電子帳簿保存法対応の電子契約システムおすすめ4選｜保存要件も解説
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- 電子契約を導入するには、電子帳簿保存法に対応した電子契約システムの活用がおすすめ
- 電子帳簿保存法対応のシステムを選ぶ際は、JIIMA認証を取得しているかチェックする
- 電子契約の導入により、コスト削減やセキュリティ強化などのメリットがある
電子契約を締結する際は、電子帳簿保存法への対応が必須です。しかし、その要件は複雑で、スムーズに対応するには法令に準拠した電子契約システムの活用がおすすめです。この記事では、電子帳簿保存法に対応したおすすめの電子契約システムを紹介します。
目次
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電子契約では電子帳簿保存法への対応が必須
電子契約とは、電子文書と電子署名を用いて契約を締結する方法で、契約書の作成から締結までの手続きをパソコンやタブレットなどで行います。電子帳簿保存法の改正により、ほとんどの分野で電子契約が認められるようになり、現在では多くの企業が取り入れています。
しかし、電子契約で締結した契約書は、電子帳簿保存法における電子取引データとして保存義務の対象となる場合があります。そのため、電磁的記録として保存し、電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たすことが重要です。
以下では、電子帳簿保存法の概要と電子契約におけるデータ保存の要件について解説します。
電子契約の仕組みとは｜書面契約との違いやメリット、注意点を解説
電子契約では、従来の紙による契約書を使用せず、電子データによって契約・保存・管理を行うことができます。本記事では、電子契約の仕組みや、法的効力について解説し、電子契約を導入するメリット・デメリットの他、導入に関する法律について紹介します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法の正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」です。国税関係帳簿や書類、電子取引データの保存方法を定めた法律であり、一定の要件を満たすことで、帳簿や書類を電子データでの保存が認められます。
一方で、電子データを保存するためには、電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たす必要があります。要件を満たしていない場合は、適切な電子保存として認められないため注意が必要です。
電子帳簿保存法は1998年の施行から改正を繰り返し、現在ではほとんどの契約を電子契約で行えるようになりました。また、2024年1月1日からは、電子取引における電子データ保存が完全義務化されています。
電子帳簿保存法とは？保存方法・要件や罰則などをわかりやすく解説
電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。本記事では、電子帳簿保存法の3つの保存方法と要件や、対応しなかった場合の罰則、電子帳簿保存法に対応したシステムの選び方などを解説しています。
電子契約におけるデータ保存の要件
電子契約におけるデータ保存の要件は、電子帳簿保存法によって定められています。保存期間は紙の契約書と同様に原則7年間であり、適切な方法で電子データを管理しなければなりません。
電子保存を行うためには、記録の改ざんがないことを証明できる「真実性」と、保存されたデータを検索・表示できる「可視性」の確保が要件となります。
「真実性」の確保では、認定タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴が残るシステムの利用、改ざん防止に関する事務処理規程の整備など、法令で定められた措置のいずれかを講じる必要があります。
また、「可視性」の確保では、ディスプレイやプリンターなどで内容を確認できる環境を整え、検索機能を利用して必要な契約書をすぐに確認できるようにしておくことが重要です。これは、税務監査がスムーズに進められるようにするための対策です。
参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁
電子帳簿保存法に対応した電子契約システムの導入を
電子契約システムとは、契約書の作成から締結、保管までの一連の契約業務をオンライン上で完結できるシステムです。システムの中には、相手方がシステムを利用していなくても電子契約を行えるものもあります。
電子契約システムの導入により、契約書の作成や送付、電子署名の付与、契約締結までをスムーズに進められます。押印・郵送・返送の手間がないため、契約締結が短期間で完結でき、最短契約書完成当日の契約締結も可能です。
しかし、電子契約の帳簿保存は電子データであることが必須なため、上記で解説した電子契約におけるデータ保存の要件を満たさなくてはなりません。そのため、電子契約システムを利用する際には、電子帳簿保存法に対応したシステムがおすすめです。
電子契約システムとは、契約時のやり取りを電子上で行うことができるシステムです。この記事では、電子契約システムの仕組みや、メリット、導入する際の流れや注意点などを解説します。
JIIMA認証を取得しているか確認する
