案件管理にCRMがおすすめな理由｜可能になることや注意点を解説

案件管理は、プロジェクトの進捗状況や顧客情報を管理する重要な業務です。案件管理にはエクセルも使えますが、CRMを活用すれば、より効率化できます。本記事では、案件管理の必要性や案件管理の方法に加え、CRMが案件管理におすすめな理由や注意点などを解説します。

目次

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1. 案件管理とは
2. 案件管理の方法
3. CRMでの案件管理がおすすめな理由
4. CRMで案件管理を行う際の注意点
5. 営業管理を行うならSFAも検討しよう
6. まとめ

案件管理とは

案件管理は、企業が取り組んでいるプロジェクトやタスクに関する情報を効果的に管理するための業務です。主な目的には、案件進捗管理と関連情報の集約・整理・追跡があります。

案件のステータスや予算・担当者・期限などの情報をデータベースに記録し、リアルタイムで進捗を把握することが可能です。そのため、タスク管理やリソースの配分、顧客とのコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトを効率的に進められるようになります。

また、データベースに蓄積された情報は分析やレポート作成にも活用でき、将来のプロジェクトの改善や戦略立案に役立ちます。

案件管理の方法

案件管理は、ビジネスにおいて重要なプロジェクトや取引の進捗状況を管理し、効率的なプロジェクト管理と意思決定をサポートします。ここでは、案件管理を行うための方法について解説します。

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エクセルを活用する

エクセルを活用することで、案件管理を行うことができます。基本情報（顧客名・案件名・担当者など）を列に並べ、各列に進捗や期限などの情報を入力します。また、条件付き書式やフィルタ機能を使って、状態や優先度に応じたデータの管理も行えます。

エクセルは気軽に利用できる利点がありますが、大量のデータや複雑な関係の管理には限界があります。多くの案件やチームでの協業では、データの整合性や共有の課題が生じるでしょう。また、リアルタイムな情報共有やワークフロー管理にも制約があります。

プロジェクト管理ツールを使用する

案件管理は、プロジェクト管理ツールを利用する方法もあります。プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの計画・実行・監視・制御を支援するツールです。

案件管理機能を備えたプロジェクト管理ツールもあり、案件ごとにタスクやスケジュールを管理し、メンバーの担当や進捗状況を追跡することができます。

また、共有ドキュメントやコミュニケーション機能を提供し、チームの協力を強化します。業務計画の見通しやリソースの最適化に役立ち、効率的な案件管理を実現できます。

CRMツールを活用する

CRM（顧客関係管理）ツールは、顧客情報の管理や営業活動の効率化に役立つツールです。クラウド上で提供されるものが多く、無料で利用できるCRMツールもあります。

多くのCRMツールは案件管理機能も備えており、案件の進捗状況や担当者の割り当て、タスクの管理などを一元的に管理できます。

また、クラウド上でデータが保存されるため、情報へのアクセスが容易でチーム全体での共有もスムーズです。CRMツールを活用することで、案件管理の効率化や、顧客との関係構築の強化が可能となります。

CRMでの案件管理がおすすめな理由

CRMでの案件管理には、案件状況をリアルタイムで共有できたり、時間軸に沿って進捗を見通せたりなどのメリットがあります。ここでは、CRMでの案件管理がおすすめな理由について解説します。

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案件状況をリアルタイムで把握・共有できる

案件状況をリアルタイムで把握・共有できるため、上司はCRMを通じて部下の案件進捗状況や、課題を即座に把握することが可能です。これにより、的確な指示やサポートが可能になり、効果的なマネジメントが行えます。

また、CRMはチーム全社で情報共有が行えます。各部署や関係者は同じプラットフォーム上で案件の情報を閲覧できるため、連携やコラボレーションがスムーズに進められるでしょう。情報の断片化や情報の漏れを防ぎ、最適な案件管理を実現できます。

業務の効率と精度を高められる

CRMでは顧客情報と案件情報を紐づけられるため、業務の効率と精度を高めることができます。これによって、特定の顧客に関連する案件を簡単に把握でき、迅速な対応が可能になります。

また、顧客の履歴や傾向を把握することで、より適切な提案やサービスを行うことができます。さらに、CRMではデータ抽出がしやすく、必要な情報を素早く取り出せるのもメリットです。

例えば、特定の期間や条件に基づいた案件の集計やレポート作成が簡単に行えます。これらのレポートによって、的確な分析や意思決定が可能になり、ビジネスの戦略立案や改善に役立ちます。

時間軸に沿って進捗を見通せる

CRMを活用した案件管理では、時間軸に沿って進捗を見通すことができ、業務を効果的に進められます。過去のコミュニケーション履歴を参照することで、顧客とのやり取りや案件の進捗状況を詳細に把握できます。

過去の対応や問題点を振り返れば、より効果的な対策を立てることができるでしょう。また、進捗状況の詳細な記録を参照することで、案件のスケジュールや予算管理を効果的に行い、適切なアクションを取ることができます。

