個人事業主・小規模企業におすすめの勤怠管理システム7選！選び方も

個人事業主・小規模企業においては、経理と総務を兼任しているケースも多く、勤怠管理の負担が大きいのが課題です。負担軽減のために勤怠管理システムを導入し、業務の効率化を図りましょう。本記事では、個人事業主・小規模企業におすすめの勤怠管理システムや選び方を解説します。

目次

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1. 個人事業主・小規模企業が抱える勤怠管理の課題
2. 個人事業主・小規模企業でも勤怠管理システムは必要
3. 個人事業主・小規模企業が勤怠管理システムを使うメリット
4. 個人事業主・小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際のポイント
5. 個人事業主・小規模企業におすすめの勤怠管理システム7選
6. 【比較表】おすすめの個人事業主・小規模企業向け勤怠管理システム
7. その他の勤怠管理システムの選び方
8. まとめ
9. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

個人事業主・小規模企業が抱える勤怠管理の課題

個人事業主や小規模企業においても、適切な勤怠管理は欠かせません。従業員の勤務時間を正確に管理し、給与計算や労働法規への対応を行うことは、事業の運営において非常に重要です。

しかし、個人事業主・小規模企業では、勤怠管理に関するいくつかの課題があります。経理と総務の兼任による担当者の負担の増大、法改正に対する対応の難しさ、人的ミスの発生などです。それぞれの課題について、以下で詳しく解説します。

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担当者の負担が大きい

個人事業主や小規模企業では、経理と総務の業務を兼任するケースも多く、勤怠管理の担当者にかかる負担が大きいです。従業員の数が少なくても、毎日の出勤時間や休憩時間を正確に記録し、それに基づいて給与計算を行う必要があります。

さらに、他の業務も並行して行うため、負担の増加によって業務が遅れたり正確さが欠けてしまったりします。その結果、給与の計算ミスが発生し、従業員との信頼関係にも影響を及ぼす可能性が高いです。

法改正への対応が困難

法改正への対応が困難である点も大きな課題です。特に、小規模な企業では勤怠管理をExcelなどの簡易なツールで行っているケースが多く、法改正による勤怠管理のルール変更や新たな要件への対応が遅れがちです。

例えば、労働時間に関する法律に変更があった場合、その新しいルールに従って勤怠データを管理しなければなりません。しかし、システムが対応していないと手動での対応が求められ、ミスのリスクが高まります。

人的ミスが起こりやすい

個人事業主や小規模企業では、勤怠データを二重チェックするための人員が不足していることにより、入力ミスや集計ミスがといった人的ミスが起こりやすい状況です。

例えば、手書きのタイムカードからExcelにデータを転記する際に、数字を誤って入力したり、計算式を間違えたりすることがあります。これらのミスが蓄積すると、最終的な給与計算に影響を及ぼし、従業員に対する支払いが不正確になるでしょう。

正確性を欠いた給与計算は従業員の信頼を失いかねず、場合によっては会社の評判にも悪影響を及ぼす場合があります。人的ミスの発生は業務効率を低下させるだけでなく、企業全体にさまざまな悪影響をもたらす可能性が高いため注意が必要です。

個人事業主・小規模企業でも勤怠管理システムは必要

「従業員が数名しかいないから勤怠管理システムは不要」と考える個人事業主や小規模企業も少なくありません。しかし、従業員数が少なくても労働時間の把握や給与計算のための勤怠管理は必要です。

近年は低コストで利用できる勤怠管理システムも増えており、業務効率化や労務管理の適正化を目的に導入する事業者が増えています。

従業員を雇用している場合は勤怠管理が欠かせない

パートやアルバイトを含めて従業員を雇用している場合、勤務時間を正確に記録・管理することが重要です。勤怠データは給与計算だけでなく、残業時間の管理や有給休暇の付与状況の確認などにも活用されます。

手書きの出勤簿やExcelで管理する方法もありますが、集計ミス・入力漏れに注意しなければなりません。勤怠管理システムを利用すれば打刻から集計までを自動化できるため、迅速かつ正確な労務管理を実現しやすくなるでしょう。

事業の成長を見据えた業務基盤づくりにも役立つ

現在は従業員数が少なくても、事業の拡大に伴って管理業務は複雑になるのが一般的です。従業員が増えてから勤怠管理の仕組みを整備しようとすると、運用ルールの変更や過去データの移行に手間がかかる場合があります。

早い段階で勤怠管理システムを導入しておけば、従業員が増えても同じ運用を継続しやすいでしょう。また、給与計算ソフトや人事労務システムと連携できるサービスを選べば、将来的なバックオフィス業務の効率化にもつながります。

個人事業主・小規模企業が勤怠管理システムを使うメリット

個人事業主や小規模企業にとって、勤怠管理システムの導入には多くのメリットがあります。勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間の打刻・記録から、残業や休日休暇の申請など、勤怠管理に関する業務全般を自動化し、効率的に管理するためのツールです。

業務負担の軽減、属人化の解消、法改正への対応がスムーズになるという点から企業にとって有益です。ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