JIIMA（Japan Image and Information Management Association）認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が実施する、電子帳簿保存法に関する認証制度です。電子帳簿保存法などの法的要件を満たしたシステムやソフトウェアにJIIMA認証が与えられます。
電子契約システムが電子帳簿保存法に対応しているかどうかを確認するのは難しいですが、JIIMA認証の有無をチェックすることで簡単に対応状況を把握できます。
しかし、JIIMA認証には、電子取引・スキャナ保存・電子帳簿・電子書類・アーカイブ用光ディスクに関わる法的要件認証の5種類があります。自社で電子契約システムを運用する場合に、どの認証が必要であるかをしっかり確認することが大切です。
JIIMAが認証したシステムやソフトウェアは国税庁に報告され、下記の国税庁サイトで確認できます。
電子契約を導入するメリットは多い
電子契約の導入には、電子帳簿保存法の遵守の手間はかかりますが、多くのメリットを得られます。ここでは、電子契約導入の主なメリットとして、下記の3点について解説します。
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電子契約導入の主なメリット
コストや手間を削減できる
電子契約は、紙媒体のやり取りがなくインターネット上で行うため、印刷・製本の費用や契約場所まで移動する交通費などが不要になります。さらに、契約に関わる書類のファイル保管もなくなり、ファイルや保管庫購入の費用もかかりません。
また、印紙税法による課税文書に該当する領収書や契約書などには、規定額の収入印紙の貼付が義務付けられています。しかし、印紙税は紙媒体の書面にかかる税金であり、電子化された契約書は印紙税の対象外であるため、印紙代も不要になります。
このように紙媒体の契約から電子契約への移行により、削減できるコストは多くあります。さらに、契約場所への移動・書類郵送・ファイリングなどの手間や、契約業務のスムーズな進行による人的コストも削減できます。
契約期限管理を効率化できる
膨大な量の契約書を保管していると、契約期限の更新を見逃し、契約打ち切りにする予定が自動更新されてしまうケースは多いです。しかし、電子契約システムの中には、更新期限が近づくと自動で通知される機能を搭載したものも多く、更新期限の確認漏れを防げます。
システムによっては、通知されるタイミングを柔軟に設定できる場合もあります。例えば、既存システムを契約している場合、通知が来たらシステムの運用を継続するか、または別のシステムに乗り換えするかを検討できるため、効率的なシステム運用につながります。
セキュリティを強化できる
紙の契約書類は、改ざんしにくいメリットがありますが、押印は偽造されても分かりにくいという注意点があります。一方、電子契約で押印の代わりに用いられる電子署名は、偽造が難しく、なりすましのリスクを低減できます。
また、紙媒体の契約書類は盗難のリスクがありますが、電子契約の契約書類データはサーバーに保管されるため、必要な人物以外のアクセスを防げます。データの暗号化や閲覧権限の設定などにより、自社に合わせたセキュリティ強化も図れます。
働き方改革に対応できる
紙の契約書から電子契約へ移行することで、働き方改革の推進にもつながり、テレワークをはじめとした柔軟な働き方に対応しやすくなります。電子契約では、テレワークを行う従業員が押印のためだけに出社する必要はなく、自宅にいながら契約業務が行えます。
そのため、育児や介護などの事情で出社が難しい従業員でも契約業務を担当しやすくなり、多様な人材が働きやすい環境づくりにも役立ちます。その結果、企業の人材不足の解消にもつながるでしょう。
電子帳簿保存法対応の電子契約システムおすすめ4選
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサイン
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサイン
オプションが豊富で自社にあった機能を選びたい方におすすめ
実際に使用してみたレビューはこちら
【レビュー】『GMOサイン』を実際に登録して使ってみた【使い方解説】
数ある電子契約システム、どのサービスを使ったら良いかわからないと言う方も多くいると思います。そこで今回は、GMOサインの利用経験ゼロの筆者が、ゼロからGMOサインの無料登録から初回契約締結までの流れを実況形式でお伝えします。
ここがおすすめ！
- スタンダードプランでも機能が充実しており、提供機能を無駄なく活用できる
- 立会人型電子署名は1件あたり100円で送信でき、他社と比較してほぼ半額で利用できる
ここが少し気になる…
- 機能やオプションが豊富でマルチに使えるが、全て必要な場合はオプション料金が高額になってしまう
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電子契約サービスを選定する際は、自社側の使いやすさに加えて、契約相手にとっても操作が分かりやすく、ストレスなく利用できるかを重視すべきだと感じました。また、料金体系が明瞭であること、法的な効力が担保されている仕組みであることも、安心して導入する上で重要なポイントだと思います。
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捺印に関するスピード感があがり、契約締結がスムーズになった
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導入することで契約締結のスピードが大幅に向上し、契約業務にかかる手間を削減できました。また、テレワーク環境でも円滑に契約業務を進めることが可能になり、業務効率がかなり向上しました。
