な短縮につながります。
予約管理に関する業務が効率化されることにより、空いた時間を他の業務に割くことができ、生産性の向上にも寄与します。
Squareの口コミ・評価
Squareの予約管理システムを導入した人は、「予約がスムーズになり業務が効率化できた」という評価をしています。お客さまが好きな時間に予約して反映される点や、自動リマインドにより、予約管理業務の大幅な短縮化が行えるようです。
また、「インターフェースがわかりやすい」という口コミも寄せられています。誰でも直感的に使える操作性であることから、システムの操作に不慣れな人でもミスなく使いやすいでしょう。
Squareの料金体系
Squareの料金体系には、基本機能を無料で利用できる「フリー」、高い機能性を備えた「プラス」、複雑な予約やスタッフ管理などができる「プレミアム」の3つのプランがあります。月額料金と合わせて、それぞれ決済手数料が発生します。
さらに、年間取引高が2,500万円以上の場合、自社向けにカスタマイズした料金プランや付加サービスの利用も可能です。その場合、プレミアムプランの機能や、Squareが提供する他のビジネスツールと合わせた割引価格で利用できます。
なお、プランの変更・解約はいつでも可能なため、自社の運用方針や必要な機能に合ったプランを選びましょう。
| プラン | フリー | プラス | プレミアム |
|---|---|---|---|
| 月額料金 | 無料 | ¥3,000 | ¥8,000 |
| 支払い方法 | オンライン | 非対面 | 請求書 |
|---|---|---|---|
| 決済手数料 | 3.6% | 3.75% | 3.25% |
参考：料金設定
Squareの導入の流れ
Squareの予約管理システムを導入する際には、はじめにSquareアカウントの作成が必要です。アカウントの設定はわずか数分で完了しますが、使用する決済方法によって審査が求められます。
その後、Squareデータから「予約」にアクセスし、スタッフ情報の登録やサービスの追加、オンライン予約サイトで必要な設定を行います。
既存の予約管理ツールがある場合は、一括インポートして簡単な設定を行うことで、すぐに予約を受け付けられるようになります。直感的に使いやすいため、導入にあたって特別なトレーニングは必要ありません。
また、システムの設定について質問がある場合、サポートチームが電話またはメールで対応します。
Squareを導入する際の注意点
Squareを導入する際には、注意点が2つあります。1つ目は、豊富な決済方法に対応する場合、その分審査に時間がかかる点です。例えば、VISA、Mastercard、American Expressの取り扱いに必要な審査は、通常1〜3営業日かかります。
さらに、JCB・Diners Club・Discoverを取り扱う場合は、申し込みから結果の通知まで約5〜10営業日、PayPayを取り扱う場合は約10〜30日かかります。したがって、導入する際は、審査にかかる時間も考慮して計画的に進めることが大切です。
2つ目は、予約履歴や今後の予約など、既存データを現在のプロバイダーから取り込みたい場合、営業チームへの問い合わせが必要である点です。特に、現在使用中の予約管理システムに膨大なデータが蓄積されているなら、切り替え時のインポートは必須です。
データの移行に関するサポートを受ける場合、別途料金が発生する可能性もあります。これらの点に留意して、予算を考えておくことが重要です。
まとめ
Squareの予約管理システムは、予約サイトの無料開設や業界に合わせた柔軟性、他システムとの優れた連携が特徴です。複数店舗の管理、予約に伴うリソース管理、キャンセルポリシーの設定など、あらゆる業界に対応した予約管理ができます。
お客さまが24時間予約できたり、自動のリマインドメールを受け取ったりできるため、顧客満足度の向上にも期待できるでしょう。
また、予約管理機能に限らず、顧客管理・スタッフ管理・在庫管理といった機能も搭載されています。機能を上手く活用することで、店舗運営に関わるさまざまな業務の効率化が可能です。
決済方法によっては審査に時間を要するため、導入の際はスケジュールに余裕を持って進めましょう。予約管理が業務の負担になっている場合や、人的なミスが多発している場合は、Squareの導入がおすすめです。