会計ソフトを使った記帳のメリット｜やり方や注意点も解説

記帳は、取引内容やお金の流れを明確化し、経営状況を把握するために重要な業務です。会計ソフトを使用すれば、記帳作業を効率化できます。本記事では、記帳の目的や必要性、会計ソフトでの記帳がおすすめな理由・やり方・注意点を解説します。

目次

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1. 会計ソフトなら記帳が簡単にできる
2. 記帳の目的と必要性
3. 記帳の種類
4. 記帳を行う手段
5. 会計ソフトでの記帳のやり方
6. 会計ソフトで記帳するメリット
7. 会計ソフトを使った記帳の注意点
8. 初めて会計ソフトを使用する場合のポイント
9. まとめ

会計ソフトなら記帳が簡単にできる

企業や個人事業主にとって、記帳をして決算や確定申告に備えることは必要不可欠な業務です。しかし、「記帳を面倒に感じる」「正しく記帳できているか不安だ」というケースも多いでしょう。そこでおすすめなのが、会計ソフトを使う方法です。

会計ソフトは日々の記帳をより簡単にできる仕様になっており、取引の内容を記入するだけで、帳簿の様式に合った形でデータが登録されます。インボイス制度といった関連する法規則に対応した機能や、記帳データから決算書などを自動生成する機能もあり、便利です。

記帳の目的と必要性

記帳とは、帳簿に必要事項を記載することです。事業運営においては、事業として行った取引の内容を帳簿に記載することを記帳と呼びます。

記帳の主な目的は正しい納税額を算出・申告することです。納税金額の算出にはまず事業としての所得金額を確定する必要があり、そのためには事業で発生した収入・支出の内訳を適切に管理しなければなりません。その管理のために行うのが記帳です。

記帳の種類

記帳には複式簿記を使ったやり方・単式簿記を使ったやり方の2種類があります。青色申告をする場合、記帳は複式簿記で行う必要があります。ここでは、それぞれの方法の特徴について解説します。

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複式簿記の特徴

複式簿記は1つの取引を「原因」「結果」に分けて、複数の科目で記帳する方法です。いわゆる「仕訳」が必要な簿記でもあります。より詳細で正確な会計記録を残したい場合・青色申告をする場合は、複式簿記での記帳が必要です。

複式簿記での記帳の際は、必ず左側に「借方」、右側「貸方」を記載します。資産の増加や負債の減少、費用を表すのが「借方」、資産の減少や負債の増加、収益を表すのが「貸方」です。また、それぞれには適切な勘定科目を当てはめます。

たとえば10万円の現金売上があった場合、記帳は次のように行います。10万円を売り上げたことで（貸方）、現金が増えた（借方）という記録となります。

日付	借方		貸方
○月○日	現金	100,000円	売上	100,000円

現金売上＝事業の資産の増加であるため、この取引は借方につけます。この場合、借方が「結果」となるため、その「原因」は貸方として右側に記載します。なお、それぞれの勘定科目は「現金」「売上」となります。

複式簿記の勘定科目は、性質に応じて資産・負債・純資産・収益・費用の5グループに分類されています。また、複式簿記をつける際は、取引の内容を集計した「貸借対照表」と「損益計算書」の2種の書類を作成します。

勘定科目について

複式簿記の勘定科目は、性質に応じて資産・負債・純資産・収益・費用の5グループに分類されています。上記の場合、資産として「現金」、収益として「売上」の勘定科目を使っています。

このように1つ1つの取引を勘定科目を使って記録することで、科目ごとに集計するだけで財務諸表＝決算書（貸借対照表や損益計算書）を作成可能です。使用する勘定科目に厳密なルールはありませんが、事業者ごとに必要な科目を一貫して使うことが求められます。

単式簿記の特徴

単式簿記は1つの取引を1つの科目で記帳する方法です。複式簿記に比べると簡略的であるため、さほど経理の知識がない方でも取り組みやすいでしょう。なお、家計簿や預金通帳なども単式簿記に当たります。

単式簿記に記帳すべき項目は、日付・項目・詳細・入金額・支出額・残高の5つであり、この順番で記帳するのが一般的です。

単式簿記は1つの取引を1つの科目で記帳する方法です。複式簿記に比べると簡略的であるため、さほど経理の知識がない方でも取り組みやすいでしょう。なお、家計簿や預金通帳なども単式簿記に当たります。

単式簿記に記帳すべき項目は、日付・科目・収入・支出・残高の5つであり、この順番で記帳するのが一般的です。下記は、残高がゼロの状態から10万円売り上げた場合の例です。

日付	科目	収入	支出	残高
○月○日	売上	100,000		100,000

記帳を行う手段

記帳は自分で行うほか、代行サービスや税理士に依頼する方法もあります。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に適した手段を選択しましょう。

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自分で記帳する

最もオーソドックスな方法が、事業主本人による自力での記帳です。たとえば個人事業主で取引内容が複雑でない場合などは、自力で対応できることが多いです。

自力での記帳の最大のメリットは、金銭的なコストがかからない点です。基本的に必要なのは自分の労力と時間だけであり、コストを最小限に抑えたい方にはおすすめの方法です。

