マイナンバー管理システムのおすすめ10選｜選ぶ際のポイントも解説

マイナンバーは厳重な管理が求められており、万が一情報が流出すると自社の信頼に多大な影響を及ぼします。マイナンバー管理システムを活用すれば、安全かつ効率的に管理できます。本記事では、おすすめのマイナンバー管理システムや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

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1. マイナンバー管理システムでマイナンバーを安全に管理
2. マイナンバー管理システムを導入するメリット
3. マイナンバー管理システムはタイプ・対象規模・機能で選ぶ
4. マイナンバー管理システム選びで重要な3つのポイント
5. マイナンバー管理システムのその他の比較ポイント
6. おすすめのマイナンバー管理システム10選
7. マイナンバー管理システムの導入フローと注意点
8. まとめ

マイナンバー管理システムでマイナンバーを安全に管理

マイナンバー管理システムとは、従業員のマイナンバーを安全に管理できるシステムです。マイナンバー制度によって、企業が自治体などに提出する社会保障や税に関わる書面には、マイナンバーの記載が義務付けられました。

しかし、マイナンバーは重要な個人情報であり、管理には厳重なセキュリティが求められます。マイナンバー管理システムは、マイナンバーの収集・登録・管理・破棄までを一括してクラウド管理できるため、法律やガイドラインを遵守しつつ情報の流出や紛失も防げます。

マイナンバー管理システムを選ぶ際は、自社のニーズに合わせてタイプ、対象規模、機能を考慮することが重要です。本記事では、おすすめのマイナンバー管理システムや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

参考：社会保障・税の手続書類へのマイナンバー（個人番号） の記載について、事業主・従業員の皆さんのご協力をお願いします。｜厚生労働省

マイナンバー管理システムを導入するメリット

マイナンバー管理システムを導入すると、従業員のマイナンバーを安全かつ効率的に管理でき、業務の効率化や法令遵守につながります。ここでは、導入による具体的なメリットを解説します。

業務効率化と担当者の負担軽減

マイナンバー管理システムの導入により、従来まで紙やメールで行っていた収集・確認・破棄作業をシステム上で一括管理できます。これにより、従業員のマイナンバー登録や更新作業の手間が大幅に削減され、担当者の負担も軽くなります。

さらに、退職者のマイナンバー処理や過去データの整理を自動化し、ヒューマンエラーのリスク低減も可能です。

また、従業員への案内・問い合わせ対応の時間も削減されるため、全体の業務効率が向上し、人事や総務部門のリソースを他の重要な業務に振り分けしやすくなります。

法令遵守と情報セキュリティの強化

マイナンバーは非常に重要な個人情報であるため、法令やガイドラインに基づいた適切な管理が求められます。システムを活用すれば、暗号化やアクセス権限管理、ログ記録などのセキュリティ機能が組み込まれ、情報漏洩・不正アクセスのリスクを大幅に低減できます。

そして、法改正や制度変更があった場合にも、システムのアップデートによって迅速に対応可能です。定期的なデータ監査やアクセスログの確認も容易になり、内部統制の強化と監査対応もスムーズに行えます。

その結果、企業として法令遵守の責任を果たしつつ、従業員や顧客からの信頼獲得にもつながります。

マイナンバー管理システムはタイプ・対象規模・機能で選ぶ

マイナンバー管理システムを選ぶ際には、タイプ・対象規模・機能の3つに注目しましょう。まずは、対応できる業務範囲を確認し、自社の規模に合ったシステムを選ぶことも大切です。そして、利用料金が適正かどうかも確認しましょう。

次の章から、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 対応できる業務範囲を確認
2. 自社の規模に合っているか
3. 利用料金は適正か

【その他の比較ポイント】

1. マイナンバーの収集方法を確認
2. セキュリティ機能をチェック

マイナンバー管理システム選びで重要な3つのポイント

マイナンバー管理システムを選ぶ際は、3つの重要なポイントを確認しましょう。ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

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対応できる業務範囲を確認

マイナンバー管理システムには、マイナンバー管理に特化したタイプと、労務管理システムの一部としてマイナンバー管理機能が搭載されたタイプがあります。企業のニーズに応じて、どちらのタイプが適しているかを判断することが重要です。

例えば、既存の労務管理システムを引き続き使用する場合には、マイナンバー管理に特化したタイプが適しています。このタイプは、マイナンバーの登録・管理に特化しているため、利用・破棄まですべての業務を一括管理できます。

一方、労務管理システムに組み込まれているタイプは、総合的な労務管理と一体化しているため、一元管理によって利便性が高まります。自社の労務管理の現状と今後のニーズに応じて、適切なシステムを選びましょう。

他システムとの連携性もチェック

マイナンバー管理に特化したシステムを選ぶ場合、既存のシステムと連携できるかどうかを確認しましょう。

すでに労務管理や勤怠管理のシステムを導入している企業にとって、これらのシステムと新しいマイナンバー管理システムがスムーズに連携できれば、業務効率が大幅に向上しやすいです。

また、システム間のデータ連携が円滑に行えることで、情報の一貫性が保たれてエラーの発生リスクが低減されます。

自社の規模に合っているか

マイナンバー管理システムを選ぶ際には、自社の規模に合ったシステムを選ぶことが大事です。システムやプランによって登録できるマイナンバーの件数は異なるため、自社で管理したい数に合わせて選ぶ必要があります。