多角的にデータを分析できる

CRMでは、案件情報や顧客情報などの様々なデータを柔軟に抽出・分析することで、多角的にデータを分析し、情報を得ることができます。

また、顧客の傾向や行動パターンを把握することで、マーケティング戦略の最適化やセグメントの作成が可能です。これにより、データに基づいた意思決定や戦略立案が行え、組織の効率性や成果の向上に繋がります。

属人化を解消できる

CRMによる案件管理は、属人化の解消にも繋がります。案件ごとの進捗状況や段階を担当者しか把握できていない状況では、顧客から問い合わせがあった際もスムーズに対応できません。

CRMを使い、過去のやり取りや顧客の情報をチーム全体で共有できれば、担当者以外の従業員でも顧客対応が可能になります。また、担当者が不在の時や異動があった場合なども必要な情報をすぐに参照でき、機会損失を防ぎます。

CRMで案件管理を行う際の注意点

効果的な案件管理を実現するためには、いくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、CRMで案件管理を行う際の注意点について解説していきます。

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ある程度の導入工数がかかる

CRMを導入する際は、ある程度の導入工数がかかることに注意しましょう。初期設定にも時間や手間がかかるため、十分な計画と準備が必要です。

データ移行やカスタマイズ設定など、企業のニーズに合わせたカスタマイズが必要な場合もあります。また、社員の教育やトレーニングも重要です。従業員には、システムの操作方法やデータの入力ルールなどを十分に伝え、理解と協力を得る必要があります。

必要な機能を把握しておく

CRMでは顧客管理や案件管理ができますが、機能の充実度はツールによって様々です。例えば、営業進捗管理や問い合わせ管理、メール配信などができるものもあります。機能によっては、自社の既存ツールと被る場合もあるでしょう。

多機能になればその分コストもかさみ、操作も複雑になります。そのため、目的や課題に対してどのような機能が必要か洗い出しておくことが重要です。導入時は機能の過不足がないか確認し、費用とのバランスも考慮しましょう。

使いやすいツールを選ぶ

使いやすさは業務の効率性に直結します。そのため、CRMを導入する際は、操作しやすいツールを選ぶことが重要です。具体的なポイントとしては、直感的な操作性やユーザーインターフェースの使いやすさが挙げられます。

また、柔軟なカスタマイズ機能やデータの可視化・分析機能も重要です。さらに、モバイル対応やクラウドベースの利用など、利便性を高める要素も考慮すべきです。実際にツールを利用できるデモやトライアルを通じて、操作感を確認しましょう。

成果が出るまでには時間が必要

CRM導入後は、即座に効果が現れるわけではないことに注意しましょう。最初の段階では、データの移行やシステムの設定、社員のトレーニングが行われます。また、顧客情報の蓄積やプロセスの最適化にも時間がかかります。

しかし、着実にデータが蓄積され、情報が整理されることで、効率性や生産性の向上が期待できます。組織全体の生産性向上には、長期的な取り組みが重要です。

改善を重ねながら継続的に活用し、顧客との関係を構築しましょう。一定期間の工数をかけることで、CRMの成果を最大化できます。

営業管理を行うならSFAも検討しよう

これまでの解説の通り、CRMは顧客全体の情報の統合的な管理に優れていますが、案件管理における営業の自動化が主要な目的であれば、SFAの導入も視野に入れましょう。

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SFAとは

SFA（Sales Force Automation）は、営業活動を効率化し、管理するためのシステムです。主な機能として、顧客情報の管理・営業プロセスの自動化・売り上げ予測・タスク管理・報告書の作成などがあります。

SFAにより、営業担当者は顧客との関係を強化し、効果的な営業活動を行うことができます。また、SFAの中にはCRMの機能を有しているものも多くあります。

SFAとCRMの違い

SFAは主に営業プロセスを効率化し、リードの追跡・見積もりの作成・注文処理などのタスクを自動化します。一方、CRMは営業だけでなく、マーケティングや顧客サービスにも焦点を当て、顧客との関係を促進・強化します。

SFAは営業チームの生産性向上を重視し、業務プロセスを効率化する一方で、CRMは顧客との持続的な関係構築や顧客満足度の向上を目指しています。両者は連携し合いながら、営業や顧客管理における異なる側面をカバーしています。

まとめ

案件管理はビジネスにおいて重要な業務です。効率的なプロジェクト進行や顧客満足度の向上には、正確な案件情報の管理が欠かせません。効果的な案件管理には、CRMの活用がおすすめです。

CRMは顧客情報の一元管理だけでなく、案件管理機能も備えています。案件の進捗状況や担当者のタスクをリアルタイムに把握でき、複数の部署やチーム間での情報共有も容易になるため、協力体制が強化されます。

ただし、CRMによる案件管理で成果が出るまでには時間がかかるため、長期的な取り組みが必要です。また、多数の機能を備えているため、担当者が使いやすいツールを選ぶことも重要です。自社に合ったCRMを導入し、案件管理・営業活動を効率化しましょう。