デメリットは、複雑な取引内容でも自力で対応しなければならない点が挙げられます。取引内容が複雑になれば、記帳の内容も複雑化します。ある程度の経理の知識がなければ正しい記帳は難しいでしょう。そのため、会計ソフトの利用がおすすめです。

経理担当者を雇う

従業員を雇える規模がある事業者であれば、経理担当者を雇って記帳をはじめとする会計・経理業務を任せることが多いでしょう。経理の知識がある人を雇えれば、事業主本人の記帳スキルが乏しくても、安心して任せることができます。

ただし、当然のことながら人件費はかかります。パートやアルバイトでの雇用でも、月に10万円以上かかるのが一般的です。領収書や請求書などを渡すだけで済み、社内に担当者がいるという安心感もあるものの、それなりの予算が必要です。

なお、経理担当者を雇う場合でも、会計ソフトを使うことでより効率的に業務を進められるので、人件費の削減につながります。

記帳代行サービスに依頼する

記帳代行サービスは、名称の通り、記帳を代わりに行ってくれるサービスです。業者に領収書・請求書控え・通帳コピーなどの必要書類を郵送すると、仕訳・会計ソフトへの入力を行ってくれます。試算表・総勘定元帳などの作成まで請け負う業者も多くいます。

ミスなく記帳ができ、帳簿付けに手間と時間を割かなくてよいため、本業に集中できる点が大きなメリットです。ただし、コスト（依頼料）がかかる点と、必要書類を渡してから帳簿が完成するまでには、ある程度の時間がかかる点に留意しましょう。

記帳代行の相場

記帳代行サービスの費用相場は、ひと月あたり100件程度の仕訳で月額1万円程度です。200件なら月額2万円、300件なら3万円と、仕訳件数が多くなるほど月額料金は高くなります。なお、具体的な料金設定は業者によって異なります。

税理士に依頼する

記帳は税理士に依頼することもできます。税理士に依頼する場合は、記帳に加え、税金について相談できたり、会計処理のサポートを受けたりできることが多いです。税理士によっては事業の見直し・アドバイスも行っています。

お金のプロに任せられるという点が最大のメリットで、税務調査や税務申告に対応してくれる税理士も多く、いざという時でも安心して頼れるでしょう。

一方で、コスト（依頼料）は高い傾向にあります。税理士は専門的なフォローを行うため、記帳代行サービスに比べても高額になりやすいです。依頼する場合は、得られるメリットと支払うべきコストを十分に比較する必要があります。

税理士の相場

税理士に記帳代行を依頼する場合の費用相場は、個人事業主・法人によって異なります。

1. 個人事業主：月額約3万円～
2. 法人：月額約4万円～

上記の料金には、記帳料のほか、顧問料・基本手数料などが含まれます。記帳料だけであれば、おおむね1件の仕訳につき50円～100円が相場です。料金は地域・税理士事務所の規模によっても変動するため、依頼前に必ず確認しましょう。

会計ソフトでの記帳のやり方

会計ソフトでの記帳のやり方は、基本的にソフトに従って必要項目を入力するだけです。入力項目はソフトによって異なりますが、日付・取引の内容・金額の入力が一般的です。あとの仕訳は、導入時に行う設定やAI機能などによって自動で行われます。

1. 日付・取引の内容・金額を入力
2. 貸方・借方への記入・勘定科目の設定が自動で行われる
3. 確認して記帳を確定させる

また、スキャン機能・OCR機能がある会計ソフトでは、スキャナやスマホを使って紙の領収書などをスキャンし、自動記帳することもできます。クラウド型の会計ソフトの場合は、クレジットカードや銀行口座のWebサービスと連携させることで自動記帳も可能です。

【クレジットカードや銀行口座と連携】

1. クレジットカードや銀行口座を登録しておく
2. 明細が自動で取り込まれ、入力される
3. 内容を確認して記帳を確定させる

【領収書などをスキャン】

1. スキャナやスマホでレシートや領収書などをスキャンする
2. OCR機能で自動でデータ化・入力される
3. 内容を確認して記帳を確定させる

会計ソフトで記帳するメリット

ここからは、会計ソフトでの記帳がおすすめな理由について解説します。会計ソフトを使えば、大幅な業務の効率化が期待できるでしょう。

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記帳の手間やミスを減らせる

従来の会計処理では、領収証やレシートのデータ・クレジットカード明細・銀行口座明細などのデータは手動での転記が必要でした。手動での転記は時間・手間がかかるだけでなく、入力ミスなどの人為的ミスのリスクが潜んでいます。

一方、会計ソフトの中には、領収証をスキャンするだけでデータを取り込めるものや、クレジットカード・銀行口座の明細を自動取得できるものもあります。これらを利用すれば、手動での金額や項目の入力は必要ありません。