例えば、従業員数が少ない企業であれば、少ない件数で済むシンプルなプランが適しています。一方、従業員数が多い企業や複数の拠点を持つ企業では、より多くのマイナンバーを管理できる高機能なシステムが求められます。

利用料金は適正か

マイナンバー管理システムの導入には、基本的に初期費用と月額費用がかかります。システム選択では、予算に見合うかどうかを確認することが非常に重要です。

初期費用はシステム導入時に一度だけかかる費用で、通常は設定やカスタマイズに関連するコストです。月額費用はシステムの運用にかかる継続的な費用であり、ユーザー数や管理可能なマイナンバー件数、追加のオプション機能などによって変動します。

そのため、システムが提供する機能と料金のバランスを考慮し、自社のニーズに最適なものを選ぶことが大切です。

マイナンバー管理システムのその他の比較ポイント

マイナンバー管理システムを選ぶ際には、システムの収集方法やセキュリティ機能など、細かい点も確認することで、自社に最適なシステムを見つけることができます。ここでは、その他の比較ポイントについて詳しく解説します。

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マイナンバーの収集方法を確認

マイナンバー管理システムは、収集方法によって操作性や利便性が異なります。主に、「画面入力型」「ID・パスワード方式」「ワンタイムURL方式」の3つの収集方法があります。自社の従業員数やITリテラシー、業務フローに合わせて最適な収集方法を選びましょう。

例えば、画面入力型は簡便で広く使われる一方、ID・パスワード方式はセキュリティが高く、ワンタイムURL方式は一度限りのアクセスで安心です。以下の表は、それぞれの収集方法についての概要です。

収集方法	特徴
画面入力方式	対象者にリクエストメールを送信し、情報を入力する方式
ID/パスワード方式	対象者にIDとパスワードを付与し、システムにログインして情報を入力する方式
ワンタイムURL方式	対象者に一度だけアクセス可能なURLを送信し、情報を入力する方式

セキュリティ機能をチェック

マイナンバー情報は個人情報の中でも特に重要なものであり、管理には高度なセキュリティ対策が必要です。そのため、マイナンバー管理システムは、ログ管理機能や暗号化機能などのセキュリティ機能が含まれているかが重要です。

ログ管理機能は、いつ誰がデータにアクセスしたのかを記録し、不正アクセスを防ぐための重要な機能です。また、暗号化機能によってデータが暗号化されていれば、万が一流出した際にも被害を最小限に抑えられます。

これらのセキュリティ機能が充実しているシステムを選ぶことで、マイナンバー情報を安全に管理し、情報漏洩のリスクを大幅に軽減できるでしょう。

おすすめのマイナンバー管理システム10選

マイナンバー管理システムの導入フローと注意点

マイナンバー管理システムの導入にはいくつかのステップと注意点があります。ここでは、マイナンバー管理システムの導入フローと注意点について詳しく解説します。

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1. 候補となるシステムを選定する

マイナンバー管理システムを選定する際には、自社の業務フローや既存システムとの連携を考慮し、最適なシステムを選びましょう。まず、公式サイトで情報収集や資料請求を行い、システムの機能・対応範囲・料金体系などを詳しく調べます。

これにより、どのシステムが自社の要件に合致するかを見極められます。さらに、セキュリティ機能や収集方法、運用コストなども確認し、複数の候補から比較検討することが大切です。

2. 無料トライアルで試す

多くのマイナンバー管理システムは無料トライアルを提供しており、実際の使用感を確認できます。本格導入前にシステムの操作性や利便性を確かめることで、自社に合ったシステムかどうかを評価できます。

無料トライアル期間中は、マイナンバーの収集・管理・破棄の各機能を試してみましょう。また、従業員からのフィードバックを収集し、実際に使う人達の視点からも評価することが大切です。

無料トライアルの活用によって、システム導入後の運用がスムーズに進むかどうかを見極められます。

3. ガイドラインを確認しておく

マイナンバー管理システムを導入する前に、必ず「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」を確認しておきましょう。特定個人情報とは、マイナンバーやマイナンバーに対応する符号を含む個人情報のことです。

このガイドラインは、特定個人情報の収集や利用、提供、保存、破棄に関する基本的なルールを定めています。ガイドラインを遵守することで、法律に基づいた適正な管理が可能となり、情報漏洩や不正使用のリスクを低減できます。

特に、マイナンバーの管理では適切なセキュリティ対策が求められるため、システム導入前にガイドラインを十分に理解しておきましょう。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）｜個人情報保護委員会

まとめ

マイナンバー管理システムの導入は、自社の信頼を守るために必要です。マイナンバーは厳重な管理が求められ、仮に情報が流出すると企業の信頼に大きな影響を及ぼします。

マイナンバー管理システムの活用により、安全かつ効率的にマイナンバーを管理できます。マイナンバー管理システム選定の際には、対応できる業務範囲、対象規模、料金に注目することが重要です。

本記事で解説したポイントを参考にしながら、自社のニーズに最適なマイナンバー管理システムを導入し、安全かつ効率的なマイナンバー管理を行いましょう。