セイコーソリューションズ株式会社
COMPACT IN
ここがおすすめ！
- 自社のタイムスタンプが総務大臣に認定を受けている
- シンプルな機能で使いやすい
ここが少し気になる…
- 2023年度にリリースされたばかりなので取引先が利用している可能性が低い
三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社
電子取引サービス＠Sign
アドビ株式会社
Adobe Acrobat Sign
ここがおすすめ！
- 全世界で利用されており、多言語やアプリ連携にも多数対応
- 契約書の作成はもちろん、締結から保管までの契約業務をまとめて管理できる
- 個人版と法人版とでプランが分かれている
ここが少し気になる…
- 契約関連業務が一元管理できる反面、機能を絞って使いたい方には不向き
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業務のデジタル化が図られるため、部署が離れている人や取引先との紙での往来取引がなくなるため、業務の効率が上がった。
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お客様にサインをしていただく電子書類を、1から作成するのではなく、既存の書類をPDF化→入力フィールドを作成→実務に適用という流れが非常に魅力的。元々PDFに強みのある企業様なので、サイン単体というよりも、付帯して使用可能なサービスが充実している点も大きなメリットに感じた。
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このサービスを導入することで、紙の契約書のやり取りによる時間やコスト、署名遅延・紛失といった課題が解消されました。電子署名とPDF保管を同時に行え、オンラインで即座に署名・返送が可能です。タイムスタンプや高いセキュリティ機能により、法的な信頼性も確保され、契約業務全体の効率化とリスク低減を実現できる点が大きなメリットです。
【比較表】電子帳簿保存法対応の電子契約システム
| 署名方法 | 機能 | サポート | 無料プラン | 無料トライアル | ||
 | 当事者型立会人型 |  |  – | |  – | |
 | 当事者型 立会人型 |  | – | – | – | |
 | 当事者型 立会人型 |  | – |  | | |
 | 立会人型 | | – | | – | |
電子契約を導入する際の注意点
電子契約を導入する際は、紙の契約書との区別して管理したり、アクセス権限の設定に注意したりすることが大切です。これらの点に留意することで、電子契約を安全かつ適切に運用しやすくなります。
ここからは、電子契約を導入する際に注意しておきたいポイントについて解説します。
紙の契約書と電子契約書は区別して管理する
電子契約書だけでなく、紙で締結した契約書をスキャンして電子保存する場合は、電子契約とは異なるルールで管理する必要があります。電子契約システム上で締結した契約書やメールで受領したPDFなどは、電子取引データとして保存します。
しかし、紙の契約書をスキャンしたデータは、「スキャナ保存」の対象となるため、それぞれ保存要件が異なります。スキャナ保存を行う場合は、電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たしましょう。
重要な契約書や高額取引に関する契約書は、自社の運用ルールをあらかじめ定めておくと安心です。
参考：スキャナ保存｜国税庁
アクセス権限を適切に設定する
電子契約書には取引条件や金額などの機密情報が含まれるため、アクセス権限を適切に設定することが重要です。契約書の閲覧や編集ができるユーザーを必要最小限に絞り、部署や役職、担当業務に応じて権限を設定しましょう。
例えば、一般の契約担当者には担当案件のみ閲覧・操作できる権限を付与し、契約管理者や承認者には必要な範囲で閲覧・承認・管理権限を設定すると、安全に運用しやすくなります。
また、人事異動や退職などによって担当者が変わることもあるため、アクセス権限は定期的に見直し、不必要な権限が残らないよう管理することも大切です。
その他の電子契約システムの選び方
電子契約システムを提供するベンダーは数多くあり、より高い効果を上げるためには、自社に適したシステムを選ぶことが重要です。システム選びに困った場合には、以下のようなポイントにも注目するのがおすすめです。
【重要な3つのポイント】
- 電子署名のタイプは当事者型か立会人型か
- 自社の契約件数とコストが見合っているか
- 自社に必要な機能が搭載されているか
【その他の比較ポイント】
- スマホに対応しているか
- 複数言語に対応しているか
- セキュリティ対策は万全か
- サポート体制は充実しているか
- 無料トライアルがあるか
まとめ
電子契約を締結する際には、電子帳簿保存法に定められた要件を満たす必要があります。しかし、自社で適切に要件をクリアすることはハードルが高いため、法令に準拠した電子契約システムの活用がおすすめです。
電子契約システムを選ぶ際には、法令に準拠していることを証明するJIIMA認証の取得状況をチェックしましょう。紙の契約書から電子契約への移行は、契約業務の効率化だけでなく、コスト削減やセキュリティ強化、働き方改革の推進にも期待できます。
本記事を参考に、自社に適した電子契約システムを導入し、安全かつ効率的な契約業務につなげましょう。