手動での処理に比べてスピードも上がることに加えて入力ミスのリスクも低減できるので、手動での正確な記帳に不安がある方は、会計ソフトの利用がおすすめです。

仕訳ミスを減らせる

会計ソフトにはAIなどによる自動仕訳機能が搭載されたものも多く、この機能を使うことで仕訳を自動化できます。手動での仕訳には仕訳ミスといった人為的ミスのリスクがありますが、会計ソフトを使えばそのリスクを減らせます。

自動仕訳機能により正しい記帳が可能になるため、事業の内容を正しく把握できるほか、税務調査をされるなどのトラブルも少なくなるでしょう。

経理初心者でも記帳できる

会計ソフトでは、データの読み取り・仕訳・各種帳簿の作成をある程度自動化できます。また、最近の会計ソフトは知識に乏しい初心者でも簡単に作業ができるような仕様になっていることが多いです。

そのため、経理経験の少ない方でもスムーズな記帳が可能です。経理担当者の質に左右されずに会計処理を進めたい場合は、会計ソフトの利用がおすすめです。

テレワークを推進できる

会計ソフトを使って記帳作業を行えば、テレワーク推進にも繋がります。特にクラウド型の会計ソフトであれば、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、経理担当者であっても、出社せずに作業可能です。

また、テレワークではセキュリティの問題が懸念されますが、多くの会計ソフトは通信が暗号化されており、情報漏洩のリスクを抑えながら作業できます。会計ソフトで記帳を行うことで、安全に多様な働き方を実現可能です。

会計ソフトを使った記帳の注意点

会計ソフトの中には、領収証やレシートをスキャンまたは専用アプリで撮影するだけで、データを読み取れるものがあります。テキストを自動で読み取る機能は「OCR」と呼ばれています。

OCR機能搭載の会計ソフトを使えば、手動での入力を省けるため、会計処理を効率化できるほか、入力ミスなどの人為的ミスを防止できます。ただし、OCRでの領収証・レシート読み取りには注意すべき点もあります。

読み取りを誤ると正しい記帳ができなくなるため、自動読み取り機能を使う場合は次の2点に注意する必要があります。

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手書きの領収書は読み取れないこともある

会計ソフトのOCR機能では、手書きの領収書の読み取りは難しいです。たとえ読み取れたとしても、内容が誤っている可能性が高いため、最後は必ず目視でチェックしてください。

二度手間を避けたい場合は、読み取りが難しいと思われる手書きの領収書に関しては最初から手動で入力するのが良いでしょう。

領収書の汚れや破損に気を付ける

OCR機能では、汚れ・破損がある領収証は正確に読み取れません。たとえばインクにじみ・水濡れ・破れている・シワがある領収証が該当します。この場合も、領収書の内容を手動で入力するのがおすすめです。

初めて会計ソフトを使用する場合のポイント

初めて会計ソフトを利用する方は、まずお試し版の利用がおすすめです。いざ会計ソフトを購入して使い始めたものの、予想外に使い勝手が悪い・操作しにくいというケースは非常に多いためです。

操作しづらいソフトをずっと使い続けるのは、ストレスが溜まります。また、せっかく購入したのに結局使わなくなったとなれば、購入費用が無駄になってしまいます。

こういったリスクを避けるには、まずお試しして、実際の使用感を確かめてみるのがベストです。無料トライアルは多くのソフトで提供されているので、活用してみましょう。

無料の会計ソフトを利用する際の注意点

会計ソフトの中には、永年無料で利用できるものもあります。無料の会計ソフトはコストをかけずに利用できるメリットがありますが、一方で以下のような注意点もあるため把握しておきましょう。

1. 機能や利用人数が制限されている場合がある
2. 無料で利用できる期間が限られている場合がある
3. サポート体制が手薄な場合がある

まずは、無料で利用できる機能の範囲や人数を確認しておくことが重要です。無料トライアルでは全機能が使えることも多いですが、永年無料のソフトの場合、機能が制限されていることが多々あります。

また、無料版ではサポートが手薄なことも多いです。特に、会計に関する知識がない場合は仕訳方法や操作手順に迷うこともあるかもしれません。初心者に関しては、充実したサポートが受けられる有料版の方がおすすめと言えるでしょう。

まとめ

記帳は納税に必要な会計処理で、単式簿記と複式簿記の2種類があります。青法人や色申告をする個人事業主は、やり方が複雑な複式簿記での記帳が求められます。

記帳のやり方は、自力・記帳代行サービスへの依頼・税理士への依頼の3パターンがあり、コストを抑えたい方は自力での記帳がおすすめです。コストを支払ってでも記帳の手間を軽減したい・確実な記帳を行いたい方は、代行サービスや税理士を選択しましょう。

なお、会計ソフトを使えば、経理経験のない方でも自力での記帳が可能です。必要項目を入力するだけで自動的に仕訳してくれるため、会計処理を大幅に簡略化できるでしょう。人の手を介さないため、入力ミス・仕訳ミスなどが起きにくい点もメリットです。

会計ソフトの中には、領収証やレシートをスキャンするだけでデータを自動読み取りできたり、クレジットカードや銀行口座と自動連携できたりするものもあります。便利な機能が搭載された会計ソフトを活用し、会計処理を効率化しましょう。