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業務負担を軽減できる

勤怠管理システムを導入すると、出退勤データの集計や給与計算などの作業が自動化され、担当者の業務負担が大幅に軽減します。従来、手動で出退勤データを集計して給与計算を行っていた場合、計算ミスが発生しやすく、確認作業にも時間がかかっていました。

しかし、勤怠管理システムを導入することで各作業が自動化されるため、ミスのリスクが減少し、担当者は無駄な時間を削減可能です。その結果、社内の労働環境改善や人材育成といったコア業務により多くの時間を割くことができます。

属人化の解消につながる

勤怠管理システムを使用すれば、属人化の解消につながります。Excelを使った勤怠管理は担当者のスキルや経験に依存するため、引き継ぎがうまくいかない場合、業務に支障が出る場合があります。

勤怠管理システムは操作が簡単で、誰でも使えるように設計されているものが多いです。そのため、特定の担当者に業務が集中することなく、属人化を防げるでしょう。

法改正に対応できる

クラウド型の勤怠管理システムを利用すれば、法改正への対応もスムーズに行えます。従来の方法では、法改正が行われるたびに新しいルールに基づいてシステムを手動で更新する必要がありました。

しかし、クラウド型システムでは自動的にアップデートが行われ、担当者の負担軽減と法令遵守につながる環境を整えられます。また、常に最新の法規に対応した状態で運用できるため安心です。

個人事業主・小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

個人事業主や小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。ここでは、個人事業主や小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。

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クラウド型がおすすめ

勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。特に、予算が限られている個人事業主や小規模企業には、クラウド型が適しています。

クラウド型は自社でサーバーを保有する必要がなく、事業者が提供しているインターネット上の環境でシステムが稼働します。そのため、サーバーの構築や維持にかかる初期費用・維持費用が低額で済むのが特徴です。

低コストで始められるクラウド型は、初期費用を抑えたい企業にとって非常に魅力的な選択肢といえます。以下の表は、クラウド型とオンプレミス型の特徴、メリット・デメリットをまとめたものです。

	クラウド型	オンプレミス型
特徴	インターネットを介して利用する 勤怠管理システム	自社サーバー上で稼働する 勤怠管理システム
メリット	初期費用・維持費用が低い	高いセキュリティを保てる
デメリット	セキュリティリスクがある	サーバー管理に専門知識が必要

必要な機能の有無をチェック

勤怠管理システムは高機能なものほど料金も高くなるため、必要な機能を絞って該当のシステムに搭載しているかを確認しましょう。

例えば、残業や有休の管理機能、シフト管理機能、フレックス勤務・時短勤務への対応など、自社の勤務形態に合った機能が含まれているかをチェックしましょう。また、従業員が使用する打刻デバイスとの連携が可能かどうかも大事なポイントです。

システムに搭載された機能を事前に確認し、必要なものだけを選ぶことで、システム導入後に不要なコストが発生するのを抑えられます。

機能を拡張できるか確認

将来的な成長を見据えて、勤怠管理システムが機能を拡張できるかどうかも確認しておきましょう。現在は小規模であっても、企業が成長してより高度な機能が必要になる場合もあります。

その際、システムが柔軟に対応できるかどうかは、長期的な運用を考慮した場合に重要です。拡張性のあるシステムを選ぶことで、将来的なニーズにも対応しながら再導入の手間を省けるでしょう。

無料プランも検討する

人数が少ない個人事業主や小規模企業であれば、制限はあるものの無料プランでも十分な場合が多いです。無料プランは初期費用を抑えつつシステムの導入を検討できるため、コストパフォーマンスを重視する企業にとって魅力的といえます。

ただし、自社の業務に必要な機能が含まれているか、制限内で十分に運用できるかを事前に確認しましょう。

制限が業務に支障をきたす場合は、有料プランへの移行も検討する必要がありますが、まずは無料プランでの運用を試してみることで、コストを抑えつつシステム導入につなげられるでしょう。

個人事業主・小規模企業におすすめの勤怠管理システム7選

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その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、さまざまなポイントを確認しておくのがおすすめです。例えば、自社の業種や勤務形態に適した機能があるか、従業員が使いやすい打刻方法が用意されているか、料金体系が透明であるかなどを確かめましょう。

また、サポート体制が充実しているか、複数言語に対応しているかも考慮すべきポイントです。なお、無料トライアルが用意されているシステムなら、導入前に実際の使い勝手を確認できるため、選択の際に役立ちます。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業種や勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

個人事業主や小規模企業では、経理と総務が兼任となっているケースも多く、勤怠管理の負担が大きくなりがちです。そのような課題の解決には、勤怠管理システムの導入が有効です。

中でも、低コストで導入できるクラウド型のシステムは、業務負担の軽減や属人化の解消に役立ちます。将来的な拡張性や無料プランの活用も含め、自社に最適な勤怠管理システムを選ぶことで業務の効率化と成長につながります。

勤怠管理システムを導入して業務の負担を軽減し、より良い労働環境を整えましょう。

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